五星级酒店后勤部门通用管理手册(人员结构、岗位职责、 规章制度、操作流程汇编).pdf
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1、工程部、保安部、人力资源部管理手册(人员结构、岗位职责、规章制度、操作流程汇编)目录第一节总经理办公室概述.$昔误!未定义书签。一、总经理办公室组织架构.错误!未定义书签。二、总经理办公室人员编制.6二、总经理办公室职责范围.6其次节行政人员岗位职责与行政制度.10一、行政岗位职责.10(一)、酒店总经理岗位职责.10(二)、酒店总经理助理岗位职责.11(三)、总经理办公室经理(行政)岗位职责.12(四)、行政秘书岗位职责.13二、行政制度.13(一)、办公室现场管理制度.13(二)、文件处理制度.15(三)、文件撰制管理制度.21(四)、印鉴和文件运用管理制度.29(五)、档案管理制度.36
2、(六)、文档、图表、资料编号的规定.39(七)、文件资料领阅与外借管理制度.41(八)、保密工作管理制度.44(九)、公司文件密级的规定.47(十)、Domino/Loutes Notes 运用管理制度.50(十一)、自备笔记本电脑管理方法.54第三节工程岗位人员职责与工程制度.58一、工程人员岗位职责.58()、总经理办公室经理(行政)岗位职责.58(二)、工程经理岗位职责.59(三)、值班工程师(电工)岗位职责.60(四)、值班工程师(空调)岗位职责.60(五)、值班工程师(修理)岗位职责.61二、工程制度.61(一)、工程部基础管理制度.61(二)、设备运行管理制度.64(三)、交接班制
3、度.67(四)、修理服务规范.68第四节 保安岗位人员职责与保安制度.70一、保安人员岗位职责.70(一)、总经理办公室经理(保安)岗位职责.70(二)、保安经理岗位职责.71(三)、保安员岗位职责.72(四)、保安员(大堂)岗位职责.73(五)、保安员(停车场)岗位职责.73(六)、保安员(楼层)岗位职责.74(七)、保安员(员工出口)岗位职责.75(八)、保安员(监控中心)岗位职责.75二、工作流程.76(一)、工作时间.76(二)、工作要求.76(三)、保安各岗位工作流程.77三、保安管理制度.80(一)、酒店平安管理规定.80(二)、酒店消防设备管理规定.88(三)、酒店消防器材管理制
4、度.89(四)、酒店消防平安培训制度.90(五)、平安档案管理规定.91(六)、违反酒店平安、消防管理的惩处规定.92(七)、酒店施工场地平安管理规定.93(八)、批准动火的原则:.94(九)、施工人员的管理规定.95(十)、用火用电制度.97(十一)、各部门防火制度.100(十二)、钥匙管理规定.105(十三)、停车场管理制度.107(十四)、员工会客登记制度.108(十五)、监控室管理规定.108(十六)、员工通道管理规定.109(十七)、进货门管理规定.110(十八)、内部运转管理制度.111第六节人力资源管理手册.115一、岗位职责.115(-)总经理办公室经理(人事)岗位职责.115
5、(二)人事经理岗位职责.117(三)培训主管岗位职责.118(四)聘请员工关系主管.118(五)薪酬福利主管.119二、人事工作程序.120(一)组织机构设计程序与标准.120(二)工作分析流程和标准.120(三)人员聘请流程和标准.120(四)新员工入店工作流程和标准.120(五)入职培训.121(六)薪资工作流程和标准.121(七)员工转正流程和标准.121(八)员工升职流程和标准.121(九)员工降职/惩处流程和标准.121(十)“优秀员工”活动的评比流程和标准.122(十一)员工请假的流程和标准.122(十二)员工违纪处理流程和标准.122(十三)员工嘉奖的流程和标准.123(十四)员
6、工劳动争议处理流程和标准.123(十五)员工关系工作的流程和制度.123(十六)女员工支配内生育制度.123(十七)员工离职工作流程和标准.124三、培训工作内容.124(一)培训的目的.125(二)培训的作用.125(三)培训系统性模型.126(四)培训的四个步骤.126(五)培训实施的工作流程和标准.126(六)酒店店内培训.126四、考评.127(一)考评工作流程和标准.127(二)部门领导绩效考评.127(三)中层人员和员工的考评.128五、员工职业发展规划.128六、员工关系管理.128七、人事&考核表格.129第一节总经理办公室概述一、总经理办公室人员编制依据酒店人员编制,总经理办
7、公室定编12名,见下表:二、总经理办公室职责范围部门编制说明人事3人力资源经理1人行政1行政经理1人工程16经理1人、主管4人、修理工12人安保28经理1人、副理1人、安保员26人合计48酒店总经理办公室拥有四大职能,分别是:(一)行政管理:作为酒店的联络协调部门,在总经理对酒店实施 管理的过程中处于上下沟通、左右协调、内外联系的中介地位。详细职 责范围为:1.负责协调酒店及外单位如:政府机关、职能部门的关系,刚好收 集政府及职能部门有关政策、信息,为酒店经营服务;2.负责起草酒店年度工作报告及关系酒店整体经营、管理发展方面 的文字性材料;3.负责起草酒店总经理所须要的发言材料和总结报告;4.
8、负责酒店文书档案管理和印鉴管理;5.负责组织酒店总经理办公会议、行政例会和全体员工大会等各种 会议,作好会议内容的记录和传达;6.负责来酒店公干客人的接洽和协调接洽以及信访接待工作;7.负责酒店内部工作用车的审批;8.负责酒店内部材料的印刷管理;9.负责制定行政值班经理值班制度和值班状况的检查工作。(二)人力资源:涵盖了人事调配管理,人力资源开发利用、员工 培训管理、劳动工资奖金和医疗管理等方面。详细职责范围为:1.坚持以人为本的原则,对人力资源进行科学有效的调配、开发和 利用;2.规划福成人力资源发展,对人力资源状况进行限制;3.管理人员的聘请和选拔;4.加强预算管理和成本核算,降低人工成本
9、;5.依据业务发展制定培训支配,并对日常培训监督限制;6.依据行业特点制定合理薪资体系;为酒店员工创建良好的工作环 境;7.制定员工职业发展规划,为企业留住人才,提高员工的忠诚度;8.制定各级人员激励政策、提高的员工主动性。(三)工程:负责动力设备的运行管理和酒店设备设施的修理、维 护和保养,以及设备设施的更新改造。详细职责范围为:1.负责酒店电力系统、电梯空调系统、冷热水系统及地面管道运行 管理,设备维护保养和故障检修。2.负责酒店冷冻设备、制冰设备、排风设备的修理保养和故障检修。3.负责酒店水暖设备、厨房设备的修理保养和故障检修。4.负责酒店电话系统、有线电视系统的修理保养和故障。5.负责
10、酒店内楼宇维护和室内装修设施、家具、门锁的修理维护工 作。6.负责酒店灯具、灯饰的修理、维护工作。7.负责组织实施酒店改造工程。8.合理限制能源消耗,将工程系统的运行限制在最经济状态。(四)保安:负责酒店平安保卫工作的组织和管理,保证酒店财产 平安,及酒店员工、客人生命财产平安,维护酒店声誉、利益。详细职 责范围为:1.贯彻预防为主,确保重点,打击犯罪,保障平安的工作方针,制 定酒店平安管理方针、制度和防范措施并监督实施。2.领导酒店平安保卫工作,部署保卫力气,维护酒店正常应运秩序,保证重点要害部位平安防范工作。3.组织实施平安检查,对发觉的隐患提出整改看法,通知相关部门 限期整改,对已发觉的
11、平安事故应刚好查明缘由,追究责任并提出改进 看法。4.做好法制、平安、教化及宣扬工作,对酒店新入职员工进行平安、消防、教化和平安技能专项培训,每年两次对全体员工进行平安教化和 培训。5.做好重大活动,大型会和贵宾的平安保卫工作,主动协作公安部 门做好平安保卫任务。6.做好住客登记、验证的监督工作,对重点可疑人员实行查控。7.帮助公安人员抓获通缉犯,打击违法犯罪行为。8.协同工程专业人员,做好酒店平安消防设施的维护和保养。9.加强对厨房、仓库、配电室、强电竖井、电器机房及公共消遣场 所等重点要害部位的平安防范工作。10.全面驾驭酒店内部人员状况,查处违法违纪行为。11.搜集各类平安信息,防范、打
12、击各类担忧全事务。12.贯彻“谁主管、谁负责”和“群防群治”的工作原则,帮助 各部门落实岗位平安责任制。其次节行政人员岗位职责及行政制度一、行政岗位职责(一)、酒店总经理岗位职责职 位:总经理 级 另IJ:行政级直属上级:酒店董事会直属下级:总经理助理、财务经理、总经理办公室经理、营销经理岗位职责:在上级公司和董事会的领导下,细致贯彻执行党和国家的各项路途、方案、政策、法令和法规;一心一意领导广袤员工管理好酒店,努力完 成各项经营管理指标,不断提高酒店的经济效益和社会效益。1.制定酒店的经营目标,确立酒店的发展方向并指挥实施;2.主持制定和完善酒店的各项规章制度,建立健全酒店内部的组织 系统,
13、协调各部门关系,建立酒店内部合理有效的运行机制;3.探讨并驾驭市场的变更和发展状况,制定价格体系,适时提出阶 段性工作重点并指挥实施;4.全面负责酒店的平安保卫、工程改造工作,重点负责支配财务、经营销售、人事劳资和工作;5.负责重要客人的接待工作,保持及社会各界的广泛联系,塑造酒 店良好的内外部形象;6.负责中层以上管理人员的培育和运用,督导酒店培训支配;7.发动广袤员工同心同德,搞好民主管理工作,关切员工生活,不 断改善员工的工作条件,提高员工的生活水平;8.主持召开行政例会和总经理办公会议。(二)、酒店总经理助理岗位职责职 位:总经理助理 级 另小行政级直属上级:总经理直属下级:餐饮经理、
14、房务经理岗位职责:1.帮助总经理完成董事会下达的经营指标,保证各项决议的实行;2.定期组织召开分管部门经理睬议,了解部门工作状况,支配部署 工作;3.每天巡察分管部门岗位区域,检查并指导各部门的工作;4.负责酒店夜间值班工作,确保酒店及客人的平安和酒店的正常运 转;5.细致了解和驾驭分管部门工作,刚好向总经理供应信息,及总经理一起探讨确定酒店的经营方针和管理措施。(三)、总经理办公室经理(行政)岗位职责职 位:总经理办公室经理 级 另lj:A级直属上级:总经理直属下级:行政秘书岗位职责:1.负责组织酒店对内对外工作支配、报告、总结、请示、通知、会 议纪要等各种文件的起草、审核、打印、收发和存档
15、工作;2.组织和支配总经理办公会议及其它及酒店经营管理工作有关酒 店会议,编写会议纪要和有关决议,并随时将会议精神的贯彻状况反馈 给总经理;3.负责酒店内外联系、媒介宣扬联络和信访接待工作;4.负责各部门之间的协调平衡工作,使总经理的经营决策得以落 实;5.坚持经常性的调查探讨,分析经营管理状况,收集各方面信息,搞好政策探讨及管理询问,为总经理、副总经理决策供应依据;6.做好对外沟通及联络工作,使总经理、副总经理及外界联系的渠 道保持畅通;7.负责酒店印鉴运用管理和内部用车的审批。(四)、行政秘书岗位职责职 位:行政秘书 级 另|J:C级(或D级)直属上级:总经理办公室经理岗位职责:1.负责各
16、类文件的打印、收发、归档工作;2.负责处理来往信函、电传、电报,刚好上传下达,接听电话并做 留言记录;3.负责行政例会的组织和会议记录及记录印发工作;4.负责酒店印鉴的保存及管理;5.负责总经理、总经理文件的收发和归类存档工作;6.负责行政办公室全部办公用品的领用、保存、管理工作;7.负责制定并申报酒店高级管理人员值班表。二、行政制度(一)、办公室现场管理制度1.制度内容及适用范围1.1 本制度规定了办公文明化、有序化、标准化的管理组织、管理 内容及检查考核等内容。1.2 本制度适用于公司的全体员工。2.管理组织2.1 总经理办公室负责办公室文明化方面的监督和管理工作。3.管理内容3.1 按时
17、上下班,不迟到,不早退,上班时间必需穿制服、带胸卡;3.2 留意个人仪表、仪态,做到精神饱满,仪态端庄;3.3 不在办公室内抽烟、随地吐痰、乱扔杂物;3.4 保持自己办公桌面和工作间的整齐,物品分类摆放整齐有序,不常用的物品或资料用后立刻放到抽屉或物品柜内,下班前必需把自己 的物品整理好再走,除电脑显示器、鼠标、电话及水杯外,桌面上不得 留下其余物品;3.5 讲文明、守秩序,上班时间不相互串访,不能有大声喧哗、闲 聊、嬉戏和打闹等阻碍现场工作秩序和影响他人工作的行为;3.6 疼惜办公设施,运用宝贵设备和仪器请依据运用说明进行操作 以免设备损坏影响运用,对违反操作规程造成的损失要做出相应的赔 偿
18、;3.7 工作期间不准看及工作无关的书刊,吃东西,干及本职工作无 关的事情;3.8工作中留意运用礼貌用语,看法亲善,不准在办公室内说脏话,乱开他人玩笑;接待公司客人要热忱大方,礼节得体;3.9不要在办公室拨打和接听私人电话,确有必要不能超过3分钟;3.10疼惜公共财产,严禁在墙上和隔断上乱贴、乱画、乱划;3.11未经同事同意,不得擅自运用同事电话,不得打开同事的电脑;3.12打电话要留意不要干扰四周同事;3.13有事和同事商洽打内部电话;信息询问,信息传递,运用NOTES 系统平台,尽量不要串访;3.14午间用餐要严格遵守作息时间,无故不得提前用餐和晚到;3.15业务来访人员在会议室接洽,禁止
19、带亲友到办公室,杜绝及本 公司业务无关的人员参观办公室;3.16下班前各自关好各自办公区内的门窗和电脑及其他办公设备,并留意顺手关灯。4.检查及考核4.1本制度由总经理办公室负责检查和考核。5.嘉奖及惩处:5.1 总经理办公室将对以上制度进行定期及不定期的检查,奖勤罚 懒,对于多次违反上述条例者将按员工手册进行惩处。6.本制度由总经理办公室负责说明。(二)、文件处理制度1.制度内容及适用范围1.1 本制度规定了文件的收发、传阅、签批、催办、查办、缮印校对 及立卷归档等内容。本制度所指文件包括公司及外部以及公司内部各部 门之间的来往文件。1.2本制度适用于公司各部门的文件处理。2.管理组织2.1
20、总经理办公室负责公司的文件处理。2.2总经理办公室对各部门的文件处理进行指导、检查和管理。3.管理内容3.1收文:3.1.1公文的收进,由总经理办公室负责。3.1.2 收文登记要细致细致。对来文要按文件来源和内容分类设立 文件登记簿(参见附件一)登记并存档,标明文件名称以便查考。3.1.3 登记的项目,一般包括:文件标题、收文编号、收文日期、来文公司(部门)、附件及处理进度及结果等状况等。3.2发文:3.2.1 发文用发文登记簿(参见附件一),登记项目包括发文标 题、编号、时间、发送单位、份数、附件、分发日期等。3.2.2 文件发放前要对文稿标明的发送单位、密级程度、缓急、是 否亲启、有无附件
21、,是否核对和用印等一一核实清楚,然后再进行登记、下发。3.2.3 一般发文,以印出日期为发文日期,特定文件(如须要注明 会议通过日期的文件等),可以原稿签注的日期为发文日期。3.2.4 凡是要收回的文件,都要注明“按期收回”。3.3分文及批办:3.3.1文件收到后,总经理办公室秘书应立刻分文。填写文件阅 办单(参见附件二),由总经理办公室经理签字批注后,分送领导或承 办单位阅处。3.3.2须要有关部门承办或批复的文件,要待文件按程序阅读后,方可交承办单位办理或批复。3.4传阅:3.4.1依据文件类别和阅办部门,由总经理办公室传递至阅办部门。阅办的部门在文件阅办单或文件传阅单(参见附件三)上签阅
22、。文件递送要平安、快速、精确。3.4.2 文件传阅要快速刚好。对时间性强和须要领导批示的急件要 单独设夹,文到即送。其他依据来文部门分别设夹。非正式文件及正式 文件应严格分开,不要混在一起。3.4.3 秘书对传阅或阅办的文件要勤检查、催问。对已传阅完的文 件或过时的文件。要随时剔除,该归档的刚好归档。对领导阅后写有批 示看法的文件,要刚好按批示看法转交有关部门或人员阅办。传文严禁 横传,以免积压或丢失。3.5催办和查办:3.5.1公司收发的文件,由公司总经理办公室负责催办和查办。查 办工作要建立登记簿,定期催要办理结果,刚好向领导供应反馈信息。3.5.2以公司名义批转的公文,如内容涉及几个部门
23、,应由主办部 门负责组织会签,有不同看法,要主动协调。会签完毕后方可交分管领 导签发。3.6缮印和校对:3.6.1 打印文件要登记,紧急文件要随送随打,一般文件不得超过 两天。3.6.2 一切缮写、打字或印刷文件都必需细致细致的进行校对,并 送领导批阅清样,待领导签字后方可印刷。在校对过程中,如对原稿有 疑问或发觉原稿有错误或不精确的地方,应随时及文件起草部门联系。须要改动时,应请示有关领导,不得擅自修改。改动后,应同时修改好 原稿。3.7立卷归档3.7.1公文承办完毕,应将文件处理结果刚好报告有关领导,特别 是批示领导。同时将有关文件收集齐全,立卷归档。3.7.2办复的文件,经检查核实无误后
24、,按文件级别、内容随时存 入分类设摊夹内,以便当年备查。3.7.3年终将上级下发文件及公司形成的文件及其他有保存价值的 文电、讲话记录、纪要收集起来,按级别、内容和性质分类组卷,打印 书目,装订成册,统一编号。建立全卷宗,并编好检索工具,以备查用。3.7.4立卷时,要细致审查文件是否符合立卷标准。如发觉有圆珠 笔迹,无领导签字等现象要进行整理,补齐手续再行立卷。3.7.5健全档案管理制度,设收进、移出、借阅登记簿,严格运用 手续。同时加强防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防强光等疼 惜措施。3.7.6在公文处理过程中,必需严格保守隐私。3.7.7须要收回的文件,应依据规定刚好组织清交。如发
25、觉短缺,应抓紧查找。的确查找不到的,应查明责任及缘由,写出报告,依据规 定进行处理。4.检查和考核4.1公司总经理办公室公文处理接受主管领导检查。4.2各部门公文处理接受公司总经理办公室检查。5.本规定由总经理办公室负责说明。附:1、收(发)文登记表2、文件阅办单3、文件传阅单4、文件处理流程图收(发)文登记表文件阅办单日期来文(发送)单位文号文件名称有无附 件份数签收备注文件传阅单行文单 位文件编号收至U日 期日年 月份数已发:文件名 称处 行1理门政意 部门-承L 部 意办批导领不艮结理处行文机 关文件编号收至I日 期份数已发:文件处理流程图(三)、文件撰制管理制度1.主题内容及适用范围1
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