海外业务子体系记录控制程序.pdf

受控本 非受控本 分发号：现行版本：A 中国水利水电建设股份有限公司海外业务 质量 环境 职业健康安全管理体系 Q/SHL.202-2010 记录控制程序 2010-6-30发布 2010-7-15实施 中国水利水电建设股份有限公司 发布 前 言 为了规范海外业务记录的控制活动，特制定本程序。本程序根据 ISO 9001：2008、ISO 14001：2004、OHSAS 18001：2007 和 Q/SHL.101-2010管理手册中的要求编写。本程序由技术安全部归口管理。编写：倪卫东 光耀华 审核：倪卫东 张永公 张同港 周德青 林德军 石 峰 孙玉林（按单位顺序排列）批准：曾兴亮 第 1 次发布 现行修订状态：A/0 13 14 文件更改记录表 修改码页 码序 号 更 改 内 容 原改后原改后更改人批准人 批准 日期 记录控制程序 Q/SHL.202-2010 1 范围 本程序适用于公司海外业务各项活动产生的记录的管理与控制。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引出文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。ISO 9000：2005 质量管理体系 基础和术语 ISO 9001：2008 质量管理体系 要求 ISO 14001：2004 环境管理体系 要求及使用指南 OHSAS 18001：2007 职业健康安全管理体系 要求 ISO 19011：2002 质量和（或）环境管理体系审核指南 Q/SHL.101-2010 管理手册 3 术语和定义 本程序采用 ISO 9000：2005、ISO 14001：2004、OHSAS 18001：2007、ISO 19011：2002 和 Q/SHL.101-2010管理手册中的术语和定义。4 职责 4.1 海外事业部/国际公司 4.1.1 技术安全部 a)负责三标管理体系记录格式策划，提出记录控制要求，进行监督检查；b)负责职责范围内记录的收集、保持、维护和归档。4.1.2 其他部门 a)负责职责范围内记录的收集、保持、维护和归档；b)负责职责范围内专用记录格式的策划，提出记录控制要求，进行监督检查。4.2 子公司 a)负责本单位各项活动记录的收集、保持、维护和归档；b)负责职责范围内记录格式的策划，提出记录控制要求，进行监督检查。4.3 项目部 负责本项目有关活动记录的策划，编制、收集、保持、维护和归档。15 5 内容与方法 5.1 策划 5.1.1 记录类别 a)过程记录：产品策划、图纸评审记录；材料进场验收、检验记录；监视和测量记录；设备入库验证记录；产品实现过程记录；特殊过程确认记录；协商记录；三级检验、竣工、验收、交付记录；回访、保修服务实施记录；变更、索赔记录；项目大事记；其它。b)质量管理记录：管理体系文件发放/回收记录；内审记录、管理评审记录；人员培训记录；测量设备的校准、维护记录；法律法规与其他要求及合规性评价记录；不合格品发现、评审和返工、返修、复检记录；纠正和预防措施实施及有效性验证记录；紧急放行、批准让步接收记录；顾客提供财产保管、丢失、损坏或不适用情况记录；供方评价记录；其它。c)环境、职业健康安全管理记录：环境因素识别和评价记录；危险源辨识和评价记录；16 重大风险因素确定记录；环境和职业健康安全运行记录；环境和职业健康安全监测记录；环境和职业健康安全绩效记录；应急准备与响应演练记录；事故、事件情况记录；定期安全检查记录；能源资源消耗记录；其它。5.1.2 记录（文件/资料）的编号 本体系的所有记录均按以下记录模式编号，各部门依据以下记录编号模式编制本部门专用记录（文件/资料）的编号。体系运行记录按图 1 编号。图 1 表明，记录表有双编号，即“记录表式号”和“记录表单流水号”。“记录表式号”反映该记录表在本文件中是第几个表，通常位于记录表格的左上方，亦可位于中部表名之下。“记录表单流水号”位于记录表格的右上方，它是反映部门或专业属性、流水顺序、年份。以大写拉丁字母表示部门或专业属性，由各单位/部门自行规定；记录流水顺序取三位阿拉伯数字，不满三位数在前面补“0”；年份取四位阿拉伯数。日志性记录只在封面上标明“记录表式号”，记录簿内以页码区分，不再编号。台帐类记录按册进行顺序编号。利用计算机进行管理的记录按系统软件程序规定编号。当使用上级有统一编号的记录格式或各类报表，可不再对其编号，只在“部门记录清单”中注明文件/记录名称及其版本号或年号。17 记录表单流水号NO：XX.XXXXXXX年份（阿拉伯数字）记录流水号（阿拉伯数字）部门或专业属性代码（汉语拼音字母）记录顺序编号标识符（或用“编号”二字）记录表式号Q/SHL.2010012010记录表顺序号文件编号文件层次代号公司名称代码企业标准代码年份（阿拉伯数字）图 1 记录表编号模式 5.2 实施 5.2.1 记录的填写 a)记录填写人用钢笔或签字笔填写记录或签署，不得使用圆珠笔。除按行业规范规定外，其他记录不得使用铅笔；b)记录的信息应真实、准确，数据可靠，字迹清晰可辨，格式规范，填写及时，签署完整。如某空格不需填写时，应打斜线表示；c)记录的内容不得随意修改，若属笔误可以更正，在错漏处划斜杠，在其附近填写正确文字。如属数字勘误，由更正人签名并注明日期；d)记录应有标识，包括部门、记录名称、编号、日期、记录人签署等，以便于追溯。5.2.2 记录的形式 a)记录的介质可以是纸质、磁盘、光盘、照片、实物等；b)作为文件的附录发布的记录表格，是文件的组成部分，使用者不得随意改变记录的格式和要求；c)各单位/部门使用的记录表格，顾客另有需求的应遵从顾客相关规定。5.2.3 记录的管理 a)应设专人负责记录的填写、收集和保管工作；b)记录应建立“记录清单”（附录 A），分类存放，防止记录丢失和损坏；18 c)内部管理性记录，由责任部门负责保管，及时归档；d)记录的借阅、复印，需办理有关手续，并经相关领导同意。5.2.4 记录的保存期 a)产品记录的保存年限按行业管理规定执行；b)管理体系运行记录保存期一般分为三年，特殊情况由责任部门另行规定；c)其他记录的保存执行相关规定。5.2.5 记录的归档 产品验收交付资料，按有关要求在验收合格后，三个月内交公司或子公司归档保存。记录的归档，按相关档案管理办法进行整理、归档，分类、编目、上机、上架，以便于检索、查询、借阅。档案贮存库房应有防霉、防火、防潮、防尘、防虫蛀、防污染措施，防止纸质记录损坏、变质或丢失。电子媒体记录应有备份，并编号、标识。5.2.6 记录的移交 移交应办理相关手续。5.2.7 记录的销毁 超过保存期限的记录，填写“作废文件、记录销毁清单”（附录 B），执行有关档案销毁规定。已销毁的记录在“记录清单”中做出标识。5.3 检查 通过内部审核对记录控制情况进行检查。5.4 改进 根据检查结果，执行纠正和预防措施控制程序。6 相关文件 Q/SHL.201-2010 文件控制程序 7 记录 附录 A 部门记录清单 附录 B 作废文件、记录销毁清单 19 8 管理流程图 记录的组成记录表单样式及编号设计策划施工过程记录管理性记录内容真实实施记录填写、收集部分记录移交业主各部门归档记录档案室建档保存记录借阅过期记录处置部门检查，技术安全部检查数据准确书写清晰填写及时签署完整按合同规定档案室管理检查根据信息反馈提出改进意见改进20 附录 A 部门记录清单 部门：编号：序号 记录编号 记录名称 记录执行者 备注 审核：制表：日期：年 月 日 21 22 附录 B 作废文件、记录销毁清单 部门：编号：序号 记录编号 记录名称 份数 销毁原因 销毁日期 审核人 主办人