物业管理操作及培训手册.doc
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1、编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第55页 共56页*物业管理有限公司*管理处物业管理操作及培训手册行政人事部分册目 录1.0 序言第2页2.0 行政人事部工作职责第3-6页3.0 行政人事部管理制度第7-41页4.0 各类表格第42-52页1.0序 言行政人事通过以下五个职能要素实施:1、确保: 这是为了通过实现组织目标而募集与配置能力的过程,是行政人事管理中先行职能,其主要内容为:职务分析,行政人事计划,招募、考核、选拔与录用。2、开发:这是指开发所招募的人员品德智能,以提高组织绩效的工程,使人事管理中重要职能。其主要内容为:培训、开发、规划;职前培训、在职
2、培训及脱产培训;职业生涯设计与开发。3、激励:这是为了员工对组织所作出的贡献而给予报酬的过程。而行政人事管理中的激励凝聚智能。其主要内容为:激励工作积极性;工作绩效评估;工作薪酬;福利措施。4、整合:这是使员工之间和睦相处、协调共事、取得外界认同的一个过程,是行政人事管理中的人际协调职能。其主要内容为:新来人员的职前教育与社会化;群体中人际关系之和谐;矛盾冲突的化解与调解。5、控制:这是对员工实施合理、公平的动态管理过程,是行政人事的控制、调整职能。因此,行政人事管理可以定义为:为了有效地达成组织的目标而进行的组织内行政人事的确保、开发、激励、整合、控制的活动的过程。2.0行政人事部工作职责第
3、3-6页目 录2.1 部门工作职责2.2 行政人事部经理的岗位职责2.3 行政人事部助理的岗位职责2.4 总经理秘书岗位职责2.5 仓库保管员岗位职责2.0行政人事部工作职责2.1部门工作职责1、行政人事部是管理处综合性的行政管理机构,直接对总经理负责,是管理处主管行政事务、人事调配、劳动工资、社会统筹等项工作的职能部门。2、管理处的重要文件,收集、整理有关资料,完成管理处发文的核稿、送审、打印和终校工作。3、经办管理处来往公文的收、发、传阅和催办。4、负责记录总经理办公会议等重要行政会议的内容,检查会议决议的落实情况。5、负责制订管理处各部门定编定员,办理员工的招聘、解聘、劳动力调配、行政奖
4、励和处分及其他有关人事手续。6、负责员工的考勤,编制各类人事和劳动工资历报表,负责委托管理员工的人事档案。7、负责员工各项社会劳动保险统筹的办理。8、负责保障管理处行政、后勤的各项事务。2.2行政人事部经理的岗位职责1、在总经理的领导下,全面负责行政人事部的工作。2、贯彻执行党和政府关于劳动人事工作的方针、政策和规定,结合管理处的实际组织制定管理处的劳动人事规章制度并贯彻实施。3、管理处规划:制定行政人事部年度工作目标和实施计划,审定行政人事部职责范围内的各项管理制度,并负责检查督导。4、人员招聘:根据管理处的实际做好员工的招聘,做好人员的储备、录用等项工作,合理处理员工的辞职、辞退、开除等有
5、关事项。5、薪酬管理:根据行业规范,市场调查,合理制定管理处员工薪金方案,并依据科学的方法在适当的时期进行调整。6、培训开发:积极为员工开展多种形式的培训,所有新员工均要做到上岗培训。7、绩效考核:定期对员工进行绩效考核。8、签发办公室文件和重要文件的起草和核稿,并对外来文件提出拟办意见。9、负责管理处员工的档案管理和社会保障的办理等项工作。10、完成职责范围内的各项工作。2.3行政人事部助理的岗位职责1、协助经理做好部门的日常管理工作,完成经理交给的各项任务。2、协助部门经理做好各部门人员招聘和录用报到工作。3、负责收缴各类证件,做好人事存档工作。4、负责管理处内部各种规章制度的录入、核对、
6、打印等工作。5、负责管理处各项行政日常事务工作,具体办理员工工作证、工作服的领用、保管、登记管理工作。6、负责管理处员工的就餐统计和定餐等后勤保障工作。7、负责行政人事部的印章管理,职责范围内的各项工作。2.4总经理秘书岗位职责1、经办管理处内、外文件的收发、传递工作,做到及时、无误,对所有的文件要详细编号、登记、分类及存档。2、做好总经理办公会议内容记录和整理工作,草拟会议纪要,并负责催办落实。3、遵守保密制度做好保密工作,认真处理多余和过期的文件、资料,不遗失,不乱堆放,不随意处理。4、做好管理处档案的收集、保管工作。5、负责管理处每月工作报告,做到按时、准确地报送。6、做好来信、来访工作
7、,如实登记、分类、处理,及时向总经理和相关部门反馈。7、做好管理处大事收集和汇编工作。2.5仓库保管员岗位职责1、严格遵守管理处规定的各项仓库管理制度,不擅离工作岗位,严禁任何无关人员擅自进入仓库。2、商品的领用,进仓必须按规定手续办理,对火车站、码头等地进仓的商品,必须认真检查包装,验收合格后,方能进仓。仓库有权拒绝易燃、易爆、易腐烂商品进仓。3、严格把好物资入库前的数量关、质量关和单据关。4、搞好仓库的商品堆放、养护工作,做到商品堆放整齐、清洁,仪器与其它商品分开堆放。仓库环境卫生整洁。5、上班前做到检查库内安全、防火、防盗设施,确保各项设施安全、正常,消防安全通道畅通。严禁任何人在仓库内
8、吸烟。下班前关好门窗,切断一切电源,把好仓库安全关。6、严格执行耐用消费品以旧换新,做好旧物料回收与综合利用。7、及时做好每月盘仓工作,保证商品帐、卡、物相符。8、每月月底做好盘点工作,并与财务部核对物品及进、出情况。3.0行政人事部管理制度第7-41页目 录3.1行文编码管理规定3.2会议制度3.3公文管理办法3.4奖惩制度3.5考勤制度3.6员工录用及终止劳动关系的有关规定3.7办公用品管理办法3.8保密制度3.9请示报告管理制度3.10值班制度3.11文书、技术档案管理规定3.12通讯工具使用管理规定3.13关于各部门各岗位考核评分办法3.14仓库管理制度3.15仓库管理的若干补充办法3
9、.16固定资产管理规定3.17制服管理规定3.18关于证件年审、技能培训的有关规定3.19更衣柜使用管理规定3.20印章管理制度3.21特殊工种劳防用品管理试行办法3.0行政人事部管理制度3.1行文编码管理规定1、各项编码明细:1)公司代码:*管理处JHGL2)部门代码:总经理办公室ZB行政人事部 XR 财务部CW 物业运作部WY 工 程 部 GC 保安部BA3)级别代码:管理层GL(含部门经理、助理、主管、领班等)作业层ZY(含文员、技工、保安员、管理员、接待等)4)文件类别代码:制度规定ZG 操作流程CL 岗位职责GZ表 单BD 上 行 文C 下 行 文Q通 知TZ 收 文SW 发 文FW
10、(总经理签发之对外行政发文不在此列)2、样式:1)公司各项制度、规定:文件类别代码/公司代码部门代码及编号例:行政人事部公文管理制度 ZG/JHGL-XR0012)公司内部各项操作流程:a、部门各项操作流程:文件类别代码/公司代码部门代码及编号。例:物业运作部接待、投诉处理流程 CL/JHGL-WY001b、部门内部各级或各岗之操作流程:文件类别代码/公司代码部门代码级别代码及编号。例:保安部领班交接班流程 CL/JHGL-BA-GL0013)公司各岗位职责:文件类别代码/公司代码部门代码级别代码及编号。例:总经理岗位职责 GZ/JHGL-ZB001工程部弱电技工岗位职责 GZ/JHGL-GC
11、-ZY0014)公司各项表单:文件类别代码/公司代码部门代码及编号。例:员工试用期转正审批表 BD/JHGL-XR0015)上行文(即报告):文件类别代码/部门代码级别代码及年份、月份、编号例:保安部上呈总经理审批的本部门1月份培训计划 C/BA-GL04010016)下行文:文件类别代码/部门代码级别代码及年份、月份、编号例:批复 X/XR-GL04010017)通知:文件类别代码/部门代码级别代码及年份、月份、编号例:关于2004年春节放假的通知 TZ/XR-GL04010018)收文:文件类别代码/公司代码部门代码及年份、编号例:SW/JHGL-XR0019)发文:文件类别代码/公司代码
12、部门代码及年份、编号例:工程业务联系单 FW/JHGL-GC040013.2会议制度为了更好地落实各项经营管理工作,根据嘉国物业管理有限公司管理工作的总要求,特制定*物业管理处的会议制度。1、制定会议制度宗旨制定会议制度旨在及时研究,确定公司经营决策,解决经营和管理中出现的问题,进一步规范经营管理工作。2、各类会议安排1)总经理办公会议a、会议时间:每周五上午9:30b、会议主持:总经理c、与会人员:物管处各部室经理及临时通知列席会议的人员。d、会议内容:主要由各部门负责汇报本周主要工作的完成情况以及下周工作计划;交流情况、反馈意见、布置任务、研究问题、通报信息。e、会议组织与安排:根据总经理
13、的意见进行组织安排,行政人事部负责落实会议的具体安排和组织工作,并负责会议记录。2)专题会议或协调会议a、会议时间:总经理根据工作需要或部门因工作需要不定期召开。b、会议主持人:根据不同主题内容,由总经理或牵头部门经理主持。c、会议出席范围:根据需要通知。d、会议内容:物业管理、财务状况等专项问题以及需要专题解决或协调的问题。e、会议组织与安排:由行政人事部组织,并由讨论该专题的相关部室负责做好会议记录或形成会议纪要。3、要求1)公司召开的例会除有特殊情况外,一般不另行通知。重要会议以书面形式通知有关参加者。2)因故不能参加会议的,应在会议召开的前一天报行政人事部,由总经理批准后方能准假。3)
14、会议参加者应准时出席会议,不得迟到和早退。如无故迟到和早退,按管理处的有关制度予以处理。4)凡在会议上需领导解决的问题,各部门须事先拿出若干可行性方案,供领导酌定,尽量做到议而有决。5)为确保会议不受干扰,与会者在开会期间应将手机调整到震动档。6)行政人事部要做好会前准备工作,负责安排会议记录及会后的文字材料整理工作。根据领导的意见,及时将会议内容形成纪要、简报或决定,并视情在一定范围内发送。7)有关会议的召开日期,原则上按计划执行,如遇特殊情况可提前或顺延。4、本规定自发布之日起试行,由行政人事部负责解释。3.3公文管理办法为了加强公司公文管理,达到规范化、制度化、科学化管理,便于工作,利于
15、保密,提高工作效率,结合公司实际情况,特制定本办法。1、公文管理内容1)公文的分类本公司公文按来源分:外来公文和内部公文两大类。2)外来公文处理管理处外来公文,由行政人事部根据管理职责分工,按登记、分文、传送、催办、立卷、归档等程序处理。a、收到外来公文,行政秘书检查文件是否完整,附件是否齐全后,将文件统一编号登记,附上文件传阅单,行政人事部经理拟办。b、行政人事部经理根据文件内容及性质,附上拟办意见。c、行政秘书根据拟办意见将文件呈送总经理或有关部门阅批。d、行政秘书根据阅批意见在一个工作日内将公文送有关部门阅办,各部门应建立收文登记本,收到文件后应进行登记。e、对阅批意见的公文,由行政秘书
16、安排各部门进行传阅,部门传阅时间最多不超过三天。部门经理传阅,传阅时间为一天,阅文后必须在文件上签字。本部门传阅完毕后,交由行政秘书递传下一部门。对急需办理的传阅公文,可先办理后传阅。f、承办部门接到公文后,应按领导阅批意见及时办理。如在办理过程中遇有困难,应向总经理及时报告。g、对需要催办的公文,行政秘书应按规定的日期督办检查。h、办完的公文,需要回复的应由承办部门草拟回文,经部门经理、总经理审批后发出,发出的文件需在本部门的发文登记本上进行登记;不需回复的,在公文处理单上注明办理情况,及时退回归档。如部门认为此文件具有保留存查价值,只有权保留文件的复印件,原件退回行政人事部。行政秘书 行政
17、人事部经理 总经理 部门经理 兼职内勤 行政人事部3)管理处内部拟定公文处理a、公文种类:管理处制发的行政公文重要种类有;(1)决定、决议凡对重大事项作出的安排用“决定”。经过会议讨论并要求贯彻执行的事项,用“决议”。(2)通知、通报发布规章、制度、转发外来公文,要求下级办理或知道的事项用“通知”。表彰先进、批评错误、传达重要情况用“通报”。(3)报告、请示向上级汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”。向上级请求指示、批准、申请用“请示”。(4)批复、函回答下级请示事项用“批复”。不相隶属单位之间,互相洽商工作、询问和答复重要问题用“函”。(5)传真适用于一般公务联系及紧急文件传送。(6)签报
18、适用于管理处内部各部门向总经理请示问题或汇报工作,由行政人事部负责文件的流传、会签。重大事项、急件当天或半天流传完成,一般文件一至二天,研究性文件三天完成。其操作程序为:经办人将需要领导审批的事项写出签报,交部门经理审核、签字后,由兼职内勤统一送行政人事部。行政人事部登记编号并写出批办意见,送相关部室会签,再送总经理审批。行政人事部将已经领导审批的意见返回经办部室,并对领导的意见进行注录,以便跟踪,及时向领导反馈信息。经办人 部门经理 兼职内勤 行政人事部 会签部室 行政人事部 总经理 行政人事部 经办部门 经办人(7)工作联系单凡部室职权范围可解决的问题,各部室之间可以工作联系单的方式进行协
19、调,其操作程序为:经办人需其他部室协助的事项,经部门经理审核签字后,由兼职内勤送相关配合部室。接手部室应指定具体接手人,提出处理意见,经部门经理审定、签字后,在要求的时间将处理意见反馈给发单部室。其操作程序为:经办人 部门经理 兼职内勤 接手部室 接手人 部门经理 发单部室 经办人(8)会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定的事项。具体包括时间、地点、主持人、与会人员和会议内容。由指定人员记录、打印并发送各与会部室。会议纪要应准确简要地概括会议的内容。各部室的兼职内勤应统一管理会议纪要,配合部室经理实施、监督会议议定的事项。b、公文格式正式发文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题
20、、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成。(1)发文的程序为:拟稿、审核(部门领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。(2)发文机关应当写全称或规范的简称;联合行文,主办机关排列在前。(3)公文秘密等级、缓急、标志要清楚。密级分:“绝密”、“机密”、“秘密”;缓急分:“特急”、“急件”。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。(4)发文字号,由管理处代字、部门代字、年号、顺序号组成。其中年份和顺序号均用阿拉伯数字,年份用方括号括上。(5)公文标题,应当准确简要地概括公文的重要内容,除批转法规性文件外,一般不加书名号。使用印有管理处名称标头的文件纸和作首页的公文,
21、标题中不再标明公司名称。(6)公文一律加盖公章。(7)主送单位:即行文的对象;抄送单位:即与文件有关的机关;内抄部门:即本管理处各部。(8)公文如有附件应在正文之后注明附件名称顺序。(9)成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导签发日期为准;拟稿人落款时间标明“年、月、日”即可。(10)正式发文应标注主题词。(11)公文纸一般用A4纸,左侧装订。c、行文规定(1)管理处向上级行文,应按隶属关系进行,一般不得越级行文。特殊情况必须越级行文时,应抄报越级的上级。(2)请示类公文,应一事一文。除特殊的事项外,请示类公文应按程序呈送,不能直接送领导者个人。请示类公文不应抄送给同级
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