第三章 会展项目管理课件.pdf
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1、第三章会展项目管理第一节概述一、项目管理(一)、项目1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内,达到预定质量水平的一项一次性任务。(中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”)2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务:-具有一定的目标;具有时间、财务、人力和其他限制条件;1 具有专门的组织。(德国国家标准DLN69901)(二)、项目涉及的因素一次性工作预定的经费开始日期临时组织明确界定的 工作范围沟通团队精神结束日期明确具体的目标项目(三)、项目的生命期和阶段性概念(启动)阶段(Conceive)开发(规划)阶段(Develop)实施阶段 Execute)收尾(结束)阶段(Finish)二、
2、项目管理1、项目管理定义2、项目管理的目标3、项目管理目标的特点4、项目管理活动过程PM=PP+PC成本、进度、质量三者之间的相互关系成本质量Z项 目 阶段中过程的重叠和活动强度开始 良为 结束图1-2项目生命期内典型的资源投入模式第二节会展项目经理与项目组织管理 一、会展项目经理(一)职位(职责)(二)会展项目经理人角色定位二、会展项目团队 1、组成 2、特点 3、不同阶段三、项目组织结构 1、职能式 2、项目型组织 3、矩阵式组织第三节会议项目管理会前管理会中管理会后管理、会前管理1、会议策划将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环 境和市场竞争的必要优势而
3、进行的创新或精 密性的决策思维方式。(1)策划委员会(2)会议市场调查(3)策划方案会议时间包括召开时间、时间长短A召开时间要避开关键0期、节假日、会及特殊活动、季节性因素重要运动议程:一次会议所要讨论的问题及进展程序XX会议日期时间内容议题发言人、用人X年X月X日8:30-9:30开幕式领导致辞XXXX9:30-10:45学术交流XX论文XXXX10:45-11:00茶歇11:00-12:00学术交流XX论文XXXX12:00-13:30午餐13:30-15:15学术交流XX论文XXXX15:15*15:30茶歇15:30-17:30学术交流XX论文XXXX17:30-18:30晚餐会议地点
4、+举办城市:距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、荽全、景点等+会议场所:会议口标、形志、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部 会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1.适当的会议空间:是否有是够的会议空间以使会议正常举行 2.充足的客房:尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3.足够的展示空间:如果会议同时,举行大型的展览活动就需要有在酒店内 或附近有足够的展示空间 4,优越地理位置:中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5,服务:员工的专业知对提供优良的服务十分重要需注意的问题选择好关键讲演者
5、计划好会议活动类型提供相关城市观光或商业参观合理安挑时间2、会议预算(1)预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用:固定,变动费用 编制预算(2)预算内容/交通费:往返交通、会中交通费/会议室/厅费用:会议场地租全、设施租赁、布置等/杂费/视听设备/住宿费/餐饮费餐费早餐:4助餐中餐及晚餐:正餐,按人数,自助餐酒水及服务费:会场茶歇:按人数,分西式,中式联谊酒会/舞会:演员及节目:4、颈算结减去序虢项目算金额1收入合言十2固定支出3可燮支出4支出合言十剩绘收入褊制算程序注册费的测算:注册费二(会议固定支出+不可预见费)/会成 人数+每位代表的可变支出 FC+VC+C R=-D D:会议人
6、数 Fc:会议固定收入 C:不可预见费 Vc:会议可变支出不可预见费不可预见费约为总支出的5-20%预算总结如编制出的预算收入大于支出,这可以通过,如收入小于支出,可需要调整,如何调整需要 说明特别说明调整的方法。预算总结中要加上 不可预见费(总支出5-10%),如少了则需增 加注册费。预算编制完成提交给组织委员会审 批,如实国际会议则提交给国际组织批准预算调整:(一)调整的原因数据变化,预算则需要调整;根本的原因就是 注册人数的变化和赞助费用的变化;国内外参 会人员之间的比例变化;预算调整的时机 对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后。1、论文征集结束之后的调整 2、注册截至后
7、的调整 3、突发事件的调整。3、会议营销(1)营销,会议产品的吸 引力要素:寸象 营销对象营销目的主要营销内容;营车与重点与会者吸引参会举办地、会议地点的设情和服务、会议主题和议程安排、演讲、人 际关系网络、会后旅游学习和体验赞助商获得赞助形象效应和新闻效应回报方案政府、协会 及公众求得支持 和赞助会议对举办地的经济、社会效应等效应媒体扩大影响会议对举办地的效应、媒体的价值新闻价值演讲人 嘉宾吸引参会举办地、会议地点的服务、会议主 题、人际关系网络、会后旅游服务、安全 和报酬(2)宣传资料的设计与制作 会议基本情况:主题、时间、地点、会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息:优惠
8、揩施、联系方式等议程等昵图网 M5右学中国烟图印期技木 文曲力相关展展不会2J 5牵尸中国烟包印刷技术 交流暨相关产品展示会二IJ-八f-:-V)日-%-IR1工办生艮修回卬叼口才.协会西芯E:阚/至 支行隼仁中国包章力金行即包k;沟:GE培币-5r-X中介卡旧。也:中:亍耳化周宇陈珀米与包点工椁行陡 加方找K午方”小:q?网 v v v bne ic cixft)家 单立山与石烟空色火。照公,力”少忙。身也组厂 下-W一印为有阳公司 化市工山技才行阳公司 式口改包力力讯公司山帛力行笨帅LD吴石阳公,)M 外升化笆餐M品料阳公I(3)销售渠道 直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织
9、 通过代理和中介机构 其他:君莉机构等(4)促销手段A广告宣传:刊物、也视、户外广告等直接邮寄A网络促销:也子邮件、会展网站A也话营销:会前两月左右,注重技巧公共关系会议反馈表参加会议反馈表:单位参加会议人数共 人学校代表2人姓名职务联系电话家长代表姓名学生代表姓名社区代表姓名是否启其他人员参加奏观商登记表公 司:地 址:姓:名:*职 务:电 话:*传 真:邮 箱:邮 编:公司性质:您感兴趣 的产品:您参观展会的目的:您从什么途径得知 本届博览会:制造商 经销商 批发商 代理商 出口商 其它金属材料不锈钢冶金自动化热处理、工业炉压痔、痔造工业炉金屋加工机械铸件、皈金件、锻件、冲压件紧固件、弹簧
10、及设备镀金机械、锻造、冲压及设备购买现场展品 口寻找供应商为未来参展考察 其他 了解行业信息参展商邀请 主办单位邮寄资料 专业杂志朋友介绍 大众报纸 网站 耳他4、会场布置(1)会议室A上下相对衣:主席台和代表席上下面对全国式:不设专门主席台A半围式:主席台正面和两侧安排代表席A分散式:若干个会议京组成并列式:纵向或横向并列会议室的布置剧场一层中空形圆形中空正方形中空长方形中空椭圆形董事会长方形会议室U形于马蹄铁形叠层U形E教室形教室型讨论会(宴会)形常见座椅安排 U字形课堂型剧院型(礼堂型)会议型(2)王席台和讲台讲台住于主席台的中心或右边(3)会场装饰*会标,标语和国旗广东省第九吊人民代表
11、大会第四次会必花卉或绿色植物(4)设施音响:麦克风,音菊等放映设备:投影和屏J灯光:录像:同声翻译系统其他设备:挂图、黑讴寸二、会中管理1、接站2、报到:发放资料、礼品、分配房间等Ai3、入场:4、现场接待:会议记录、拍照、录音等5、特殊事件处理:记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等6、送站闭幕式:http:/.c1591995137.html会务组 任:(1)各轮公告的编辑和印刷(2)论文集的印刷(3)各轮公告的邮寄(4)各轮公告反馈表的搜集与制作数据表(5)会场和设备的保障(6)所有社会活动的安排(7)代表注册用品准备(8)现场注册(9)工作人员的管理接待组:(1)会前预定宾馆、预测房
12、间数量、协商价 格(2)会前将代表住店信息提供给宾馆,协助 宾馆安排代表的用房(3)安排国内外的返程机、车票(4)安排会议代表就餐 有必要时候,需要设立特殊的贵宾接待组。三、会后总结与评估(一)、会议总结从筹备到开会中的各项工作总结效益分析和成本核算本项q市场调查(二)、会议评估1、内容主办者和承办者,会议主题相关性,百 标明确性和整体策划、会议地皮、市场宣传、公共关东,会议预算、发言人,会议交通、会议评估的内衮 A、会议议程及内容 B、会议各项活动c、会议附设展览活动D、会议场所设施、服务与环境E、会议住宿、餐饮F、会议目的地的质量G、会议宣传促销与接待工作第三节展览项目管理展前管理一展中管
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