招投标工作全套资料.pdf
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1、 !招投标资料!目 录一、物业管理招标主要步骤二、物业投标工作流程三、物业投标信息过程 四、物业管理招投标基本概念 五、怎样做好招投标工作?六、物业一招投标策略探析 七、物业公司现场解答招标 八、物业管理招投标特殊性 九、投标的公平性与竞争性 十、招标与投标法律程序 十一、物业管理投标书 十二、物业管理投标书编写(上)十三、物业管理投标书编写(下)十四、物业管理招投标概述 十五、如何做好物业管理招投标工作 十六、物业管理招投标策略探析 十七、物业管理招投标的特点及其要点 十八、物业管理投标程序和方式 十九、物业管理招投标的一般程序 二十、物业管理投标书二十一、物业管理投标书的编写2 !一、物业
2、管理招标主要步骤招标书是反映招标理念、招标重点的权威性文件,政策性强,要 求文字准确、内容全面。目前较为规范的招标书主要包括四个方面:(一)目标物业规划建设基本情况1.工程概况。包括总体建筑面积和占地面积、功能分布、物业 栋数与楼层、地下室布局、环境规划、容积率、绿化面积、物业管理 用房面积、电梯台数与型号等。2.主要设备设施介绍。包括配电系统(总安装容量、高低压配 电柜、变压器、备用发电机数据)、给排水系统(蓄水池、泵类、消 防喷淋、化粪池、污水井、雨水井等)、空调系统、通风系统、消防 控制系统、楼宇自动化系统等。3.提供的目标物业设计图和竣工图纸目录(图纸附件)。(二)物业管理内容1.房屋
3、建筑本体、公共部分的维护、管理;2.公共配套设施、设备维护、运行管理;3.公共场地、道路、房屋建筑公共部分的清洁卫生、定期消杀、装修及生活垃圾收集清运;4.公共绿化、山水园林小品的养护和管理;5.安全护卫及公共秩序管理;6.公建配套设施(便民服务网点、区内营业场所和文体活动场 所)的运营管理;7.楼宇自动化设备系统的运行、维修、养护管理;8.交通、车辆行驶和停泊管理;9.物业及物业档案资料收集、管理;3 10.社区文化的开展;11.法律政策和物业服务合同中规定的其它事项。(三)有关事项的说明1、物业管理相关事项说明。包括以下几项内容:1)物业管理范围。指目标物业所在区范围内的所有物业。中标 企
4、业根据政府制定的当地物业管理有关法规、条例及物业服务合同对 上述区域及物业实行统一管理、综合服务、自主经营、自负盈亏。区 域内如有后续物业或其它特殊情况应予以说明。2)管理期限与前期介入。应明确中标企业管理期限(一般三年 或五年)及起止日期。还应明确定标后中标企业何时开始介入前期管 理,项目甲方在前期介入至物业管理单位正式入驻期应付的有关费用 应明确,物业服务合同亦应在中标后一个固定的时间内协商完毕,正 式签定。3)物业管理用房。应根据当地物业管理法规、条例有关规定,说明管理用房面积、位置以及使用过程中的房租等情况。4)管理费标准。这是招投标关键项目。应说明管理费大致范围 或由投标企业自行测算
5、,说明此项内容的评分标准。最终签订的物业 服务合同中,管理费标准一般以中标企业在标书中的报价为准。5)公用水电费。包括共用机电设备耗电、公共用电及绿化与清 洁用水等,公共水电费是否另行拨付或在物业管理费收支预算中体 现,以及物业管理处工作、生活用水用电如何安排等,均应明确说明。6)清洁卫生和绿化服务。应说明此项服务的范围、要求,特殊 区域的清洁卫生、绿化安排及费用也应列明。7)物业管理酬金。一般按每年物业管理服务费总收入的10%计 提。8)机动车辆管理。说明管辖区域机动车辆出入口、停车场安排 及停车收费方面基本要求。9)维修资金。此项直接关系到物业管理预算和管理公司责任、4 义务,要明确说明,
6、包括重大维修改造的资金安排,设备设施维修安 排、维修资金收支要点以及房屋、设备保修期内的保修费责任单位等。10)商业用房。说明位置、面积、房租标准、产权归属、装修档 次等。11)开办费问题。说明物业管理前期费用、开办费用的安排意见。12)员工宿舍及食堂。应说明过度期、正常期宿舍与食堂安排情 况。13)关于装修管理要求。说明目标物业装修工程基本要求,如防 盗门、装修材料等。14)管理目标及奖惩办法。招标方对管理目标的要求要明确提出,如业主客户满意率以及几年内达到建设部何等级别的考评标准等。可 以要求中标单位交纳风险抵押金。如达不到管理目标,可以少退或不 退抵押金,如达到目标,可以另行奖励。风险抵
7、押金在管理期结束时 应按同期银行利率一并归还本息。15)其它事项说明。如各类标识、道闸、岗亭、垃圾收集与中转、大门、宣传栏等一般应由建设单位配齐。中标企业在标书中承诺的其 它添置设施由投标企业投资、落实。2、有关投标事项的说明1)索取资料、报名及入围。应说明报名时间与携带资料目录、入围通知的时间等。2)投标书的制作、密封及呈交。说明投标书呈交时间、份数、打印纸规格,还应提供投标企业对目标物业项目授权委托书。对未中 标企业标书如何退还亦应列明。3)现场察看、答疑会.一般应安排一至两次针对目标物业的现 场察看及答疑会,说明具体时间。4)开标、评标、定标。说明开标时间、评分办法,宣布定标的 时间、中
8、标通知书送达时间以及物业服务合同签定时间等。5)其它事项。应明确要求投标企业遵纪守法,公平、公正地参 5 !与竞争。对违纪违法行为将予以处罚。应公布投诉电话,接受社会各 界监督。(四)标书、企业信誉、现场答辩项目1、标书的项目及要求1)投标人情况。2)目标物业的管理服务总体策划。应包括服务理念、管理模式、管理目标、价格定位、实施措施等。3)组织结构、职能分配、人员编制以及人员培训、管理。4)管理模式、工作计划和物资装备情况以入管理用房安排。5)管理规章制度(只列目录)和物业档案资料的管理。6)各项管理指标的承诺及相关措施。房屋及配套设施完好率 房屋零修、急修及时率 维修工程质量合格率及回访率
9、绿化完好率 清洁、保洁率 停车场完好率 公共设施设备完好率 主要机电设备完好率 治安案件发生率 火灾发生率 有效投诉率与处理率 管理人员专业培训合格率 维修服务回访率 业主满意率其它有关指标7)经费收支预算、管理费和管理酬金标准。8)日常物业管理。应包括入住期管理、装修管理、安全防范、6 物业维修养护计划、专项维修资金使用以及公共设施管理等。9)机电设备、设施的管理。包括日常维修计划、应急抢修方案、节能降耗措施等。10)便民服务和社区文化活动。以上十个项目要求逐一列举,体现全面、规范的物业管理服务水 平。2、企业信誉考评项目主要由投标人情况和已管物业服务质量调查两个方面o投标人情 况包括管理规
10、模、资质、经营状况、管理机制、企业发展目标、财务 状况及抗风险能力等;服务质量调查应争取灵活多样方式,实事求事 地掌握投标人物业管理真实水平。3、现场答辩考评项目一般要求投标企业的公司代表、拟选管理处主任参加答辩,分标 书陈述与答辩两部分,陈述一般不超过15分钟,答辩时间控制15-25 分钟之内。4、总体评分说明标书评分时去掉最高分和最低分,信誉分和答辩分一般直接取平 均分。三项内容的权重可按8:1:1或7:151.5。近期有些可招标单位 为了增大投标企业实际管理水平的考评分量,将权重调整为7:2:1或 6:2:20三、物业管理答辩、评标会一般程序在物业管理招投标工作中,答辩、评标会是整个活动
11、的重点和高 潮,招投标方倾情投入,社会媒体全面报道,公证处进驻现场,行业 代表广泛参与C答辩、评标会是搞好招投标活动的中心工作,要求议 程安排全面、周密。一般安排如下:(-)明确时间、地点。(二)参加人员:目标物业招投标工作领导小组成员;7 评标委员会委员(评委取五人以上,其中物业管理方面的专家不 得少于总数的三分之二);当地公证处人员(如需要);招标办公室工作人员;投标物业管理企业代表;参加评标会的嘉宾;列席会议的其他物业公司代表、记者。(三)程序1、明确各投标企业和招标办公室人员到场时间,通过抽签确定 答辩顺序;2、明确招投标领导成员及评委到场时间;3、宣布答辩、评标会开始。招投标工作领导
12、小组成员作为会议主持人,介绍与会领导、各评委和投标单位;4、与会有关领导致辞;5、投标单位退场;6、安排一定时间,请评委根据投标人情况介绍、招标办工作人 员进行的现场情况考察、住户意见征询表等资料,评出企业信誉分,并现场统计分数;7、安排时间,请评委将标书分评出,现场统计。一般应在答辩、评标会前一天由评委集中审阅标书,掌握各投标企业情况;8、在预定时间,各投标企业代表按顺序入场答辩。首先作简要 介绍和标书陈述(一般1525分钟),再接受评委提问。应安排部分 问题由参与答辩的拟选主任独立回答。评委可即时亮分或答辩结束后 再统一评分。中场可安排休息、餐饮;9、安排一定时间,请各评委对标书评分。现场
13、工作人员、公证 人员统一计算各投标企业总分,并报招投标工作领导小组组长、副组 长;10、在预定时间,各投标单位代表入场,主持人介绍公证人员或8!其他领导小组人员宣布评标结果和中标单位;11、领导致辞;12、答辩、评标会结束。二、物业投标工作流程一、获取信息:1、定期做市场调查;2、客户主动联系;3、经人推介。二、甄选信息,确定目标客户:1、面积少于20000平方米项目不接;2、项目投入使用时间超过两年的不接;3、业主委员会非原则问题与物业公司纠缠不清的项目不接(限 于成熟小区);4、维修基金不足或不到位的项目不接(限于成熟小区);5、物业管理配套设施不全,后续管理需要投入大量资金的项目 不接;
14、(以上各条主要针对全委项目而言)6、档次过低的项目不接;7、曾因工程问题引起业主公愤、被媒体多次负面爆光、在业内 造成不良影响的开发商的项目不接;8、开发商或大产权主超过二家的项目不接;9、公司资源配置达不到客户满意要求的项目不接;9 !三、谈判要素1、先人后事,与对方相关联系人的关系极为重要,否则很有可 能为他人作嫁衣;2、要从多方面尽可能掌握对方信息,了解对方实力和主要目的,这是确定是否接手、采取哪种方式的基础;3、知己知彼,尽量了解竞争对手的强项弱势,取长补短;4、要以内部了解和外部公关的方式,以方案的制作质量为基础,小事多作让步,大事让情不让理,以退为进;5、签定顾问合同时应同时正确引
15、导对方,明确顾问内容及条款(尤其是我方的义务、费用标准);6、如对方提出的顾问项目或要求与法律相悖或我方自身能力原 因而不能接受时,应直接提出,以免日后发生争议,不能委曲求全,使自己陷入被动;7、在开发商不能确定应采用哪种管理模式时,应正确分析、引 导并向其解释采取某种模式的原因,尽量注重实效。四、根据开发商的主要需求确定公司所提供的方式,包括:全 委托管理、驻场顾问管理、巡场顾问管理及专项培训。报价标准主要 依据项目类型、规模、市场行情及开发商的目的、要求而采取不同的 价格策略。五、具体步聚(全委和顾问管理,专项培训暂略)1、明确意向性目标后,由公司总经理或部门经理组织相关人员 考察物业现场
16、,为管理方案的构想奠定基础。2、财务人员根据拟承接的项目管理服务范围、类型、档次、标 准进行初步的成本核算,与拓展人员及其他相关人员对项目的可行性 和发展性进行分析并报批总经理,确定承接方式和报价金额。3、制定方案。方案内容包括:(1)本企业情况:位置、规模、资质等级、现辖物业类型、名 称、管理面积、绩效、成果等;10 (2)拟承接的项目简介:周边情况、配套设施、建筑形式、居 民结构等;(3)根据开发商的需求拟定服务方式和管理目标;(4)拟定管理服务内容,包括:开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理 服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管 理服务内容。重
17、点是实质运作的管理服务内容,大体分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化活动等七大服务。(5)物质装备计划;本着合理配置、保障利用的原则,列出员工住房、管理办公用房、营业用房的多少、面积大小以及所需的各类物品清单。(6)管理人员配备;根据物业实际需求设置人员,力求精简、一专多能并能岗位互换。对各岗位人员制订出相应的岗位职责和入职 条件。(7)管理规章制度;包括:结合实际制定员工内部制度和约束各方的公共契约,应具有合法 性、实用性、可操作性和约束性。(8)经费收支预算;根据开发商提供的资料、实地考察以及财务初步做出的成本核算 得到的数据进行大致测算,制定收支预算表。(9)相关费用;(10
18、)提出经营、管理、服务的新思路为提高管理水平,可在创建安全文明单位、实施科学化、规范化 管理、开展开源节流、服务承诺等方面提出既务实又能体现创新的思 路,以确保管理目标的实现。(以上仅是方案的基本内容,至于详略取舍可依据实情而定。)4、与开发商作进一步沟通,细化方案内容;全面核算管理成本 并在确保公司利润的前提下确定相关费用、管理期限,为最终签订合11!作协议做准备。5、与开发商签订合作协议,明确双方的权利及义务。6、协议签定根据开发商要求,确定人员进场时间。三、物业投标信息过程确定投标意向并成立工作机构物业管理企业在获得投标信息后,即可按企业的拓展计划,确定 投标意向,相应成立投标工作领导组
19、,由公司总经理或有关部门经理 及方案编制人员组成,开展可行性研究工作。获取招标文件收到招标邀请函通知书后,投标工作小组应迅速组织齐备公司经 营资质的有关资料和证件,按招标单位规定送交预审,获取招标文件 后,应详细阅读文件内容,熟知各项要求,特别是对招标文件中投标 保证书、履约书、奖罚措施等项应仔细分析研讨,并向招标单位确认 投标书中不清楚事项,以便作准备。考察物业现场投标单位应多次组织人员到物业现场进行现场实地考察,对照图 纸、设计说明书及招标文件有关内容、仔细分析,从而为管理方案的 构想奠定基础。12 成本测算投标单位应组织富有经验的财会人员和物业管理人员根据拟承 接物业的管理服务范围、类型
20、、档次、标准等进行专题分析,作出较 为精确的测算,对国家规定的管理服务单价可不必计算。在确定单价 时,要从竞争战略高度和战术要求上去推敲,单价确定后与工作量相 乘,便可得出管理服务费总标价。编制标书投标单位在作出投标报价决策之后,就应组织编写人员分工合 作,按照招标文件中的各项要求编制标书。投标书的主要内容(详见 后文第三节方案编制和第五节方案范例)概要介绍如下:1.介绍投标企业的概况和经历首先介绍投标单位的位置、规模、经营资质等级、企业性质、机 构、资本、人员结构等基本情况,着重介绍现辖物业类型、名称、管 理面积及历年获得的效绩、成果、经验。2.分析投标物业的管理特点通过对投标物业建筑架构、
21、配套设施、周边环境、居民结构等方 面进行分析、综合其布局、功上的特点,列出管理上的难点,提出 相应的管理措施。3.拟定质量管理目标和采用的管理方式质量管理目标,是指管理单位在合同期内应取得怎样的社会效 益、经济效益、环境效益、其质量考核标准以国家职能部门和当地主 管部门制定的相关法规文件为依据。管理方式,是指管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方 面拟采用的方式,如实行一体化管理、以区养区,推行IS09002 质量体系规范化运作等方式。4.拟定管理服务内容包括开发建设期间将提供的管理服务内 容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理 服务内容、实质运作期间的管理服务内容。
22、重点是实质运作的管理服 13 务内容,大体分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化 活动等七大服务,内容力求周详。5.物质装备计划本着合理配置、保障利用的原则,对员工住房、管理办公用房以 及各类设备和用具,拟出一个周密的计划,计划中应确切列出住房面 积、物品分类单价及金6.管理人员配备根据物业实际需求设置管理骨干、专业人员、,力求精简高效,在管理层、操作层人员的年龄、学历、职称(技术人员)、用功类型 上均要按一定比例配置。对各岗位人员应制订出相应的岗位职责和条 件。7.管理规章制度包括管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约,各项制度均 要以国家法律为准绳,以地方政府相关法律为依据,结
23、合实际而定,使之具有合法性、实用性和可操作性,也才能产生约束力。8.档案建立与管理的设立应按标准化、电脑化建立档案管理流程,将系统收集环境资料(图 片)、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修记录、文书档 案、财务报表、小区荣誉等各类资料进行整理、分类、编目进入电脑 储存,以备检查利用。9.经费收支预算根据招标文件中提供的数据,以及实地考察了解到的材料进行测 算,制定经费收支测算表。10.提出经营、管理、服务的新思路为提高管理水平,投标者可在创建安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出即务实又能体现 创新的大思路,以确保管理目标的实现。以上仅是标书的基本内容
24、,至于详略取舍可依据所投物业的实情而定。14 编制和封送标书应注意的几个问题1、投标文件中的每一空白均需填写,如有空缺,则视为放弃意 见。2、投标文件应字迹清楚、整洁、纸张统一,装帧美观大方,最 好用打字方式。3、计算数字要准确无误,无论单价、合计、分部合计、总标价 及其大写数字均应仔细核对。4、不得改变标书格式,不得涂改,个别字句如经修改,应在修 改处加盖投标单位负责人的印章。5、封送标书遵照一般惯例,准备正本一本,副本两本,分别包 装封印,封套上写明送交地址、收件人、投标编号、物业名称等,法 人签字并盖投标单位公章。四、物业管理招投标基本概念一、物业管理招标投标的基本概念招投标是在国内外经
25、济活动中常用的一种竞争性的交易方式。1999年8月30日全国人大常委会第九届十一次会议通过的我国第一 部招投标法,确立了强制性招投标制度。物业管理的招标,是指物业所有权人或其法定代表(发商基业主 委员会),在为其物业选择管理者时,通过制订符合其管理服务要求 和标准的招标文件向社会公开,由多家物业管理企业竞投,从中选择 最佳对象,并与之订立物业管理合同的过程。物业管理的投标,是指 符合招标文件要求的物业管理企业,根据招标文件中确定的各项管理 服务要求与标准,根据国家有关法律、法规与本企业的实力,编制投 标文件,参与投标的活动。物业管理招投标实质上是物业管理权的一 种交易形式。15 !1994年初
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