文书写作培训资料-现代企业文书写作.pdf
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1、文书写作培训资料现代企业文书写作一、文书写作概述二、中国公文写作 口三、商务信函写作 口四、经济文书写作 五、常用工作文书 口六、社交礼仪文书第一部分:文书写作概述 1、文书写作特点口2、文书写作要求 3、文书写作程序1、文书写作特点口1、使用广泛,对象明确 2、3、约定俗成,格式固定内容真实,实事求是 4、讲究时效,重视办理 5、语言明确,风格独特以叙述为基础对人或事的过程的交代,反映情况侧重叙述,但要概括 以议论为手段对事情的评价,阐明道理 偏重议论,但要针对主题 以说明为目的摆出事情的真相,提出要 求多用说明,但要简明按作用分类 指挥性文书指示 规范性文书章程 报请性文书请示 知照性文书
2、通知 口联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同2、文书写作要求口意思明确明白无误,让人一目了然口文理通顺即流畅表达,又显示写作水平口观点正确有道理,不搞歪理 实事求是真实,不掩饰,不夸张口及时迅速讲效率,讲效益,不拖拉误事 简明生动增加可读性,防白话、套话、干巴巴 层次分明有先有后,段落清晰,不转圈口标点规范正确运用,防一逗到底 格式适宜不同文种用不同格式应用性文字要求明确实重范 简准朴庄规用词简单明了,直截了当-用词含义明确,不会误解-用词通俗自然,恰如其分-用词严肃端庄,不多情感-用词符合语法,讲究逻辑标点符号歌口一句话说完,划个小圈句号中间要停顿,点加尾尖逗号
3、 并列词语间,点个瓜子片顿号并列分句间,点加逗点分号 总结导语前,上下两圆点冒号 疑惑或发问,耳朵坠耳环问号标点符号歌口命令感叹语,引文特殊词,文中要注解,转折或注解,口意思说不完,特别重要处,滴水下屋檐感叹号 蝌蚪上下窜引号两头各半弦括号一横写后边破折号六点紧相连字下加圆点省略号着重点努力提高写作能力口1、提高文字表达能力 2、积累相应专业知识 3、熟悉文书格式要求 4、掌握政策理论水平 5、具有严谨写作态度3、文书写作程序明确写作主旨给写作定位,目的?写什么?文种?怎么写?口收集信息资料供写作参考,需要哪些?怎 么收集?如何整理?拟定结构提纲搭写作框架,通盘安排,强 化要点,有祥有简完成正
4、文草稿填写作内容,按照提纲一步 步充实内容,加工成章认真修改检查定写作终稿,反复推敲斟酌,直至满意二、中国公文写作1、公文的作用特点 2、公文的范围、类型 7、通知和通报 3、公文的处理方法和程序8、报告 4、公文的行文规则 9、请示 5、公文的通用格式 10、函 6、公文的种类 11、会议纪要1、中国公文的作用公文.一一国家机关、社团组织、企事业 单位在公务活动中行使职权制定的公 务文书。公文性质工具公文作用一 1、贯彻政策、规范行为;2、通报情况、指导工作;3、方便查找、积累史料;公文的特点公文特点一.1、制发者的法定性;作用的权威性;效用的现实性;体式的规范性;制作的程序性;2、中国公文
5、范I口按事业范围分专用公文;通用公文口按行文方向分一-上行文;下行文;平行文口按公文来源分一-收进文;外发文;内部文 按发文性质分-问文;复文口按处理要求分一-参阅性公文;承办性公文 按办文时间分-一特急文(特急件);急办文(急件);常规文(平件)按机密程度分-绝密文;机密文;秘密文;普 通文3、公文处理方法和程序三大环节:口 1、发文处理:拟稿一审核一签发一登记一缮印一用印一分发口 2、收文处理:签收-登记一分办-拟办-批办-承办-催办-督办一办复口 3、公文管理:制定立卷类目表一归卷一调用一立卷一归档一 销毁4、公文行文规则 行文关系要和隶属关系一致行文方式要根据工作需要灵活掌握 行文名义
6、和内容要与发文机关的职权范围相对应行文线路要尽量缩短处理好主送与抄送的关系,经过批准,有些文件可以通过新闻媒介公 开发布 如有必要,可以联合行文 党政之间的行文关系要按规定执行5、通用公文的格式口1、排版 2、单位 3、字体 4、用纸 5、文头自左至右国家法定计量单位发文单位初号宋体 标题2、3号宋体-A4、B5套红,占首页三分之一文头部分格式(红头上1/3)、12 3 4码号级急 代份秘紧5、收文处理章、6、文件版头7、发文字号 8、签发人行文部分(下2/3)1、标 题2、题注3、主送单位4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX5、附件说明6
7、、发文署名7、成文日期8、印章文尾部分(最后)1、主题词2、抄送单位4、页码(单右双左)通用公文惯用语一、开篇起首的惯用语根据.遵照.按照.兹将(因、有、介绍、证明、就派)为了一 关于.敬悉等。终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此.请.当否,请.请、为盼、W.K.荷 恳以为;妥否,如无不当 为感等。公文序码标示第一层第二层-(一)、(二)、(三)、第三层-1、2、3、4、第四层(1)、(2)、(3)、第五层-、6、中国公文种类12类13种1.命令发布重要行政法规,采取强制 性行政措施2.决定对重要事项或重大行动的安排3.议案各级政府向同级人民代表大会 或常委会提请审议事项4.指示对下级布置工作,阐
8、明工作活 动的指导原则中国公文种类12类13种5.批复答复下级请示事项6.通告、公告定范围内公布应遵守 或周知的事;向国内外宣布重要 或法定的事7.通知批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文;发布规章、任免,传达周知事项8.通报表彰先进,批评错误,传达得 要精神或情况中国公文种类12类13种9.报告向上级汇报工作,反映情况,提出意见、建议,答复询问10.请示向上级请求指示批准11.函无隶属关系商洽工作,询问答复,向主管部门请求批准12.会议纪要记载和传达会议情况和议 定事项(1993、11 修订)7、通知口概念向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文 特点适用范围广,使用频率高,知办时限强,运
9、用种类多格式:1、标题2、上款3、正文开头、主体、结尾4、落款通知的种类“&指示性通知通知的依据,主体,结尾 口转发性通知来文单位及来文名称,转 发,顺带要求口发布性通知发布的依据,内容要求,目的意义 事务性通知说清事项口,会议通知会议背景,有关事项,其他说明口,任免通知任免依据,日期,人员,职务口概念表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文 作用弘扬正气,抵制歪风,指导工作 格式:1、标题2、上款 3、正文4、签署和日期 注意:及时、真实、典型,突出教育性,掌握政策性口概念向上级汇报工作,反映情况,提出意见、建议,答复询问时使用的陈 述性公文.特点只指上行文只指行政机关公文不同于一般调查报告、
10、考察报 告、预测报告等报告种类口|1工作报告一总结工作经验、汇报工作进展、提出工 作意见,向上反映。口|2调查报告一调查概况、调查的情况、事后研究分析、建议和方案。口|3建议报告一提出工作中急待解决、需上级关注的意 见或建议,供参考。4答复报告一如实汇报和答复上级有针对的询问问题 或催办工作。口|5报送报告一随着向上级报送文件、物件时写的说明 报送对象和目的报告。按要求分:呈报报告一直接向上级汇报反映情况,不批转。呈转报告一呈送上级并建议批准转发有关单位 执行或参照。按性质分:口综合性报告一汇报全面或多方面工作的报告。专题性报告一汇报某项工作、某一问题、某方 情况的单一报告。1标题一标准式标题
11、(公司上半年各类产品质量评比工作的报告)2主送单位一多为发文单位的上级单位。3正文缘由:概括基本情况、原由,说明报告主旨、目的、意义。事项:系主体内容,情况措施、经验教训、意见建议等。结尾:惯用尾语(特此报告,请审阅;如无不妥,请批转)4发文单位和日期:同其他公文。9、请示口概念向上级请求指示、批准时用的公文口分类:请求指示的请示一遇有疑难问题、新情况、不明确求上级指示或解释。请求审批的请示一对不能做主的经济、物资 编制等问题请上级审批。请求帮助的请示一完成工作需要在人、财、物上得到上级的帮助。请求批转的请示一解决某问题涉及其他部一 门单位,请求上级批转执行。请示格式 1标题一标准式(关于开展
12、公司上半年产品质量评比工作的请示)2主送单位一根据隶属关系主送一个上级,不可多头 免批复意见不一;一般不越级行文。3正文一缘由:请示目的、原因、依据,理由充分,言之有据。事项:系主体,要求审批的具体问题或事项,要写明确,坚持一文一事.要求:系结尾,提出肯定性要求(当否,请批示)4发文单位和日期:同公文,写明确,以便批复。请示和报告的区别:口1、文目的不同;2、写作结构不同;3、结束语不同;4、处理方式不同;5、内容宽窄不同;6、行文时间不同;7、报送制度不同;10、函口概念无隶书单位商洽工作,问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文 分类:商洽函一不相隶属单位商洽工作的行文。答询函-单位、
13、部门间进行问题或事项的询 问和答复的行文。请批函-向不相隶属单位和主管部门请求批 准有关事项的行文。am公函一内容比较重要,行文郑重,具有完整的公文 格式。便函一多用于公务中事务性工作,不需完整公文格式,不能用私事。口特点:1简便轻捷一内容简约,形式精短,商洽联系,及时 迅速。2行文多向灵活一不相隶属单位间上下左右均可,自由灵活。3语言质朴自然一多是陈述、说明性,明白晓畅,恳切平和。1标题一发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函正式公函,应在标题下方标注发文字号。2主送单位:发函可多头,复函主送来函单位。3正文:开头一发函说明缘由、目的,商洽工作原由、情况交代清;复函引述来函日期、发
14、文号做 起首语,表明收到函。函格式主体一发函写清商洽、询问、请求的事项,明确具体;复函要针对来函事项逐一郑重作答,不能回避不答。结尾一发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达“复函用“特此复函”、“此复”口 4、发文单位和日期:同公文,有的加盖公章,有的写明抄送单位。11、会议纪要口定义一按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上 报和下达贯彻执行。口写作一 1、忠实会议实际,准确反映会议情况和 意见。2、突出会议中心,内容概括,有取有舍 有主有次,言语精练。3、逻辑条理清楚,观点鲜明,不堆砌拼 凑,必要时加理论说明。4、及时印发,作为依据,起到指示、指 导、协调、约束作用。会议纪要格式一列为法定公文
15、,版面编排由版头、本体、版尾三部分,可不盖公章。本体:标题1、会以名称+纪要2、单位名+会议名+纪要3、正题(主题)+副题(会 议名称+纪要)时间一标题下写纪要印发时间,署名下写成文时间会议纪要正文一概况:会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体:具体反映会议的主要情况、内容与成果(方法见后)结尾:可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召签署一正文右下方署明主办单位或会议 名称会议纪要的主体主体:具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有:概述式;综合原始材料,围绕议题概述多用小型会议口条块式;规模大,议题多的会根据不同内容 分块表达独立意思,或分条列项归纳 会议内容,或先块后条
16、混合使用,层次明确记录式:有重要讲话时用记录方式构成记要主体.务信函写作1、2、3、口4、5、商务信函写作6个C要求 商务信函写作格式 商务信函写作常用标注商务信函样例商务传真写法务信函的六个C要求:1.2.3.正确(Correctness)涉及权力、义务、利害关系,必须正确贯彻上嘤意图。清楚(Clearness)思痛、表达要蒲楚,让 人一目了然看明夕,且遵循一文事。具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么?要用什么?.务信函的六个C要求:4.5.6.完整(Completeness)表达(意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等)完整,不可遗漏。简洁(Con
17、ciseness)文字简炼,力戒修 饰语堆积,函件冗长、拖沓。礼貌(Courtesy)态度诚恳、哀 措 词妥贴得体,谦恭有礼。.务信函的其他要求口国际通用A4纸,不能用B5纸 信纸、信封最好有企业的CI(企业形象识别系统)标志,且平整、清洁口文字书写或印制清晰,打开后“全景”漂亮 口每页上至少又有3行正文,不能只有落款 口可不盖公章,用手签名 口格式不严谨 站在对方的立场考虑内容,更人性化务信函写作俗成格式2、信头部分一 1、2、3、4、正文部分一 1、2、3、4、文书编号日期发文者BB/KK受文者件名主题语 前文开头应酬语 主文 末文结尾应酬语商务信函写作俗成格式(接)口信尾部分一1、祝颂语
18、2、3、4、5、6、发文者署名 承办者署名 印章(日期)左下角附注 HIW mi u常用的商务信函写作口1、信纸企业规范信笺 2、收信人一单位名称、职务口 3、称谓尊称口 4、开头应酬语 5、正文 口 6、结尾应酬语 口 7、祝颂语 8、署名|9、日期口 10、左下角标注.3、信函左下角缩写标注P.P.(Per procurationem)C.C.(Carbon copy)P.S.(Post script)Enc.(Enclosure)代签抄送补述、附言随信的附件对具体人 Dear Mr Jones,Dear Mrs Smith 可用逗号,不用冒号口署名 您真诚的 Yours Sincerel
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