快递企业管理制度手册.pdf
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1、-=-杭州诚曜竺速递有限公司制度汇编壬 册-第小页一共 3奥-=-政部编制:行政部时间:2010年7月23日目录目录.2第一编 公共制度(行政人事类).3第一章诚瘫?速递办公室管理制度.3第二章诚耀把速递信息平台、仓库电脑使用管理制度6第三章诚羯?速递物资管理制度.7第四章档案管理制度.11第五章会议管理制度.15第六章诚耀上速递培训管理制度.19第七章 诚耀?速递通讯联系规定.22第八章 诫濯?速递行政奖罚制度.23第九章 诚舞把速递员工行为规范.31第十章 车辆管理制度.37第二编成本控制与费用管理(财务管理类).45第十章 费用预支报销制度.45第十一章 自营站点自带交通工具费用报销规定
2、.51第三编 岗位职责及说明书.52-1禁止外转翻印必究-=-政部诚耀把速递组织机构框架图.52第十一章运营部岗位职责.53第十二章 储运部岗位职责.59第十三章 客服部(信息平台)岗位职责.63第十四章职能部门岗位职责.66第一编 公共制度(行政人事类)第一章诚瘫上速递办公室管理制度1,目的为加强办公室管理,促使办公室管理的规范化,进一步 提高办公效率,树立良好的公司形象,特制定本规定。2、适应范围诫耀二速递杭州总办公室、各部门办公室、各区域站点 办公室3、管理规定3.1严格考勤制度。按时上下班,坚持打卡制度(站点 由站点主管签到考勤),做到不迟到,不早退,不旷工;离 开公司(站点)必须履行
3、因公外出(请假)手续,自觉将外 出单(请假单)交行政。3.2言谈文明,举止文雅,说话和蔼,待客热情,彬彬 有礼,不拘不禁。提倡使用“您好、请、再见、对不起、谢 谢”等文明用语,体现良好素养。3.3同事之间相互尊重、待人真诚礼貌;不搞小团队、不讲他人坏话。3.4严禁在办公场所大声喧哗;上班时间不得串岗、聊-第一页一共 3奥-=-政部-天或做与工作无关的事情。3.5工作过程中要离开一段时间时(三十分钟内),应 给同事和领导打招呼,不得随意脱离岗位。3.6遵守公共礼仪。接听电话语气和蔼,认真听取电话 内容,该记录的做好记录,该转达的及时转达,该汇报的认 真汇报,不该答复的不得越权越职答复。3.7办公
4、室内严禁吸烟。若客人来访,只能在接待处抽 烟。3.8在办公室内休息时,不得横卧在椅子或桌子上;离 开座位须将椅子推回原处,养成良好的习惯。3.9严禁公话私用;确有紧急事情,接听私人电话不得 超过3分钟,必须24小时开通手机。3.10 传真机、电脑、复印机等办公设备定人保管,非 工作未经许可不得善自使用。3.11 公司员工在办公时间内,必须自备水杯,非特殊 情况不得擅自用公司纸杯饮水。3.12 爱护办公设施,节约使用办公用品,损坏办公设 备要照价赔偿;遵守物资管理制度,不违反程序随便领 用办公用品。3.13 办公室内严禁赌博或用电脑玩游戏、看录像及从 事其他消遣活动。3.14 办公室物品摆放整齐
5、、整洁、有序、有条理,文 件要分门别类存放,个人办公区物品要按照“5S”(清扫、清洁、整理、整顿、素养)标准整理好,不得乱扔乱放;下 班前务必将桌面的帐簿、凭证、报表、文件等资料放入抽屉,不得摆放于桌面。-1禁止外转翻印必究-=-政部3.15 保持桌面、墙壁清洁,严禁在墙上乱贴、乱画及打 钉;窗帘拉放要整齐,不得差次不齐。3.16 员工下班离开办公场所要关好门窗、关闭电源,认真排查电、火、水等隐患因素。站点办公室要检查电、煤 汽、水的阀门或管道,对出现松动损坏、老化的,要及时更 换,第一时间排除安全隐患。3.17 下班时,如只有两人未离开办公室,其一人离开 时,须提醒另一同事,并主动关窗户等下
6、班离开办公室的检 查工作,最后离开办公室人员须再一次检查所有电源、门窗 是否关好。3.18 办公室每天卫生值日要履行职责,做好办公室环 境卫生。站点卫生值日表由站点主管安排。杭州总办公室由 行政部统一划分责任区域。3.19 为了保持公司环境优美,公司全体员工平时生活 中应努力做到:3.19.1 不乱扔纸屑、果皮、垃圾袋等杂物;3.19.2个人生活中要坚持做到“三勤”,即勤清理,勤 扫除,勤擦洗,始终保持周围区域的清洁卫生;3.19.3垃圾要入篓,不随手丢弃废弃物;3.19.4齐抓共管,充分发挥全员的有效监督作用。3.20办公室门钥匙须有专人保管。保管人不得将钥匙 随意转借他人,如违规造成的损失
7、和事故,将追究当事人经 济或法律责任。如保管人变更需至行政部进行书面记录备 案,区域站点交接后,视情况更换锁匙。4,违反规定:如有违反,除按相关规定承担外,视情 节轻重罚款30-200元/次。-1禁止外转翻印必究-=-政部5、本制度自颁布之日起实施。第二章城擢?速递信息平台、仓库电脑使用管理制度 1、目的为了使信息平台、仓库电脑使用规范,保障物流系 统运行正常,确保公司保密资料的安全,特制定本管理 制度。2、适用范围本制度适用于信息平台、总仓、各站点仓库及公司其 它部门全体人员。3、使用规定3.1 权限3.1.1 信息平台文员每人一机,人机固定,不得随 意换用及让他人使用(人员轮休由主管指派)
8、。3.1.2 仓库电脑只授权站点主管、仓管使用,其他 人员不得使用。3.2使用3.2.1 电脑使用责任人在行政处登记备案,不得随 意变动。3.2.2 各使用人应对电脑开机、屏保加密设置,不 得将密码告之他人。3.2.3 信息平台文员需加强保密意识,不得浏览无 关网站,高度维护电脑使用安全。3.2.4 各仓所配电脑使用于数据统计、与公司邮件收 发联系、仓库收发货扫描、培训等,不得做与工作无关的事;严禁在线观看或下载网络影视、下载安装玩耍游戏等。-1禁止外转翻印必究-=-政部3.2.4 严禁通过QQ、邮件、移动存储介质等任何工 具泄漏公司商业秘密。3.2.5电脑出现故障需及时报行政,不得私自请人或
9、 外出维修。3.3处罚3.3.1使用电脑玩游戏、观看影视者,一经查实罚款 50元/次。3.3.2各电脑使用责任人对其他人员使用电脑不加 予制止者,一经发现罚款50元/次。3.3.3私自维修电脑者,不予报销维修费,并罚款 20元/次。若有损坏,照价赔偿。3.3.4从电脑中获取公司秘密并泄漏者,一经查实处 以罚款并做开除处理,视情节严重,公司保留对其追究刑事 责任权利。4、职责各站点主管负责本制度的执行;行政负责稽查执行情 况,对违规者给予处罚。第三章诚犁上速递物资管理制度1,目的为了厉行节约,杜绝浪费,有效控制办公用品,加强企 业固定资产管理,降低管理成本,促进物资管理的规范化,特制订本制度。2
10、、职责2.1物资归口管理部门为行政部。2.2物资审核监管部门为财务部。-第一页一共 3奥-=-政部3、物资类别3.1 公司物资分为固定资产、低值易耗品两大类;低值 易耗品又分为办公设备、办公文具及耗材用品两类。3.2 公司的物资凡使用年限在一年以上,单价金额在 2000元以上(含2000元)均列入公司的固定资产范围;公 司的物资凡使用年限在一年以上,单价金额低于2000元均 列入低值易耗品范围。4、物资采购流程4.1固定资产的采购:需求部门递交采购申请(填写固 定资产申购验收单i部门经理审核诚耀丝行政部 查核+总监审批*财务审批f 董事长审批+总公 司行政采购4.2低值易耗品采购:需求部门递交
11、采购申请(填写物 品申购验收单)一部门经理审核诚耀?行政部 查核 总监审批A 财务审批4 总公司行政采购4.3低值易耗品采购金额在50元以下,由总监审批后,可由诚耀把行政部采购。4.4办公文具及耗材用品由行政部于3月、6月、9月、12月的20日-25日递交次季度采购计划。5,物资领用发放管理5.1新采物资经验收合格后,不论是哪类物资一律先由 行政部办理登记手续,若为固定资产的,使用部门及行政部 同时将新购物品纳入“固定资产台帐”;5.2行政部负责建立“固定资产总台帐”、“低值易耗品 入库表”,所有领用须填写领取登记表;5.3以旧换新制度:用后仍具有实物形态存在的低值易-1禁止外转翻印必究-=-
12、政部耗办公用品严格实行以旧换新制度。5.4各区域站点由主管每月25日-30 0向行政部报次月 办公用品领用计划,由行政部核准后于次月5日前统一发 放。6、使用管理6.1固定资产使用:6.1.1根据“谁领用、谁保管”原则,建立固定资产使 用管理三级责任制,即领用人为第一责任人、使用部门负责 人为第二责任人、行政部为第三责任人,承担管理监督责任;6.1.2根据“谁损坏、谁赔偿”原则,人为故意造成损 坏,根据情节予以重罚,最低赔偿原价的二倍以上,造成严 重后果并构成违法的,移交司法机关处理;因管理不善造成 损坏的,除当事人赔偿外,还追究部门负责人及行政部责任。6.1.3发现固定资产损坏的,当事人要第
13、一时间通知资 产保管人及行政部,行政部负责评估损坏程度及调查责任人 并作好记录,视情节予以赔偿及处罚,同时安排人员维修等;6.1.4行政部督促各部门对固定资产进行日常清洁、保 养和维护,对拒不执行的,有权予以5 30元的处罚;6.1.5严禁将固定资产占为己有或擅自改变设备用途,视情节予以处罚。6.2低值易耗品使用:6.2.1对办公设备,做好日常清洁维护,不得重摔重放。6.2.2办公文具及耗材类用品,节约为本,不乱放乱扔,杜绝浪费。7、物资变更7.3.1固定资产凡是发生使用人、使用部门、使用地点、-1禁止外转翻印必究-=-政部使用数量变动的,均要办理变更手续;7.3.2固定资产变更手续办理程序:
14、使用人提出一部 门主管核准行政部审批一办理变更交接手续(包括双 方验证交接时固定资产完好状况即交接人、接收人、见证人 确认固定资产完好状况的签字手续);7.3.3变更手续办理完毕后,总固定资产台帐及部门台 帐作相应变动;7.3.4低值易耗品因人员、办公地点变动,发生使用人 变动的,需盘点清单,由交接双方签字确认;人员离职,行 政部门需按离职人员领用清单,如实收回离职人员所领用的 办公用品,方可办理有关离职手续。8、物资盘点及报废流程8.1固定资产计提折旧采用预计残值率为固定资产原值 的5%的计算方法分类计提固定资产折旧,财务部按月计提固 定资产折旧;8.2低值易耗品的核算采用一次摊销法;8.3
15、行政部每年12月20日前进行公司固定资产、办公 设备核查与盘点,核对数量、检查质量,如发现台帐与实物 不符的,追查到底,已查实是不知去向(遗失的)或损坏严 重无法再使用的,严格按6.1条款处理。8.4行政部于每年12月30日前向财务提交“物资盘点 表”8.5对报废的设备(对象为固定资产、办公设备),使 用部门提出报废申请,经行政部、财务部共同验审后作出判 定意见,报公司领导审批。9、检查-1禁止外转翻印必究-=-政部行政部定期或不定期的对物资使用管理情况进行检查,发现隐患及时解决,发现问题及时处理,并定期通报各部门 对物资使用管理情况。10、本制度自颁布之日起实施。第四章档案管理制度1、目的为
16、了加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,加强公司信息安全措施,维护公司合法权益,特制订本制度。2,适用范围及职责2.1 档案管理责任人为行政部2.2公司各部门、员工应遵守档案管理要求,有保护档 案的义务。2.3本制度监督责任部门为行政部,第一责任人档案管 理员、第二责任人为各部门指定的保管人员、第三责任人为 保管人员所在部门的部门经理。3、档案分类3.1本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门 及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直 接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件 等不同形式的历史记录;3.2广
17、义上文件资料按来源分为外来文件和内部文件资 料,按内容分为行政文件资料和业务文件资料,按重要性分 为重要档案、一般档案;3.3具体上分为:本公司的档案总共包括四大类、十三-1禁止外转翻印必究-=-政部第一大类:证书类包括二小类:荣誉证书、非荣誉证书第二大类:历史文献类包括六小类:历史资料汇总、申报材料汇总、外部会议 资料汇总、内部会议资料汇总、车辆资料、人事档案等第三大类:对外、对内活动类包括五小类:政府部门文件、行业协会文件、总公司文 件、部门发文、合同书协议书等第四大类:其它有保存价值的资料4、文件审批与执行4.1各级部门撰写文件使用统一的格式与编号。4.1.1 统一的格式分四类(见附件厂
18、4):传真版(内部 传真、商务传真)、制度版、通知版(告示、通报、表扬等 告之性发文)、其它版(温馨提示等非正式记录文件)。4.1.2统一的编号:行政:CY/X-年份-*;运营部:CY/Y-年份-*;信息平台:CY/P-年份-*;配送仓:CY/C-年份-*。(如:行政发文编号:C Y/X-2010-001)4.2各级部门发文由行政部汇总格式化后,呈公司领导 做最终的审核、批示。4.3经公司领导的批示后,正本留行政部填写文件记 录页(见附件)归档存查,由行政部将文件复印一份送相 应部门单位处理并督促执行(相关文件提交总公司留存)。5、文件发放与回收-1禁止外转翻印必究-=-政部5.1由发文部门根
19、据实际需要确定文件发放对象、份数;5.2文件发放要填写诚耀把速递发文登记表(见附 件5),接收人(领用人)要签名,文件发放对象阅读后,需在文件传阅单(见附件6)上签名,签名表单需交至 行政部与正本审批文件一起留档;5.3对重要的文件,要上交一份给总公司人力资源部归 档;5.4员工因辞职、离职等,由行政部原数收回所接收的 文件;5.5文件更改回收,需将新版发放,旧版回收;文件作 废回收,过时或因结构调整、业务经营变化等相关不适宜文 件,需回收作废,同一编号的文件统一回收并发文作废。6、外来文件收文6.1外来文件由行政部统一负责签收,要求分类登记填 写“收文处理单”;6.2行政部工作人员应将分类的
20、文件第一时间送相关部 门、人员,属于急件的,应在接件后马上报送,公司领导出 差在外的,要及时通过电话或网络请示,不得延误;6.3公司领导阅示后批办的文件,相关部门接收后按文 件及批示内容及要求严格执行实施,并在指定期限内由行政 部将执行结果反馈给批示领导;6.4传阅的文件由行政部负责收回、归档;7、档案管理7.1整理:根据分类和成立时间整理;7.2分类:根据3.3条款进行分类;7.3立卷:区分不同价值确定保管期限:永久、长期、-1禁止外转翻印必究-=-政部7.4属于行政部保管的档案:公司及各下属子公司的各 部门做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后半个月内 或在每年的4月、7月、10月、1月
21、上旬将上季需归档文件 整理成册移交行政部保管,任何人不得据为己有;7.5属于部门保管的档案:各部门每月进行归类分存,按季度将本部门新下发的文件总目录上报行政部,对具体文 件内容按5.2款执行;7.6作好档案的“三防”管理,即:防火、防潮、防遗 失;7.7档案室管理:公司档案存放钥匙由行政专人负责保 管、部门档案存放钥匙由部门指定人员负责保管,不得转借;无关人员不得随意进入或翻阅;7.8档案保密规定:7.8.1文件传阅权限由行政部根据文件的性质进行传阅 权限的赋予。7.8.2根据传阅权限,通知权限内人员签名传阅。7.8.3档案不可随意复印,确因工作需要的,由行政部 复印,对重要的、特殊的档案要经
22、公司领导许可后方可复印;严禁任何人私自翻印,一经发现给予翻印当事人50元/次的 处罚。7.8.4违反传阅规定的,给予文件保管人处以10元/次 的处罚。8、档案借阅8.1 公司档案属公司所有,个人不得随意借阅,如因工 作需要借阅,应填写借阅单(见附件),注明归还期限,-1禁止外转翻印必究-=-政部保管人予以督促,借阅人应保管好资料,不得私自复制、调 换、涂改、污损、划线等,任何遗失、损坏的,对借阅人做 相应处罚;8.2文件遗失、损坏等给予文件保管人(借阅人同罚)处以20元/份的处罚;8.3未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理 者同罚),处以50元/份的处罚9,档案备份对存入电脑的重要资料
23、、档案等必须备份。10、本制度自颁布之日起实施。第五章会议管理制度1,目的:为了便捷沟通,有效及时的解决问题,完善公司管理,特制定本制度.2,适用范围诚耀把速递全体人员3、会议类型:公司规定召开的会议有定性会议与非定性会议,定性会 议一般按时召开,如有事耽误,必须顺延召开,定性会议有:每周例会、季度全省站点会议;非定性会议由当事部门负责 召集,视工作需要而定,非定性会议有:协调会、部门传达 会、专题(主题)会,如站点问题解决、投递派送、优秀员 工评议会等,不论哪类会议,都必须作好会议记录并报行政 部存档,如若未做会议记录,对召集人以罚50元/次。4、会议规定:-1禁止外转翻印必究-=-4.1每
24、周例会会议 名称每周例会召集人行政 经理主持人总监会议 频率每周一次会议时间每周一上午9点整参加 人员杭州主管(含)以上 人员及需要列席人会议记录行政部会议 内容简要回顾总结上周工作完成情况及布置本周 工作任务,特别是要解决未完成的任务、新发生 的问题及需部门间协助事宜要求1、发言内容必须紧扣议题,少讲过程、多讲 结果,少讲客观原因、多讲解决方案,汇报上周 完成情况要列具体数据及时效;2、会上所提问题或需其它部门协助的事项 如没有提出解决方案、步骤、确实完成期限,散 会时相关人员留下小范围继续协商解决,行政部 作记录,会后跟踪完成情况,如未完成则要求在 下周例会上予以通报;3、行政部所作的会议
25、记录作为对各部门的 工作完成情况、问题解决实际效果的考核依据。-第小页一共 3奥4.2季度全书站点会议会议季度全省召集人行政部参加全体主管I-=-名称站点会议人员(含)以上人员会议频率每季度召开一次会议 时间每季度末(确定 时间通知)会议 内容回顾总结通报上季度各部门工作完成情况及布署 当季度工作任务4.3站点月例会会议 名称站点月例会召集人 站点主管B 本站点所 参加人员.o 有人员会议 频率每月召开一次会议时间每月8日-12日之同会议 内容1、站点派送计划及派送注意事项;2、站点派送人员派送所遇事项(如成功派送、处理突发 事项技巧及心得等)要求1、站点主管营造民主发言氛围,让站点人员畅所欲
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