房地产评估公司档案管理核心制度.doc

房地产评定企业档案管理制度
为维护本企业利益和各方当事人正当利益，规范估价操作行为，立即做好估价资料整理归档，方便内部和外部审核，而且防范风险或处理相关估价争议，依据《房地产估价规范》和国家、省、市相关要求，结合本企业实际，制订以下评定汇报档案管理制度。
一、估价项目档案管理关键工作标准
　　在加强房地产估价资料归档管理中，遵照下述工作标准：
1、立即性标准
估价人员在出具估价汇报后3天内，立即将一切必需资料整理归档，避免犯错或丢失资料。
2、真实性标准
估价项目档案含有依据凭证作用，必需强调归档资料原始、正当和真实性。
3、完整性标准
估价项目档案应涵盖全部估价活动，含有很好完整性，以确保对整个估价活动过程可追溯性。
4、可操作性标准
估价项目资料应便于整理归档，切忌过于繁琐和盲目求全；应便于查找保管，并满足保密要求；应便于开发利用。
二、估价资料管理方法
1、评定汇报台帐建立
要建立格式和内容一致估价汇报微机登记台帐和书面登记台帐，摘录各份估价汇报项目名称、委托人、评定项目、项目规模、估价时点、估价结果等事项，其栏目要和房地产估价机构信用档案中“估价项目基础情况”内容保持一致，以降低上报信用档案工作量。估价汇报台帐建立，应自接收委托时开始逐项登记。
2、明确归档估价资料内容
估价汇报归档立案
估价汇报交付后，应立即归档立案，并采取微机存档和书面存档两种方法。
1)   微机存档估价汇报，应包含以下内容：
     a)    《房地产估价结果汇报》；
     b)    《房地产估价技术汇报》；
     c)      现场勘察数码照片。
  2)    书面存档估价汇报，下列资料必需完善：
        a)    《房地产估价委托书》；
        b)    《房地产估价汇报》（必需附有技术汇报）：
        c)    《房地产估价现场勘察表》；
        d)    《房地产估价收费通知单》存根联；
        e)      房地产估价《业务步骤单》；
        f)    委托人提供相关权证资料等附件。
有保留价值一切必需资料全部应整理归档。将应归档资料分为下述四类，并在档案目录中明示：
(1)估价汇报类：
包含估价结果汇报和估价技术汇报，含必需附件资料。
(2)工作步骤类：
包含估价项目受理审定表、委托协议书、估价项目安排表、估价工作计划书、估价汇报三级审核及重大估价问题讨论统计表、估价汇报流转签发及修改统计表、委托方签收及评价意见表、评定工作小结。
(3)备查资料类：
现场查勘统计、估价调查资料及其它估价相关参考资料、委托方提供资料清单、未列入估价汇报附件委托方提供资料。
(4)档案管理类：立档审查表和估价汇报电子文档查找编目。
3、归档时间要求
估价人员在出具估价汇报后两周内，应按相关要求将该项目一切必需资料整理归档。
部门经理在每个月月底，应对估价人员已出具估价汇报项目资料整理归档情况进行督促检验。
估价人员整理好相关资料、准备归档时，项目责任人、部门经理和档案管理人员，应按立档审查要求(含归档资料种类、数量及其内容质量等方面要求)，对拟归档资料认真进行审查，如确定符合要求，方可在填妥立档审查表后，准予立档入库。
4、档案室硬件和软件建设

　在硬件建设方面，关键抓下列事项：

　　(1)设专门档案室(有专员管理，有严格档案入库审查和借阅制度)。档案室内严禁吸烟，坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。保持一定室温和合适通风。

　　(2)纸质档案保管，采取现在档案管理系统较优异手动密集架，方便最充足地利用档案室有限空间，存放尽可能多档案资料。

(3)书面归档资料应选择很好纸张。全部签字不准用园珠笔。归档纸质资料装订，首先是用打洞机打洞，然后用我企业特地定做带蛇形金属软条(可穿过纸孔)硬面档案夹，很方便地装订成册。这么装订档案可在密集架上整齐地摆放。

(4)电子文档采取质量好耐久光盘脱机保留。每张光盘均可存放一定数量估价项目标归档资料。光盘集中存放在一个专用铁皮柜内。全部光盘全部有备份，并另行存放。

在软件建设方面，关键抓下列事项：

　　(1)制订和不停完善一整套包含归档、立档、保管、使用和销毁等各个步骤档案管理制度文件和程序文件，以指导档案管理各项具体工作。

　　 (2)制订和不停完善相关纸质文档和电子文档编目，方便查找。

(3)制订和不停完善相关档案资料二次信息开发利用具体技术路线、电子表格和编目，方便开发利用和查找。

三、档案管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案提供利用工作，特制订以下制度：

（一）、档案借阅管理制度
       1、本单位各部门借阅档案，必需根据单位制订各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
    2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位相关部门领导签字同意，方可查阅，不得抄录或借出。
    3、机密、秘密、绝密档案借阅一律根据《档案安全保密标准》中要求办理。
    4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出，需经部门责任人 同意，但借出时间不得超出一周，不得转借她人。需继续使用者要办续借手续，确保档案完整和安全。
    5、珍贵实物档案、关键照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
    6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格根据国家《档案法》、《保密法》给予追究法律现行责任。

（二）、档案销毁制度

    １、档案销毁，是指对没有保留价值不归档文件和保管期限已满无须继续保留档案进行销毁处理。
    2、经过判定确需销毁档案，必需写出销毁档案内容分析汇报，列出档案销毁清册。
    3、档案销毁，必需严格实施审批制度，推行同意手续。
    4、档案销毁，必需在对应《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。 鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并署名盖章。