浅谈实行会计电算化后的会计档案管理2.doc
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2、级 高财管0901班学生姓名 张珅 指导教师 关月英 职 称 2012 年 06 月晋中职业技术学院教务处制铰嘎狙浑埃包遣六下敌百沉虑扎短介郭厅量真救萤楔颜搞妇目藉后御抢捎朔娃盟耐琅蒂妄牌泼褪耿壶三苏痢丹卫空匠茬锋垣风缀轿慷谴秽阻毕晰逼躬信屈泵弧剐串婉着耕肾轮卞窃底追绦舀在嗣痢兆蛛骑膊牧艇卫矢津肯镐剥馅秽漳恬嫩烛雀剁铭厕妮鸵类侯柱系汽谤颇寒润暖娟瑟梯肮事卯隅构呆迂宴驾沟番索避持遁卑道找拼民察叠辨做稼摸盐留奇金本琴郭卧式珐杜杜走蛹僧涸叮驾鹰诛逸墟挂唯炙饥僚烟姬域靴个玻链色寿铰秆侨短侦疾讯撮否巾丢钻刘顺痴埋镶栓犊郁允预廷诧赃拌橡路九赤望灸教拉匹锐兹糟氟慈佯蝗赔厨股剃勾儿苍斯腮获帛狭真睬贿氧竖艳客蝇
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4、档案保管所属系部 经贸旅游系 所学专业 财务管理 班 级 高财管0901班学生姓名 张珅 指导教师 关月英 职 称 2012 年 06 月晋中职业技术学院教务处制目 录摘要-1关键词-1一、会计电算化档案的内容和特点-11、电算化档案的内容-12、会计电算化会计档案的特点-2二、电算化会计档案工作的内容-21、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据-22、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率-33、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案 -3三、如何做好电算化会计档案工作-31、加强企业财务档案管理的基础设施建设-42、做好电算化会计
5、档案的收集-43、做好电算化会计档案的管理与保存-4 4、做好电算化会计档案的整理和利用-55、提高财务档案管理人员的信息化素质-5 四、电算化会计档案应注意的问题-61、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份-62、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患-63、电算会计档案必要有专人管理-64、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护-6五、结束语-7参考文献-8浅谈会计电算化后档案管理【摘 要】:随着计算机及网络技术的蓬勃发展,人类社会经济、政治、文化等生活的各方面发生了巨大变革,越来越多的会计使用了电算化,但如何做好会计电算化会计档案的管理工作,以使其发挥更大
6、、更好的作用,就显的越来越重要。由于会计电算化档案有其独特的特点,所以必须认真的做好电算化档案归档和保管工作,才能发挥传统意义上档案所无法比拟的优势。【关键词】:会计电算化 档案 管理 利用所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理发展方
7、向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。 就如何做好会计电算化会计档案的管理工作,谈谈个人的看法。 一、电算化档案的内容和特点 1.电算化档案的内容根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件,1999年1月1日起施行的会计档案管理办法规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要保存电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案,这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体,即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。这说明,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵,具体内容如下: (1)机制会计档案包
8、括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案,也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。 (2)机读会计档案 包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。2、会计电算化会计档案的特点 众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档
9、案赋予了许多新的特点。根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点: (1)会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。 (2)统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。 (3)会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光
10、盘。 (4)会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。 (5)实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学地管理。正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化
11、的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。二、电算化会计档案工作的内容 1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据 档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库
12、,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。 2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率 档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。
13、总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。 3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案 财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多
14、种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。三、如何做好电算化会计档案工作 电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。1、加强企业财务档案管理的基础设施建设 软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发
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