公司管理制度(新概念).doc
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7、公室管理制度 (一)注意事项1、在办公室禁止喧哗、打闹,说粗话、脏话。2、不说、不做任何不利于公司、有损公司、有害公司形象的事。3、爱护办公室的各项设施,随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。做到人走灯、电脑关闭等。4、不得利用办公室聚会、不得在办公室吐痰。5、办公室工作由办公室人员全面负责,其他部门予以配合。6、办公室大门人在门开,人走门关。(二)卫生管理1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2、办公室要不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,洗手间的整洁等工作。3、各部门的工作人员要自觉维护办公室清洁卫生,做到场净室洁,无杂物垃圾,物品摆放整齐、
8、有序,并落实到个人。(三)文件管理1、文件的收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室。3、机密文件由办公室保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。4、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需公司领导批准后方可借阅。5、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。6、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。7、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报公司领导签字批准,按照文件管理制度进行
9、处理。(四)档案管理1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。4、各部门需借阅相关档案,须由总经理签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。三、保密管理制度 1、严守秘密,不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或
10、涉及公司机密。2、不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。3、严格遵守文件(包括合同、传真、邮件、计算机盘片)登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内,计算机中的秘密文件必须设置口令,不准带机密文件到与工作无关的场所。4、如需借用秘密文件、资料、档案,须经公司领导批准。并按规定办理借用登记手续。5、秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时,应按有关规定经公司领导批准后办理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。6、会议工作人员不得随意传播会议内容,特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录(或录音)要集中管理,未经公司领导批准不得外
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