南京德智盈软件开发有限公司会议管理制度.doc
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4、管理工作规范化、有序化,减少不必要的会议,缩短会议时间,提高公司会议决策的效率,特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司内部会议管理。第2章 会议组织第3条 公司级会议,指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会,应经总经理批准,由各相关部门组织召开,公司领导参加。第4条 专业会议,指公司性的技术、业务综合会,由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织。第5条 各车间、部门、支部召开的工作会由各车间、部门、支部领导决定并负责组织。第6条 班组(小组)会由各班组长决定并主持召开。第7条 上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈
5、会等)一律由公司组织安排,相关部门协助做好会务工作。第3章 会议管理第8条 会议准备1明确参会人员。2选择开会地点。会场环境要干净、整洁、安静、通风、照明效果好、室温适中等。3会议日程安排。要将会议的举办时间事先告知与会人员,保证与会人员能准时参加会议。会议日程安排表会议日期时间地点内容备注4会场布置一般情况下,会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。会场布置和服务如有特殊要求的按特殊要求准备。5会议通知会议通知应包括参加人员名单、会期、报到时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。会议通知单召开会议部门会议组织部门会议召开时间会议结束时间会议议题参
6、会人员参会人员的相关准备工作注意事项会议组织部门的联系方式第9条 会中管理1人员签到管理会议组织部门或单位应编制“参会人员签到表”,参会人员在预先准备的“签到表”上签名以示到会。2会场服务会场服务主要包括座位引导、分发文件、维护现场秩序、会议记录、处理会议过程中的突发性问题等内容。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力,能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确,字迹应清晰可辨。第10条 会后管理1会后管理主要包括整理会议记录,形成纪要和决议等结论性文件,检查落实会议精神,分发材料,存档及会务总结等工作。2会议记录人员应在 个工作日内草拟会议纪要,经行政部领导审核后,由会
7、议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神,并具有较强的可操作性。第4章 会议安排第11条 为避免会议过多或重复,公司经常性的会议一律实行例会制,原则上按例行规定的时间、地点和内容组织召开。部分会议内容说明会议类型内容总经理办公会研究、部署行政工作,讨论决定公司行政工作的重大问题;总结评价当月的生产行政工作情况,安排布置下月的工作任务经营管理大会或公司员工大会总结上季(上半年、上年)的工作情况,部署本季(下半年、新年)的工作任务,表彰、奖励先进集体和个人经营活动分析会汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,指出问题,提出改进措施,不断提高公司的经济效益质量分析会
8、汇报、总结上月产品质量情况,讨论分析质量事故(问题),研究决定质量改进措施安全工作会汇报、总结上季安全生产、治安、消防工作情况,检查分析事故隐患,研究确定安全防范措施技术工作会汇报、总结上月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划的完成情况,布置下月技术工作任务,研究确定解决有关技术问题的方案生产调度会调度、平衡生产进度,研究解决各部门不能自行解决的重大问题各部门例会检查、总结、布置本部门工作第12条 其他会议的安排1凡涉及多部门负责人参加的会议,均须于会议召开前 日经部门或分管公司领导批准后,报办公室汇总,并由公司办公室统一安排,方可召开。2行政部每周六应统一平衡编制会议计
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