采购管理及流程图.doc
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1、采购管理流程图物料生产需求计划收集供应商信息 询比议价沟通 索样品附数据参数说明 采购申请单 采购合同采购价格管理 采购订单支付预付款 跟催 质量管理 不合格产品退料通知单 收料通知单 委外加工需求计划 合格材料 外购入库单 委外加工订单 委外加工申请 采购发票 委外加工入库 质量管理 应付款管理 委外加工应付款管理采 购 流 程目的便于在最适当的时间,可能的范围内,以最低价格,向最适当的供应商购买品质最佳、数量最恰当的原料、商品和服务。对采购过程和合格供应商进行控制,确保所购物资满足工厂生产的需求。过程1、生产计划部门制定采购申请单,仓库对常用材料可制定月采购计划。1.1生产计划部制定的临时
2、采购申请单,需经部门负责人审批。重大、重要物资需经高层领导批准,经仓库核实后送交采购部。仓库制定的月采购计划每月底交采购部。1.2采购单必须注明所购产品的名称、型号、质量、数量、交货日期、理想单生产价、验收标准等相关事项。可推荐供应商。1.3采购部收到采购单后,根据实际情况认真组织、收集供应信息合理安排。1.31对一些需要定做的材料,假如计划量达不到厂家一次性定做的量,此时我们就必须与计划部门协调,根据生产实际情况,加大定量,以期达到最理想的定量。1.32对一些专用的产品,请生产计划部门对产品的规格型号进行认真细致的确认,以便完全正确。方便我们采购时找到生产的源头厂家。1.33对一些专用的,价
3、格较昂贵的产品,及时的与生产计划部及技术工艺部沟通,讨论是否可以使用替代产品。2、根据所购材料对最终产品性能的影响程度,将采购物资分成三类。2.1重要物资:直接影响最终产品使用或安全性能,可能导致顾客投诉的物资;2.2一般物资:不影响使用性能或即使稍有影响可采取措施予以弥补的物资;2.3辅助物资:包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。3、识别、掌握采购要求,确定供货方向。3.1识别、掌握所购产品的性能、精密度、品牌、厂家及其它的特殊要求。3.2确定产品的采购方向。3.21对于重要物资,确定采购方向时,不能局限于一个地区,一个范围内,要尽可能多的找不同的地区的不同的厂家进行比较,在同等质量的前
4、提下,寻求合理的价格。3.22对于一般物资、辅助物资,只要在质量能保证的前提下,我们应尽可能的找价格低的厂家。即不管生产产品的厂家的规模如何,只要它的产品质量符合我们的使用要求,价格合理,我们就选用。3.3了解产品的申购部门及申购人,以便进行技术洽谈。4、对供方的评定三类物资的区别。4.1对于重要物资,需要经过样品测试和小批量试用测试。然后由技术部把测试结果反馈给采购部,测试不合格时,允许供方重新送样,但最多不能超过两次。测试合格后,通知供方小批量的送货,技术人员对送样产品检验合格后,交由生产部门试用。4.2对于一般物资,采取样品试验的方法,样品试验后由技术部把测试结果反馈给采购部,测试不合格
5、时,允许供方重新送样,但最多不能超过两次。测试合格后,通知供方小批量的送货,技术人员对送样产品检验合格后,交由生产部门试用。4.3对于辅助物资,采用使用前对其进行检验或验证的方法作出评价。并且保存检验或验证记录,评价合格后由采购部通知其送货。5、询价、报价、招标。5.1对供应商进行最大限度的询价,供应商应不少于两家。对其价格性能进行综合比较、对市场趋势和前景进行分析。5.11询价采购:同时找几家供应商进行比质、比价、比服务。5.12竞争性采购:同时找多家供应商,根据我们产品要求、技术指标进行竞争性的招标采购。5.13单一来源采购:对一些因为受技术、工艺、专利等原因控制的产品,只由单一的供应商提
6、供。既然产品是单一的,那么它的用户也是有限的,它们也希望获取更多的定单,赢得更多的用户,这是对我们有利的。对供应商所提供的产品我们一定要了如指掌,在谈判时做到有的放矢。5.14选择性的招标采购:对一些本来产品质量就差,工厂又无实力,售后服务又不好的厂家,就没必要对其发标。5.15谈判采购:对一些已确定的供应商,在随市场变化的过程中,需要调整价格、服务时,双方面对面进行单独的商谈,加强对各供应商的管理。5.2确保质量的前提下,尽可能的享受供应商长期供货的优惠价格。6、确定运输方式,核算运输费用、装卸货费用,并估算不可预测的费用。7、确定供应商。7.1对供应商的质量、价格、付款方式、交货期和售后服
7、务进行比较,并对其综合的供货能力作出评价。7.2请相关的部门对其产品和质量管理体制进行全面的认证。7.3使用公司的规范合同,与供应商订立采购合同和质量保证协议,此合同必须符合法律的要求,便于执行。7.4此合同必须有详细的质量保证体系、技术标准、验收条件、违约责任、付款方式等相关内容,对供方的组织结构、程序、过程、资源等方面同样的要求。7.5产品的质量保证应不少于12个月,起始日为产品验收之日。7.6综合各方面,对合同填制合同订立评审表。8、审查供方的生产是否按合同规定。8.1通过定期或不定期的到供方工厂对其生产工艺、生产材料、包装材料等进行严格的审查,确保其按合同规定生产。同时考察其生产进度,
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