2013.1.25展会参展流程.doc
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4、方向、销售策略、销售计划、主展哪类产品、市场宣传方向、展会成本、任务目标、是否有指定展会、以及业务部门和市场部门的其它具体要求,会展应详细记录会议要求并根据会议要求制定年度会展计划。二、展会目的二、会展筛选 1.明确参展目标 能够展示公司形象、能够展示新产品、能够了解市场、寻求合作、能够寻找客户、能 够销售车辆、能够开发代理商。2. 考察展会品质与行业评价 主办单位与行业背景、展览会的规模与历史、展览情况与专业特点、目标观众、 展商构成、展出展品、展览的效果、媒体的参与程度、展览的影响力,展览会的行业 评价,是不是在行业中受到好评、是不是能吸引权威单位和人士参与、是不是有好的 展览服务。 3.
5、是否可以达到参展目 看一看是不是能满足公司的销售策略、增加现存市场的产品销售、推出换代产品、开 拓新的市场、还是区域或纵向销售、展览会是不是适合展出自己的产品、展出的时机 是不是合适、是不是能配合企业的销售计划。4.业务人员也可根据自己业务需要向本部门领导提出参展要求,经该部门领导与运营部 总监沟通经总经理批准即可加入参展计划。 三、 展会具体信息收集 1.展会信息收集渠道 1)、展会组委会传真、邮件; 2)、往年展会信息; 3)、展会网站上的展会信息; 4)、业务员从经销商、客户那里得到的展会信息。2.展会收集信息内容 1)、基本信息:主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息
6、、展 会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围、交通食宿环境、报名时间 材料(注意:展会真实性) 2)、了解这个展会的覆盖地区有多大。 3)、同哪些类型的产品一同展览。 4)、如果是国际性贸易展会,而不是专门的中国产品展览会,将要参展的国外公司有 哪些?是什么产品参展? 5)、展览会预订场地的费用、时间怎样安排 3.将收集到的会展信息整理成统一信息格式同会展计划一同报审,使领导能够更直观的 了解会展计划上的会展信息。四、会展季度计划报审1.会展季度计划报审方式:根据与业务部门和市场部门的会议要求制作季度会展计划 表,将季度会展计划表通过公司邮件的方式发给总经理、拓展部总监、授权部总监、
7、运营部总监、人事部总监、财务部总监、行政部总监,由各部门领导讨论是否参展和 参展意见,并在计划表格上填写参展意见后通过公司邮箱发回会展。2.季度会展计划表内容:展会名称、展会时间、展会概况、展会地点、参展方式及价格、 参与部门、领导审批意见,并附带展会具体信息。(详见附件1)3.季度会展计划报审时间节点:上报时间为该计划第一个展会日期的前一个半月,审批 回复时间为该计划上报时间的7个工作日。五、参展报名 1、展会预算:根据所要参加展会具体情况作出整体预算申请单(详见附件6),由部门 领导签字同意,总经理签字同意。 2、填报名表,参会回执表、展位费用、展位号(一种是组委会统一安排;一种是自己 选
8、)等等表格; 3、组委会统一安排的要跟踪查看,确定展位的位置是否很好,有利于以后更好的利用 展会开拓市场; 4、申请展位费用、汇款; 5、回传汇款底单,电话确认,确定已报上名了;(汇款底单复印存底备用) 6、所有展会报名资料整理归档。六、展前准备 (一)特展(提前一个半月开始着手准备) (1)确定展会的报道、布展、开幕式、撤展等时间。特展需确认展馆限高问题。 (2)用公司电子邮件的形式发送参展通知单(详见附件3); (3)确定直接负责我们展会的联系人、联系方式以及报道需要的各项公司资料等。 (4)确定展位发票的领取所需要的手续。 (5)参展前一个月准备物料清单(详见附件4),上级领导确认后,发
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