船务人员的主要工作流程.doc
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4、订好车船,出货时做好报关、检疫资料,在产品完成后第一时间出货。出货后做好发票、装箱单、产地证、提单及其他信用证文件,确保资料的完整、准确性。船务日常工作流程:一、确认订舱资料:1. 出货前先根据业务提供的预计出货资料(包括PI、包装明细、出货日期、船公司资料、收货人、目的港等资料),确认货物出口方式是海运还是空运,是走散货还是走柜货。2. 根据采购及仓库提供的出货前资料(净毛重、外箱尺寸等)计算柜型:20GP柜5.69*2.13*2.18米,约2528立方米,配货毛重一般为17.5吨;40GP柜:11.8*2.13*2.18米,约5458立方米,配货毛重一般为22吨;40HQ柜:11.8*2.
5、13*2.72米,约6568立方米,配货毛重一般为22吨;45HQ柜:13.58*2.34*2.71米,约8587立方米,配货毛重一般为29吨;3. 散货计算CBM及毛重,按实际CBM及毛重数量送散货到指定收货仓库,注意散货对货物的CBM及毛重数量要求较严格。二、下BOOKING给相应的船公司订舱,询问船期:1. 与生产线相关负责人及仓库作好沟通,根据生产进度及客人要求催交期确定出货日期。2. 再向船公司索取BOOKING FORM,根据出货日期及柜型下BOOKING给相应船公司预定舱位。3. 询问船公司船期,确保能赶上船期。4. 客人一般指定船公司,当我们自己选择船公司时要货比三家,认真比较
6、服务质量及价格,争取选择合理的船公司。三、追取船公司的BOOKING CONFIRMATION,安排拖柜、装柜:1. 收到S/O(Shippingorder)后,传真取柜文件给拖柜公司,根据结关日期及公司生产进度预约拖柜到工厂装货的日期。2. 追取船公司、拖柜公司回传柜号、封条号,确认准确到柜时间。3. 再通知仓库柜号、封条号及实际出货时间(散货通知送货时间及收货仓库地址),争取在产品完成后第一时间出货。四、安排出货:1. 出货当天再根据仓库提供的最后实际出货资料做好报关、报检资料,通知报关行代理报关,随时跟进报关情况,确保当天完成报关工作。2. 报关资料包括核销单、代理报关委托书、装箱单、发
7、票、S/O等,同时要注明以什么名义报关,产品是什么材料制的,有没有品牌,最终销售国等。3. 当遇到船期与实际出货时间脱节、装柜异常等特殊情况时,能认真细致、全面考虑问题,采取主动性,与各方面协调,化解矛盾,说服他人,争取按计划完成出货,避免压柜费及返空费的产生。五、提供补料给船公司,对提单:1. 所有柜货完成报关后均要提供补料给文件给船公司。2. 出货后认真对照业务及仓库提供的各项资料,按要求做好补料、要特别注意S/I CLOSING,务必在此时间前补料,以免产生罚款。3. 当收到船公司提供的B/L COPY文件时,仔细检查SHIPPER,CONSIGNEE,NOTIFY PARTY,PORT
8、 OF LOADING,DESCRIPTION,PORT OF DESTINATION,CTNS,CBM,CONTAINER NO,SEAL NO,SHIPPING MARKS,FEIGHT COLLECT OR PREPAID,GROSS WEIGHT等内容,确认无误后回传给船公司。4. 检查船公司码头费、文件费等费用无误后,到财务部请款,要求尽快把费用汇到船公司指定的银行帐号(香港船公司要求开香港支票,然后快递过去)。5. 汇款后将财务的汇款水单附上B/L NO FAX给船公司,要求出ORIGINAL B/L,要求运费发票上注明我司中文全称及起运港、目的港,确保在规定时间内取回正本提单及发
9、票。6. 若要求提单日电放的(如到日本、澳大利亚),填写船公司的SURRENDERED NOTICE,有些船公司还要填写寄单委托书。六、整理整套文件给业务,寄送客户:1. 一般文件包括:BILL OF LADING(提单)3+3份INVOICE(商业发票)3份PACKING LIST(装箱单)3份FORM A OR CO(产地证)1+2份2. 取回正本提单及发票后,再明朗、完整、准确地做好发票、装箱单、产地证以及其他信用证等文件,并尽快把所有资料交给业务,确保业务能按时向客人收回货款。3. 如果是L/C(信任证)的,还要将相关文件交到指定的银行。七、处理其它与出货相关的工作:1. 除确保每票货
10、物能按时完成出货外,船务还必须核对每个月的拖车费、报关费等与出货相关的费用。协助财务催回所有报关单、核销单,确保公司的出口退税工作能顺利完成。2. 办好与出货、报关有关的进料加工手册及核销、办理商检局及外经委的年审、查厂工作以及个别货物的熏蒸/消毒证、出境货物换证凭条等报关、检疫手续。3. 出货后报关的所有文件船务必须做留底保存。船务工作是一项对内对外的工作,要求对国际贸易及报关、报检等方面有一定的了解,而且工作中必须认真、细心、灵活,讲究技巧,要成为一名优秀的船务人员,必须下一番苦功。必须在日常工作中不断学习,不断提升自己的工作能力,尽自己最大的努力把每一件事情做到最好!收到客户PO根据客户
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