建筑建设公司办公后勤设备管理办法模版.docx
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1、办公后勤设备管理办法1 目的为规范公司办公后勤设备管理,做好行政办公后勤设备的购置、管理、使用、调配和维护,特制订本办法。2 适用范围(1) 适用于公司总部和公司所属各项目两级单位的办公后勤设备管理。(2) 本办法的管理对象为公司、项目经理部所有行政办公后勤设备和用品,包括:办公设施、办公自动化设备、计算机网络设备(软、硬件)、通讯设备、影像设备、公用电器、公用设施、后勤与生活设施、行政办公用品、耗材等。按其性质分为两类: 固定资产类:按公司固定资产管理办法进行管理; 非固定资产类:按其原值和耐用性分为A、B两类A类:单件(套)原值在2000元以上的行政办公设备和高值耐用品;B类:单件(套)原
2、值在2000元以下的小型行政办公设备和一般耐用品;3 工作流程通过对公司、项目经理部办公后勤设备的计划、审批、采购、领用、调配等流程的规范,达到节约采购成本、提高设备管理水平和利用率的目的。4 工作标准及要求4.1 计划申报及审批4.1.1 提出需求报告(1) A类办公后勤设备由使用单位(部门/项目)提出书面申请,明确办公后勤设备的品名、规格、数量等,属于固定资产的,按照公司固定资产管理办法相关规定和流程进行申请。总经理办公室根据公司办公后勤设备拥有状态,提出调配或购置意见。(2) B类办公后勤设备,由使用部门向本级办公室提出书面申请,填写办公后勤设备购置申请表(SHECTL MT16-10-
3、1),办公室根据办公后勤设备的拥有状态,提出调配或购置意见。(3) 项目上报的大宗办公后勤设备需求计划,由公司总经理办公室负责呈送公司有关部门、领导审批并给予项目书面回复。4.1.2 核实(1) 收到购置申请后,公司总经理办公室(项目综合管理部)应按照申请要求,首先考虑在已有设备中进行调配或升级,以满足办公需求,减少新购设备;确因无法调配或升级的,可考虑购置新设备,但应本着控制费用支出、与现有设备匹配的原则进行购置。(2) 公司总经理办公室负责公司总部所有办公后勤设备购置计划的汇总编制、报批、购置、验收、分发、管理调配和维护,以及对项目固定资产类、A类办公后勤设备计划的审核、管理和调配,并提出
4、具体的调配或购置意见;负责对项目办公后勤设备的管理工作进行监督指导和检查。(3) 公司企划信息部负责公司总部网络设备、电脑及外设、打(复)印设备、投影及监控设备等购置计划的汇总编制、报批、购置、验收、管理调配和维护并建立相关台账;负责对项目购置的网络、电脑、打(复)印设备、投影及监控设备等选型提出具体意见。(4) 项目综合管理部负责本项目所需A类办公室设备购置计划的编制、报批、购置、分发、调配、管理和维护,负责项目B类办公后勤设备的计划、报批、购置、建账和验收发放管理, 并定期向公司总经理办公室报告固定资产类、A、B类办公后勤设备的使用状况,负责按公司规定对项目竣工后的固定资产类、A、B类办公
5、后勤设备进行全面清理。4.1.3 审核公司分管领导(项目经理)负责固定资产类、A类办公设备的审核工作,负责B类办公设备的审批工作,但大宗B类办公设备应由公司主要领导审批。4.1.4 审批办公设备需求计划经公司分管领导(项目经理)审核后,由公司主要领导负责固定资产类、A类办公后勤设备进行购置审批。4.1.5 确定设备型号(1) 购置申请通过后,公司总经理办公室负责通知项目按公司意见对办公后勤设备进行购置,协助确定设备型号并监督实施。(2) A类大型办公后勤设备的选型应符合公司的统一规划要求,尽可能保持选型的一致性,以利于资源共享、技术维护并保证兼容性。(3) 办公后勤设备的选型配置应从公司整体考
6、虑到未来2至5年内的需求变化。一般情况下选择中端偏高端型号的产品,不选择高端产品,同时亦不选择中低端产品。同时要考虑其品牌的信誉度,售后服务与技术支持体系的保障能力、完善程度与服务效率。(4) 公司、项目两级在配置电脑、打印机等办公设备时,应结合项目实际,以满足日常办公需求为原则,并参照以下标准配备:配备人员/部门电脑配置标准打印机配置标准备注公司总经理、党委书记按办公需要配备1500元、A4幅面按需配置公司副总经理、三总师7000-8000元1100元、A4幅面按需配置公司部门正副职项目班子成员5000-6000元900元、A4幅面按需配置其他工作人员5000元以下/按部门配置说明:1.电脑
7、为笔记本配置标准,如采购台式电脑,标准应适当降低;如有特殊要求需突破标准的,须报公司(项目)主要领导审批后方可购置。2.办公设备配置标准根据市场变化实行动态管理。4.2 设备购置4.2.6 选择供应商在选择产品供应商时,应根据其所提供产品的纯正性(确保正品)、价位、代理等级,在本地区的市场销售情况,信誉度等;同等条件下,应选择本地区较高一级的代理商。4.2.7 联系购置(1) 办公后勤设备的购置按照“统一规划、集中购置”的原则,严格按照经审批的需求计划购置。所有办公后勤设备由公司总经理办公室或项目综合管理部统一购置,其他部门和个人不得擅自购置。(2) 若实际购置与审批的需求计划不完全符合,需有
8、部分项目变更(如品牌、规格型号、供应商、价格等),应按照需求计划申报审批的规定,报相应主管部门和领导批准后方可执行,同时要在批复的需求计划上注明变更内容,不需重报需求计划。(3) 若在实际购置过程中因故最终未能执行已经审批的需求计划,如需求计划的执行延误或因故取消,须按照审批权限报知相应主管部门变更。若已经过审批的办公后勤设备需求计划,在执行过程或因其他原因发生重大变更(如取消或增配某设备),应重报需求计划,并按权限审批。原审批的办公后勤设备需求计划随之废止,并停止执行。4.2.8 设备验收办公后勤设备购置后,由购置单位主管部门、使用部门、财务部门、物资设备部进行验收,验收的重点应是数量、价格
9、、购置物品的完整性、易用性等。4.2.9 设备编号并计入台账(1) 验收完成后,填写行政办公设备资产验收单固定资产身份识别卡(见公司固定资产管理办法)。设备的基本信息、规格型号、技术状况、随机附件、原始资料等由主管部门、使用部门、财务部门联合验收确认并签字。行政办公设备资产验收单一式两联一联交公司总经理办公室查验。第二联交购置公司财务管理部存查;设备使用部门变更时,验收单随设备调转,在设备发生调转时由调出方复印报公司总经理办公室变更登记,同时按财务规定作为随发票报销的凭据由费用承担方财务存查。公司总经理办公室行政管理员负责建立行政办公后勤设备购置台帐(表式:SHECTL MT16-10-2)进
10、行登记。(2) 办公后勤设备验收完毕后,符合固定资产的,统一粘贴由公司物资设备部制发的x铁路公司固定资产身份识别卡,使用部门和人员应保持识别卡鲜明醒目并不磨损。4.3 管理、维修(升级)、盘点、折旧:4.3.5 设备日常管理(1) 所有办公后勤设备由公司总经理办公室个和项目综合部分两级进行管理,建立台帐(表式:SHECTL MT16-10-2)分类汇总。其中,固定资产类办公后勤设备由公司总经理办公室统一管理,项目应每季向公司总经理办公室报送固定资产类、A类办公设备的购置台账及增添情况。B类行政办公设备和用品,由项目经理部自行管理,建立台帐分类登记。公司总部固定资产类、A、B类办公后勤设备由公司
11、总经理办公室建立台帐统一管理。(2) 公司总经理办公室和项目综合部应分部门按规定建立行政办公后勤设备使用登记表(表式:SHECTL MT16-10-3)。部门使用的固定资产类、A、B类设备均记入部门负责人登记卡,由部门负责人统一领用并安排保管使用。部门员工发生调动时,应按登记卡将所有个人使用的办公后勤设备归还主管部门并验收签认。(3) 公司办公后勤设备若发生人为丢失,由办公后勤设备主管部门责承责任人按本条规定赔偿。属于固定资产类的,按余值赔偿。属A、B类设备或耐用品,按3年折旧年限计算所剩余值赔偿。若经计算已无余值但仍可正常使用的设备和用品发生的丢失,由责任人按原值的20%赔偿。所有办公后勤设
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