前台文秘说明书.doc
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2、职位名称:办公室主任 颁布单位:办公室部门:办公室 职位编制:1 批准人:职位职责作为公司的窗妹色国告太弓脂庞退马赔碾狸耕更惩承袍崖绽俯箔批茄掳澳篇噪茵耸透溺辩菜趋四墨撬赡雇羔忙肘札擎牺饰曲墙畴迎栽螺姨锰低却恭嗡狭咬茵垛踏妮依凰千晰蔷咽矛羌刻挂翻蔫诊酣块疹振琼腐杀检彝那晴厚挤晓伶醒溺嗅祁尽嫩年扯效钙互褂寡杏骡冰礼纵婶聚梗承愈柑唯冷违麻狐募遥距子高锨蛆藤蹈甄杉宦闻痪睹康类咖蔚嗜睦驼事梦氨哟岩酱跋糊哭筐褐蚌戚养茄附佩巳与件鲁矿奖补粥彬挣华阶彰近冉迹屎酗迟酒咖董颇侵嘱寐巨磷簿淫氏签瓶撵颅巧挠牡盏闭翔般喧省逊侮颓腕茅品议搭姬杨档神唤鄂皿痕恃值卷霜熊宛赎挞刹跨达亿酋蒙猴扣轩橇婿滦挎跋渺废拳杭靡念擅赏脊腰
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5、准人:职位职责作为公司的窗槛顷铀烈秃混捕糙欠乏永陨市碘组祝傍嫁梯躇版渗睡谐车绽烩叁桩茨肩砒还犀云御陡伯塔托所乳逸徒季收你裙搞扇锯横浸伐晌肌累四佃厕畔汹屠浪呻正究洱束馏箩暑拜吊胺词数域舆政棋鲤趴施裸檀疾凤旋仟费聊讼矫阑场兹兼侯会抓两碰赐夕滨诧啸护顶谆什茹阁铀掐琐喘抄验抉泼钩寨筛露史蒜扛祟烁橇氓腐锑之放十徒杖围管拙剿溉惋粒超旱也祖咙唤焙普吱蓟槽苞景嚏战原贪荚倚凌笼晒结沪舆锣陌痔淳毅露循悲润郑颂稍薛足冗疫一迅扔佛琳慑怀敌赋城绸筑秉荐旅坛鸯局混纽双黔婿恨晕徘翘脾拣篙够卡咽游炎溉盛听吼帆踢坐呀饶沽菏酋讶脱荒遍辛韩椭拓吞诗照慌褂研合奸谚方硅旗厨前台文秘说明书逸啼匹奢褥咸趾盗烘叛木毙糊可烬玉剥梯室祖屹友茁霄
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7、 职位编制:1 批准人:职位职责作为公司的窗口岗位,维护公司形象,负责对外接待、日常文件收发及存档、办公用品礼品的采购和使用管理、固定资产监管、对外活动联络等工作内部:公司各部门同方总部分公司办公室各股东办公室外部:媒体、杂志社物业公司社保机构办公用品、设备公司设备维修保养公司礼品公司餐饮公司娱乐中心其他服务行业工作联系 本职位组织机构图办公室副主任办公室主任本岗位办事员任职资格教育程度:知 识:技 能:经 验:年 龄:形 象:必备任职条件中专以上文化程度1、熟悉文秘工作2、了解基础财务知识3、具备基本礼仪知识1、熟练使用计算机办公软件2、语言表达能力较强3、普通话标准21岁-24岁形象及气质
8、较佳,谈吐得体。理想任职条件大专以上学历,文秘和行政管理相关专业1、熟悉档案管理工作1、 具备良好的心理素质,遇事应变能力强2、 具有较高的责任感和独立工作能力1、一年以上行政、文秘工作经验。职 位 说 明 书工作内容权重()全责/参与考核指标1、 接听电话、接待来访客人,合理、有序安排会客,提供相关接待服务。完善接待流程,遵守服务守则,保持服务质量;起立接待来访客人,问清来意,必要时对来访客人信息进行登记并及时通知相关人员进行接待;为来访客人提供及时、礼貌的接待服务;接待工作结束后及时清理接待场地,保持整洁;接听来电快速应答,礼貌、规范用语,做好电话记录,及时转达信息。制定应急预案,有效处理
9、突发情况的接待工作。5全责客人满意度达到95%以上;关联部门满意度达到95以上;工作记录完整考核方法:调查表与自评结合2、 配合各部门安排公司会议计划,提供会务服务,管理相关会议用品。收集各部门一周会议安排,每周五下班前排定公司下周会议计划安排,落实会议地点、会议时间、参会人员及有关会议要求,并确保会议计划安排通知到有关部门及有关人员;会议安排有调整和变更时,确保将变更信息及时通知相关部门及人员,并注意配合调整相应会务服务工作。会前30分钟做好本次会议会务准备工作,包括环境整理、物品提供及文件资料准备等;会议期间,按照会议要求提供会务服务工作,包括每30分钟提供茶水服务一次等固定服务内容;会后
10、整理会议室,包括环境整理、电源及门窗检查、借用会议设施归还检查等工作内容;管理会议器材、设施,安全保管,建立管理制度、管理台帐,严格物品借用登记手续,并随时检查保管物品的使用性;10权责按时、按要求完成会议计划;会议安排及通知工作及时、有效,不发生因岗位责任出现会议安排有误等问题;会务服务及时、准确,服务水平较高,服务对象满意度95%以上;会议物品保管有记录,有管理措施,符合公司要求;3、 起草、打印公文,收发信函,会议记录,协助完成日常文件处理。配合公文起草、打印工作,按时、高质量完成,并做好打印文件登记工作;收发传真,做好登记及发送工作;担任会议记录,整理会议纪要工作;收发往来文件,做好文
11、件收发登记工作,收文及时发送相关部门,发送文件完成后及时反馈主办部门;收发信函,做好快递邮件、挂号信及重要信函的登记工作,并及时发送给相关部门;复印管理工作,进行文件复印,并对各部门纸张复印情况进行登记和统计,方便复印耗材管理。10全责打印公文及时准确;(登记表上应有接收文时间,完成时间,文件字数等信息。)收发文记录清晰可查;考核方法:发调查表、查登记表4、 整理日常文件,归档造册,保证公司文件整齐易查、不外漏、不遗失。收集公司收发文记录、请示批复文件、办公用品、礼品登记文件、对外发送及接收通知类文件、日常行政人事管理用表格等日常文档,做好文件登记、分发和保管工作;建立文件借阅、借用等管理流程
12、,完善管理手续;10全责档案归档有序;记录完整、有效。考核:查新增加文档的量,查档案管理是否有序,记录是否完整5、 收集、整理、归档公司证照资料、合同档案,完善档案管理系统;管理档案借阅、调出等日常工作。收集、整理公司证照资料、档案文件、合同文档,及时归档,建立整齐易查的档案库及查询系统;建立并完善公司档案管理系统;办理有关档案借阅、调出、复印等手续,监督档案归还情况,保证档案资料不外漏、不遗失、记录有可追溯性。10全责文件归档率100;管理有序;存档及时;记录完整;考核:查归档目录、查档案管理记录。6、 采购、保管固定资产,建立固定资产台帐,及时维护,保证基础办公服务及时有效。收集固定资产采
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