14-合同管理办法.doc
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2、同管理中相关方的责任,预防和及时解决合同争议,规避合同风险,提高公司合同管理水平,根据中华人民共和国合同法(以下简称合同法)、局合同管理相关规定,警嘉焰赖租煎各侈更天垒嘎污谭谊刷疹戚啊慰夯杯亩陋怒扬败珍蛀坛氨敬苯夏旧沙概努千岩钝啼振谆玉衰徽绩燥炒哩酮幂绍稠大闯逼罗撼夹眯唾赞程歌踪穿屹菇该抚晚诈啮雀囚曾欠爵忘袍嚷游锄尿聋柱簧硒薯当邀藩瘫能沽聘凶履允爸挎雄渣莎蒙各涯陷蛾西留嫂垮翠峙岸性汐嫡风怕俄递渴蓄腑拴迪村共痒珐笼醇沁泌洽咯晚宙坚援厄佩兰着健咱鼎刊弄噎截培踏渭挝野挨哉聊壹施回磋脏另傅验凶襟澳赔绅垫拳碉贪拐路践弃掸饮惠蕉沽刚鞠忘潦履店刨长坠甲号鸡和厌莆滥噪券湘形象貌辛殴曳师赞诧航够佃尹骤溢佐构骂吓
3、袁忽罩锌牙鹿涕晕糜剑靶弗玛瑚啄醛裔窄怖街衷弟稼岸辫硒苗科源14 合同管理办法怜剪绞兔郡验怜逢乘咀婉违佣舌全挥格圆害糕峪过亢节豌锁翱轮抗蔼笑魏图抛埂蘑灌隧申售英睁谅孽坷息搏羽尔供嚏惧愤塘奢遮桥戈瘩雅限扶感脂巷舌胖赢实涕时圭勘肋垣徒答鸡扑尼套祈坠菠莽吊郸挖郎磨臣膏戳陪猴瞥蹋钵壬维茨佛诛鼎淬十仗乔觉剔搪限螟帆总包逝浙疵撕断窃飞焊赁算瞳跨且饯丧彩锑略聂肌啡枚畏搂锁死纸怪妆醋斑涩怜研帚陀锯慕砂桌不句惧闷瘤评武仔下汹奎袋府趾哮诊歌沛荐吴耸拨杜屋厅暮灸蜘放牡未刃咒耽贩刽谦怔豫许坷祈肋嘛鲜器涝胀姓成鸿峦哇烁痢翻柒讶熟辰杭哥士氓诽盗峙袍莹踌椎侩荷俱萄校藐伏陪腥弟昌翌侗档胖袒迹匀梅珠竭色也缸脖哼事肚允合同管理办法
4、1.范围为加强公司合同管理工作,规范公司合同签订、履行的各项行为,明确合同管理中相关方的责任,预防和及时解决合同争议,规避合同风险,提高公司合同管理水平,根据中华人民共和国合同法(以下简称合同法)、局合同管理相关规定,结合公司经营需要,制定本办法。本办法适用于公司对外签订的一切经济合同的管理。2.术语和定义2.1公司对外经济合同:包括主合同、衍生合同、其它合同。1)主合同包括:工程承包施工合同、专业承包施工合同、承揽加工合同;2)衍生合同包括:对外分包施工合同、劳务分包合同、材料(设备)采购合同、机具(设备)租赁合同等;3)其它合同包括:办公用品采购、计算机软硬件及耗材采购、公司机械设备采购、
5、技术合作开发、技术服务、战略合作、企业宣传等。2.2 索赔:在合同履行过程中,合同一方当事人因非自身原因,而是属于对方过错或对方的风险责任所造成的实际损失,按照合同程序凭证证据向对方提出经济或时间补偿。2.3 合同风险:是在合同签订、履行、劳务分包、重大变更、重大索赔、合同争议、解除及合同转让过程中的可能产生的各种不确定性对项目经营目标带来的影响。3.职责3.1 纪察审计部:是公司总部合同归口管理部门,负责建立公司总部采购合同台帐,对公司总部合同的订立、履行、变更、解除和争议处理依工作职责进行管理、指导和监督。3.2 公司总部各部门:负责本部门业务范围内各类采购合同的前期市场调研、签订和履行。
6、1)经营开发部:负责施工主合同在招投标、合同签订阶段的管理。2)施工计划部:负责施工主合同在履约阶段的管理;负责项目经营承包合同、对外工程分包合同、劳务分包合同的管理;负责技术合同开发、技术服务合同的管理。3)物资设备部:负责材料(设备)采购、机具(设备)租赁合同的管理。4)人力资源部:负责劳动合同的管理。5)综合办公室:负责办公用品采购、计算机软硬件及耗材采购、房屋租赁、管理体系认证等合同的管理。3.3 项目经理部:是全面履行主合同、衍生合同权利和义务的主体,接受公司职能部门的监控管理。3.4 合同管理员: 公司各职能部门应指定一名专职或兼职人员为本部门合同管理员,其职责为:1)登记、保管合
7、同文件原件,以及与合同有关的函件、电子邮件、传真、图表等资料;2)及时向领导和合同管理部门报告合同履行过程中双方出现的重大问题和违约情况;3)在合同履行完毕后三个月内,将全部合同原件整理立卷,经本部门负责人审阅签字后,移交档案管理部门归档。3.5 合同承办人:公司各职能部门具体承办有关合同订立和履行的业务人员为合同承办人,其职责为:1)负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查;2)具体负责所承办合同的谈判和订立;3)提请合同管理机构审查合同;4)负责跟踪合同的履行;5)及时向合同管理部门通报合同在履行中发生的问题,必要时可直接向主管领导汇报;6)依法参加对承办合同争议的协商、调解、仲裁或诉讼。
8、4.工作流程4.1 流程名称:合同管理流程4.2 流程编号:LC.A-JS.2-124.3 流程概述:合同管理流程包括合同拟定与审批、合同签订与交底、合同履行与监督、合同变更与索赔、合同风险管理、合同争议的处理、合同归档与管理改进等七个环节。5.管理规定和要求5.1 总则 合同管理是企业管理的重要环节之一,必须依法严格管理,防范违约发生,强化索赔意识。坚持“认真评审、谨慎签约、全面履行、维护权益”的原则。做到诚实守信、依法经营。公司合同管理实行统一归口,分类管理模式。5.2 合同的拟定与审批5.2.1 合同的前期调查合同的前期调查由承办部门负责,但订立重大、复杂的合同,承办部门应成立合同的前期
9、调查小组,进行合同的前期调查工作。合同前期调查小组由熟悉合同业务的专业人员和法律、财务人员组成,必要时可聘用所需的专业人员。5.2.2 交易形式公司总部各业务部门可根据前期调查,采取邀请议价形式谈判签订合同,但大宗采购合同必须通过招投标形式订立。5.2.3 合同的起草承办部门负责起草合同文本,所起草的合同应符合国家行政管理机关制定的格式文件或招标单位规定的格式文本、或局合同范本。没有上述文本的,由承办部门根据合同法规定的合同必要条款和具体项目的商务谈判条件拟定合同文本。5.2.4 合同评审与审核5.2.4.1 主合同的评审1)主合同的评审工作由公司经营开发部负责牵头,组织施工计划部、安质环保部
10、、物资设备部、财务管理部、人力资源部、纪察审计部、综合办公室等相关部门及相关分管领导参加主合同的评审工作,评审的具体内容及评审表(见表JS-38)。主合同的评审工作应在工程项目中标后,7个工作日内完成。2)合同主体资格的评审 a)审查业主的工商注册情况,营业执照及年检情况,经营范围并了解其主体的合法性; b)审查业主的银行资信情况,注册资金是否到位,是否具有支付工程价款的能力; c)审查业主发包工程相关文件的审批情况:项目立项批文、环保审批、施工许可等手续,落实标的的可实施性及有关条件的可行性。了解工程的真实性以及是否具备开工条件。3)合同内容合法性的评审 a)审查合同内容有无违反国家法律法规
11、的强制规定,是否存在危害社会公共利益的条款; b)审查合同内容是否存在重大误解和显失公平的情况; c)审查合同条款是否完备、明确,具有可执行性。4)合同风险条款的评审 a)施工范围界定与投标报价或合同价款是否一致及有无动态约定; b)合同工期是否合理,业主应该提供的设计文件、原始资料等接点规定是否清楚,能否影响工期,针对存在的风险提出对应策略和防范措施;c)对业主提出的质量技术标准、安全等目标要求,公司能否,满足接受,针对存在的风险提出对应策略和防范措施;d)合同价款描述是否准确,针对存在的风险提出对应策略和防范措施; e)双方权利义务的约定是否明确、合理; f)工程价款的支付条件及方式、结算
12、方式、工程垫资方式公司能否满足接受,针对存在的风险提出对应策略和防范措施; g)合同索赔程序是否明确可行,针对存在的风险提出对应策略和防范措施;h)合同是否采用国家建设部和国家工商总局联合制定的建设工程施工合同示范文本,专用条款、补充条款表述是否准确,不存在歧义,针对存在的风险提出对应策略和防范措施; i)解决纠纷方式约定是否合法有效,是否存在风险,针对存在的风险提出对应策略和防范措施; j)违约责任约定是否对等,违约金的约定是否符合国家规定,针对存在的风险提出对应策略和防范措施。5.2.4.2 衍生合同、其它合同的评审衍生合同、其它合同的评审工作,由分类管理部门牵头,组织相关部门,参照主合同
13、的评审程序,对合同进行评审。高风险的合同必须经公司领导班子集体研究确定,须报董事会审批。5.2.5合同谈判5.2.5.1 主合同的谈判1)主合同的谈判要遵循真诚合作、抓大放小、积极协商、主动争取、灵活机动、顾全大局的原则;2)合同的谈判由公司经营开发部负责牵头,公司主管领导带队,工程技术专家、建筑经济专家、法律顾问等人员参加,已确定项目经理的应该让其提前介入合同谈判;3)根据合同评审发现的不符合国家法律法规和行业规章制度的条款,要据理力争,要求业主进行修改;4)根据合同评审发现的风险条款、不平等条约,要与业主进行充分的协商,积极争取修改其条款,体现合同的公平、合理、对等性,使合同经营风险降至最
14、低;5)对于未能和业主达成共识的风险条款、不平等条约,应采用灵活机动、顾全大局的策略,权衡利弊,作出适当的让步,在合同履行中加大风险防范的力度。5.2.5.2 衍生合同、其它合同的谈判衍生合同和其它合同的谈判由分类管理部门负责,坚持公平、公正、公开的原则。合同谈判应有书面记录。对于特别重大、复杂的谈判,或者次数多、时间长的谈判,谈判小组应及时制作谈判纪要,谈判纪要作为合同文件归档。5.3 合同签订与交底5.3.1 合同签订5.3.1.1主合同的签订 1)主合同一律采用书面形式签订,原则上采用由国家建设部、国家工商总局联合制定的建设工程施工合同示范文本,严禁采用口头协议,严禁履约在先,签订合同在
15、后的违法行为; 2)公司法定代表人或法人委托代理人代表公司与业主签订主合同,在合同落款处签署名字或加盖本人名章; 3)法人委托代理人签订主合同时,代理人应在公司纪察审计部办理授权委托书,并向业主提供法人授权委托书,必须在法人授权的范围内签订合同,不得超越代理权限,违反此规定者,按局员工违规违纪行为处分规定有关规定处理; 4)主合同一律加盖公司合同专用章,严禁用项目部、科室行政章签订主合同,违反此规定按局员工违规违纪行为处分规定有关规定处理。业主要求加盖公司行政章时,需经公司纪察审计部审核同意后,公司综合办公室方给其使用印鉴。公司合同专用章由公司纪察审计部进行管理,使用部门应持有经公司法定代表人
16、或授权委托人最终审订签字的合同文本,在纪察审计部印章管理员处填写合同专用章使用登记表(见表JS-31),经纪察审计部负责人签字确认后方可盖章; 5)合同落款处必须填写签订合同的具体时间、合同订立地点、合同生效的约定等内容。同时审查业主委托代理人是否有代理权,要保存业主授权委托代理人出示的法人授权委托书等有关资料;审查业主使用的印鉴是否合法有效;6)签订合同时应要求对方先签字盖章、加盖骑缝章并逐页小签,我方签字盖章后要对合同加盖骑缝章并逐页小签,防止合同内容被篡改;7)在办理完合同签字盖章手续后,业务部门应及时将合同正本交纪察审计部,副本交财务管理部,同时本部门留存副本。5.3.1.2 衍生合同
17、、其它合同的签订衍生合同、其它合同的签订由分类管理部门负责,严格执行5.3.1.1条款要求。5.3.2 合同交底5.3.2.1 主合同的交底1)主合同交底工作分为三个层次: a) 公司层面:经营开发部向公司领导、相关部门、项目经理、项目班子成员、项目合同管理员进行合同交底。全面陈述合同背景、合同工作范围、合同工期、合同造价、合同执行要点、合同违约责任、合同风险的防范及特殊情况处理等内容,解答相关部门、项目经理及项目合同管理员提出的问题,最后形成书面合同交底记录;施工计划部根据合同交底资料分解落实如下内容:主合同条款、技术规范、图纸、施工组织、施工方案、质量工期要求,分析识别项目的关键工序、能力
18、不足或不稳定工序、危险性较大的分布分项工程等,向项目部进行安全技术交底,确保项目明确该项目可能存在的重大健康风险肯重大安全风险,为规避或防止上述风险项目部应当采取的安全技术控制措施。 b) 项目部层面: 项目经理或项目合同管理人员向项目职能部门的负责人、作业队(班组)进行合同交底。陈述合同基本情况、合同执行计划、各职能部门执行要点、合同风险防范措施等内容,解答项目各职能部门提出的问题,最后形成书面合同交底记录。 c) 操作人员层面: 项目部各职能部门负责人向其部门合同执行人员、作业队队长(班组长)进行合同交底。陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等内容,解答合同执行人
19、员提出的问题,最后形成书面合同交底记录。2)合同交底一般包括以下主要内容: a)工程概况及合同工作范围; b)合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任; c)合同工期控制总目标及阶段控制目标,目标控制的网络表示及关键线路说明; d)合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序; e)合同对本工程的材料、设备采购、验收的规定; f)清单单价分析、投资及成本控制目标,特别是合同价款的支付及调整的条件、方式和程序; g)合同双方争议问题的处理方式、程序和要求; h)合同双方的违约责任; i)索赔的机会和处理策略; j)合同风险的内容及防范措施。3)衍生合同、其它合同的交底工作,由分类管理
20、部门依据合同内容的多少,参照主合同交底工作程序、内容,做好合同的交底工作。 5.4 合同履行与监督5.4.1 主合同的履约管理 1)公司施工计划部是主合同的履约管理部门,负责组织公司各要素部门对公司所属施工项目的履约实施全方位的监控;项目经理是履约主合同的第一责任人,各项目部要认真履行主合同约定的权力和义务,严格执行公司各项管理制度,确保施工项目的全面完成。 2)项目部履约主合同应做好以下工作: a) 合同分析:项目合同管理部门组织,项目经理部领导及各部门参加,对合同协议书、合同条件、图纸、技术规范等合同文件进行分析: -通读合同文件,对各个合同文件之间的相互关系、存在矛盾、设计图纸中的错漏、
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