财务制度初稿.doc
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4、本公司经营管理特点特制定本公司财会管理制度。本制度主要对报表管理、销售管理、款项管理、存货管理、费用报销、会计工作交接等几个方面进行规范,其余未做规定方面按国家会计法几会计制度执行。本制度与会计法及相关制度不一致的地方按本制度执行。本制度于2011年1月1日开始执行。一、会计机构:财务部仓储部驻外机构财务部会计出纳仓储部二、报表管理各财会人员定期上交报表给财务负责人审核,经审核无误后签字上交总经理,财务负责人所做的报表应及时上交总经理。分部机构财会人员定期上交财务报表到总部财务负责人,由财务负责人审核后上交总经理出纳报表:现金日(周)报表、月报表:资产负债表、利润表、销售订单汇总表、销售订单明
5、细表、预付账款明细表、预收账款明细表、收入明细表、费用明细表、存货明细表半年度报表、年度报表:比较利润表、销售订单对比表、资产负债分析表、营业费用分析表、资产负债表、利润表三、销售管理(一)销售清单管理:1、销售清单、现金交接单使用要求(1)所有的销售必须填写由公司(或商场)统一印制的“4联式”销售清单,销售清单由营业员填写,要求销售清单四联内容完整一致,数量、单价,金额准确、真实,客人档案齐全;营业员、客户必须在销售单上签字。(2)销售清单须按卖场连号使用,作废须四联同在。由于管理不善造成销售清单丢失,应及时以书面形式说明情况,向公司财务部核销清单号码。(3)门店向商场购买的销售单必须先在财
6、务部备案,方可使用,否则视为无效。(4)所有销售单必须加盖公司销售专用章才能使用。(5)已开据的销售清单需及时上交,如有同单情况,必须写明同单单号。(6)现金交接单必须连号使用,作废单的财务联需上交财务。2、销售清单填写要求(1)要求填写字迹清晰、内容完整。(2)所有成套产品须按公司规定的部件产品型号分开填报数量、零售总金额、折扣金额、实际金额。公司促销的产品及经公司审批的折价产品在备注栏必须填写清楚。(3)所有公司促销赠送品,必须如实在销售清单中记录,不属于产品的赠送品,不用在销售清单上记录。(4)销售清单一经填写不允许对型号、数量、金额进行涂改。(5)现金交接单:部门必须填写完整,交接日期
7、按交接当日填写,刷卡、转账必须写明哪个银行,移交人和接收人必须签字。所有交接的销售单必须在现金交接单上体现,对于无涉及款项的销售单在现金交接单金额栏划“/”表示。3、销售清单修改要求(1)销售清单在未报送财务部时,若填写错误,应在错误处划横线,并签名确认;另在上方处正确填报。(2)清单内容报送财务部后,不得在原单上更改;如有退货、换货的顾客,营业员应另开销售清单以负数冲帐,并在备注栏填写原销售清单号码、顾客签名及联系电话号码;如销售清单内容尚未报送财务部,则可作废重开。(二)销售交款会计管理流程1、营业员根据所收货款填写公司统一印制的“2联式”收款收据,要求收款收据两联内容(日期、金额、销售单
8、号)完整一致、真实准确并加盖门店专用章,营业员、客户必须在收据上签字。2、门市每日货款收入、销售清单经门市销售人员审核并签名后,整理好后的货款、销售清单交给收款员签收。如隔天休息者需把货款及销售清单移交给隔天早上上班者以便跟收款员交接,收款员核清销售单号、金额签收现金交接单并于当日上交出纳。再者任何人不得擅自动用销售货款。3、如有退单需退定金时,一律用转账方式退款(银行账号需同城且户名与销售清单的客户名称一致),门店不得擅自用现金退款。4、个门店必须及时上交相关报表(三)折扣管理(四)单据稽核(六)采购订货1、门店店长(跟单员)下单订货时,必须核对实际库存,核对无误后将定货单(需写明销售清单单
9、号)和厂家销售货单签字确认传真到财务部,经财务负责人审核后方可付款,(店长不在时,由其他店员代替审核)。安排付款需提前1-2天传真到财务,以便财务合理安排资金运营。2、(七)送货安排1、各门店每日安排送货时必须在规定时间点前将送货安排表传真到财务部,且全部货款已付清才能安排送货,如有特殊情况需部门主管批准,由部门主管通知财务部才能生效,无特殊情况不得插单送货。各门店需准确掌握库存信息,无库存的不得安排送货。产品在途中,不能确保准时到库的不得安排送货。2、售后服务涉及到更、退换产品需通知财务。3、产品为配套(如床品几件套)时,不得拆分其中的几件产品安排送货。四、存货管理(一)入库管理1、核对实物
10、规格、型号、数量是否进货单一致,不一致时在到货单上注明清楚。2、实物品质的检查,参照产品的特性,对其品质、外观、形状、包装完好程度及规格进行核查。3、验收商品时,如发现数量不覆或商品损坏、性能变质时,最迟应于收获次日通知发货单位,并填制“毁损短缺货物处理单”否则盖以收货合格论。如该批产品有部分为前期未到货产品需填写“单”,完成上述工作后开具“入库单”一式三份,并签字。4、所有商品,不论购入、销售退回、旧货送回或试用、展览收回等,均应经仓管检验后始得入库。因试用、展览、更换、销货退回、调货等而重新入库的商品,于交回时应保持领用时的状况,若有损坏,应由仓库部会同服务部鉴定维修费用后,由领货人照价赔
11、偿,若附件遗失或不全时,则应由领货人依据商品价格赔偿。5、售后补件也需入库。(二)发货管理(退换货管理)1、凭证验配,仓管人员财务部审核批准安排送货,根据销售单黄联核对配货的品名、规格、型号、款式、数量,检查无误后,开据出库单。确保存货的安全完整和合理使用。2、发货时,仓管、安装负责人根据出库单核对实际产品,并签字确认。安装负责人在送货安装完成时让客户签字确认。3、库存物资在任何变动都应有一定的凭证手续作为依据,管理人员和任何人员都不得在没有手续的情况下动用库存物资,不得发出、变卖和赠送存货,或用一种存货交换另一存货。4、异地调货管理:厦门、晋江、泉州相互调货时,各店长需填写调拨申请单由财务部
12、确认后方可调货。5、任何产品的出库必须经财务部批准同意才能发货,否则一律不的擅自出库。6、卖场摆样出库的管理,仓管员凭门市摆样明细图建立卖场产品台帐,卖场摆样产品凭卖场台帐对产 ,品进行以旧换新或更换。手续按各门店店长开具的产品调拨单(盖章)为准。(三)存货账务处理1、根据入库单记收入,出库单记发出,有关指令资料作为其附件,按顺序编号,做为记账索引号,每日进出库要及时入账。2、账面不准撕毁,遇有改错,可以划红线签字订正。账面记录,严禁挖、补、刮、擦和用涂改液。3、账面采用“永续盘存制”,每日发生增减变动,及时计算结存余额。4、仓管员将其签字确认的三联式货物出入库单一份留底作帐,将第二联货物入库
13、单连同该到货单原件最迟次日送交给财务部作帐,将第三联货物入库单最迟次日送交给门店作帐。5、仓管员最迟次日根据开具的货物出入库单将该次所到货物登记到仓库的手工帐(存货明细账按品种、规格、型号明细记入)上。6、启用账簿,应在账簿封面载明公司名称、年度,在启用页内载明账簿名称、启用日期,由记账人员签名或盖章,并加盖公章。调换记账人员时,应注明交接日期,并由移交人、交接人签名或盖章。7、仓管录入进货单时,必须核对清楚单价、数量、总金额。8、仓管应经常核对手工帐与系统软件中的数据,如有不一样要及时查找原因,特别在盘点前必须将所有产品数据核对清楚。9、财务负责人定期(每月一次)到仓库检查账簿登记情况,若发
14、现存在不合理、错误情况,告知仓管并让其更正。10、仓管每月将进货单、出库单、调拨单根据品牌按时间顺序整理装订,以便查账。(四)存货盘点1、盘点时间:每3个月盘点一次,月中盘点。盘点时间的安排由 部门提出,经总经理审批,提前一周通知相关部门做好各项工作准备。2、盘点人员:仓库保管人员、财务记录人员、各门店店长、公司负责人3、盘点前,必须将截止到盘点前一天的收入、发出记入账簿并结出余额及应做好各项准备工作,包括盘点表、盘点具体时间的安排等;盘点过程中,应合理确定哪些人员动手点数,哪些人员监视,哪些人员复核。在盘点过程中,任何人员都要积极配合;对盘点结果的处理,首先应通过盘点结果的抽查,确保盘点结果
15、的相对准确,然后核准和调整处理盘点中查明的问题,如调账等。任何每次盘点后,仓管需上交盘点报表(存货实存张存对比表、报废申请表)4、报废处理(1)每次盘点后,对于已确实不能继续使用和盘亏的存货应编制“存货报废审批单”,说明报废原因及数量,交经理审核,财务部会签,最后逐级核准。(2)报废申请单核准后,交财务部及时进行账务处理,并会同财务部共同销账,以确保双方库存数量一致。同时,仓管应对报废品及时进行处理,相关人员监毁。(3)报废品如能销售,经经理核准,由相关负责人销售并填写收款单,销售款、收款单交出纳签收,做相应账务处理。(五)存货日常管理1、建立专库专人保管制度,存货的进出库都必须经仓库管理员同
16、意批准,并具备正式的手续和记录,任何仓库管理员一律不的擅自入库及变更库存物资。2、妥善保管,各种存货应妥善保管,按品牌、品种规格、型号定位堆放。3、建立库存存货质量管理制度,存货在库保管期间,由于各种原因发生存货损毁、变质、霉烂等造成损失时,必须严肃、认真、及时的填制“毁损报告单”,上报审批;毁损报告单经上级审查批准后,方可作为减少账务记录;财会方可作为账务处理。如属不正常损失且无正当理由的由仓库管理员及相关人员赔偿。4、实行零库存管理五、费用报销管理为了严格公司管理制度,合理控制公司经营费用,根据公司经营活动的特点,特制订制度(一)各项费用报销1、办公费报销 行政部负责办公用品统一采购,填写
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