时间管理.ppt
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1、GEC China 时时 间间 管管 理理TIME MANAGEMENTGEC China 课程内容课程内容w认识时间管理认识时间管理w时间管理的陷阱时间管理的陷阱w时间管理的方法阶梯图时间管理的方法阶梯图w时间管理小贴士时间管理小贴士w时间管理技能的提升时间管理技能的提升GEC China w 分组游戏分组游戏GEC China 一、一、认识时间管理认识时间管理1、时间管理学的发展简史、时间管理学的发展简史2、时间的特性、时间的特性3、时间可否管理、时间可否管理4、时间管理的原因、时间管理的原因5、时间管理的要素、时间管理的要素GEC China 1、时间管理学的发展简史、时间管理学的发展简
2、史第第一代着重利用便条与备忘录一代着重利用便条与备忘录第二代强调长第二代强调长/中中/短期日程表,反映出时间短期日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要性管理已注意到规划未来的重要性第三代注重优先顺序的观念,将有效的时间第三代注重优先顺序的观念,将有效的时间和精力加以分配,争取最高效率和精力加以分配,争取最高效率第四代在于个人管理。注重提高个人生活和第四代在于个人管理。注重提高个人生活和工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。不同角色,并且全盘规划日常生活。GEC China The Clock And The Compa
3、ss时钟与罗盘时钟与罗盘w将将自己的幸福建立在控制一切事情的能自己的幸福建立在控制一切事情的能力上是徒劳无益的。我们的确可以控制力上是徒劳无益的。我们的确可以控制自己的选择,但是我们控制不了选择所自己的选择,但是我们控制不了选择所带来的结果。带来的结果。w时间管理不是给你提供另外一个时钟,时间管理不是给你提供另外一个时钟,而是给你一个罗盘而是给你一个罗盘因为比速度更重因为比速度更重要的是前进的方向要的是前进的方向GEC China 一百年前,一百年前,你不是你,我不是我,你不是你,我不是我,一百年后,一百年后,没有你,也没有我。没有你,也没有我。2、时间的特性、时间的特性GEC China 2
4、、时间的特性、时间的特性供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法替代无法替代无法失而复得无法失而复得GEC China 3、时间可否管理、时间可否管理v我们无法我们无法“管住管住”它,不让它流它,不让它流逝逝“子在川上曰:逝者如斯夫!子在川上曰:逝者如斯夫!”v“人生一世,草木一秋人生一世,草木一秋”GEC China 4、时间管理的意义、时间管理的意义1.明确自己的使命并制定一个有推动力的明确自己的使命并制定一个有推动力的未来设想,它不仅赋予你生活的意义和未来设想,它不仅赋予你生活的意义和目标,而且实际上就是你生活的根基所目标,而且实际上就是你生活的根基所在。在。2.如何兼顾和协调你在生
5、活中充当的各种如何兼顾和协调你在生活中充当的各种角色角色GEC China w如何保持一种使你能够将首要事情放在如何保持一种使你能够将首要事情放在首位的远见。首位的远见。w如何在面临选择之际进行智慧决断如何在面临选择之际进行智慧决断w如何将自己的每个星期变成一个螺旋上如何将自己的每个星期变成一个螺旋上升的学习和生活过程升的学习和生活过程4、时间管理的意义、时间管理的意义GEC China 要賺多少钱才够用?要賺多少钱才够用?你想过吗?你想过吗?w时间就是金钱时间就是金钱w我们需要什么呢?我们需要什么呢?GEC China w 房房 子子 买一栋象样点的房子,包括装修约买一栋象样点的房子,包括装
6、修约 50 万万GEC China w 车车 子子买辆还算买辆还算安全的车约安全的车约 15 万万约十年换一次车约十年换一次车加上保养、各项税金、罚金等等加上保养、各项税金、罚金等等150012月月30年年15万万3100 万万GEC China w 孩孩 子子想生想生几个孩子呢?只生一个好几个孩子呢?只生一个好培养一个孩子到大学毕业需要约培养一个孩子到大学毕业需要约30万万不不包括留学(哈佛一年约包括留学(哈佛一年约100万元)万元)GEC China w 孝顺父母孝顺父母一个月给父母每人一个月给父母每人300元,夫妻双方四人元,夫妻双方四人3004人人12个月个月30年年43.2 万元万元
7、GEC China w 家庭开支家庭开支一家三口,每月开销三千,很省了!一家三口,每月开销三千,很省了!300012個月個月30年年108 万元万元GEC China w 休闲生活休闲生活一年花一万,一年花一万,30年下来,共年下来,共 30 万万GEC China w 退休金退休金退休后再活退休后再活15年年每个月和老伴用二千每个月和老伴用二千元过日子元过日子200012个月个月15年年36 万元万元GEC China w 统计一下统计一下(不计生病、失业等意外开销)(不计生病、失业等意外开销)房子房子50万万车子车子100万万孩子孩子30万万父母父母43.万万家用家用108万万休闲休闲30
8、万万晚年晚年36万万总共总共 397.2 万元万元GEC China 5、管理时间的要素、管理时间的要素w时间最根本的要素是时间最根本的要素是“事件事件”w“时间管理时间管理”就是一种就是一种“事件管事件管理理”w管理时间的用法,有选择地运用管理时间的用法,有选择地运用我们的时间我们的时间GEC China w 案例:案例:现象现象问题问题小叶的时间管理出现了什么问题?小叶的时间管理出现了什么问题?GEC China w 案例分析案例分析 问题不是没有时间,而是在分配、问题不是没有时间,而是在分配、使用时间上出了问题使用时间上出了问题GEC China w 案例总结案例总结如果你不去控制生活中
9、的事件,你将如果你不去控制生活中的事件,你将被这些事件所控制。被这些事件所控制。适当地控制事件可以提高效率并获适当地控制事件可以提高效率并获得内心平静。得内心平静。GEC China w 关注点的层次关注点的层次顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈GEC China w 关注顾虑圈关注顾虑圈顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈GEC China w 关注影响圈关注影响圈顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈GEC China w 关注控制圈关注控制圈顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈GEC China 我们不可以决定生命的长度,但可以决我们不可以决定生命的长度,但可以决定生命的深度。定生命的深
10、度。我们不可以左右天气,但可以影响心情。我们不可以左右天气,但可以影响心情。我们不可以改变容貌,但可以展开笑容。我们不可以改变容貌,但可以展开笑容。我们不可以控制他人,但可以掌握自己。我们不可以控制他人,但可以掌握自己。我们不能预知明天,但可利用好今天。我们不能预知明天,但可利用好今天。我们不可以百战必胜,但可以尽心尽力。我们不可以百战必胜,但可以尽心尽力。关注控制圈关注控制圈GEC China w 关注点比重关注点比重顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈70%20%10%GEC China 二、时间管理的陷阱二、时间管理的陷阱 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.
11、不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 3.“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4.不速之客不速之客 5.会议病会议病 6.文件满桌病文件满桌病 7.事必躬亲事必躬亲 GEC China 1、猪八戒踩西瓜皮、猪八戒踩西瓜皮没时间做计划没时间做计划工工作作是是程程序序化化,规规律律化化,根根本本没没必必要做计划要做计划计划常常被打断计划常常被打断 不喜欢被计划束缚不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直船到桥头自然直”滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里GEC China 2、不好意思拒绝别人、不好意思拒绝别人接受请托比拒绝更容易接受请托比拒绝更容易拒拒绝绝请请托托会会触触怒怒请请托托者者从从而而导导致致请请托者报
12、复托者报复我想做一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝GEC China 3、“反正时间还早反正时间还早”工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间,如果你给自己安排了充裕的时间多的时间,如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动,你会放慢你的节奏以使用掉从事一项活动,你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。所有分配的时间。帕金森定律帕金森定律拖延拖延GEC China 4、不速之客、不速之客没有预约的客人,无端的申诉,往没有预约的客人,无端的申诉,往
13、往会使你难以专心致志地工作。往会使你难以专心致志地工作。GEC China 5、会议病、会议病基于合群的愿望而聚会倾谈基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为符合传统为推卸责任为推卸责任没有勇气,逃避指出个别员工之错误没有勇气,逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复无效的会议不断重复GEC China 6、文件满桌病、文件满桌病v安全感安全感v犹豫的个性犹豫的个性v半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯v个人的喜好个人的喜好 GEC China 7、事必躬亲、事必躬亲担心部属做错担心部属做错安全感安全感不愿放弃得心应手的工作不愿放弃得心应手的工作找不到可授权的下属找不到可授权的下属 GEC Chi
14、na 三、三、时间管理方法时间管理方法阶梯图阶梯图明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1234GEC China 1、明确目标、明确目标明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1234GEC China 1.1正确目标的价值正确目标的价值目标刺激我们奋勇向前目标刺激我们奋勇向前有目标才会有结果有目标才会有结果目标引导我们发挥潜能目标引导我们发挥潜能GEC China 1.2拟订目标的原则拟订目标的原则原则一:符合自己的价值观原则一:符合自己的价值观原则二:了解自己目前的状况原则二:了解自己目前的状况原则三:制定目标的原则三:制
15、定目标的SMART原则原则GEC China 符合自己的价值观符合自己的价值观你希望听到别人如何评价你?你希望听到别人如何评价你?你这一生有任何成就、贡献或值得怀念的事你这一生有任何成就、贡献或值得怀念的事吗?吗?你是个称职的丈夫你是个称职的丈夫/妻子妻子/父母父母/子女子女/亲友吗亲友吗?你是个令人怀念的同事或伙伴吗?你是个令人怀念的同事或伙伴吗?失去了你,对关心你的人会有什么影响?失去了你,对关心你的人会有什么影响?GEC China 幸福人生的要素:幸福人生的要素:就观念上来说,幸福的人生就得就观念上来说,幸福的人生就得靠靠4项均衡的要素组成,而这项均衡的要素组成,而这4项项要素就是:要
16、素就是:健康、事业、人际关健康、事业、人际关系、金钱系、金钱。符合自己的价值观符合自己的价值观GEC China w 制定目标的制定目标的SMART原则原则SPECIFIC 具体的可实施的行动计划具体的可实施的行动计划MEASURABLE 可度量的(数量,质量)可度量的(数量,质量)ACHIEVABLE 可达到的可达到的RELEVANT 与个人价值观吻合的与个人价值观吻合的TIMING 有时间限制的有时间限制的GEC China 1.3目标的金字塔目标的金字塔 终极目标终极目标 长期目标长期目标 中期目标中期目标 短期目标短期目标 每天目标每天目标GEC China 1.4设定目标的步骤设定目
17、标的步骤目标程序表目标程序表步骤一:列出目标,明确好处步骤一:列出目标,明确好处步骤二:主要困难与阻碍步骤二:主要困难与阻碍步骤三:所需技能及知识步骤三:所需技能及知识步骤四:为达到目的必须合作的对象步骤四:为达到目的必须合作的对象步骤五:步骤五:SMART行动计划行动计划GEC China 2、分清轻重缓急、分清轻重缓急明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1234GEC China 2.1要事第一要事第一“大大石头石头”理论理论二八定律二八定律时间管理矩阵图时间管理矩阵图GEC China w“大石头大石头”理论理论请观看录像请观看录像请谈谈你的感想?请谈
18、谈你的感想?GEC China w 二八定律二八定律意大利经济学家帕雷托(意大利经济学家帕雷托(Parto)w80%sale from 20%customersw80%profit from 20%product linew80%problems from 20%employees 集中精力在能获得最大回馈的事情集中精力在能获得最大回馈的事情上;别花费时间在与成功无益的事情上。上;别花费时间在与成功无益的事情上。GEC China w 时间管理矩阵图时间管理矩阵图 危机危机 紧急的问题紧急的问题 有限期的任务、会议有限期的任务、会议 准备事项准备事项 细琐、忙碌的工作细琐、忙碌的工作 无关紧要
19、的电话、信无关紧要的电话、信件件 浪费时间的事浪费时间的事“逃避性逃避性”活动活动 看太多的电视看太多的电视 干扰,一些电话干扰,一些电话 一些信件、报告一些信件、报告 许多紧急事件许多紧急事件 许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动 准备事项、预防工作准备事项、预防工作 价值观的澄清价值观的澄清 计划计划 关系的建立关系的建立 真正的休闲充电真正的休闲充电紧急紧急不紧急不紧急重重要要不不重重要要GEC China w 偏重第一类事务偏重第一类事务结果:结果:w压力压力w精疲力竭精疲力竭w危机处理危机处理w忙于收拾残局忙于收拾残局GEC China w 偏重于第三类事务偏重于第三类事务结果:结果:w
20、短视近利短视近利w危机处理危机处理w被视为巧言令色被视为巧言令色w轻视目标与计划轻视目标与计划w缺乏自制力,怪罪他人缺乏自制力,怪罪他人w人际关系浮泛,甚至破裂人际关系浮泛,甚至破裂GEC China w 偏重于第三、四类事务偏重于第三、四类事务结果:结果:全无责任感全无责任感工作不保工作不保依赖他人或社会结构为生依赖他人或社会结构为生GEC China w 着重于第二类事务着重于第二类事务 结果:结果:有远见、有理想有远见、有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机GEC China w时间管理矩阵的应用案例时间管理矩阵的应用案例张张经理把要做的当天任务罗列出来:经理把要做的当天
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