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合同档案管理制度(参考).doc
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7、案资料的完整性、延续性、真实性。3.2 集团总部综合部负责集团合同档案管理、文书立卷的工作,并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。4.0 具体内容4.1 归档范围4.1.1 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(合同、公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等);4.1.2 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的资料;4.1.3 资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);4.1.4 政府、项目批文、合同;4.1.5 公司制
8、度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);4.1.6 业务进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等);4.1.7 各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;4.1.8 集团总部及各分子公司签定的各类合同;4.1.9 公司有效证照、证件、印章;4.1.10 具有法律效力及保存价值的文件;4.1.11 公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;4.1.12 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;4.1.13 集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;4.1.14 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录
9、下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。4.2 立卷归档要求4.2.1 集团综合部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团综合部提交备份。4.2.2 集团各部门应及时向综合部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子公司必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。4.2.3 各分子公司向集团综合部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案提供两联清单
10、,注明移交人,待总部综合部专人签收后各留存一份清单备查。4.2.4 归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:a) 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。b) 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文件应全在一起立卷。c) 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;d) 卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。
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