物业资料之合同(协议)管理程序模板.doc
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1、1.目的规范和指引公司各部门、管理处对各种协议(协议)的订立、变更、解除及保管,资金/采购的制定、审批流程。2.范围适用于公司各部门、管理处。3.定义公司协议分为*、*、*两类:*类协议:是指为明确辖区物业服务管理责权力关系,与开发商、业主/业主委员会达成的书面商定。如业主公约、物业服务管理服务协议*类协议:是指为猎取资源,与供方达成的业务书面商定及房产销售租赁业务的书面商定。如清洁服务协议、工程协议、物品采购协议、销售租赁协议。*类协议:除*、*类以外的协议,包括公司、部门、管理处与内部班组签订的各种管理责任书、与政府相关部门,与职员签订的劳动用工协议等。4.职责部门/岗位工作职责责任部门负
2、责协议的草拟、初审及履行品质管理部负责从品质保证进行审核财务管理部负责对资金管理角度进行审核办公室负责从法律风险角度、后勤资源保障角度、人力资源管理角度进行评价及公司协议的保管总经理、财务负责人、总经理助理分管负责人、管理处经理负责权限范围的协议审批5.方法和过程监控5.1 协议的订立5.1.1协议的订立应遵循事先签订的原则,所有协议须按此程序规定通过评价、签订生效后方可履行。5.1.2公司所有格式化协议须在发布生效前进行评价。评价时填写相应的协议(协议)审批表,在公司内部网公布。5.1.3 单项采购/服务费用在2000元以上(含2000元)需与供方签订协议。5.1.4下列协议签订前不需评价:
3、A. 各部门与内部班组签订的各种管理责任书。B. 劳动用工协议C. 与政府相关部门签订的格式化协议D. 公司做为中介方的各类房屋委托、代理、租售协议。此类协议按相关租售业务管理规定订立。5.1.3 *类协议的订立5.1.3.1未设立业主委员会之前5.1.3.1.1 前期物业服务管理服务协议和业主公约(临时)在项目确定物业服务管理招投标之前,应充分与地产公司进行沟通,并收集相关资料文件资料,在确定完全领悟开发商需求后,由公司法务人员草拟协议(参照国家、*、集团示范文本)5.1.3.1.2 在项目招投标后,在中标通知书发出后2工作日日内公司法务人员履行前期物业服务管理服务协议拟定。之后2工作日内组
4、织召开物业公司协议评价会,依据会议争论建议或意见或建议进行修改,报物业公司内部汇签,一般状况下3工作日内履行汇签工作。5.1.3.1.3 物业公司内部汇签后,1工作日内上报地产公司,一周内履行地产公司内部汇签。如有修改建议或意见,于2工作日内履行修改。5.1.3.1.4 在履行物业公司、地产公司汇签、修改后,马上上报集团物业服务管理部备案。5.1.3.1.5前期物业服务管理服务协议和业主公约(临时)整个拟定、审核、签订工作需约30个工作日。5.1.3.2设立业主委员会之后5.1.3.2.1物业服务管理服务协议在业主会设立后或原服务协议到期前,由该管理处指派人员,充分与业主委员会人员进行沟通,在
5、完全领悟业主需求后,拟定协议(参照国家、*、集团示范文本)。5.1.3.2.2协议上报审批流程参考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.55.1.3.3 *类协议拟制、审核、批准权限协议名称拟制更改审核批准前期物业服务管理服务协议法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/财务管理部经理 /分管负责人/财务负责人地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理地产公司总经理业主公约(临时)法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/分管负责人地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理地产公司总经理物业服务管理服务协议管理处指派人员/业主委员会管理处指派人员/业主委员会管理处经理
6、/办公室/品质管理部/财务管理部/分管领导/财务负责人地产总办物业公司总经理地产分管副总业主公约管理处指派人员/业主委员会管理处指派人员/业主委员会管理处经理/品质管理部/办公室/分管领导物业公司总经理5.1.4 *类协议的订立5.1.4.1签订*类协议前,须对供方的主体资格/资质、履约能力、资信、价格、风险监控及协议条款等进行评估,进行协议评价时,由经办人所在部门、管理处填写相应的协议(协议)审批表,后附协议草案,按审批权限报相关部门、领导审核/审批。5.1.4.2审批权限如下: 权 限协议总款项主管经理相关职能部门分管领导财务负责人总经理2000元以下申请审批/2000-10000元申请审
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