会计从业资格考试《会计电算化》知识点:第四章-第4节-数据清单及其管理分析.doc
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8、掌握数据透视表创建与设置的方法5、熟悉Exce1图表的插入方法知识点1:数据清单的构建考点1:数据清单的概念Excel中,数据库是通过数据清单或列表来实现的数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表数据清单中的列对应数据库中的字段,列标志对应数据库中的字段名称,每一行对应数据库中的一条记录考点2:构建数据清单的要求为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有:1列标志应位于数据清单的第一行,用以查找和组织数据、创建报告2同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同3避免在数据清单中间放置空白的行或列,但需将数据清单和其他数据隔
9、开时,应在它们之间留出至少一个空白的行或列4尽量在一张工作表上建立一个数据清单建立一个符合要求的数据清单知识点2:记录单的使用考点1:记录单的概念记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框考点2:通过记录单处理数据清单的记录1通过记录单处理记录的优点通过记录单处理记录的优点主要有:界面直观,操作简单、减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除2“记录单”对话框的打开打开“记录单”对话框的方法是:输入数据清单的列标志后,选中数据清单的任意一个单元格,点击“数据”菜单中的“记录单”命令Excel 20
10、13的数据功能区中尽管没有“记录单”命令,但可通过单击以自定义方式添人“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开“记录单”对话框打开后,只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作3在“记录单”对话框中输入新记录在数据录入过程中,如果发现某个文本框中的数据录入有误,可将光标移人该文本框,直接进行修改;如果发现多个文本框中的数据录入有误,不便逐一修改,可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入,光标将自动移入第一个空白文本框,等待数据录入4利用“记录单”对话框查找特定单元格通过查询,符合条件的记录将分别出现在对话框
11、相应列后的文本框中,“记录状态”显示区相应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中,只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可5利用“记录单”对话框核对或修改特定记录查找到待核对或修改的记录后,在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前,“还原”按钮处于激活状态,可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改6利用“记录单”对话框删除特定记录记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销【任务导入】远通公司会计部王芳正在练习如何通过记录单方式增加一条记录信息。这种方式很像是应用软件的输入方式【具体任务】通过记录单方式添加如表4
12、-9所示的新增员工信息【操作步骤】添加“记录单”功能(Excel 2013功能区中没有“记录单”功能)(1)击“文件”菜单,单击“选项”按钮(2)选择“自定义功能区”菜单,选择“所有命令”,找到并选中“记录单”命令,在右侧数据选项卡中新建组“添加数据”,并选中(3)单击“添加”按钮,单击“确定”按钮利用“记录单”功能输入数据(1)将光标放到数据清单中,选择“数据”选项中的“记录单”命令(2)单击“新建”按钮,按要求输入新员工数据,再单击“新建”按钮,新员工信息添加到数据清单中知识点3:数据的管理与分析在数据清单下,可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能考点1:数
13、据的排序数据的排序是指在数据清单中,针对某些列的数据,通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序1快速排序使用快速排序的操作步骤为:(1)在数据清单中选定需要排序的各行记录(2)执行工具栏或功能区中的排序命令需要注意的是:如果数据清单由单列组成,即使不执行第一步,只要选定该数据清单的任意单元格,直接执行第二步,系统都会自动排序如果数据清单由多列组成,应避免不执行第一步而直接执行第二步的操作,否则数据清单中光标所在列的各行数据被自动排序,但每一记录在其他各列的数据并未随之相应调整,记录将会出现错行的错误2自定义排序使用自定义排序的操作步骤为:(1)在“数据”菜单或功能区中打开“排序”
14、对话框;(2)在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序【任务导入】数据排序功能真的很重要,既可单条件排序,也可多条件排序,排序后的数据用作分析就很方便了,远通公司会计部王芳想要学会此功能【具体任务】对员工新水表按分公司升序排序【操作步骤】(1)将光标放于数据清单中(2)选择“数据”I“排序”命令,设置主要关键字为“分公司”,次序为“升序”(3)单击“确定”按钮考点2:数据的筛选数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行,暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息,用户可以快速查找数值。用户不
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