实施细则-3-3页采购合同管理细则.doc

三、工程（材料）合同管理实施细则
（一）制定本细则目的
加强祥泰实业有限公司的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益。
（二）范围
本细则适用于祥泰实业有限公司所属各项目公司所有工程施工（包括土建、安装、装饰、市政、园林环境等）、监理、材料设备采购等合同管理。勘测设计、造价咨询委托类合同参照本细则执行。
（三）工程合同管理应遵循的原则：
1、合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。
2、合同书原则：工程项目必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。
3、事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。
4、招标原则
本原则包括以下两方面含义：
（1）采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：（1）某些政府垄断工程；（2）某些经公司有关负责人集体会签批准，可采用考察比价的方法确定合作方的项目。
（2）合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议，应作为招标文件的附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。
5、利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象。合同中尤其应该明确的、界定清楚的是合同价款、结算办法及付款方式。如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就现场签证的有效性作出明确规定。
（四）职责
1、成本管理中心负责本细则的制订、修改、解释、指导、监督检查。按成本管理办法规定，负责组织实施标的额50万元以上合同签订工作，填写《50万以上合同会签审批单》。负责合同及相关资料的收集、整理、归档、保存。
2、祥泰实业有限公司所属各项目公司负责签订、履行工程合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本细则。按成本管理办法规定，项目预算部负责组织实施标的额50万元以下合同签订工作。负责合同及相关资料的收集、整理、归档、保存。
（五）工程合同订立的管理
1、标准示范合同：在招标（合同作为招标文件附件）及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。
2、 祥泰实业有限公司成本管理中心将就房地产业务，逐步建立统一的工程合同标准文本，各项目公司应予采用。
3、 工程主体施工、监理合同标准文本内容分为协议书、通用条款、专用条款和附件，其中协议书根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，专用条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜；
4、如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。
5、如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本管理中心尽快制定相应的标准合同。
6、当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。
7、合同的经济条款应包括但不限于以下内容：
（1）合同价款：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。
（2）施工合同为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额在审核总价5％以内（含5％）的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出5％，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额10％（含10％）时，承包单位除承担造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额各公司自定）。
（3）计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：
1）包干形式、定额标准、取费方法；
2）综合单价包含费用的范围（是否含规费、税金，是否全费用单价）；
3）发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（发包单位）限价的范围和种类；
4）人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；
5）总分包的关系、配合的范围以及总承包服务费的计取方法等；
6）措施项目费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。
（4）设计变更及现场签证：合同中应结合设计变更及现场签证管理细则规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。
（5）总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价（或预算造价）+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。
（6）结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，或采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的80%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。
（7）保修条款：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应在合同中约定保修范围、保修期限、维修质量既保证措施等条款。
8、合同起草、谈判与签署的主要职能部门：工程部负责工期、质量、付款方式等技术部分的起草、谈判和合同签署；成本管理中心（预算部）负责其中的合同价款、计价方式等经济部分工程的起草和谈判。
9、合同审批流程：通过招标确定合作方后，工程合同价款在50万元（含）以下的，由项目公司预算部自行组织合同签订工作，填写《50万以下合同会签审批单》，在征得有关职能部门同意（会签）后上报项目公司分管副总、总经理审批，合同签订完毕后将合同文本及相关资料报成本管理中心备案，详见《合同备案单》。合同价款50万元以上的，还需由成本管理中心审核后报祥泰实业本部总经理审批。
（六）合同履行的管理
1、合同的交底：在合同签订之后，一般要求至少就主体施工合同向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）等，以便各岗位人员协调、配合。
2、合同款支付
（1）业务部门负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付。详见《工程进度款审核管理细则》。
（2） 合同对保修金等余款的支付办法应作明确规定。
3、 合同变更的管理
合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者签约单位提出变更要求的，业务部门应及时向业务分管领导请示报告，业务分管领导同意变更的，业务部门、预算部在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。
4、 合同结算
（1） 当合同中约定的签约单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到工程结算条件，按照工程结算管理实施细则办理。
（2） 如工程存在质量问题或履约过程中签约单位存在违约情况等，业务部门应在结算申请表中作出详细说明及处理意见。
5、合同执行情况的评估
主体合同等金额较大的合同执行完后，应由工程部对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写《合同执行情况评估表》。
（七）合同档案的管理
1、合同文本应及时整理、分类、归档、保存，以便复查。
2、合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）原件一份应由综合管理中心专人妥善保管；成本管理中心、财务部保管一份副本原件，项目预算部、工程部、采购部应备有合同文本等资料的复印件。
3、公司有关业务部门应设立合同管理台帐，系统地填报合同的签订、履行、结算等动态情况。
4、 公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用印章，并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有效印章的，其法人代表或法人代表授权人还需签字或盖章；每份合同原件至少盖一个以上骑缝章。
5、工程合同编号
（1）各项目公司合同应由预算部连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，在主合同编号后添加（补1）、（补2）、……；合同有关部门皆应采用统一编号。
（2）合同编号次序为：项目名称（每个文字第一个字母）、年份、类别、序号。如“SLHW(森林河湾)-2009-工（施工类）-001”、“ SLHW(森林河湾)-2009-采（材料采购类）-001”等。
（3）关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照《祥泰实业有限公司合同管理规范》执行。
（八）其他规定
本细则祥泰实业有限公司各项目公司务必严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况作修改请示，报成本管理中心核实后经祥泰实业本部分管领导批准后方可实施。
（九）表格
《50万以下合同会签审批单》
《50万以上合同会签审批单》
《50万以下合同备案单》
《合同执行情况评估表》

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