常用办公软件技能.ppt
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1、常用办公软件技能培训目录CONTENTExcel技能篇PPT技能篇数据录入数据有效性条件格式认识Excel函数 Excel函数的结构常见的几类函数应用实例认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例Excel技能篇序列 选中区域-数据-数据有效性-序列-在“来源”输入(A,B,C,D)注意逗号要半角格式禁止输入重复数据 =countif(区域,起始单元格)=1选中区域-数据-数据有效性-允许(自定义)-公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1 1.2数据的有效性1-3条件格式利用突出的格式,经常能起到提醒的功能如:突出不满勤的人GO突出年龄大于30的人等如何取消条件格式?v认
2、识Excel函数2-1.EXCEL函数的结构vExcel函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。Excel函数结构:也有一些函数是没有参数的,如NOW()左右括号成对出现单一结构嵌套结构参数与参数之间使用半角逗号进行分隔函数名语法函数结构函数作用例子运行结果1、Left1、LEFT(text,num_chars)其中:其中:Text是包含要提取字符的文本字是包含要提取字符的文本字符串。符串。Num_chars 指定要由指定要由 LEFT 所所提取的字符数。提取的字符数。=LEFT(A1,2)从从A1A1最左边最左边向右取两位向右取两位2、Right2、RIGHT(text,n
3、um_chars)其中:其中:Text是包含要提取字符的文本字是包含要提取字符的文本字符串。符串。Num_chars指定希望指定希望 RIGHT 提提取的字符数。取的字符数。=RIGHT(A1,2)从从A1A1最右边最右边向左取两位向左取两位3、Mid3、MID(text,start_num,num_chars)其中:其中:Text是包含要提取字符的文本字是包含要提取字符的文本字符串。符串。Start_num 是文本中要提取的第是文本中要提取的第一个字符的位置。一个字符的位置。Num_chars 指定希指定希望望 MID 从文本中返回字符的个数。从文本中返回字符的个数。=MID(A1,2,3)
4、从从A1A1左边第左边第2 2位开始取位开始取3 3位位4、&(连接符号)XX&XX=A2&B2将将A2A2和和B2B2内内容合并容合并在一起在一起v应用实例从身份证号码提取出生日期 在C2单元格中输入=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)公式解析:MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符,即出生年;MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符,即出生月;MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符,即出生日;在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。函数名函数名语
5、法语法函数结构函数结构函数作用函数作用FIND=FIND(龙,C6)在在c6c6中查找龙,中查找龙,结果显示龙在结果显示龙在c6c6中的位数,中的位数,查不到显示查不到显示#VALUE!#VALUE!v函数VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例)GO参数简单说明输入数据类型lookup_value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在查找区域的第几列数正整数range_lookup精确匹
6、配/模糊匹配0或1v函数VOOKUP选择区域里最好不要有合并的单元格(先“取消单元格合并”)如果单元格里有空格,有可能导不出来 (提示:函数TRIM(A1)可以去除字符串首部和尾部的空格)注意重复的名字查找区域首列必须含有查找的内容(第一个参数)介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例)GO=IFERROR(VLOOKUP(A4,8月工资!B:F,5,0),0)如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据,就会显示为#N/A,IFERRORIFERROR的作用就是把这些的作用就是把这些#N/A#N/A都变为第都变为第2 2个参数。个参数。函数名函数
7、名语法语法/例子例子函数结构函数结构函数作用函数作用Value=value(b1)将将b1数值化数值化Numberstring=NumberString(7890,1)运行结果:七千八百九十=NumberString(7890,2)运行结果:柒仟捌佰玖拾=NumberString(7890,3)运行结果:七八九=numberstring(b1,2)将将b1数字转为大写数字转为大写汉字汉字Row=ROW(reference)其中:其中:ReferenceReference 为需为需要得到其行号的单元要得到其行号的单元格或单元格区域。格或单元格区域。=row(b1)求求b1是第几行是第几行(值为值
8、为1)Column=COLUMN(reference)=column(b1)求求b1是第几列是第几列(值值为为2)函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用len=LEN(text)=LEN(text)其中:其中:TextText 是要查找其是要查找其长度的文本。空格将作长度的文本。空格将作为字符进行计数。为字符进行计数。=len(C2)计算计算C2的字符长度的字符长度rankRANK(RANK(number,ref,ordernumber,ref,order)NumberNumber为需要找到排位的为需要找到排位的数字。数字。RefRef 为数字列表数组或对为数字列表数组或对数字列
9、表的引用。数字列表的引用。Ref Ref 中的非数值型参数将被中的非数值型参数将被忽略。忽略。OrderOrder为一数字,指明排为一数字,指明排位的方式。位的方式。=rank(b1,b1:b10,0)=rank(b1,b1:b10,1)计算计算b1在在b1:b10区域中从大到区域中从大到小排第几名;小排第几名;计算计算b1在在b1:b10区域中从小到区域中从小到大排第几名。大排第几名。v应用实例 在C1输入=A1&+&B1如何根据A1得出B1和C1?在B1输入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1)分析:思路是从左边开始,截取“+”号前的位数。在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)
10、-FIND(+,A1)分析:思路是截取“+”号后的位数。如何根据A1、B1得出C1?函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=if(a20,1,0)当当a20时,显示时,显示1,否,否则显示则显示0ANDAND(logical1,logical2,.)Logical1,logical2,.表示待检测表示待检测的的 1 到到 30 个条件值,各条件值可个条件值,各条件值可为为 TRUE 或或 FALSE。=and(a30,b30,并且并且b30,b40,或者或者b4=90,A,IF(K4=8
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