秘书的素养第四章第四、五节.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第四章 秘书的素养,第四节 秘书的性别特征（女秘书必备的素养）,一、秘书行业的性别特征,就世界范围来说，秘书有着明显的女性化特征。欧美国家女性秘书占绝大多数，美国甚至占到,90%,以上。改革开放以来，我国的秘书队伍中女性呈现了迅速增长的趋势，据调查，在中国数百万名企业秘书中，女秘书的比例达到,90%,，女性秘书还呈现出明显的增加趋势。秘书行业的性别构成特点：,1,、女性化趋势；,2,、女性在初、中级秘书中占绝大多数，而高级秘书则多数为男性。,秘书行业性别构成出现女性化趋势，有几个方面的原因：,1,、女性性别的性格特征,是因为女性的性格特征比较适合于普通秘书的职业要求。,2,、秘书工作的职业特征,秘书工作综合性、服务性、程序性、保密性都比较强，而对体力要求不重，对技术要求也不太高，工作环境比较舒适，待遇较好，相对稳定，社会地位比较优越等等。种种因素综合起来，就使秘书称为比较适合女性的职业，甚至成为青年知识女性的理想职业之一。,3,、社会原因。男性占据领导层的主体，根据性别异质组合原则，男性领导人任用女性秘书作为助手，能够配合默契，提高工作效率，改善工作环境和氛围。,二、女性秘书的必备素养,1,、仪表美。,仪表美是指一个人外在的容貌、服饰和,发型,等方面的美。容貌主要是天生得来。当然可以通过整容，美化自身容貌，但这不属于本文讨论之列，故且不作论述。,案例：,健力公司是一家大型的、产品具高科技含量的保健品公司，创建于,1992,年，现有员工,300,多名。公司新进来了一个秘书小王，她在工作方面没有什么问题，人也非常勤快，可是就是穿着和举止给人以不太得体的感觉。平时小王的穿着非常休闲：一件胸前印有图案的,T,恤衫，蓝色的牛仔裤，白色的旅游鞋。工作时，喜欢风风火火一阵风似的，稍不注意经常将茶杯碰倒，工作台上的文件撒一地。有时从外面办事回到公司，满头大汗，她只是用手擦擦汗，就像个假小子一样开始给客户打电话。办公室主任张凡说她的着装打扮不像一个公司职员，而是学生模样，建议她改换着装。小王诚恳地接受了批评。,于是过了不久，小王以一副新面孔展现在公司的同事面前：脸上的粉擦得那么厚，香水味也特别浓，打扮得花枝招展的，耳环闪闪发光，高跟鞋叮叮作响，吓了同事一跳。同事都开玩笑说：“小王，最近是不是要去参加选美啊？”弄得张主任眉头皱了又皱。她告诉小王，秘书的仪容应该体现秘书的职业特点，太学生气和太浓妆艳抹桩不符合秘书的仪容要求。,【,参考案例,】,王莉，某高校文秘专业高材生，毕业后就职于一家公司做文员。为适应工作需要，上班时，她毅然放弃了“清纯少女妆”化起了整洁、漂亮、端庄的“白领丽人妆”。使用不脱色粉底液、棕色眉笔修饰稍带棱角的眉毛，选择与服装色系搭配的浅灰色眼影，在紧贴上睫毛根部描画灰带色眼线，使用黑色自然型睫毛膏，选择贴近唇色的唇膏，使得她整个妆容清爽、自然，尽显自信、成熟、干练的气质。,心情好，自然工作效率就高。一年来，王莉以自己得体的外在形象，勤奋的工作态度和骄人的业绩，赢得了公司领导和同仁的好评。,由上案例看出，秘书王莉的成功，很大程度上得益于她对仪容修饰的恰当把握。对于秘书来说，仪容的修饰是一门必修课，要让自己在繁忙的秘书活动中随时都充满活力和自信，从而提高工作效率、提高自己的生活质量，就要掌握仪容的相关知识。,2,、仪态美,。,仪态是指人在行为中的姿势和风度。要求自然舒展，充满生气，端庄稳重和蔼可亲。对女秘书而言，要尽量把自己充沛的精力和焕发的精神展现在工作当中，体态容貌要神采奕奕，态度行为要热情大方从容稳健。,诚如培根所说：“论起美来，状貌之美胜于颜色之美，而适宜并优雅的动作之美又胜于状貌之美。”即美的本质在于秀雅合适的动作体态。”,因此，女秘书要充分利用女性条理性强的特点，培养一种良好的工作作风。,3,、语言美,。,女秘书与人交往，不仅要讲普通话，发音准确，而且要声音大小适中，谈吐文雅，逻辑严密。还要注意言辞的礼貌性、词语的修饰性、语言的生动性、话语的针对性和说服性等等。,4,、内在美,。,如果说外在美是直观性的，那么内在美则是蕴含性的，是一种和谐的美。它可以弥补外在美的缺憾。身体的美，若不与聪明才智相结合，就是某种动物性的东西。内在美是秘书工作的本质要求和美的真蕴所在。女秘书的内在美包括心灵美和知识能力美。,随着女秘书在秘书工作群体中数量的日益增加和地位的日益提高，如何提高女秘书的工作效率，加强审美修养，提高她们的审美情趣和创造美的能力，推动现代女秘书工作的完善与发展有着重要作用。,附：,办公室女秘书八大注意事项,做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢？牛津管理评论提出以下八点注意事项，助你做个人见人爱的女秘书。,1,、要有平常心,女秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人一人之下的错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心：我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作。,2,、强化工作能力,要爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。你不是花瓶，不是女招待，你惟一的标识就是你的能力老板聘用秘书是在找得力助手，不是培养情人,-,成本太高。,3,、端庄大方，举止得体,无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。不然，不但要让同事怀疑你的居心，而且老板也会怕你毁了他的一世英明。,4,、口风要严,不该问的事不问，不该说的话不说因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉有时候知道的越少越安全，当你不得不知道时，只能金人三缄其口才能明哲保身。不要向同事买弄你的消息灵通，也不要不小心把同事的秘密说给上司听。,5,、有亲和力,形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接受你、喜欢你，首先你要有一颗亲善别人的心成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。人性基本上是相通的，你喜欢别人怎样待你你就怎样待人；己所不欲，勿施于人。,6,、善于人际沟通,秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，老板和员工之间往往不能很好的沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至公司的运作。这时候秘书应该及时沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。两头煽风点火最要不得。,7,、有外交家的平衡术,风箱里的老鼠,-,两头受气是秘书们经常面临的处境。在公司的各种势力格局中，若把握不好分寸，上司会怀疑你耍滑头，与员工串通一气蒙骗他，同事会认为你为了个人的利益置他们与水深火热之中。所以工作中你应仔细揣摩各种利害关系，找到一个最佳平衡点。,8,、无情,天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的女秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的，你的上司还是单身贵族，结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯，何况这种几率少之又少；如果你是不幸的，你的上司早有家室，你将不得不准备打一场旷日持久的、异常艰巨的、让你身心俱疲心灰意冷的战役，并且，这场战役注定要以你的惨败收场，并且，你的痛苦是不被同情的。,案例：盖茨最得力的女秘书,露宝,享誉全球的微软公司在创业之初连间正式的办公室都没有。比尔盖茨每每想到此时都感慨万分，他说，在他最艰难的创业阶段，是他的秘书露宝为他扫除了很多工作上的障碍，让他能够全身心地投入到这个行业。,微软公司当时基本上都是年轻人，这些人搞业务、搞推销都是一把好手，可是弄起内务、治理方面的杂事，没有人能有耐心。,一次，为了接待即将来访的惠普公司人员，盖茨才在亚帕克基市中心租了一套四个房间的办公室，可里边还是空荡荡的。,盖茨动员大家连夜去寻找办公用品，自己则亲手安装终端设备。可这些，对于他的第一任秘书,一个年轻的女大学生来说，似乎并不是她分内的工作，一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨大伤脑筋。,他深切地感到，对公司这些粗粗鲁鲁风风火火的年轻人来说，应该有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作都能揽下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事来分他们的心。,不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。,他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对花瓶式的年轻女性没爱好。“难道就没有比她们更合适的人选了？”盖茨失望地责问伍德。,伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递给盖茨：“这位女士做过文秘、档案治理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕,”,不等伍德说完，盖茨已看完了这份应聘资料，丢下句“就是她了”后扬长而去。,就这样，盖茨的第二任女秘书,42,岁的露宝上任了。她是,4,个孩子的母亲，出来应聘时并没有寄予太大的希望，在长年操持家务后她希望重新走向社会，重新追寻自我的价值。,露宝是微软公司总裁比尔,盖茨的第二任女秘书，在到公司工作时，她已,42,岁了，并且是四个孩子的母亲，而比尔,盖茨当年才,21,岁，正值创业之初。,随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，也获得了个人职业生涯的巨大成功。相辅相成，唇齿相依，成了微软公司一道独特的风景。,第五节 秘书的培训与考核（秘书的资质素养）,一、秘书的培训（教材,P83,）,1,、学历教育,2,、岗前培训,3,、在职培训,二、秘书的职业资格鉴定,1998,年,6,月，劳动和社会保障部发布了,秘书职业资格鉴定试点工作方案,。指出：,为提高我国秘书职业从业人员的业务素质，做好秘书的培训工作，逐步推行职业资格证书制度。根据劳动部有关文件精神要求，经研究，决定从,1998,年上半年开始，在全国开展秘书职业资格鉴定的试点工作。,秘书职业资格鉴定实行先试点后逐步开展的原则。首批开展秘书职业资格鉴定试点的地区为：北京市、上海市、天津市、重庆市、湖北省、广西自治区、四川省、河北省、河南省、广东省,10,个地区。为保证试点工作的进行，各试点地区应根据,秘书职业资格鉴定试点工作方案,，结合本地区实际情况，制定实施办法，组织试点工作，并在,4,月中旬前将本地区实施办法报劳动部职业技能鉴定中心备案。,目前我国进行的秘书职业资格鉴定有多种形式，主要有下列：,1,、国家秘书职业资格证书考试（五级、四级、三级、二级）,劳动和社会保障部组织和管理。,（教材,P84,）,2,、剑桥秘书证书考试,CCASS,：,Cambridge Career Awards in Secretarial Skills,剑桥秘书证考试系统介绍,为适应我国加入,WTO,后的国际环境，为更好地培养我国市场经济发展急需的具有现代秘书意识和技能的办公室管理及秘书人才。从,2003,年起，由我国教育部考试中心中英中心和英国剑桥大学考试季员会（,UCLES,）联合推出“剑桥秘书证书考试”（简称,CCASS,）。它是一种社会化职业证书考试，是具有国际领先水平的秘书培训考试系统，通过考试后获取的证书是国际人才市场广泛认可的证书。,剑桥秘书证书考试每年开考两次，成绩合格都可以获得由教育部考试中心中英中心（,SBC,）和英国剑桥大学考试季员会（,UCLES,）联合签发的写实性证书，证书用中、英两种文字书写。获得初级资格证书能满足就业准备的需要；中级资格证能满足直接就业和继续深造的需要，使学员可以独立工作并能够处理各种变化的和非常规的任务；高级资格证书具有安排、指导工作的能力，能够履行初级管理工作，满足更高水平深造需要。,剑桥大学考试季员会设计的职业证书考试已在世界上,160,多个国家发展，每年有,600,多万学员参加考试。由于其科学性，合理性和实用性。已成为世界范围内认可的国际性权威证书，它不仅标志着持证者具有一定的理论知识和操作能力，而且还是颇受用人单位赏识的就业通行证和上岗资格证。,考试分为初级（一级）、中级（二级）、高级（三级）三个级别，均采用模块化的学习方式进行，每个模块是由不同级别的核心和选修模块组成。学员根据自身情况既可选择单模块学习和考试，也可选择按级别学习和考试。,每个级别的核心课是,文字处理,、,沟通和项目管理,、,办公室管理,，其中一级从,速记,客户服务,、,信息与沟通技术,、,人际商务技巧,、,组织会议和活动,这五门课中选修两门。一级、二级和三级的核心果程名称一样，但考试内容和要求不一样。核心课程全部采用闭卷笔试的形式，选修课程除,速记,、,信息与沟通技术,用闭卷笔试外，其余采用作业考试形式。,3,、,LCCIEB,（伦敦工商会考试局）秘书证书考试：,LCCIEB,：,London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board,LCCIEB(,英国伦敦工商会考试局,),是国际性的考试机构。它创办于,1890,年，在世界上约,90,个国家设有考试中心，它所颁发的证书和文凭在这些国家受到普遍承认。从,1995,年开始引进中国，建立办事处。目前在北京、上海、重庆、江苏、浙江、广东等,18,个省、市设立考试中心。,LCCIEB,是世界上最大的职业技能鉴定和证书颁发机构之一，考试的目的是测试应试者相关的职业技能。考试的内容贴近企业需求，是跨国公司公认的招聘员工的成熟标准。在中国开设的考试及培训课目主要有市场营销、会计、文秘和商务研究四大类。今后将不断开发新的考试项目及培训。,4,、,IAAP,（国际职业秘书协会）秘书资格考试,。,IAAP,是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在,27,个国家和地区设立分支机构。目前，,IAAP,在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。,报考条件：高中以上学历，且具有,6,年秘书工龄。,考试内容：包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。,颁证机构：国际职业秘书协会。,评价：作为一个全球闻名的秘书协会组织，其组织的考试影响力不可小觑，在业内被称为“博士级”的资格证书。,“,国际职业秘书协会,”,简称,IAAP,，成立有于,1942,年，是世界有名的跨国性的职业组织。原名美国全国秘书协会，,1981,年改为,“,国际职业秘书协会,”,，总部在美国密苏里州开普斯城。会员,4,万人，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲,30,多个国家和地区，其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。,“,国际职业秘书协会,”,有很多分支机构，美国、加拿大、拉美的维尔京群岛及波多黎各地区人数较多。在英格兰、苏格兰、德国、瑞士、荷兰、挪威、日本、印度、新西兰、澳大利亚、马来西亚、新加坡、泰国、印尼、香港、台湾、巴西、巴拿马、墨西哥等,27,个国家和地区设立了分支机构。,“,国际职业秘书协会,”,还在开普斯市设立了教育基金会，全部由博士级以上的人士参与。还有专属秘书退休后的养老院，任何退休的秘书都获有妥善的终身照顾。,4,、上海市职业秘书专业技术水平认证考试,5,、上海市高校学生秘书类职业资格（准高级）证书考试,其他认证考试还有如：全国商务秘书（,CBSC,）资格认证，国际商务秘书职业资格认证。,全国商务秘书（,CBSC,）资格认证：,证书介绍：该证书是中国商业技师协会职业教育专业委员会根据国家文件设立的考试项目，旨在培养复合型、多功能、具有策划能力的商务秘书人才。,证书等级：初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书。,申报条件：,1,、初级商务秘书：中专以上学历。,2,、商务秘书：本科或大专毕业，或取得初级证书后从事相关工作两年以上。,3,、高级商务秘书,:,本科毕业取得商务秘书证书后从事相关工作,2,年以上，大专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作,3,年以上；或中专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作,6,年以上。,考试内容：分理论和技能两部分。根据各科目内容采用不同考试形式。,颁证机构：中国商业技师协会。,综合评价：该认证重视商务技能的培养与考核，帮助考生提升文档管理、信息收集、整理、分析及商务活动策划等综合业务能力。,国际商务秘书职业资格证书,证书介绍：该认证颁发机构是国家商务部中国对外贸易经济合作企业协会，是近年新推出的一个认证项目。,证书等级：分为国际商务秘书与高级国际商务秘书两个等级。,申报条件：,1,、国际商务秘书：高中及以上学历；相关专业中专、技校、职校及以上学历；有意从事相关工作。,2,、高级国际商务秘书：大专、高职及以上学历者；高中学历并,2,年以上国际贸易业务相关工作经验者；持有国际商务秘书认证证书者。,考试内容：国际贸易理论基础、国际商务秘书实务，或高级国际商务秘书实务。,颁证机构：商务部中国对外贸易经济合作企业协会、全国外经贸经理人职业资格认证办公室。,三、秘书考核（教材,P87,）,