常用应用软件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第五章 常用应用软件,第5,章 内容简介,5.1,文字处理软件,5.2,电子表格软件,5.3,文稿演示软件,5.4,常用工具软件,应用软件：,为解决某些实际问题而编制的程序。,通用软件：,为解决带有通用性问题而研制开发的程序，如办公软件包、图形图像处理软件、数据库管理系统软件等。,专用软件：,专门为某一行业或单位的特定问题而开发的程序。,5.1,文字处理软件,文字处理软件：,能够提供文字输入、编辑和输出环境的软件。,集文字、表格、图形的录入、编辑、排版、打印功能于一体。,例如：,Microsoft Word,、,金山,文字,等。,5.1.1,Word,系统概述,认识,Word,窗口：,5.1.2,文档的建立,1.,文档的输入,（,1,）输入文本,利用键盘输入字符,汉字输入法：如智能,ABC、,五笔字型等,表,5.1.,1 中文标点及其对应键位,中文标点,对应按键,中文标点,对应按键,、顿号,左单引号,(单数次),。句号,.,右单引号,(偶数次),，逗号,“左双引号,(单数次),：冒号,:,”右双引号,(偶数次),；分号,;,左书名号,省略号,￥人民币符号,$,（,2,）输入中文标点符号,选择软键盘输入特殊符号,（3）输入特殊符号,通过“插入”“符号”命令,2.,保存文档,（,1,）保存新文档,单击“保存”按钮,，为新文档命名,（,2,）保存已命名的文档,单击“保存”按钮,（,3,）将文档另存备份,选择“文件”,“,另存为”命令，输入新文件名,（,4,）自动保存文档,选择“工具”,“,选项”命令，设置“自动保存时间间隔”,（,5,）保存为,HTML,格式,选择“文件”,“,另存为,Web,页”,5.1.3,文档的编辑,文档的编辑是指对文档内容进行插入、修改、删除等操作。,1.,选定文本,Word 2002,可以同时选定多个不连续区域,通过按住,Ctrl,键再加选定操作来实现,在文本区：拖动选定文本；三击选定段落；按住,Alt,键并拖动选定矩形区域。,在选定栏：单击或拖动选定一行或多行；双击选定段落；三击选中整篇文档。,2.,插入与修改文本,在插入状态，可插入字符；,在改写状态，插入字符则替代当前光标位置字符。,3.,复制与移动文本,文本复制、移动等通过,剪贴板,Word 2002,可以存放,24,次复制或剪切的内容,可使用“粘贴选项”智能标记按钮,4.,撤消与重复,“撤消”按钮可用于恢复原来的状态；,“重复”按钮用来将撤消的命令重新执行。,5.,查找与替换,选择“编辑”“查找”命令：,5.1.4,文档的排版与打印,1.,字符格式化,先选定文字，选择“格式”,“,字体”命令：,字体与字号：,字形：,效果：,提示：,调整字符位置与间距：单击“字符间距”选项卡,快速复制文本格式：使用“格式刷”,2.,段落格式化,段落缩进,移动,水平标尺,上的缩进标记,：,首行缩进,悬挂式缩进,左缩进,右缩进,利用,格式工具栏,或,“段落”对话框,（,选择“格式”“段落”命令）：,段落对齐,段落间距,段落修饰,利用,“格式”菜单,的,“边框和底纹”命令：,分栏与首字下沉,选择“格式”“分栏”命令。,选择“格式”“首字下沉”命令。,注意：,若要使栏宽不相等，应取消“栏宽相等”复选框，并指定各栏的宽度和间距；,选取分栏的段落时，不要选择段落后的段落标记，否则分栏可能不成功。,设置首字下沉同时还要分栏排版时，应先设置分栏，后设置首字下沉。,3.,设置项目符号及编号,选择“格式”,“,项目符号和编号”命令,选择“字符”或“图片”按钮,改变符号的样式。,4.,创建和使用样式,样式是一组已命名存储的格式的集合，分段落样式和字符样式。,选择“格式”“样式和格式”“新样式”：,创建样式,输入样式名称、类型,选择“标题”；,设置样式的字体格式和对齐方式,使用和查看样式,修改和删除样式,5.,生成目录,生成目录前，先对文档中要显示目录的各级标题分别格式化。,生成目录方法：选择,“,插入,”,“引用”“索引和目录”。,选择“目录”,6.,页面设置,包括页眉页脚设置和页的版面设置。,在此插入页眉,在此插入页脚,设置,页眉和页脚,页面设置,选择“文件”,“,页面设置”命令：,上页边距,左页边距,右页边距,下页边距,页眉,页脚,脚注和尾注,选择“插入”,“,引用”,“,脚注和尾注”命令,脚注：对文档内容进行注释说明，注释位于页面底端。,尾注：对文档引用的文献注释，注释位于文档结尾。,批注,对文字内容的修改做出标记，作者可以接收改动或拒绝改动。,选择,“,插入,”,“,批注,”,命令,直接引用：选择复制、粘贴按钮操作,拒绝接受：右击标记，删除批注,修订,选择,“,工具,”,“,修订,”,命令，,单击审阅工具栏的,“,接受所选修订或拒绝所选修订,5.1.5,表格制作,创建和编辑表格,选择“表格”,“,插入”,“,表格”命令；,单击常用工具栏中“插入表格”按钮并拖动鼠标指针；,单击常用工具栏的“表格和边框”按钮调出“表格和边框”工具栏：,绘制斜线表头,移动表格或调整表格,5.1.6,图文混排,插入图形,选择,“插入”,“,图片”命令,:,艺术字,自选图形,编辑图片,（1）放大与缩小图片,（2）移动或复制图片,（,3,）剪裁与删除图片,图片工具栏,（,4,）设置图片的环绕方式,单击“图片”文字环绕”按钮：,裁剪按钮,利用绘图工具绘制图形,如果“绘图”工具栏没有出现，,单击常用工具栏上“绘图”按钮,或选择“视图”“工具栏”“绘图”。,（,1,）在文档中绘制图形,（,2,）在自选图形中加入文字,（,3,）组合或取消图形对象组合,在,绘图画布,中使用绘图工具：,文本框,公式编辑器,文本框分横排和竖排两种方式。,主要用于制作“文中标题”，“栏间标题”和“边标题”等，也可用于在图片中放置文字。,文本框内容的编辑在绘图画布中进行。,选择“插入”“对象”“,Microsoft,公式,3.0,”：,数学符号,公式模板,文档保护,（,1,）为文档加密码,选择“工具,选项,安全性”标签；,在“打开文件时的密码”中输入文档的密码,（,2,）将文档设置为“只读”,5.1.7,邮件合并,邮件合并用于将一份通知或信函，以不同的收信人姓名打印。,方法：,通过创建一个主文档和一个数据源文件来生成多个文档，主文档是包含在合并中不同文档中相同的部分，如信函的主体文本、图形等；数据源则是包含不同文档中变化的信息，如姓名、称谓、地址等。,在合并过程中，,Word,把来自数据源的不同信息加入到主文档的邮件合并域中，由此产生了主文档的不同版本。,简单操作步骤：,打开一个新文档（或打开一个准备作为主文档的文档）；,-,输入信函内容；,-,选择,“,工具,”,“,信函与邮件,”,“,邮件合并,”,命令；,选择文档类型,如选“信函”,单击下一步,选择如何设置信函,使用当前文档,单击下一步，选取收件人,单击“浏览”,打开数据源文件（存放要发信人员的表格文件：,word,excel,数据库文件等，注意不要有表头,直接是表格。）,单击“撰写信函”,（将不同人的信息插入到信函中）,选问候语,选其他项目,插入姓名，职务或 姓名、各科成绩等,预览信函,完成合并,编辑个人信函,打印,5.1.8 Word,宏的使用,宏是一种程序,可以将一些重复的操作或工作过程录制下来,集成单一命令,重复使用,以提高效率,.,操作方法,:,选择,“,工具,”“,宏,”,“录制新宏”,开始操作,(,具体的编辑工作等,);,操作结束,选择,“,工具,”“,宏,”“,停止录制,”,即可终止录制,;,使用宏,:,选择,“,工具,”“,宏,”“,宏,”,选择所录制的宏名,即可执行那些重复的操作,.,5.2,电子表格软件,电子表格是指能在计算机上提供运算环境的软件。,输入数据和公式，得到计算或统计结果。适合利用计算机解决各种计算问题。,Excel,能够提供完整的计算功能和其它的数据处理功能，如图表的制作、数据筛选、数据的统计分析等。,5.2.1,Excel,系统概述,认识,Excel,单元格选定方法：,相邻的单元格：选定第一个单元格，然后拖动鼠标直至最后一个单元格,不相邻的单元格：选定第一个单元格区域，,Ctrl,键+选定其它单元格区域,整行或整列：单击行号或列标,相邻的行或列：沿行号或列标拖动鼠标指针,不相邻的行或列：选定第一行或第一列，,Ctrl,键+选定其它的行或列,所有单元格：单击全选按钮,取消,选定的单元格：,在,工作表任意处单击,5.2.2,建立工作表,1.,直接输入常量数据,（,1,）输入文本,：,文本数据由数字、字母或其它字符组成,（,2,）输入数值,：,数字,0,9，+,、,-,、（）、,/,、,%,、,$,、,E,、,e,、，、,.,（,3,）,输入日期或时间,：,日期数据使用连字符“,-,”或斜杠“,/,”,时间数据使用冒号“,：,”,按12小时制键入时间，应在时间后留一空格，并键入,AM,或,PM，,表示上午或下午,组合键“,Ctrl+；”,输入当前日期,组合键“,Ctrl+Shift+；”,输入当前时间,2.,自动填充数据：,自动填充等差、等比，或系统预定义的序列数据。,（1）使用填充柄输入,等差或系统预定义的序列数据。,根据需要选择“自动填充选项”菜单中的内容,（,2,）使用填充命令输入数据,适用于输入等差、等比、日期和自动填充四类序列。,（,3,）建立自定义的自动填充序列,5.2.3,工作簿的基本操作,1.,建立与打开工作簿,2.,保存和关闭工作簿,注意“保存”与“另存为”的区别。,3.,工作表和工作簿的保护,（,1,）保护工作表：防止修改工作表中的单元格、图表项、图形对象等。,选择“工具”,“,保护”,“,保护工作表”命令。,（,2,）保护工作簿：保护工作簿的结构及窗口。,选择“工具”,“,保护”,“,保护工作簿”命令。,（,3,）取消对工作表或工作簿保护,选择“工具”,“,保护”,“,撤消工作表保护”或“撤消工作簿保护”命令。,4.,工作表的基本操作,（1）选择工作表,选择多张相邻工作表：单击一张标签，,Shift,键+单击最后一张标签,选择多张不相邻工作表：单击一张标签，,Ctrl,键+单击其余标签,选择全部工作表：右击标签，从快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令,取消选定的全部工作表：单击任何一张非当前工作表的标签,（2）对工作表的操作,插入工作表：选择,n,张工作表，可插入,n,张工作表。,删除工作表：选择“编辑”“删除工作表”命令。,移动或复制工作表：选择“编辑”“移动或复制工作表”命令。,在一个工作簿内：拖动标签移动；,Ctrl,键+拖动复制。,为工作表命名：双击工作表标签，输入新工作表名。,表名长度31个字符。,为表标签更改颜色：右击标签，从快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令。,5.2.4,使用公式与函数,1.,使用公式,公式中的运算符及其应用,算术运算符,+、*、/、%、,比较运算符,=、=、,文本运算符,&（文本字符串连接）,引用运算符,:（冒号）、,（逗号）、（空格）,=(,C3+D3)*20%-E3,必须输入,单元格地址,运算符,常量,算术运算符级别：,%，*,和/，+和,公式中运算符的优先级别由高到低依次为：,引用运算符算术运算符文本运算符比较运算符,数据的引用,相对引用：,是公式复制时进行调整的单元格引用。,绝对引用：,是在公式复制到新位置时不改变的单元格引用。,混合引用：,是在公式复制到另一个单元格时只调整部分单元格引用。,表示,方法：,相对引用：列标+行,号,例,A2，B3,绝对引用：$列标+$行,号,例,$,A$2,$B$3,混合引用：列标+$行,号,例,A$2,B$3,$,列标+行,号,例,$,A2,$B3,引用不同工作簿和不同工作表数据的格式：,工作簿名称,工作表名称！单元格地址,2.,使用函数,函数,是预先定义好的内置公式，由函数名及其参数组成。,形式：,函数名（参数,1,，参数,2,，）,参数是函数所要处理的数值。可以是常量、逻辑值、单元格、区域或其它函数。,注意：输入函数时前面也要键入等号“=”。,输入函数有两种方法,直接输入法：在单元格中输入函数的完整形式,插入函数法：选择“插入”“函数”命令,或单击编辑栏的“插入函数”按钮,常用函数应用举例：,AVERAGE,函数,用于计算自变量参数表中所有数值的平均值。,选取函数类型和函数“,AVERAGE,”,输入函数参数,得到结果,IF,函数,执行真假值判断，返回不同结果。可以对数值和公式进行条件检测。,选取函数类型和函数“,IF,”,输入函数参数,得到结果,判断条件,条件为真时显示值,条件为假时显示值,HLOOKUP,函数,水平查找函数。在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。,1.建立查询数据表,2.输入函数,3.拖动复制该公式,注意：,查询数据表地址范围应使用绝对地址。,5.2.5,工作表的编辑与格式化,1.,工作表的编辑,（1）修改与清除,（2）插入与删除,（,3,）移动或复制,执行“复制”命令后，可多次粘贴,（,4,）查找与替换,利用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，可以只粘贴用户选择的内容,2.,工作表的格式化,“格式”菜单中的命令,格式工具栏中的按钮,使用,格式化示例：,格式化内容：,（,1,）调整单元格的行高与列宽,（,2,）设置单元格格式：字体、数字格式、对齐方式、边框与图案,（,3,）设置条件格式,5.2.6,使用图表,1.,创建图表,嵌入式图表：数据和图表在同一张工作表上。,图表工作表：在数据工作表之前插入的独立图表。,单击工具栏的“图表向导”按钮或通过“插入”,“,图表”命令：,图表对象,:,（1,）图表类型,（,2,）图表数据源,（,3,）图表选项,（,4,）图表位置,完成,4,个对话框填写：,2.,图表的编辑及格式化,编辑图表：对图表及图表对象，如图表标题、分类轴、,图例等进行编辑。,方法：选中图表，再选择“图表”菜单中的相应命令。,格式化图表：对图表标题、图例、数值轴和分类轴等图表,对象设置格式。,方法：指向欲设置的项目单击，选择“格式”菜单，单,击相应命令。,3.,图表的操作,移动：用鼠标拖动图表到任意位置；,复制：使用“复制”和“粘贴”按钮；,调整：拖动一个句柄来改变图表大小；,删除：按,Del,键，删除整张图表。,5.2.7,使用数据清单,数据清单,是指工作表中连续的数据区，每一列包含着相同类型的数据。,数据清单中的一行是一条记录；,数据清单中的一列为一个字段；,数据清单的列标题是字段名。,要求：,同列数据的数据类型和格式应完全相同；,字段名所用文字不能为数字、逻辑值、空白单元格等；,表中不能存在全空的行或列；,数据清单与其它数据间至少留出一列或一行空白单元格。,1.,建立数据清单,建立一张满足数据清单要求的工作表。,使用“数据”,“,记录单”命令：,增加、删除、修改、查找数据清单中的记录。,2.,排序,将数据清单按某种规定顺序显示。,关键字：,排序的字段名。至多允许,3,个关键字进行排序。,按某一个字段排序：单击某字段列任意单元格，再单击工具,栏的 （升序）或 （降序）按钮。,按多个字段排序：选择“数据”,“,排序”命令。,3.,筛选,按要求找出符合若干条件的记录并显示。,自动筛选：,按单个字段建立筛选条件，多字段间的筛选关系为“与”，适用于简单条件的筛选。,筛选结果在原有区域显示。,高级筛选：,需建立条件区域，可实现“与”关系或“或”关系的筛选，,适用于建立复杂,筛选,条件,。,筛选结果在原有区域或某一指定区域显示,。,自动筛选举例,选择“数据”,“,筛选”,“,自动筛选”命令：,对单一筛选条件，直接在下拉列表中选择。,对复合筛选条件，使用自定义筛选对话框。,高级筛选,举例,在数据清单以外的任何地方建立条件区域。,条件区域的首行为需设置筛选条件的字段名，筛选条件从第,2,行开始设置。,同行上的条件为“与”关系；不同行之间为“或”关系。,选择“数据”,“,筛选”,“,高级筛选”命令：,选择数据区域和条件区域,4.,分类汇总,对数据清单中的某一字段进行分类，再按某种方式汇总并显示出来。,注意：必须先排序，使分类字段相同的记录排在一起。,分类汇总举例：,选择“数据”,“,分类汇总”命令。,5.,数据透视表,适用于按多个字段进行分类并汇总。,使用“数据”,“,数据透视表和数据透视图”命令。,建立数据透视表步骤：,选定数据源；,选定数据源区域；,选定存放数据透视表的位置。,设置数据透视表页面布局。,数据导入,将,Excel,以外的数据导入到,excel,中，可以是文本数据、,htm,数据或有分隔符的数据,(,若是,word,文档，可先转换为,htm,，,再导入）。,选择：数据,-,导入外部数据,-,导入数据,选择要导入的数据源即可。,5.3,文稿演示软件,文稿演示软件可提供制作各种各样视觉效果极佳的演示文稿。,在幻灯片中可插入声音、图片、影像。,PowerPoint,目前广泛应用在各种会议、产品内容展示、教师上课、学生论文答辩等方面。,5.3.1,PowerPoint,系统概述,认识,PowerPoint,演示文稿：为某一演示而制作的幻灯片存放在一个文件中，,其扩展名为,.,PPT。,幻灯片：构成演示文稿的单页。,幻灯片的各种视图,普通视图,：包括幻灯片、大纲、备注页,3,种视图。,幻灯片浏览视图,幻灯片放映,视图转换：,水平滚动条左端的视图按钮,或,“,视图,”,菜单命令。,演示文稿的基本操作,（1,）建立演示文稿,新建“空演示文稿”,“,根据设计模板”新建,“,根据内容提示向导”新建,利用“通用摸板”新建,（,2,）保存演示文稿,选择“文件”,“,保存”命令,（,3,）打开演示文稿,选择“文件”,“,打开”命令,（,4,）关闭演示文稿,选择“文件”,“,关闭”命令,（,5,）退出,PowerPoint,选择“文件”,“,退出”命令,5.3.2,幻灯片的制作与格式化,1.,制作新幻灯片,单击“新建”,“,空演示文稿”命令，选择应用幻灯片版式。,2.,幻灯片的格式化,格式化内容：,（,1,）文本的格式化：指对字体、字号、字体颜色及特殊效果的设置。,（,2,）段落的格式化：段落对齐、行距和段落间的距离、插入项目符号等。,（,3,）对象的格式化：调整对象的大小和颜色，为对象加边框、填充颜色等。,3.,幻灯片的基本操作,（1）选择幻灯片,选择单张：单击幻灯片,选择连续多张：单击第一张，,Shift,键+单击最后一张,选择不连续多张：单击第一张，,Ctrl,键+单击其余各张,取消选定：单击任一幻灯片,（2）插入和删除幻灯片,插入幻灯片：“插入”“新幻灯片”,或单击“新幻灯片”按钮,删除幻灯片：选择“编辑”“删除幻灯片”命令,（3）移动或复制幻灯片,移动：“剪切”粘贴”或直接拖动幻灯片到移动位置,复制：“复制”粘贴”或按住,Ctrl,键后拖动幻灯片到复制位置,5.3.3,设置演示文稿的外观,1.,使用母版,母版用于设计演示文稿中每张幻灯片的通用格式。,2.,应用配色方案,配色方案是一组可应用于演示文稿中的预设颜色，由,8,种组件颜色组成。,预设的8种组件颜色,配色方案可对幻灯片需要强调的组件进行重新配色,3.,应用设计模板,模板是,PowerPoint,随带的预先设计的幻灯片，包含演示文稿的母版、配色方案、背景图案等，不包含演示文稿的内容。,从“应用设计模板”列表中选择一个所需的模板。,系统预设了大量模板,5.3.4,设置幻灯片放映,1.,设置动画效果,自定义动画,动画方案,单击“添加效果”，选择对象进入或退出画面的方式与方向、设置特殊效果。,提供了,3,类动画样式：,细微型,温和型,华丽型,提供了多种预设的动画设计效果,2.,设置幻灯片切换和超链接,设置,切换效果,插入超链接,设置动作按钮,3.,设置幻灯片放映与,启动放映,选择“幻灯片放映”“设置放映方式”命令：,三种类型的放映方式：,演讲者放映（全屏幕）：以全屏幕形式显示演示文稿。,观众自行浏览（窗口）：以窗口形式运行小规模的演示。,在展台浏览（全屏幕）：以全屏幕形式在展台上演示。,启动幻灯片放映,单击“幻灯片放映”按钮,“幻灯片放映”“观看放映”,5.3.5,在多张,PPT,幻灯片中连续播放背景音乐,使用,PowerPoint,做幻灯片，有时需要给所有幻灯片加上背景音乐，来渲染气氛，增强演示效果。但直接使用,“,插入,”,菜单栏中的,“,影片和声音,”,“,文件中声音,”,所插入的背景音乐只对所选择的那张幻灯片起作用，等到播放下一张时，背景音乐就停止播放了。,插入连续背景音乐的方法：,1.,把全部幻灯片做好，在需要插入声音的幻灯片中，单击,“,插入,”,“,影片和声音,”,“,文件中的声音,”,，选择所需的声音文件。,在出现,“,您在幻灯片放映时如何开始播放声音,?,”,的对话框时选择,“,自动,”,2.,右键单击出现的声音图标“小喇叭”，选择“编辑声音对像”，勾选“循环播放，直到停止”选项，最后单击“确定”按钮。,3.,选择“自定义,动画,”，打开“自定义,动画,”窗口，单击插入的声音，再选择“效果选项”，在播放声音窗口，单击“在哪张幻灯片后”项，然后在方框内填入需要停止播放的幻灯片的序号，最后单击“确定”即可。,5.4,常用工具软件,5.4.1,文件压缩与解压缩软件,WinRAR,1.压缩文件,右击要压缩的文件或文件夹，选择“添加到”命令，自动进行文件压缩。,右击要压缩的文件或文件夹，“添加到压缩文件”命令,选择新建压缩文件的格式,(,RAR,或,ZIP),、,压缩级别、分卷大小和其它压缩参数。,2.解压缩文件,右击要解压缩的文件或文件夹，选择“解压到”命令,5.4.2,PDF,文件格式转换软件,Adobe Acrobat,PDF(Portable,Document Format),文件格式的特点是占用磁盘空间小，可在不同的平台上如实保留原始文档外观，适于网上发布，使文档方便阅读。,1.,将,Office,文件转换为,PDF,文件,打开要转换的,Office,文件，单击工具栏上的“转换为,Adobe PDF”,按钮。,2.,将,PDF,文件转换为,RTF,或,Word,格式,在“另存为”中选择保存文件类型为,RTF,或,Word,，“设置”；,勾选“包含注释”和“包含图像”；,默认输出图像格式是,JPG,。,5.4.3,文件下载软件,FlashGet,多线程下载软件,FlashGet,把一个文件分割成几个部分同时下载。,右击该下载链接，选择“使用网,际快车下载”命令,：,采用,5,个线程的下载方式,