文员日常工作处理.ppt

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從而提高工作效率。,步聚,1了解案例(弄明白內容),2探討案例(發表自己對個案的判別意見,),3分析案例(錯與對之處),4總結案例(學習好的經驗避免再次錯誤),*,文員須具備的能力,1聽知能力,2記憶能力,3文字表達能力,4理解判斷能力,5組織協調能力,6使用辦公設備能力,7交際能力,日常工作,文职人员有哪些工作,上傳下達,溝通協調,信件傳遞,接聽電話,文件處理,數據統計,為什么要做這么多事,文職類別,人事文員,文控文員,行政文員,傳遞統計文員等等.,生產文員,每天檢查工場及公共區域之5,S,情況會議室,/,更衣室,/,廁所,/,燈制,/,排氣扇之開關情況鞋套擺放情況,。,做一般性的會議記錄及撰寫一般性公文,(,如申請通知備忘等,),。,文具各種空白報表工傷藥品清潔用品工鞋環保紙等之預算簽領登記發放及保管工作。,協助跟進客人參觀時的接待工作帶領客人/供應商到本部。,負責部門行政制度一般性公文之分類歸檔出檔存檔等工作。,負責對使用中之報表進行統計領簽發放。,行政文員工作職責,7.負責領取員工及職員工衣并進行登記及派發。,8.填寫單據(,電腦部維修單裝修維修單雜支憑單差旅費報銷單出車紙空白報表申請表物料申領表文具預算表等,),。,9.跟進第8項單據進度和處理力所能及之事定期向上司匯報進展動態。,10.鎖,匙及辦公設備的點檢發放登記管理。,11.對新入職員工進行內部制度講解熟悉工場環境。,12.處理上司臨時交代之任務。,行政文員工作職責,案例分析,維修響鈴,上司交待,A,區的響鈴壞了,需出單維修文員,把,A,區寫成,了,B,區,維修人員確認時文員,不耐煩地說單上寫的很清楚,按單辦事。,結果把,B,區,好鈴拆,了,A,區,壞鈴仍保留。,行政文員的錯誤行為,1.,工作不認真,不仔細。,2.,責任心不強。,3.,遇到問題不作實地了解就,妄下結論。,如果你是那位文員,該如何處理,?,1.,不清楚上司指令時,可要求重復一遍,2.,出現問題時及時反饋予上司,尋求解決方法,3.,實事求是,發現錯誤時,應及時更正,*,管理格言實地了解精算決斷,案例分析,電話接待,開會前上司交待,這個會議很重要,所有電話不可駁接進會議室,但在開會過程中,突然接到一位客戶的電話,要求上司接聽,客戶表示是非常重要而且緊急的事件,如果你是那位接聽電話的文員,你該如何妥當處理這件事,?,參考方法,1.評估現場環境-與何人開會時限,2.衡量事態輕重急緩程度-內容,3.詢問資深同事-借鑒他人意見,4.靈活應變妥善處理,小提問,電話在響几聲時為最佳接聽,時間,接聽后的第一反應,案例分析,某天,文員接到一個推銷商了解公司情況的電話,那個文員將公司的情況告訴了推銷商,從此每隔兩三天,經理就會接到此推銷商的電話騷擾,甚至要求到公司進行推銷。,A,自作主張將你所知道的情況全部告訴對方,。,B,將項目負責人姓名電話告訴對方或將,電話轉給項目負責人。,D,將對方凶一頓并把電話挂掉。,C,私自與對方約定洽談時間。,E,先問清對方是否與部門相關人員事先有約,然后征求相關人員的意見是否將電話轉駁,進去如果不愿意接聽可婉轉地回絕對方。,處理方式,總 結,在公司內部文員是部門的形象窗口,在公司對外則代表著整個公司形象。,故文秘人員的言行舉止都不容忽視。,某天小王接到保安的電話通知門崗有2位供應商需到部門找主管洽談業務要求小王到門崗帶人到部門。小王聽后便對保安說,“,我忙得很他們之前也來過了讓他們自己進來吧。,不良現象,1帶外來人員走到一半路程后折返取物,(不可取巧,),。,2讓外來人員自行在廠區內閑游。,不良影響1,影響公司形象。,2給有目的的外來人員有機可乘(盜取公司商,業機密)。,解決方法,1接到通知后把外來人員帶到部門接待室,然后通知相關人員。,2如果當時正在處理急事可轉告同事幫忙。,帶人,解決方法,如果自己有授權領鎖匙的情況下自已領鎖匙開門關燈,如果自已沒授權領鎖匙可尋找一下有授權人仕是否在宿舍如在宿舍可找她領鎖匙開門關燈。,如果自己沒有授權領鎖匙的情況下應上報保安當值人員要求其協助領鎖匙開門關燈 或 特殊處理先簽領鎖匙后再補回相關文件(事先必須上報部門負責人)。,關燈,某天晚上,22,30,在宿舍走廊上發現部門樓梯間的燈沒關如何處理,錯誤想法,1,事不關已有責任跟進處理嗎,2視而不見多一事不如少一事。,3如果處理不當我會受罰嗎,跟進及處理有關人事方面的資料,(,加班紙請假單自離單出差紙簽卡紙員工犯錯通知書更改班次等,),。,填寫離職員工之計糧資料及帶領離職人員辦理離廠手續。,負責跟進員工外租申請入住宿舍申請調床位申請等。,帶領應聘人員及新入職員工到部門并跟進食宿交通方面安排。,提供請長假押糧人員名單。,提供部門工時表獎金報表(績效獎,生產獎金特別津貼獎),提供固定班次于人事組。,考勤文員工作職責,7.,協助人事考勤組跟進員工出勤異常情況申請簽卡及到監控室查証簽卡時間等。,8.核對人事組提供的每月犯錯記錄表并張貼于通告欄供員工查閱。,9.每月初核對工時表交人事組并解答及處理工時表中員工提出的疑問。,10.員工符合公司規定條件的各種福利申請。,11.跟進及提供員工外調/借入部門工時于相關部門。,12.處理上司臨時交代之任務。,考勤文員工作職責,案例分析,津貼風波,由于考勤系統問題某月的加班,補助津貼無法計算員工發現此問題,詢問時文員隨意回復公司已取消,此項補助津貼。因純屬捏造最后遭,到聯名投訴給予記過處罰并將警,告批評的公文張貼在通告欄里。,存在問題,1.-,對工作不負責任,2.-,員工提出問題時沒有盡力去解決。,3.-,遇到問題時不去調查事故原因。,4.-,解決不了問題時也沒向上司匯報,尋求幫助。,5.-在沒有根據與文件支持情況下亂說一通隨意回復員工的問題。,如果你是那位文員,如何處理此問題,?,1,當員工提出疑問時應該與相關 部門進行溝通了解產生的問題的根源。,2,匯報上司尋求解決方法。,在沒弄清楚情況前可回復員工待查明原因后再作回復。,一天文員小李接到一位技朮員的電話說今天上班沒打上卡要求簽卡小李該如何正確處理(公司有規定一次性遲到10分鐘必須扣0.5,h,)。,*在簽卡之前必須查証以下問題點,1.考勤系統問題(實際有上班按時打卡系統沒記錄)。,2.人為操作問題,(,a.,有打考勤卡,但打卡方式不對導致系統沒記錄須簽卡(2次以上記警告),b.,沒打考勤卡,。,*到監控室查証該職員實際打卡時間及要求相關同事簽名作實*,簽卡,你的一位同事經常打錯字你如何提示她改正過來既要指出她的錯誤之處又要不傷和氣及顧及她的自尊,如何讓貓吃了辣椒之后還喵喵叫,*根據問題點對症下藥*,負責所有受控文件及軟件,(,內部制作及客戶資料,),之登記受控復印分發簽收存檔注銷等工作同時負責簽發分類傳閱存檔注銷外部門所有有關生產及行政制度方面的受控文件除外監控及管理其他組別相關文件。,負責跟進內部與外部門借閱受控文件登記手續歸還工作;,協助,ISO,專責員統計相關資料;,負責受控與非受控文件的存檔管理;,處理上司臨時交代之任務。,文控文員工作職責,因工程臨時改動工程師將,FA,文件交于文員分發但受控文員說快下班了明天一早來發。但第二天早上忘記了直到下午工程師跟催才想起此事但由于,FA,的未及時分發導致,IQC,來料收貨時仍以舊版本的標准驗收而生產組別也因為未收到最新資料已把部份電線發放至生產線裝配導致全部返工。,案例分析,文件分發,那位文員的做事方式有什么不對的地方說明了什么?,愛崗敬業精神,對工作責任心,時效性,處事態度,那位文員的工作態度對個人公司有什么影響?,影響給同事上司留下不好的印象 對個人的發展受到阻礙給公司造成經濟損失。,案例分析,領宵夜票,因生產需要臨時安排,FSC,組上夜班周日晚(21:00)接到主管的電話稱文員忘記領取宵夜票交予生產組長導致員工沒宵夜吃該如何妥當處理,注意事項,1.確認當值組長是否真的沒拿到宵夜票。,2.聯系相關部門,(,福利組,),解決宵夜問題,確保員工能按時就餐。,3.追究責任人,&,追查事情起因及過程。,4.,檢討和解決方案,切忌當時追究責任人而不及時解決員工,就餐問題。,事情真相文員已領取宵夜票并交給白班組長白夜班組長交接出現問題。,會上發言,在大型重要會議上 有些高職喜歡滔滔不絕 又有些人發言時跑題而且不大理會別人的暗示作為主持人的你該如何提示他們,提示小貼士,打眼色暗示,轉移話題提示,讓旁邊同事示意,在發言中接話題制止,手勢表達法,如何你是那位文員如何處理這件事情,當天的工作當天完成,。,報告制,如留到第二天處理的事情以備忘形式記錄以便跟進。,時間管理技能,每天的事情分為四大類型進行優先處理,重要緊急,重要不緊急,不重要緊急,不重要不緊急,*不要養成拖拉懶散的不良惡習今日事今日畢。,協助設備管理員撰寫所有新制作的裝配夾具測試夾具之操作說明書及設備保養操作文件,(,PMI,WGI),。,輸入所有設備每日使用情況數據統計產品修理次品數據。,負責所有設備工具夾具之借出,/,歸還登記保管及定期更新相關資料及標識。,有關設備資料（設備保養資料設備認可資料工具,/,夾具認可資料）的整理和保管。,生產文員工作職責,5.跟進外發其它部門制作的電子測試夾具及外部門出單需本部門制作的固定夾具的進度。,6.負責生產組每天的生產報表(產品檢查,/,測試表,SMT,物料核對表等）之輸入整理歸檔出檔存檔等保管工作。,7.負責生產組各種文件之整理存檔及保管工作及編寫一般性通知。,8.處理上司臨時交代之任務。,生產文員工作職責,案例分析,打印條碼,生產線提前一個工作日交條碼紙樣榜于文員,打印。10/18日生產線將一款,FSC,的條碼文員并,注明10/19 0900前急用。文員收單后沒留意備,注的字眼第二天生產線要條碼才急忙到電腦部,打印由于沒有條碼紙導致產品無法按時跟車走,柜但為了按貨交貨這批貨只好寄飛機使公,司蒙失了一筆經濟損失。,輕松一下,原来有多少只羊,古时候，有一位农民赶着一群羊去给皇帝进贡，一共过了,8,道城门，每经过一道城门守门的士兵都将所赶的羊留下一半，再还给他一只羊。最后，农民只剩下两只羊了。请问他原来有多少只羊呢？（,3,分钟）,案例分析,佩戴廠牌,某個員工不戴廠牌被保安發現,(,放在口袋中,),保安要處罰其但員工不接受其解釋為因產品需要,(,售票機體積較大,),為避免五金件被廠牌刮花客戶要求員工將作業時不可佩戴廠証只可放于口袋。組長沒將此信訊反饋于行政組出文知會廠務部所以導致此事件發生。,解決方法,組長應及時將此要求反饋于管理層和行政組。,2.行政組出文知會相關部門,(,廠務部保安部人事組,),沖突的,解決辦法,1競爭,2協作,3妥協遷就,4折衷,5回避,結果“雙贏”,案例分析,你上司將一份手稿通知交你電腦編輯打印。你的工作步聚,工作步聚,1,接到手稿通知后,認真瀏閱內容,發現,有不清楚的內容應咨詢上司。,2,發現有錯字或意思表達有誤時可提示上司。,3,認真編輯,打好后在電腦里仔細檢查一遍。,4,打印通知交上司審閱。,*附上原稿*,輕松一下,有一輛車上有,7,個女孩,每個女孩有,7,個包,每個包里有,7,個大貓,每個大貓里有,7,個小貓,問題點 這輛車上有多少條腿,輕松一下,答案,Bag#2,Bag#1,Bag#3,Bag#4,Bag#5,Bag#6,Bag#7,1,個,女孩,10976+(7,x2)=10990,（1+7）x 4 x7=224,224 x 7=1568,1568 x 7=10976,職業道德之一,嚴守機密,不该说的机密,绝对不说。,不该問的机密,绝对不問。,不该看的机密,绝对不看。,不该記錄的机密,绝对不記錄。,不在非專用記錄本上記錄机密。,職業道德之一,嚴守機密,不在私人通信（訊）中涉及机密。,不得公共場合和家庭,子女,親友面前等不利于保密的场合,谈论机密。,不在不利于保密的地方存放機密文件,資料。,不在普通電話,明碼電報,普通郵局傳達機密事項。,不攜帶機密材料游覽,參觀,探親,訪友和出入公共場合。,機密事項,人事-調薪晉升解雇,商業-價格工時產量,資料-會議通訊商務,公司內部的機密決策,想一想,阿諾德和布魯諾同時受雇于一家店鋪,但阿諾德青云直上,而布魯諾卻仍在原地踏步。,布魯諾向老板匯報情形,“賣什么”,第一次去市場,“有多少”老板問,第二次去市場,“價格是多少”老板又問,第三次去市場,阿諾德向老板匯報情形,:,有一個農民在,賣土豆,一共,40,袋,價格是多少,土豆質量如,何,他帶回來一個讓老板看看。這個農民一個小時后還會運,來几箱西紅柿,價格非常公道。他想這么便宜的西紅柿老板,肯定會要進一些的,所以他不僅帶回了一個西紅柿做樣辦,而且把那個農民也帶來了,他現在正在外面等回話呢。此時,老板轉向布魯諾說,“現在你知道為什么阿諾德的薪水比你,高了吧”,說一說,不同的工作態度有不同的工作成效,也會有不同的體驗和收獲。,主動與被動只是一步之間,但結,果卻天鑲之別。,用心去做好每一件事情。,主動,多走一步,多問一句,分組談談發生在身邊或日常工作中的事,由其他組別進行分析和總結,。,你我他,*齊齊參與共同分享,总结,除了上述所提及的事件外在我們工作當中還有許許,多多的事情發生如何妥善處理每個人的方法都不,同但無論用何種方法都不能偏離“文職人員的職業道,德”,忠于職守,嚴守機密,恪守信用,善于合作,总结,處理問題時要從三個角度考慮,從公司角度,從個人角度,從他人角度,*借鑒經驗,Thank you!,謝 謝,