物资采购、款项支付、费用报销的操作流程(图示).doc

物资采购、款项支付、费用报销的操作流程（讨论稿）
为了提升公司的企业管理水平，完善各项管理制度，让每位员工能更好地了解、明确公司对物资采购、款项支付、费用报销的必要手续，特制定了此操作流程。
一、物资采购申请流程
(一)、零星材料（含办公用品）采购
采购申请
1、 使用部门、仓库或办公室提出，采购部填写“物资采购申请单”；
2、 使用部门负责人、仓库保管员或办公室主任审核签字；
3、 采购部经理审核签字；
4、 总经理审批签字；
采购部填写“物资采购申请单”

仓库保管员或办公室主任审核签字字

采购部经理审核签字

总经理审批签字

付款申请
5、 采购人员填写“用款申请书”；
6、 采购部门经理审核签字；
7、 财务部经理审核签字；
8、 总经理审批签字。

采购人员填写“用款申请书”

采购部经理审核签字
字

财务部经理审核签字

总经理审批签字

（二）、大宗原辅材料、零配件（含产品）采购
采购申请
1、采购部或仓库提出，并填写“采购申请单”或“采购定单”；
2、采购部门经理或仓库保管员在其申请单上审核签字；
3、技术部经理审核签字；
4、公司总经理审批签字；

采购人员填写“采购申请单”

采购部经理或仓库保管员审核签字
字

技术部经理审核签字

总经理审批签字

付款申请
5、采购部人员填写“用款申请书”；
6、采购部经理审核签字；
7、购成品货已到由品管部经理审核确认；
8、财务部经理审核签字；
9、公司总经理审批签字。

采购人员填写“用款申请书”

品管部经理审核确认

采购部经理审核签字
字

财务部经理审核签字

总经理审批签字

（三）、机器设备等固定资产的采购
采购申请
1、设备管理部门或使用部门提出，采购部填写“采购申请单”；
2、设备管理部门或使用部门负责人在其申请单上审批签字；
3、采购部经理审核签字；
4、技术部经理审核签字；
5，公司总经理审批签字；
6、董事长审批签字。
采购人员填写“采购申请单”

设备管理部门或使用部门负责人在其申请单上审批签字

采购部经理审核签字

技术部经理审核签字

公司总经理审批签字

董事长审批签字

付款申请
7、采购人员填写“用款申请书”；
8、设备管理部门或使用部门负责人审批签字；
9、采购部经理审核签字；
10、财务部经理审核签字；
11、公司总经理审批签字；
12、董事长审批签字。

采购人员填写“用款申请书”

设备管理部门或使用部门负责人审批签字

采购部经理审核签字

技术部经理审核签字

公司总经理审批签字

董事长审批签字

二、付款流程
1、财务部根据审批后的“用款申请书”进行审核；对于付欠款的，须先由经管往来帐的会计确认该欠款的存在；
2、款项支付需领款人签名，并注明是现金还是其他票据；
3、外来人员领取款项，一般要有本公司的相关人员陪同，确定其身份，签名时，须填上身份证号码，还要向对方索取发票、收款收据或其他的收款凭据。
4、当特殊采购需要带空白支票外出时，须填明对方收款单位，并加盖“不得转让”章，限定其额度，限定报账的时间。

外来人员，本公司的相关人员陪同
财务部审核“用款申请书”

外来人员领款人签名，并留身份证号码
领款人签名，并注明是现金还是其他票据

向对方索取发票、收款收据

当特殊采购需要带空白支票外出时，须限额、限单位，限时并加盖“不得转让”章
注意：
三、采购物资的报账流程
1、采购人员要及时将发票或对方的送货单交仓库保管员查验，有增值税专用发票将其抵扣联，及时送财务部，给予认证抵扣；
2、仓库保管员根据收到的货物填写“入库单”；
3、采购人员取得的发票随同入库单交部门负责人签字确认；
4、再由公司总经理审批签字；
5、送交财务部签收（收到发票在对方的签收簿上签名）入账；

采购人员要及时将发票或对方的送货单交仓库保管员查验

仓库保管员根据收到的货物填写“入库单”

采购人员取得的发票随同入库单交部门负责人签字确认

总经理审批发票签字

送交财务部发票签收

四、费用报销流程
1、经办人员填制费用报销单（包括差旅费报销），需注明用途和费用发生的部门；
2、由部门负责人审核签字；
3、由财务部经理审核签字；
4、再报公司总经理审批签字；
5、谁领款签谁名，领款人与报销人名字可以不一致。
经办人员填制费用报销单

部门负责人审核签字

财务部经理审核签字

公司总经理审批签字

注意：谁领款签谁名，领款人与报销人名字可以不一致

五、借款流程
1、借款人填制“借款单”；
2、借款人所在部门负责人审批签字；
3、财务部经理审批签字；
4、公司总经理审批签字；
5、总经理借款由董事长审批，借款额度不超过5万元。

注意：1、借款人与领款人原则上要求一致。
2、借款原则：“前帐不清，后帐不借”。
3、年末所有个人欠款，必须全部归还。
借款人填制“借款单”

借款人所在部门负责人审批签字

财务部经理审批签字

公司总经理审批签字

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注意：1、借款人与领款人原则上要求一致。
2、借款原则：“前帐不清，后帐不借”。
3、年末所有个人欠款，必须全部归还。

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