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房地产公司文书管理制度

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文书管理制度

第一章 总 则
第一条 为使文书管理制度系统化、 规范化、 标准化、 信息化, 为提高办公效率, 特制定本办法。
第二条 文件管理内容主要包括: 政府及所属部门函、 电、 来文; 商业实体函、 电、 来文; 本公司上报下发的各种文件、 资料。
第二章 公文的种类
第三条 公司常见公文的种类:
1. 决定: 适用于对重要事项做出安排, 奖惩有关部门及人员, 或根据公司发展情形适时调整和变更公司的相关决定。
2. 通知: 适用于转发上级领导机关的公文, 传达需要我公司、 各部门办理、 执行或周知的事项及任免人员等。
3. 通报: 适用于表彰先进, 批评错误, 传达重要精神或情况。
4. 报告: 适用于我公司向上级机关或公司内各单位向集团董事长、 总经理汇报工作、 反映情况、 答复询问。
5. 请示: 适用于我公司向上级机关或公司内各单位向董事长、 总经理请求指示、 批准。
6. 批复: 适用于答复公司内各部门请示事项。
7. 意见: 适用于对重要问题提出意见和处理办法。
8. 函: 适用于与不相隶属单位之间商洽工作, 询问和答复问题。
9. 会议纪要: 适用于记载、 传达会议情况和议定事项。
第三章 公文的格式
第四条 公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、 发文字号、 签发人、 标题、 主送机关、 正文、 附件说明、 成文日期、 印章、 附注、 主题词、 抄送机关、 印发机关和印发日期等部分组成。
上报公司的公文应包含标题、 主送、 正文、 日期、 印章等内容。
第五条 公文按规定采用国际标准A4型( 210mm×297mm) 纸打印, 左侧装订。对内行文正文用小四号仿宋体字, 对外行文正文用三号仿宋体字。( 详见《xx房地产开发有限公司公文格式》)
第四章 行文规则
第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定, 一般不得越级请示和报告。
第七条 公司统一对外行文, 公司各职能部门不得自行对外正式行文。公司职能部门职权范围内的工作如需向下正式行文, 可由行政部转发。
第八条 上报公司公文事项如涉及公司多个职能部门, 应事先与涉及的部门协调沟通, 然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题, 应当直接报送该主管部门处理, 不必向公司行文。
第九条 ”请示”应当一文一事。”报告”不得夹带请示事项。
第十条 除公司领导直接交办的事项外, 不得以单位名义直接向公司领导报送”请示”或”报告”。部门负责人不得以个人名义上报”请示”。”请示”不得多头报送。
第五章 公文管理
第十一条 公司各类文书原件由行政部统一归口管理。各部门的业务文书如需复印, 须填写复印申请表经审批后方可复印, 确需借阅原件的须严格按照借阅权限及文件密级办理借阅手续, 并于行政部阅读。
第十二条 公文的签收:
1.凡商业实体函、 电, 来文均由公司前台登记签收后交行政部拆封。在签收和拆封时, 前台和行政部员工均应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件应查明原因, 对信件开口函邮票被撕应拒绝签收。
2.对政府部门发来的文件要进行信封、 文件、 文号、 编号的核对。如有不符应立即报告该政府部门并登记差错文件的文号。
第十三条 公文的编号保管:
1.行政部对政府部门来文拆封后应及时附上”文件处理传阅单”并分类登记编号保管。须由各部门承办或归档的也应办理相应手续: 对于各部门承办的, 原件留存行政部存档, 复
印件交各部门并签收。对于存档的应记录已存档并编号。
2.各部门收到的与公司业务有关的外来信件或文件应及时送行政部进行登记编号保管, 不得个人保存。
第十四条 公文的阅批与分转:
1.凡正式文件均须行政部根据文件内容和性质阅签后, 送承办部门阅办。为避免文件积压一般应在当天阅签完, 紧急文件要即阅即办。
2.一般函电、 单据等行政部直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同主办部门联系后再分转处理。
3.为加速文件处理, 行政部应在当天将文件呈报董事长、 总经理审批后督促承办部门在规定时间内办理, 如关系到两个以上业务部门, 应按批示次序依次传阅, 最迟不得超过 2 天( 特殊情况除外) 。
第十五条 文件的传阅、 催办与保密:
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定, 不得将有密级的文件带回家、 宿舍和公共场所, 也不得将文件转借她人阅看。对尚未传达的文件内容不得向外泄露。
2.借阅文件原件应办理借阅手续, 并在档案室阅读, 阅完后应及时将文件交档案管理员归档。如有批示或拟办意见等, 行政部应责成有关部门或人员按文件所提要求办理。
3.阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件, 防止泄密。
第十六条 行政部对文件负有催办检查监督的义务, 承办部门接到文应立即指定专人办理。不得将文件压放分散, 如需复印, 应按照有关规定保密, 并征得行政部同意后才可复印摘抄。
第六章 发文办理
第十七条 发文办理指制发公文的过程, 包括草拟、 审核、 签发、 复核、 缮印、 用印、 登记、 分发等程序。
第十八条 公司常见发文字号有:
akak-zgb( 总经办)
akak-fwb( 法务部)
akak-cwglzx( 财务管理中心)
akak-sjjhb( 审计稽核部)
akak-clcgb( 材料采购部)
akak-rlzyb( 人力资源部)
akak-hswyglzx( 会所物业管理中心)
akak-xzb( 行政部)
akak-tzb( 拓展部)
akak-yxzx( 营销中心)
akak-sckfb( 市场开发部)
akak-zjb( 造价部)
akak-zsb( 总师办)
akak-xmgcb( 项目工程部) 等。
未编文号但以公司和行政部名义印发的公文具有同等效力。
第十九条 草拟公文的注意事项:
1.公文内容不得违背政策及法律法规的规定。
2.从公司全局出发, 从实际出发, 观点明确, 层次清楚, 文字简练并应注明密级( 绝密、 机密、 秘密、 普通) 。
3.使用简称要规范, 应先用全称并注明简称。
4.文中如涉及公司统计数据, 应与行政部或财务部门核实。
5.公文内容如涉及多个部门, 主办部门应送相关部门会签。
6.行政部负责对文稿进行审查和修改, 对涂改不清、 文字错漏、 内容、 格式不妥的文件应退回拟稿部门重新拟定。
7.待行政部初审合格后按规定程序会签后报董事长、 总经理审核。
第二十条 草拟公文应一律采用A4纸打印, 并附电子文本, 逐项填
写”x公文呈签单”, 送公司行政部。有时限要求的公文, 承办部门须提前一天送行政部。特事特办。
第二十一条 草拟公文经行政部呈董事长、 总经理签发, 签发前应作好审核工作。审核重点是: 是否需要行文, 公文内容、 文字表述、 文种使用、 文件格式是否符合本制度的规定等。
第二十二条 发文的权限及流程:
1.各部门对内公文一律经各部门负责人同意后交行政部初审合格并呈董事长、 总经理( 或主管董事长、 总经理) 审核, 批复后原件留存行政部, 复印件由行政部统一下发各相关部门。
2.各部门对外公文( 含寄送公文) 一律经各部门负责人同意后交董事长、 总经理办初审合格并呈董事长、 总经理核准, 批复后原件留存行政部一份, 方可对外公布或寄送。
3.公文一经签发, 不得更改, 确需改动, 应报签发人重新审核后方可。
4.公文正式印制前, 应由公司行政部进行复核, 复核重点是: 审批、 签发手续是否完备, 附件材料是否齐全, 格式是否统一、 规范等。
5.发文的格式: 详见《xx房地产开发有限公司公文格式范本》。
第七章 收文办理
第二十三条 收文办理指对收到的公司内外公文的处理过程, 包括: 签收、 登记、 审核、 拟办、 批办、 承办、 督办等程序。
第二十四条 行政部收到其它部门呈报的公文时, 应进行审核。重点是: 是否应由该部门办理; 文种使用、 公文格式是否规范; 涉及到相关部门的事项是否已协商、 会签。
第二十五条 经审核, 对符合本规定的公司内公文, 行政部应及时提出拟办意见, 呈董事长、 总经理批示; 行政部按董事长、 总经理批示意见应尽快转交给承办部门; 紧急公文, 应向董事长、 总经理和承办部门说明情况, 当天回复。对不符合本规定的公司内公文, 经行政部主任确认后退回呈报部门, 并注明理由。
第二十六条 承办部门收到交办的公文后, 应按时限要求及时办理; 对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的, 应及时退回行政部, 并注明理由。
第八章 文件的借阅和清退
第二十七条 各部门工作人员因工作需要借阅文件, 由部门负责人向行政部申请, 行政部应严格按照文件密级及借阅权限规定办理, 对符合借阅要求的需在借阅收发管理底档中作好记录。因工作需要确需越权借阅保密文件的, 应由董事长、 总经理审批后方可借阅。
文件密级分为: 绝密、 机密、 秘密、 普通
借阅权限规定:
1.一般员工: 普通
2.中层管理人员: 普通、 秘密( 副总经理审批)
3.HR总监、 总监、 副总经理级管理人员: 普通、 秘密、 机密( 总经理审批)
4.董事长、 总经理及董事会成员: 普通、 秘密、 机密、 绝密( 董事会审批)
第二十八条 借阅文件应严格履行借阅登记手续, 并应于行政部内阅读保密文件, 任何人不得违规将保密文件带走, 不允许拆卷、 复印和在文件上勾划等。
第二十九条 行政部对承办的公文应抓紧催办, 并定期对已办妥的公司内文件和有关部门要求清退的文件进行收缴和清退工作。如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者并如实向董事长、 总经理报告。
第三十条 各部门应指定一位责任心强的人负责文件的收交、 保管、 保密、 催办检查工作。
第九章 立卷与归档
第三十一条 公文处理完毕后, 应及时整理( 立卷) 、 归档, 定期向行政部档案部门移交。
第三十二条 文件立卷归档应按照内容、 名称、 作者、 时间顺序分门别类地进行整理归档。
第三十三条 立卷时要把文件的批复、 正本、 底稿、 主件、 附件收集齐全, 保持文件、 材料的完整性。
第三十四条 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合。重要工作会
议形成的文件要及时立卷归档。
第三十五条 各部门每半年需作一次文件整理, 并分别于每年1月15日和7月15日向行政部进行文件移交。
第十章 销毁
第三十六条 对多余、 重复、 过时和无保存价值的文件行政部应随时清理以免与正式文件相混淆。

第十一章 附则
第三十七条 本规定自发布之日起施行。

安 康 发 文 呈 签 表
年 月
签发
会签
校稿
承办部门:
拟 稿 人:
发文字号

密级: 绝密 机密 秘密 普通
akak 字 号总第 号

速级: 紧急 急 普
印发份数
年 月 日封发
标题
附件
主报
抄报
报送

发文形式: 传阅 发文
部门
时间
签字
部门
时间
签字

xx 发 文 记 录 簿
登录部门: 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年度:
序
号
发文日期
拟稿单位
签发人
文　件　标　题
发往单位/部门
收件人签字
处理记录
归档日期

x 收 文 记 录 簿
登录部门: 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年度:
序
号
收文日期
来文机关
来文字号
文　件　标　题
份数
承办者
办理情形及移送记录
归档
日期
档案
编号
备注

附件

x 公 文 格 式

一、 公文用纸幅面与版面尺寸
( 一) 公文用纸采用A4型胶版纸或复印纸( 210mm×297mm)
( 二) 公文页边与版心尺寸
1. 上白边: 25mm( 使用东泰信笺纸打印时上边距为50 mm)
2. 下白边: 25mm( 使用东泰信笺纸打印时上边距为30 mm)
3. 左白边: 25mm
4. 右白边: 25mm
5. 版心尺寸: 以上述标准制定版心尺寸为156mm×225mm即纸张中文字区域。
二、 排版规格与装订要求
( 一) 正文对内用4号仿宋体字, 正文中一级标题用4号黑体字; 单倍行距, 每页22行, 每行32个字。正文对外用3号仿宋体字, 正文中一级标题用3号黑体字; 单倍行距, 每页22行, 每行28个字。
( 二) 左侧装订, 一般采用骑马订或胶订, 在距纸张上、 下
边缘8mm处各订一钉, 书钉距纸张左边缘3mm～5mm; 无坏钉、 漏钉、 重钉, 钉脚平伏牢固。若条件不具备, 可暂用明订。
三、 公文中各要素标识规则
( 一) 眉首( 红线以上部分)
1.秘密等级和保密期限: 对内用4号黑体字, 对外用4号黑体字, 顶格标识在版心右上角第1行, 秘密等级与保密期限之间用”★”隔开。
2.紧急程度: 要求同上一条。如需同时标识秘密等级与紧急
程度, 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行, 紧急程度顶格标
识在版心右上角第2行。
3.发文字号: 发文机关标识下空2行, 对内用4号仿宋体字, 居左排布; 对外用3号仿宋体字, 居右排布。
4.签发人: 请示和报告需标识签发人姓名, 平行排列于发文
字号右侧, 发文字号距版心左边缘空1字位置排布, 签发人距版
心右边缘空1字位置排布; ”签发人”3个字用4号仿宋体字,
后标全角冒号, 签发人姓名用4号楷体字。
( 二) 主体( 红线以下至主题词以上部分)
1.公文标题: 红线下空2行, 对外用2号加粗宋体字, 对内用4号加粗宋体字, 一行或多行居中排布; 回行时, 注意词意完整、 排列对称、 间距恰当。
2.主送机关: 公文标题下空1行, 左侧顶格, 对外用3号仿宋体字, 对内用4号仿宋体字, 后标全角冒号; 回行顶格, 最后一个主送机关名称后标全角
冒号。
3.正文: 对外用3号仿宋体字, 对内用4号仿宋体字; 每自然段首行左空2字, 回行顶格; 数字、 年份不能回行, 经过调整字间距解决。
4.附件: 正文下空1行, 左空2字, 对外用3号仿宋体字, 对内用4号仿宋体字; ”附件”后标全角冒号; 两个或两个以上附件, 需标明序号, 序号使用阿拉伯数码; 附件名称后不加标点符号; 附件一般应与公文正文一起装订, 并在附件左上角第1行标明”附件”, 有序号时标明序号; 附件序号和名称要前后一致。
5.成文机关: 单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称, 只标识成文日期。
6.成文日期: 成文日期以领导签发日期为准; 留足印章位置
( 印章上边缘距正文1行) , 距版心右边缘空4字位置排布, 对外用3号仿宋体字, 对内用4号仿宋体字, 将年、 月、 日标全; 用”○”, 不能用”零’或”0”。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时, 应经过调整
行距加以解决, 务使印章与正文同处一面, 不得采取注明”此页
无正文”的办法解决。
7.附注: 对外用3号仿宋体字, 对内用4号仿宋体字, 居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
( 三) 版记( 包括主题词、 抄送机关、 印发机关和印发日期)
1.主题词: ”主题词”3字对外用3号黑体字, 对内用4号黑体字, 居左顶格, 后标全角冒号; 词目对外用小3号宋体字, 对内用小4号宋体字, 每个词目之间空1字。
2.抄送机关: 如有抄送机关, 在主题词下1行, 左右距版心
边缘各空1字, 对外用3号仿宋体字, 对内用4号仿宋体字; ”抄送”后标全角冒号; 抄送关之间用逗号隔开, 回行时与冒号后的抄送机关对齐; 在最后一个抄送机关后标句号。
3.印发机关和印发日期: 在抄送机关下1行( 如无抄送机关,
在主题词下1行) , 印发机关和印发日期占1行位置; 对外用3号仿宋体字, 对内用4号仿宋体字; 印发机关距版心左边缘空1字, 印发日期距版心右边缘空1字。印发日期以公文付印日期为准, 用阿拉伯数码标明。
版记在文件的最后一页底部, 在主题词、 抄送机关、 印发机
关和印发日期下分别加一条与版心等宽线条。
4.除单页外, 必须添加页码, 页码为阿拉伯数字。若双面印
刷, 单页码居页面右下角, 双页码居页面左下角; 若单面印刷,
页码居页面底部正中。

x 打 印 公 文 标 准
公文格式方面的标准
具体内容
标 准 要 求
备注
秘密等级
首页右上角, 黑体字

紧急程度
首页右上角, 黑体字

发文机关标识
名称规范准确, 印制标准规范( 套红、 居中) , 排列

发文字号
部门代字简明, 年月日用8位数字表明, 序号用阿拉伯数字标注、 不设虚位, 三者排列顺序符合要求。

签发人
对内行文均应标注签发人姓名。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号距左空1字, 签发人姓名距右空1字; 签发人用4号仿宋体字, 标全角冒号, 用4号楷体字标识签发人姓名。

标题
准确概括公文主题, 标明公文种类, 一般不加标点。

主送机关
名称规范准确, 位置符合要求。[标题下空1行, 左侧顶格对内用4号仿宋体字标识, 对外用3号仿宋体字标识, 回行时仍顶格; 最后一个主送机关名称后标全角冒号。]

具体内容
标 准 要 求
备注
附件说明
位置符合要求, 名称与所附件一致, 不得加书名号, 多个附件用第3级序号标注。[在正文下一行左空2字用4号仿宋体字标识”附件”, 后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号]

成文日期
汉字书写, 位置符合要求。[右空4字]

印章
上不压正文, 骑年盖月, 文字图案不盖压成文日期( 特殊文种按特殊规定) , 不得出现此页无正文的现象, 联合行文要符合要求。

附注
位置符合要求, 请示必须标注联系人和联系电话。[如有附注, 用4号仿宋体字, 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行]

附件
标题所在页左上角标注”附件”或”附件1”等( 附件与正文不装订在一起的还应在此标注公文的发文字号) , 附件说明要与装订顺序一致。

版记
应置于公文末页最下端。

主题词
位置符合要求, 要反映公文主题, 严格控制自创词, 有类别词、 类属词、 文种词。[”主题词”对内用4号黑体字, 对外用3号黑体字, 居左顶格标识, 后标全角冒号; 词目对内用小4号宋体字, 对外用小3号宋体字; 词目之间空1字

印刷份数
位置符合要求。

抄送机关
名称规范准确, 标注符合格式要求, 同时抄送上级与下级的要分段。

印发机关
不应是个人名字, 位置要符合要求。[左空1字]

印发日期
阿拉伯数字标注, 位置符合要求。[右空1字]

公文规范语言方面的标准
具体内容
标 准 要 求
备注
人名、 地名
要准确

数字
要准确, 除规定可用汉字的外要用阿拉伯数字, 一组数字不得回行, 年份写全称。

引文
要准确、 可靠、 符合愿意; 引公文名称先引标题, 后引发文字号, 并用圆括号括入; 引外文就注明中文含义。

结构层次序数
要符合规范要求。[一 ( 一) 1 ( 1) ]

法定计量单位
按国家规定使用。

简称注释
注释要规范, 注后要使用。

外文注释
使用国际组织名称或其缩写形式, 应在第一次出现时标明准确的中文译名。

错别字

标点符号
标注正确, 规范。

公文种类
公文文种与行文方向相符; 公文文种与公文内容相符。

公文用纸
使用A4型纸

印刷
整齐, 清楚。

装订
无颠倒, 无错页, 页边整齐。

对内行文样式: 注: A4纸标准字数为每页22行, 每行32字
[ ]—在符号里找
○—在符号里找, 采用宋体字

4号黑体

机密★1年
2号宋体 特急

xx房地产开发有限公司文件

4号仿宋体 部门简拼 年 月 日 4号仿宋体 4号楷体

akak-×××字 0109号总第1号 签发人: ×××

关于×××××××请示←4号宋体加粗
4号仿宋体

×××××:
一、 ××××××××××××××××××××××××××××××。
( 一) ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
1.×××××××××××××××××××××。
2.××××××××××××××××
一、 ××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
可否, 请批示。
附件: 1. ××××××××××××××
2. ××××××××××××××
二○○九年××月××日
( 联系人: ×××; 联系电话: ×××××××)
4号黑体 小4号宋体
主题词: ×× ×× ×××
4号仿宋体 ( 共印×××份)
↓
抄送: ××××××, ××××××, ××××××××。
xx房地产开发有限公司 ××月××日印发
4号仿宋体 注: A4纸标准字数为每页22行, 每行32字

附件1
×××××××××××× 4号宋体加粗
4号仿宋体
↓
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
4号仿宋体 注: A4纸标准字数为每页22行, 每行32字
附件2

×××××××××××× 4号宋体加粗
4号仿宋体
↓
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
对外行文样式: 注: A4纸标准字数为每页22行, 每行28字
[ ]—在符号里找
○—在符号里找, 采用宋体字
1号宋体xx房地产开发有限公司文件
akak-×××字 0109总第1号
3号仿宋体

关于×××××××的函←2号宋体加粗
3号仿宋体

×××××:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××
××××。
二○○四年××月××日

3号黑体 小3号宋体
主题词: ×× ×× ×××
抄送: ××××××, ××××××, ××××××××。
3号仿宋体

受控文件清单

文件
编号
文件名称
发行
日期
最新
版号
发放部门
旧版收回记录

文件签收目录
日期: 　　　　年　　月　　日
序号
文件编号及名称
电子版
附件份数
备注
收到
未收到
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

签收情况: □收齐
□未收齐: 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
签收人: 日　期: 部　门

行 文 表

保密区分
绝对机密

另文
呈

受文者

副本份数

附件

发文号数

函

机 密

令

密

事由

校对员

发文日期

普通

传递法
限时送

特快送

快 件

核办人

核稿人
…
…
承办人

普 通

保存

年

文件资料移交表

序号
移交时间
文件资料名称
份/页数
备　注

移交人: 　　　　　　　　接收人: