酒店采购管理制度样本.doc

酒店采购管理制度样本

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2020年4月19日
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酒店采购管理制度
1、制定采购计划
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年
底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标
及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财
务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适
时进行采购,以保证及时供应。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店
签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会
部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进
行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上
签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。
5、报销及付款
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领
空白支票与对方结帐,金额必须限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下
者可支付现款。
④超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,
但现金必须在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计
划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可经过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,
应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,
经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

采购部业务操作制度
1、按使用部门的要求和采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及供方的调查
表;
2、向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案;
3、在主管的安排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购;
4、按酒店及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;
5、货物验收时出现的各种问题,应即时查清原因,并向主管汇报;
6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。
7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同;
8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销
或结算手续。

仓库管理制度
1、仓库的分类:
酒店的仓库总的来说有:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟
酒、饮品仓,商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓,动力部的油库、
石油气库,建筑,装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓,绿化部的花盆、花
泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷小货仓,家具设备仓等等。
2、物品验收:
(1)仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收,并做到:
①发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收;
②发票上的数量与实物数量不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收;
③对购进的食品原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。
④对购进品已损坏的不验收。
(2)验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和
金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购员报销,一
份交材料会计。
3、入库存放:
(1)验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管;
(2)进仓的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有条理、注意整齐美观,不能挤压的物品要平放在层架上。
(4)凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时
按数减出,结出余数;卡片固定在物品正前方。
4、保管与抽查:
(1)对库存物品要勤于检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗率降到
最低限度。
(2)抽查:
①仓管员要经常对所管物资进行抽查,检查实物与卡片或记账是否相符,若不相符
要及时查对;
②材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查,检查是否账卡相符、账
物相符、账账相符。
5、领发物资
(1)领用物品计划或报告:
①凡领用物品,根据规定须提前做计划,报库存部门准备;
②仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好,做好目录,准备好物品,以便取
货人领取;
(2)发货与领货
①各部门各单位的领货一般要求专人负责;
②领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等)并签
名,仓管员凭单发货;
③领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;仓管员一份,凭单
入账;材料会计一份,凭单记明细账;
④发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。
(3)货物计价:
①货物一般按进价发出,若同一种商品有不同的进价,一般按平均价发出。
②需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。
6、盘点:
(1)仓库物资要求每月月中小盘点,月底大盘点,半年和年终彻底盘点;
(2)将盘结果列明细表报财务部审核;
(3)盘点期间停止发货。
7、记账:
(1)设立账簿和登记账,账簿要整齐、全面、一目了然;
(2)账簿要分类设置,物资要分品种、型号、规格等设立账户;
(3)记账时要先审核发票和验收单,无误后再入账,发现有差错时及时解决,在
未弄清和更正前不得入账;
(4)审核验收单、领料单要手续完善后才能入账,否则要退回仓管员补齐手续后
才能入账;
(5)发出的物资用加权平均法计价,月终出现的发货计价差额分品种列表一式三
份,记账员、部门、财务部各一份;
(6)直拨物资的收发,同其它入库物资一样入账;
(7)调出本酒店的物资所用的管理费、手续费,不得用来冲减材料成本,应由财
务部冲减费用;
(8)进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账,
发出时按加权平均法计价;
(9)对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资,于月底估价发放,待发票、
税单、检疫费等收到、冲减估价后,再按实入账,并调整暂估价,报财务部材料会计调
整三级账;
(10)月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计;
(11)与仓管员校对实物账,每月与财务部材料会计对账,保证账物相符、账账相
符。
8、建立档案制度:
(1)仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿;
(2)材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。

物品、原材料采购制度
1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为
宜。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2、各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
3、计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总经理审批同意后,
方可采购。
4、凡购进物料,特别是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方
进行定制或采购。
5、高额进货和长期定货,均应经过签订合同的办法进行。
6、凡不按上述规定采购者,财务部以及业务部门的财会人员,应一律拒绝支付,并上
报给总经理处理。

物品、原材料盘查制度
1、物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损,应对自然溢损和人为溢损分别作出处理。
2、自然溢损:
(1)物品、原材料、物料采购进仓后,在盘点中出现的干耗或吸潮升溢,如食品
中的米面及其制品、干杂货等,在升损率合理的范围内,可填制升损报告,经主管审查
后,视”营业外收入”或”管理费”科目内处理;
(2)超出合理升损率的损耗或溢余,应先填制升损报告书,查明原因,说明情况,
报部门经理审查,按规定在”营业外收入”或”管理费”科目内处理。
3、人为溢损:
人为溢损应查明原因,根据单据报部门经理审查,按有关规定在”待处理收入”或
”待处理费用”科目处理。

物品、原材料损耗处理制度
1、 物品及原材料、物料发生变质、霉坏,失去使用(食用)价值,需要作报损、报废
处理。
2、保管人员填报”物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”,据实说明坏、废原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门经理或财务部审批。
3、对核实并核准报损、报废的物品、原材料的残骸,由报废部门送交废旧物品仓库处理。
4、报损、报废由有关部门会同财务部审查,提出意见,并呈报总经理审批。
5、在”营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。

食品采购管理制度
1、由仓管部根据餐饮部门需要、订出各类正常库存货物的月使用量,制定月度采购计划一式四份,交总经理审批,然后交采购部采购。
2、当采购部接到总经理审批同意的采购计划后,仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查,由仓管部根据食品部门的需求情况,定出各类物资的最低库存量和最高库存量。
3、为提高工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物采取定期补给的办法。

仓库物资管理制度
1、酒店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质量和数量,发现与发票数量不符,以及质量、规格不符合使用部门的要求,应拒绝进仓,并立即向采购部递交物品验收质量报告。
2、经办理验收手续进仓的物料,必须填制”商品、物料进仓验收单”,仓库据以记账,并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后,所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题,均由仓库负责处理。
3、为提高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理,采用隔天发料办法办理领料的有关手续。
4、各部门领用物料,必须填制”仓库领料单”或”内部调拨凭单”,经使用部门经理签名,再交仓库主管批准方可领料。
5、各部门领用物料的下月补给计划应在月底报送仓管部,临时补给物资必须提前三天报送仓管部。
6、物料出仓必须严格办理出仓手续,填制”仓库领料单”或”内部调拨单”,并验明物料的规格、数量,经仓库主管签署,审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。
7、仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货,严禁先出货后补手续。
8、仓库应对各项物料设立”物料购、领、存货卡”,凡购入、领用物料,应立即作相应的记载,以及时反映物资的增减变化情况,做到账、物、卡三相符。
9、仓库人员应定期盘点库存物资,发现升溢或损缺,应办理物资盘盈、盘亏报告手续,填制”商品物料盘盈盘亏报告表”,经领导批准,据以列账,并报财务部一份。
10、为配合供应部门编好采购计划,及时反映库存物资数额,以节约使用资金,仓管人员应每月编制”库存物资余额表”,送交采购部、财务部各一份。
11、各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的定额,由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划,供应部根据请购数量进行订货,以控制库存数量。
12、仓管部因未能及时提出请购而造成供应短缺,责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购,而采购部不能按时到货,责任则由采购部承担。

仓库安全管理制度
1、酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外,任何人未经批准,不得进入仓库。
2、因工作需要需进入仓库的人员,在进入仓库时,必须先办理入仓登记手续,并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后,出仓时应主动请仓管人员检查。
3、仓库内不准会客,不准带人到仓库范围参观。
4、仓库不准代人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其它单位或部门的物品存仓。
5、任何人员,除验收时所需外,不准试用试看仓库商品物资。
6、仓库范围内不准生火,也不准堆放易燃易爆物品。
7、一切进仓人员不得携带火种进仓。
8、仓库应定期检查防火设施的使用实效,并做好防火工作。

仓库防火制度
1、仓库内的物品要分类储放,库内保证主通道有一定的距离,货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。
2、仓库内的照明限60瓦以下白炽灯,不准用可燃物做灯罩,不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备,化工仓库的照明灯具设防爆装置,仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。
3、仓库的总电源开关要设在门口外面,要有防雨、防潮保护,每年对电线进行一次全面检查,发现可能引起打火、短路、发热、绝缘不良等情况,必须及时维修。
4、物品入库时要防止挟带火种,潮湿的物品不准入库。物品入库半小时后,值班人员要巡查一次安全情况,发现问题及时报告。物品堆积时间较长时要翻堆清仓,防止物品炽热产生自燃。

流动资产管理
第一节 货币资金管理
一、现金使用范围
1、支付职工工资、津贴;
2、支付个人劳务报酬;
3、根据国家规定颁发给个人的各种资金;
4、支付各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其它支出;
5、向俱收购农副产品和其它物资的价款;
6、出差人员必须随身携带的差旅费;
7、中国人民银行确定需要支付现金的其它支出。
二、现金使用管理
1、酒店员工因正常业务需预支差旅费或报销各种费用的,需提前将金额报财务部。总金额五千元以上一万元以内的需提前一天,壹万元(含壹万元)以上需提前二天。如未按规定提前将本部门所用金额通知财务的,财务有权拒绝办理。所有借款单据,必须经部门负责人审核签字后,再报各酒店授权审批人批准,方可办理。
2、报销单据上应有经办人的签字,部门负责人的签章,财务主管、酒店总经理(或总经理授权审批人)的签字方可办理。
3、财务审批坚持支出的合理性,单据的合法可信性。手续不全者不予报销。
4、现金报销时间为周二至周五的上午9:30－12:00(可根据具体情况制定)。
三、支票使用管理
1、支票使用要设置支票领用登记簿,按序号使用。
2、各部门领用支票,由领用人填写支票申领单,经部门负责人、授权审批人批准后,方可领取支票。
3、支票自领用之日起,不论用否,十日内必须到财务报账。如逾期未报,写申请报告,请总经理(或总经理授权审批人)批准。如逾期不能提供总经理(或总经理授权审批人)签署的申请报告,将按申请表上所填金额或实际支出额,记入个人名下,算作个人借款,必须在一个月内结清,逾期仍未结清的将上报酒店财务部从工资中扣款。数额较大的提交酒店行政部门处理。
4、一切支出均需要有预算,逐级批准后,方可支出。
5、预算外出需写申请报告,请酒店总经理批准后,方可支出。
四、其它业务
1、每日下午四点之前所收到的支票、汇票应于当日送存银行。
2、办理外埠汇款或自带汇票,应填制付款通知单,详细填写单位名称、开户行、账号、金额,经部门经理审核、总经理(或总经理授权审批人)批准后,方可交与财务部办理。
3、酒店库存现金储备不足时,需经财务经理批准后方可到银行提取。
五、内控制度
1、出纳员不得保管酒店在银行的全部预留印鉴。
2、库存现金要日清月结,账实相符。
3、不得白条抵库,所有收入必须全部入账,不得挪用酒店现金。
4、各账户内的银行存款余额要及时上报财务负责人,以便合理安排资金。
5、出纳员不得负责记录除现金及银行存款日记账之外的有关涉及货币资金的账簿。
6、主管会计要按月同出纳核对库存现金金额及银行存款余额。银行存款余额调节表完成后,交由主管会计审核。
六、票据的管理
1、票据审批程序
(1)凡直接支取货币资金(包括现金、转账支票)的单据均由授权审批人签字。
(2)冲减个人借款及领用支票后的报销单据也要由授权审批人批准。
2、票据的传递
所有财务票据经各部门审核签字(票据停留期限不超过一日)转至财务部,财务部根据有关规定进行审核签字后,转送授权审批人签字后(票据停留期限不超过两天)退回财务部,由财务部通知各部门办理各种会计手续。所有票据需将每个项目填写清楚,并将领款人或经办人的姓名详细填写在摘要栏中,领款人及经办人处暂不签字,待办理报销手续时再行填写。
第二节 应收应付款账目管理
1、公司对应收、应付、预付、预收账款由财务经理指定专人负责。对该科目的管理人员须定期核对清账,特别对应收、预付账款要严格管理,每季末要作出账龄分析,加速资金回流速度。具体应收账款管理见销售管理制度。
2、对公司有关单位往来账目,要定期对账,每季度对账一次。防错记、漏记(单腿账)。对借款应于每月制作”其它应收款统计表”用于核对借款数额。
3、对公司大额应收款款项,财务有责任了解款项的去向,并定期进行核查。

固定资产管理
公司应加强固定资产、低值易耗品的管理,减少资金占用,高效率地使用公司资金,
提高固定资产、低值易耗品及物品的利用率,确保公司财产的安全完整。
第一节 固定资产及低值易耗品的区分及分类
公司固定资产是指使用年限在一年以上的永恒建筑、机器设备、工具以及其它与生
产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营用的主要设备,但单位价值在
元以上,而且使用期限超过两年的物品,也固定资产。属于生产经营使用的各种设备,
按使用年限确认是否属于固定资产;不属于生产经营使用的各种设备,按使用年限和单
位价值标准两个条件确认是否属于固定资产。
1、低值易耗品是指使用年限不足一年且单位价值超过100元的各种器具、用具和物品,
即非固定资产的劳动资料。单位价值低于100元的物品,采购后直接计入费用。
第二节 固定资产、低值易耗品的管理与维修
一、固定资产、低值易耗品的管理
酒店财务部,负责对酒店固定资产及低植易耗品的价值管理,核算固定资产、低值
易耗品的增减变化及结算情况,计算固定资产折旧,办理固定资产内部调拨的账簿调整。
财务部建立酒店固定资产、低值易耗品总分类账,二级明细分类账,三级明细分类
账,固定资产明细卡。明细卡片一式三份,财务部门一份,管理部门一份,使用部门一
份,相互核对。
酒店固定资产使用部门负责生产用固定资产、低值易耗品的实物归口管理;办公室
负责非生产用固定资产、低值易耗品的实物管理,各固定资产及低值易耗品的使用部门
应指定专人负责管理。固定资产及低值易耗品的增减事项必须经上述职能部门签证办
理。各固定资产、低值易耗品的使用部门,均需按有关规定建立相应的资产明细卡片账,
防止资产的丢失和损坏。
二、固定资产的维修
低值易耗品经过情况在使用期不进行维修,不能使用即可办理报废手续。为更好地
发挥固定资产的效用,各固定资产使用部门要作好固定资产的维修保养。一般中小修理
应于报修前一个月,大修理应提前三个月通知财务的资金部门,纳入月度财务收支计划,
各部门根据批准的资金计划进行维护修理。属于固定资产大修理、扩建、改建后应办理
固定资产交付使用手续交付使用部门。
三、固定资产计提折旧的范围、计提折旧方法
酒店的房屋建筑物以及以经营租赁方式租出的固定资产、以融资租赁方式租玫的固
定资产、酒店在用的机器设备、仪器、仪表、运输车辆、季节性停用和大修理停用的设
备应计提折旧。酒店未使用和不需要的设备和以经营租赁方式租入的固定资产,不计提
折旧。
四、酒店固定资产折旧采用平均年限法
酒店的固定资产按以下类别和年限分别计提折旧;房屋、建筑物不短于20年;
2、电子设备、运输工具以及生产经营业务有关的器具、工具、家具等不短于5年。酒
店固定资产残值率为10％。
折旧率和折旧计算如下:
年折旧率＝(1％－10％)／折旧年限
月折旧率＝年折旧率／12
月折旧额＝固定资产×月折旧率
3、固定资产、低值易耗品的内部调拨
根据生产经营和管理需要,酒店能够进行内部使用部门之间的固定资产调拨和转
移。固定资产内部调拨手续,由调入部门填写财产内部调拨单一式四份,分别由调入部
门、管理部门、财务部、主管经营副总经理、调入部门签章,然后由调入部门将一联留
存,第二联送管理部门,第三联送财务部。管理部门据以办理固定资产明细卡片变更手
续,最后调入部门凭第四联去调出单位领用固定资产,调出单位留存第四联,并据以发
出调拨的固定资产。任何部门和个人都不得擅自拆除、调用、挪用、外借、变卖固定资
产、低植易耗品。
五、固定资产、低值易耗品的清查盘点,盘盈盘亏以及报废的处理
酒店各使用部门每半年应对本部门使用的固定资产进行一次清查盘点,酒店年终组
织一次全面清查盘点,年终清查盘点工作由财务部门管理部门和使用部门共同参加。如
清查时发现账实不符或毁损严重时,应于半个月内查明原因,并查清责任人,由财务部
门填写盘盈盘亏报告单,一式三份,经酒店有关部门签署批示以后,一份留存,一份送
财产管理部门,一份送使用部门,然后进行有关财务处理,并对责任人提出处理意见,
财务部门应监督处理意见的落实。
对因各种原因需要报废的固定资产、低值易耗品,使用部门应填写固定资产报废申
报单一式三份报酒店审批。经酒店组织专门技术鉴定小组进行技术鉴定,并由总经理及
各有关部门在资产报废申请单签署审批意见,一份送管理部门,一份留存申报单位据以
实施报废处理,一份送财务部据以进行有关账务处理。
六、固定资产投资、出租、出借;低值易品的借用
酒店固定资产主要用于本酒店生产经营、不对外投资、出租、出借。如因需要固定
资产向外投资、出租,须按酒店财务制度规定,由财产物资管理部门写出可行性分析报
告,经酒店组织评估,有关部门批准,签订投资和出租合同方可实施。
酒店固定资产原则不予外借。如因特殊情况需临时出借时,应由总经理批准,借用
单位出具正式借据,并按规定收费。
酒店内部各部门借用固定资产,借用一方应向出借方开收据,并按期归还。酒店固
定资产不得给私人使用。个人领用、借用的低值易耗品,应由借用人出具借条方可借用,
并应如期归还,逾期不还,应按朱价赔偿。个人借用的低值易耗品,如遇使用人发生人
事变动或工作高离,应由领用人向财产管理部门办理交还手续或变更手续,经财产管理
部门盖章以后,人事部门方可办理调离手续。
二、费用支出预算管理
1、酒店实行”费用支出按年度预算,分月调整预算执行计划”的管理办法,即各部门
每年年末根据酒店年度工作计划,编制各部门下年度费用预算。每月月末,根据年度预
算及各部门在工作中的实际情况,调整编制下月份的费用预算。预算一经确定,各单位
须严格执行。
2、酒店各部门将编制好的费用预算报交财务部,由财务部对各部门的费用支出预算进
行汇总和初步审核,财务部有权了解预算中各项费用的用途和开支理由,并对不合理的
项目提出修理意见。
3、财务部将初步审核后的年度预算提交总经理办公会、董事会审批经过;月度预算提
交总经理或其委托负责人审批。审批后的费用预算由财务部及各部门予以招待。
4、根据可供安排使用的资金,量入为出,财务部有建设调整及修改已批准预算的责任
与义务。财务部应将调整及修改的预算报总经理核批。
三、费用支出性借款管理
酒店各部门采购物品、费用支出与因公出差需借款时,都要在预算内可控资金中量
力安排,即先安排资金后借款。具体如下:
1、需要借款的人员,须填写借款单或支票领取单。金额在(五千元)以上的借款需提
前通知财务部门准备。
2、借款人将经部门负责人审核签字后的借款单或支票领取单交财务部审核。
3、预算内费用支出的借款财务部可直接审批办理,预算外费用支出借款报交总经理(财
务负责人)审批。
4、财务部有权要求借款人将相关合同、报价等资料提交财务部审批。
5、各部门负责人借款、无论预算外预算内,均需总经理(财务负责人)批准。
6、借款人必须认真负责清理自己的各项借款与欠款,逾期不报账或偿还借款,财务部
将停发其工资,直至与财务部清账完毕。
7、前账未清而需借款的人员,需经总经理(财务负责人)批准后方可借款,但在下次报销中一并报账。
四、费用报销
1、费用申请报销人根据不同费用类别,选择填写<支出证明单>、<报销审批单>或<差旅费报销单>。要求填写内容完整齐全,所附凭证有效佥。
2、填写完成的报销单据顺序由部门负责人、财务会计、财务经理、总经理(财务负责人)审批后,方可办理报销。
3、财务每周一至周四(参照)办理单据审核手续,每周三及周五(参照)办理报销业务。
4、预算批准内的费用支出,财务部可直接办理报销手续。
5、办公用品、书籍资料及礼品等物件购入所发生的费用支出,报销人除填写报销单外,还须由物品管理或使用部门填制签发<物品接收单>予以确认,否则财务不予办理手续。
6、先支出后报销,也需事先经主管领导批准,在预算内可供使用的资金中安排,未经批准,”先斩后奏”。
五、费用支出的汇总考核
1、每月末财务部收集汇总各部门实际费用发生数,并与各个部门的预算相对比结预算执行情,报总经理审阅。
2、预算与执行间发生重大差异,财务部应责成相关部门及人员进行解释。在预算进行期间如无合理理由而超预算严重,财务部有责任及时向总经理反映情况,同时暂停部门或人员费用开支。
六、费用支出范围及标准
1、工资:按酒店职位工资序列及实施办法每月由人事部门作表,财务部门审核并由总经理批准后发放。工资发放坚持本人领取的原则,避免她人代领,特殊情况需她人领的须的授权。
2、办公费(办公用品):实行”统一采购、集中配发”的原则。
报销程序:先由财务部按支付及标准审核后,普通员工交主管部门经理签字后,部门经理由总经理(财务负责人)签字审批后报销。
3、业务招待费
接待客人需备的礼品、水果,由办公室按规定统一购买。
4、水电费
按实际发生数列入管理费。
5、电话费
6、汽车(小车)费用
包括修理及零配件、汽油、养路费及保险费、行车及其它费用。按年度预算分季、月包天支出。

附件一 财务盘点制度
第一条 目的
为求存货及财产盘点的正确性,盘点事物处理有所遵循,并加强管理人员的责任,特制定本办法。
第二条 盘点范围
(一)存货盘点:系指原料、物料、在制品、制成品、商品、零件保养材料。
(二)财务盘点:系指现金、票据、有价证券、租赁契约。
(三)财务盘点:系指固定资产、保管资产、保管品等盘点。
1、固定资产:包括土地、建筑物、机器设备、运输设备等。
2、保管资产:指固定资产性质,但以费用报支的设备。
3、保管品:以费用报支者。
第三条 盘点方式
(一)年中、终盘点
1、存货:由资材部门或经营部门会同财务部门于(中)终时,实施全面清点。
2、财务:由行政部门与财务共同盘点。
3、财产:由经营部门会同财务部门清点。
(二)月末盘点
每月末所有存货,由经营部门会同财务部门全面清点一次。
(三)月份检查
由核检部门、财务部门做随机抽样检查。
第四条 人员的指派与职责
(一)总盘人:由总经理担任,负责盘点工作的总指挥,督导盘点工作的进行及异常事项的政策。
(二)主盘人;由各部门主管担任,负责盘点的实际工作。
(三)复盘人:由总经理室视需要指派人员负责盘点监督的责任。
(四)盘点人:由各部门及财务指派,负责盘点计量工作。
(五)会点人:由财务部门指派与盘点人公项核对,确保数据准确。
(六)协点人:负责盘点时料品的搬运及整理工作。
第五条 盘点前准备事项
(一)盘点编组
由财务部门负责人于每次盘点前编排” 盘点人员编组表”(附件表1－1)。
(二)经营部门将应行盘点的财务及盘点用具,预先准备妥当,所需盘点表格,由财务部门准备。
(三)各项财务账册应于盘点前登记完毕, 财务部门应将尚未入账的单据如缴库单领料单、退料单、收料单等利用”结存调节表(附件表1－2)一试二联,将账面数调整为正确的结存数后,第二联财务部门自存,第一联送经营部门。
第六条 年中(终)盘点
(一)财务部门经总经理批准,签发盘点通知,并召开盘点协调会,制定盘点计划。
(二)盘点期间除紧急用料外,暂停收发料,各生产单位所需的用料,材料可不移动,但必须标示出。
(三)盘点原则上应全面盘点, 特殊情况,需总经理批准。
(四)盘点应精确,避免目测方式。
(五)盘点物品时,会点人应依据盘点人的实际盘点数,详实记录”盘点统计表(附件表1－ 3)”,并编制”盘存表(附件表1－4)”一式二联,第一联部门自存,第二联交财务,核算盘点盈亏金额。
第七条 不定期抽点
(一)总经理视需要可随时指派人员抽点,由财务部门填具”财物抽点通知单(附
件表1－5)”。
(二)抽点日期以不预先通知为原则。
(三)盘点前应由会计部门做好”结存调节表”。
(四)不定期抽点应填列”盘存表”。
第八条 盘点报告
(一)财务部门应按”盘存表”编制”盘点盈亏报告表(附件表1－6)”一式三联,
由经营部门填列差异原因后一联送总经理办公室、一联送经营部门、一联送财务部门作
为账项调整依据。
(二)不定期抽点由财务部门填列”盘点盈亏报告表”。
(三)盘盈亏金额经批准后,计入营业外收入或支出及其它应收款。
第九条 现金、票据及有价证券盘点
(一)现金、银行存款、票据、有价证券、租赁契约除年中(终)盘点外,有关部
门应有抽查。
(二)现金及票据的盘点于当日下班后进行。
(三)盘点前应将现金封存,并核对账册后开启。由会点人员与经办人共同盘点。
(四)会点人依实际盘点数详实填列(附件表1－ 7”现金(票据)盘点报告表”)
一式三联,经双方签认后呈核,第一联经管部门存,第二联财务部门存,第三联送总经
理室。
(五)有价证及各项所有权证应确实核对认定动态,会点人依实际盘点数填列(附
件表1－8表”有价证券盘点报告表”)经双方签认后呈核。
第十条 存货盘点
(一)存货的盘点,以当月最末一日举行为原则,
(二)存货原则上采用全面盘点,如因成本方式无须全面盘点,或实施上有困难者,
应呈报总经理核准后方可改变盘点方式。
第十一条 其它项目盘点
(一)外协加工料品:由外协加工经办人员,会同财务人员,共同赴外盘点,其(附
件表1－ 9”外协加工料品表)”一式三联,应由代加工厂商签认,第一联存经营部门,
第三联财务部门存查,第三联送总经理室。
(二)销货退回的货品,应于盘点前办妥退货手续,含验收及列账。
(三)经营部门应将新增加土地,房屋的所有权证的影印本,送财务部门核查。
第十二条 注意事项
(一)所有盘点人员,必须探入了解本身的工作职责及准备事项。
(二)盘点当日盘点人员停止休假,并须依规定时间提早到工作地点,向复盘人报
到,接受工作安排。
(三)所有盘点财务都以静态盘点为原则,因此,盘点开始后应停止财物的进出移
动。
(四)盘点所使用的票据,报表内所有栏处如遇修改,须由盘点人签认生效,否则
查明其责。
(五)所有盘点数据须以实际清点,磅秤或换算的实际资料为据,不得以猜想,伪
造据登记。
(六)盘点开始至终了期间,各组盘点人员须受复盘人监督指挥。
(七)盘点工作人员须依照本办法的规定,切实遵照办理,表现优异者,给予奖励。
(八)违反本办法规定,视其情节轻重,由主盘人签报人事处处理。
第十三条 账载错误处理
(一)账载数量如因漏账,计错,算错,未结账或记账不清,记账人员应视情节轻
重以处分。
(二)账载数据如有涂改未盖章,签章,签证等凭证可查,凭证未整理难以查核或
有机构数据者一律由主管报总经理处理。
第十四条 赔偿处理
财务管理人员、保管人员有下列情况者,应给予处罚。
(一)对保管财物有盗卖、偷换行为。
(二)对保管财物擅自转移、拔借或损坏不报告者。
(三)未尽保管责任使财产被盗、损失或盘亏者。
本办法经董事会经过后实施。

附件二 固定资产管理制度
第一节总则
第一条 为了加强固定资产的保管及使用管理、特制定本规则。
第二条 本规则所称固定资产包括土地、房屋及建筑物、机械设备、马达、仪表、工具、什项设备(各公司自分事务性什项设备及机电什项设备)。
第三条 会计科目列账原则。
前项固定资产,耐用年数在两年以下,非生产性,未超过一定金额者(各公司自定)应以费用科目列账,而不得以固定资产科目列账。
第四条 管理部门
固定资产按以 别,由各公司指定部门负责管理,其管理及保养细则由各公司管理部门会同使用部门自行制定。
(一)土地、房屋及建筑物、运输设备、事务性什项设备由总务部门负责管理。
(二)机械设备、马达、仪表、机电性什项设备由公务部门负责管理,但得视实际需要归由性质相关部门管理。
(三)工具由资材仓负责管理,
第五条 编号。
固定资产取得后,即归管理部门管理,并会同会计部门依其类别及会计科目统驭关系,予以分类编号并粘贴样签。
第六条 移交。
人员调动时,对于固定资产应依人事管理规则第十一条的规定详列清册办理移交。
第七条 增减报告。
会计部门应于次月十五日前就土地、房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电性什项设备等项目编制”固定资产增减表”(附件表3－1)一式三联送管理部门核对,并填列异常或更正内容,第一联管理部门自存,第二联送返会计部门,第三联送使用部门留存,采用电脑处理的部门以电脑报表代替。
第八条 盘点。
固定资产管理部门应会同会计部门每年盘点一次(不含工具、马达、仪表、事务性什项设备)。另应于每季就固定的项目中根据登记卡册,每一类别至少抽点十项,盘点后应填”盘存单”(附件表3－2)一式三份,注明盈亏原因,一份自存,两份呈报(总)经理核决后一份送会计部门,一份送总管理处总经理室备查。管理部门对于盘盈和盘亏除应专案叙明原因呈核外,并应依增置或减损的规定办理手续。
第九条 增置、营造、修缮处理。
固定资产的增置、营造、修缮应分别依照”材料管理办法””工程修造发包事务处理规则”及”营建工程管理办法”等有关规定办理。
第二节 增置及登记
第十条 增置手续。
土地、房屋及建筑运输设备、机械设备、机电性什项设备等固定资产于增置验收后,使用部门(土地、房屋及建筑物由总务部门)应即填写”固定资产增加单”(附件表3－3)一式三联经会管理部