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财务制度管理费用

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三、 管理费用岗工作流程

( 一) 部门日常费用

审核原始凭证完整、 合法、 金额正确——→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠——→审核审批手续是否完备——→审核部门费用支出进度( 如超季度计划除分管领导审批后, 还须报总经理审批; 如超年度计划额度, 可拒绝报销) ——→编制记账凭证 
借: 管理费用—相关明细科目( 部门专项)  

    贷: 现金/银行存款/其它应收款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗, 不涉及现金的凭证传主管岗复核。

注: ( 1) 非工资性费用支出须取得税务局监制的发票或收据, 填写规范, 大小写一致, 无涂改痕迹, 增值税票须严格遵守填写规范。

   ( 2) 保证凭证及附件左上角整齐, 附件长宽折叠以记账凭证大小为度, 不能带有订书钉。

   ( 3) 费用审核依据《 费用控制办法》、 《差旅费开支范围及标准》、 《通讯费管理办法》等, 其要点有: 计划额度内费用须经部门负责人、 分管领导、 财务部长审批; 计划外费用须有总经理批示的报告; 市内交通费、 通讯费须经总经办登记; 招聘费用须有人力资源部部长审核; 差旅费须附审批后的行程安排表, 招待费须附经审批的招待费用明细表。

   ( 4) 准确使用明细科目( 见科目表) , 正确选取专项。

   ( 5) 支取现金的凭证编制完毕, 若遇出纳无现金时, 应暂时保存记账凭证, 待出纳取回现金时通知领款。

   ( 6) 报销人有前期欠款时, 报销费用一律先冲抵欠款。

( 二) 资金付出

1、 审核月度资金计划

每月28日根据年度费用计划、 相关往来账及合同——→ 审核管理部门下月资金使用计划——→汇总资金计划——→报财务部长审批

注: 研究开发中心的合同执行费、 行政事务部维修购置费、 人力资源部大型培训费、 财务部税款及利息支出、 党群部群团活动费等预见性较强的专项费用, 需在月度资金计划中报出。

2、 审核付款及报账

( 1) 根据月度资金计划核查付款项目——→审核”付款审批单”审批手续是否完备——→登记资金计划——→出纳岗付款

注: 付款金额计划内10万元以下的, 直接传出纳岗付款, 计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

( 2) 签收出纳岗传来的”付款审批单”及银行付款凭证( 或附发票) ——→收受管理部门相关人员交来的发票——→审核发票上的审批手续是否完备——→审核银行票据存根上是否有领用或收款人签字——→编制记账凭证

借: 管理费用——相关明细科目 

    贷: 银行存款     ——→传主管岗复核

注: ( 1) 付款时除预付款项或临时外出采购的外, 须凭发票。

   ( 2) 款项付出后, 督促支票一星期内报账, 汇票两星期内报账。

( 三) 特殊费用核算

1、 办公用品入库与领用

( 1) 入库: 审核支票存根与发票对应——→审核发票金额、 数量是否与入库单一致——→编制记账凭证

借: 低值易耗品---办公用品库 

    贷: 银行存款或现金    ——→涉及现金的凭证传出纳岗, 不涉及现金的凭证传主管岗复核

( 2) 领用: 月末审核办公用品明细账——→审核办公用品库传来的领用汇总表——→编制办公用品领用凭证

借: 管理费用 /营业费用——办公用品( 部门专项)

                ----清洁费

   贷: 低值易耗品——办公用品库       ——→传主管岗复核   

注: ( 1) 办公用品由行政事务部按部门上报计划, 控制统一购进, 办理入库手续, 由各部门按月领用。

    ( 2) 年末组织对办公用品进行盘点。

2、 修理费

( 1) 汽车维修

审核车队核算员传来的车辆运行费用——→审核车队核算员辅助账并签章——→编制记账凭证

借: 管理费用——修理费—相关明细科目 

    贷: 现金/银行存款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗, 不涉及现金的凭证传主管岗复核

注: 若已经过银行付出款项, 应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。

( 2) 零星维修

根据行政事务部传来的修理发票——→审核发票是否注明修理项目及承担部门( 如有承担部门, 须部门负责人签字认可) ——→编制记账凭证

借: 管理费用/制造费用——修理费—相关明细科目 

    贷: 现金/银行存款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗, 不涉及现金的凭证传主管岗复核

注: ( 1) 考虑到由行政事务统一组织的厂房设施维修, 由行政事务部统一结算, 故维修也可能涉及管理费用以外的制造费用等。

( 3) 维修物资

①入库: 审核支票存根与发票对应——→审核发票金额、 数量是否与入库单一致——→编制记账凭证

借: 工程物资——专用材料—维修材料 

    贷: 银行存款或现金    ——→涉及现金的凭证传出纳岗, 不涉及现金的凭证传主管岗复核

②领用: 每季度末审核维修物资明细账——→审核仓库传来的领用汇总表——→编制维修物资领用凭证

借: 管理费用 /制造费用——修理费( 相关明细科目)

   贷: 工程物资——专用材料—维修材料       ——→传主管岗复核   

注: ( 1) 维修物资指由行政事务部根据修理需要购入的木材等, 供木工房零星领出应用。

   ( 2) 审核具体依据《工程维修物资核算管理办法》。

    ( 3) 年末组织对维修物资进行盘点。

3、 研究开发费

审核产品开发中心传来的发票——→编制记账凭证

借: 管理费用——研究开发费 

    贷: 现金/银行存款    ——→涉及现金的凭证传出纳岗, 不涉及现金的凭证传主管岗复核

注: ( 1) 若已经过银行付出款项, 应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。 

    ( 2) 研究开发费包括产品开发中心购买检验实验工具器具( 按固定资产管理的除外) 、 实验药材、 实验费用、 临床费用、 中药品种保护费等。

4、 无形资产摊销

月末摊销无形资产——→编制记账凭证

借: 管理费用——无形资产摊销 

    贷: 无形资产    ——→传主管岗复核

注: 无形资产按 摊销, 每月摊销金额=原值/( 10*12)

( 四) 财务费用

签收出纳岗传递来的利息收入、 利息支出、 手续费结算单——→登记资金计划——→编制记账凭证

借: 财务费用——相关明细科目 

    贷: 银行存款      ——→传主管岗复核

注: 根据利息支出时间、 金额及时向出纳查询余额是否足够支付利息, 提醒出纳及时划转资金保证付息。

( 五) 贷款、 还款 

签收出纳传来的银行贷款上账凭证或还款凭证——→登记贷款期限、 还款日期、 利率——→编制记账凭证 

借: 银行存款                 借: 短期借款 

    贷: 短期借款                贷: 银行存款  ——→传主管岗复核

     注: ( 1) 凭证摘要栏须注明贷款起止日期、 利率。

        ( 2) 根据还款时间、 金额编入财务部月度资金计划中, 及时提醒财务部长安排还贷资金。

( 六) 其它应收款核算及管理

1、 借款: 审核是否还清前欠款——→审核借款额度——→登记还款时间——→编制记账凭证

借: 其它应收款 

   贷: 现金     ——→出纳岗

     注: ( 1) 前欠不清者, 拒绝再借。

        ( 2) 摘要栏中须注明借款用途、 还款日期。

2、 还款: 开具还款收据——→传出纳岗收款——→根据出纳岗收款签字后的收据第三联编制记账凭证

借: 现金 

    贷: 其它应收款     ——→出纳岗

3、 清理、 催收:

( 1) 直接从借款人报销费用中扣还, 并及时将欠款人名单通知其它岗位。

( 2) 月末倒数第2天清理各部门人员借款情况——→编制”部门借款情况明细表”( 列明借款人、 借款金额、 是否逾期) ——→下发各部门提醒借款人归还——→截至5日到期仍有未还款者——→编制”扣款明细表”( 列明应扣款人、 本月扣款金额) ——→通知工资福利岗从借款人工资中扣除( 如涉及销售人员扣款, 传递给销售会计予以扣款)

注: 欠款逾期未还者, 报销费用款一律先冲减欠款。

( 七) 管理性工作

1、 每月10日根据部门费用计划额度出具费用通报, 下发至各部门负责人, 并提请超支或有超支迹象的部门注意。

2、 每季度结束后15天出具费用分析报告, 能为公司费用管理控制提出合理化建议。

3、 参与制定和完善公司费用控制办法。

4、 参与年度费用控制计划的制定。

5、 及时清理催收其它应收款项。

6、 参与制定和完善公司其它应收款管理办法。

7、 定期、 不定期审核办公用品库、 工程物资库账簿, 保持账实相符。

( 八) 工作要求

1、 熟悉公司费用管理办法、 财务制度、 资金使用办法等相关制度。

2、 了解财务部各岗位工作内容, 做好与各岗位的衔接工作。

3、 工作目标明确, 责任心强, 树立良好的部门形象。