如何绘制流程图.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2012,年,12,月,易风咨询海斯摩尔项目组,如何绘制流程图,制作流程图的优点,1,、所有流程一目了然，员工能够掌握工作路线；,2,、员工更换时，按流程图作业，更容易上手；,3,、在制作流程图时，很容易发现实际工作流程的不足之处。,泳道式流程图,会议准备,会议召开,会后跟踪,海斯摩尔流程文件主要包括三个部分：流程图、流程说明和相关表单,流程文件,流程图,流程说明,相辅相成,紧密联系,步骤,程序,重点,标准,罚则,会议,准备,会议,召开,会议,跟踪,会议准备,会议召开,会后跟踪,目 录,1.,流程图的制作,2.,流程说明的制作,3.VISIO,的使用方法,流程图通过不同含义的流程符号，将流程各环节之间的工作关系、工作步骤用图表的形式表现出来，可以直观、全面地描述流程运行的过程。易风项目组推荐使用微软的,专业流程图绘制工具,VISIO,来绘制流程图,流程图的绘制,流程图由表头和主体两部分构成,表头,主体,流程图的表头标明流程图有关基本信息,流程图表头填写说明,流程名称：填入该流程的名称，例如：物料采购流程,流程编号：填入公司统一对该流程的编号，,暂不用填写,版本号：填入该流程的版本号码，例如：,1.0,，,暂不用填写,生效日期：填入该流程的生效日期，格式为,yyyy-mm-dd,，,暂不用填写,主导部门：填入主要负责该流程的部门名称,编制人：填入流程绘制人员的岗位,批准人：填入流程批准人员的岗位,为保证流程文件的规范和统一，易风项目组建议海斯摩尔流程图绘制时使用以下九种基本图形,编号,图形,名称,编号,图形,名称,1,职能带区,6,文档存档,2,流程环节,7,连接线,3,关联,/,子流程,8,离页引用,4,文件,/,表单,9,流程开始,/,结束,5,判断,/,决策,流程基本图形讲解：职能带区,图形名称：,职能带区,图形作用：,每条职能带代表该流程的一个参与者，将参与者在流程中的活动绘制在该职能带中,使用说明和标准：,每个流程参与部门,/,岗位占一列，应使用正式全称。,职能带区中流程主导部门在左边，参与部门在右边，其中,“,公司领导,”,在最左边。从左到右依次为：董事长、总经理、副总经理、主导部门、参与部门,流程基本图形讲解：流程环节,图形名称：,流程环节,图形作用：,描述一个流程环节,使用说明和标准：,方框中简要填入环节编号和工作内容，如：,“,1.1.,提出会议申请,”,，应尽量简明，一般不超过,10,个字。,每个步骤都要加上顺序的编号。,字体为默认,10,号宋体。,流程基本图形讲解：关联,/,子流程,图形名称：,关联,/,子流程,图形作用：,在流程图中，当需用引用关联流程时使用；或流程中某一环节较复杂，可以进一步拆分成子流程时使用,使用说明和标准：,填入关联,/,子流程的编号和名称，它是流程图中的一个环节，也有环节编号。,当使用这一图形时，我们默认所引用的关联,/,子流程的流程图和流程说明文件应该已经存在。,关联,/,子流程图形可以不用单建一个职能带区。,字体为默认,10,号宋体。,流程基本图形讲解：文件,/,表单,图形名称：,文件,/,表单,图形作用：,流程环节中输出的文件,/,表单,使用说明和标准：,填入纸质或是电子文件,/,表单的名称，应使用正式的全称。,此形状不是单独的工作步骤，必须与,“,流程环节,”,图形一起使用，一般紧贴在该图形的下方。,如果同一流程环节只有一个文件,/,表单的，直接填写文件,/,表单的全称；如果同一环节存在多个文件,/,表单的，每一个文件,/,表单独占一行，名称前统一用大写英文字母,“,A.,”,、,“,B.,”,进行编号。,字体为默认,10,号宋体。,流程基本图形讲解：判断,/,决策,图形名称：,判断,/,决策,图形作用：,在出现情况判断或进行决策时使用,使用说明和标准：,此图形也作为工作步骤之一，内容填入具体的判断事项，并应加以编号。,本图形应直接使用，而非在,“,流程环节,”,图形下再加判断框。,使用此图形，必须而且只能出现两种决策,/,判断结果；应该只有一个信息入口，两个信息出口。,判断,/,决策的结果统一使用,“,是,”,或,“,否,”,。,此图形下不能附属,“,文件,/,表单,”,的图形。,字体为默认,10,号宋体。,图形名称：,文档存档,图形作用：,一个流程环节需要将文件,/,表单存档时使用,使用说明和标准：,如果在流程中需要将文件,/,资料进行存档，则使用此图形。,在图形中填入需要存档的文件,/,表单全称。,字体为默认,10,号宋体。,流程基本图形讲解：文档存档,流程基本图形讲解：连接线,图形名称：,连接线,图形作用：,连接两个相邻的流程环节，箭头表示流程进行的方向,使用说明和标准：,连线应该连到流程图形上的连接点，不应连到另一条线上。,同一连接点上不能同时出现信息流入和信息流出，可以有多个信息流入或多个信息流出。,两个图形之间选择连接点时，应该遵循,“,最少曲折,”,原则。,选择连线并双击，可以在连线上加上文字。,图形名称：,离页引用,图形作用：,当流程图较长，无法在一页中绘制出来，需要多页绘制时使用,使用说明和标准：,拖动此图出来后，选择所要连接的页码，在所连接的页码左上角出现同样的图形，就是页码之间的连接关系，双击时可进行页码的切换。,此图为前一个页码的结尾图，是所连接页码的开始图。当作为前一页结尾图时，放在最后一个流程环节或判断的下方并使用连接线进行连接，当作为第二页开始图时，放在第二页第一个流程环节或判断的上方，并用连接线进行连接。,如果流程图中涉及使用多个,“,离页引用,”,图形，按照,“,”,、,“,”,、,“,”,的顺序依次编号以示区别。,此图形不能单独作为独立的工作步骤使用。,流程基本图形讲解：离页引用,图形名称：,流程开始,/,结束,图形作用：,当流程开始时或最后环节使用，表明此流程的开始,/,结束,使用说明和标准：,在图形中填入,“,开始,”,或,“,结束,”,两字。,流程开始时用此图形来说明流程开始，在图形中填入,“,开始,”,。,流程结束时在最后环节中填入,“,结束,”,。,“,开始,”,或,“,结束,”,在流程图中不需要标注步骤号。,使用默认,10,号字体。,流程基本图形讲解：流程开始,/,结束,目 录,1.,流程图的制作,2.,流程说明的制作,3.VISIO,的使用方法,流程说明是与流程图相配套的文件，能够详细描述流程的工作步骤、程序描述、工作重点、工作标准、罚则等相关内容，即是对流程图的细化，也是能够使流程落地执行。,流程说明的作用,步骤,程序,重点,标准,罚则,会议,准备,会议,召开,会议,跟踪,流程说明的构成,步骤,程序,重点,标准,罚则,本流程中涉及的主要环节,对每一主要环节中的每一节点进行详细描述,本环节各节点中的重点工作内容,为达到流程目标对各环节工作的要求，包括时限和质量两方面的要求,对未达到规定标准所采取处罚措施,目 录,1.,流程图的制作,2.,流程说明的制作,3.VISIO,的使用方法,安装,Visio,绘图软件,找到,setup.exe,文件，双击,打开,Visio,绘图软件,找到项目组提供的,01,流程图模板,文件，双击打开，也可以直接从文件夹双击打开,点击,“,打开,”,找到项目组提供的流程图模板文件，双击,打开后请先按照我们的要求另存为,“,流程名称,-,部门名称时间,”,的格式，然后再在空白流程图模板上执行操作,可以根据实际使用的情况更改，调整页面显示比例,易风项目组提供,2,页空白的流程图模板，右键点击还可以进行插入、删除、重新命名和排序等操作,打开流程图后，在屏幕右侧是流程图的空白模板,流程图模板形状图,打开流程图后，在屏幕左侧会出现绘制流程图的形状图,打开流程图背景页，填写流程基本信息,点击,“,背景,”,，打开背景页面，在项目组提供的背景模板上填写流程基本信息,流程基本信息包括：,流程名称,流程编号,版本号,生效日期,主导部门,编制人,批准人,职能带区的增加与删除,点击并按住鼠标左键拖动,“,职能,”,条到页面上。,按流程涉及的部门的个数，重复上述操作。,如果是删除，右键点击要删除的,“,职能,”,带区，然后剪切即可。,离页引用的使用方法,右键点击复制该图形，然后在,“,页,-1,”,相应的职能带粘贴,离页引用的使用方法（续）,程序会自动弹出对话框，点击,“,现有页,”,，选择要连接的页码，一般系统会自动默认为下一页,点击确定，,“,离页引用,”,的符号就出现在下一页的模板上，拖动该图形到相应的职能带即可,离页引用的使用方法（续）,如果仍然需要新建新的页码，点击,“,新建页,”,，系统会默认为连续的一个新的页码，如,“,页,4,”,点击确定，系统自动弹出对话框，如果选,“,确定,”,，新建的图形会自动复制被连接页的,“,职能带区,”,，如果选,“,取消,”,，则会生成一页只有,“,背景,”,的空白页,图形的移动、缩放和文字输入,图形的移动：,通过点击并按住鼠标左键在页面上实现,图形的缩放：,对图形点击鼠标左键，当图形周围出现绿色方格时，点击方格移动鼠标，将图形形状放大或缩小到理想状态,文字输入：,用鼠标左键在图形上点击所要输入文字的区域后，再用鼠标左键点击工具栏内的,“,文本工具,”,，文字输入完毕后，再点击,“,指针工具,”,，恢复流程图状态,文字输入,“,连接线”图形的使用方法,连线的使用：,复制,“,连接线,”,图形到页面上,“,连接线,”,两端须与相应的图形相连，当与图形没有连接上时，两端呈绿色，连接上时则呈红色,双击连线中央，还可以对,“,连线,”,输入文字说明,双击连线中央，还可以对,“,连线,”,输入文字说明,易自心中启,风从东方来,