办公自动化系统规划及立项报告书.doc

某某集团有限公司办公自动化系统规划及立项报告书办公自动化系统规划报告书一、 项目背景介绍：（提示：可以从国内企业信息化发展应用情况及信息化的重要性来进行描述。）基于某某软件17年来的市场服务及自身信息化实践的体会，我们认为，中国企业电子商务必将经历：企业网建设、企业信息化、企业间B2B互联，以及网络化社会四个阶段，中国企业的“信息化”过程必将具有中国特色，信息化将作为工业化的手段，完成“一次革命”，企业电子商务的根本是“实践企业管理之变革”。办公自动化系统可为企业解决的问题：办公自动化信息系统门户，主要是指采用统一的先进的开发工具、统一的大型关系型数据库，从服务于企业发展战略出发进行系统规划，完全整合财务及其他专项业务管理功能，彼此之间实现完全的融合，数据间直接交换与运算，减少了信息流转中间环节，形成企业办公、信息交流、业务管理的统一信息化大平台。办公自动化信息系统门户的集成应用倡导一种统一的企业经营管理模式，为企业提供统一的企业办公、信息交流、业务管理的统一信息化大平台，消除了企业信息结点的“孤岛”现象，适应了当前机电企业多事业部、跨地域、远程办公的需要，为企业集中统一管理提供了有效的手段和工具，同时还有效实现IT资源价值最大化，避免重复投资。三、同行竞争厂商的信息化建设现状（举例1-2家企业对它们的信息化应用情况进行剖析说明。四、某某公司目前的信息化现状分析同信息化搞的好的企业相比，某某公司的信息化有以下不足之处。信息化战略与业务战略不匹配。某某公司的决策模式是集中决策模式，这种决策模式发挥作用的基础在于必须有一个与之相配套的信息结构，及信息的全面、及时、收集、分类机制，但是，某某公司各部门的信息化建设只从部门应用出发，没有从公司核心业务、整体流程、决策依据的全局角度来思考信息化的建设，无法提供决策的信息，即无法保证IT战略与业务战略的一致。信息化建设管理水平较低。现代企业中，信息化部门在企业中的地位越来越高，企业的高层越来越重视信息化建设。但是某某的信息化管理方面远未成形，具体体现在：1、目前信息化建设决策分散，建设分散、投资分散。2、信息化建设方面的专业人才比较紧缺。3、企业高层将信息化还没有提到“一把手工程”的高度。某某公司的信息化建设急需：高层投入、理顺管理、增加资源。系统建设起点低。我公司现在只是建设了一些暂时替代手工的一些系统（比如：财务系统），远未达到通过信息系统，支撑公司业务运作，提高效率、降低成本、为高层决策服务的目标；很多系统的技术已经很落后，没有进一步深化应用的空间；系统的功能比较简单，不能满足业务的要求；系统操作比较繁琐，使用者很不方便。系统标准不统一。随着信息化建设的进一步推进，信息系统标准不统一的问题将更加突出，为以后的信息化建设留下了隐患。如果现在不作整体的技术标准规划，将来在系统整合上将付出更大的代价。系统建设目标不明确，前瞻性不够。现在公司的信息化建设是今天提需求，明天就开发，后天需求发生变化了，由于系统已经设计好了，有时很难满足用户的需求，对工作造成了一定的影响。信息化建设是典型的“脚踩西瓜皮，溜到那里算那里”，系统在建设时确乏前瞻性，建设的目标不够明确，为日后的进一步拓展，深入应用留下了隐患。信息系统一体化建设思路不明确。随着信息化应用的深入，参考其他企业的经验，一体化的信息平台建设成为某某公司信息化建设的必然方向，我们如何构建一个一体化的信息平台，各个系统之间的关系如何？如何集成？建设计划如何？大概投资情况如何，需要详细深入分析进行明晰。五、稳妥推进某某公司的信息化建设我们需要按照“统一规划、分步建设”的策略有序推进某某公司的办公自动建设。通过IT规划，避免“IT黑洞”，从管理出发进行信息系统建设；避免“IT孤岛”，统筹规划，一盘棋；避免“IT摆设”，求同存异，达成共识。u 通过信息化规划，在企业的中高层中对信息化建设达成共识，使得企业高层和业务部门理解、认同信息化建设的思路。达到信息化建设中高层参与、业务部门支持，最后取得成功的效果。真正实现信息化建设是“一把手工程”，全民参与的全集团的工作。u 通过信息化规划，规避信息化建设的投资风险，使某某公司信息化投资的总体成本下降。u 通过信息化规划，明确某某公司的IT技术应用规范和标准，避免由于技术不统一而造成的异构系统集成时的巨大支出（异构系统的集成费用将和系统的开发费用相当）。u 通过信息化规划，总体设计未来2-3年某某公司的信息化架构，设计某某公司未来集成起来的一体化信息平台，为某某公司的信息化制定明确、科学的目标。u 通过信息化规划，框定未来某某公司信息化建设的产品范围和技术选择。u 通过信息化规划，为某某公司的信息化建设制定科学合理的建设计划u 通过信息化规划，为某某公司的信息化建设进行科学的费用预算。u 通过信息化规划，使得某某公司具备一个科学合理的信息系统架构，一个有前瞻性、符合技术发展潮流的信息系统架构，一个科学合理的建设计划和投资预算，从而使得某某公司的信息化建设能够走到同行的前列。我们将按照信息化规划的结果，有序、科学的推进某某公司的各项信息化建设项目，使得我们的信息化建设有章可循，避免因缺乏规划、短视行为造成的损失。七、某某公司的信息化规划步骤目前，信息化规划成为某某公司信息化建设最为紧迫的一项工作，没有规划，我们的建设将没有方向，我们的信息化建设将会出现这样那样的问题，既浪费了资源，又耽误了企业发展的时机，同时为某某公司信息化进一步推进设置了障碍。信息化规划是一项要求非常高的工作，既要求对信息技术有深刻全面的把握，又要求有管理方面的知识，鉴于这项工作的复杂程度和困难程度，我们计划借助专业公司来完成这项工作。这项工作的主要内容包括以下五项：u 业务现状调研：主要是了解某某公司的核心业务、发展战略、核心业务对信息化的需求，未来有可能发生的业务变革情况。u 信息化现状评估：主要是全面了解、分析、评估某某公司现有的信息系统应用状况、技术规范情况、未来系统集成对现有信息系统的要求有那些，评估那些系统需要逐步替换或抛弃，那些系统需要升级，那些系统需要重新建设。u 信息系统整体架构设计：主要是结合国内信息化建设的标杆企业情况，综合信息技术发展趋势和潮流，参照某某公司的现有信息化基础，制定一个未来某某公司的信息化整体架构。u IT技术标准制定：综合某某公司的现有IT技术标准，分析当今的信息技术发展趋势和潮流，制定某某公司的IT技术标准，规范某某公司的信息技术标准，主要包括硬件网络、数据库、编码标准、安全体系、软件开发工具、系统接口标准等。u 信息化投资及实施计划制定：制定某某公司合理的IT建设计划，并为某某公司的信息化投资作合理分析。八、某某公司办公自动化系统推进应用规划步骤分阶段进行：第一阶段： 第二阶段： 九、项目立项时间及编制合理的投资费用项目立项时间：项目选型评估时间：项目导入推行时间：项目投资费用：十、项目立项办公自动化推进小组的成立描述小组领导委员会及成员、职责等十一、OA厂商选型评估评估要素及步骤：（从以下几方面进行描述）1、 公司实力以及在行业内的市场地位；2、 是否有构建企业信息化所需之完整的产品线（ERP、CRM、HR、OA等系统）以满足企业业务不断发展的信息化管理需求。3、 咨询服务团队的数量、资历和背景；4、 对企业需求咨询调研的理解和方案规划的合理性、前詹性；1.1.1. 系统要求：l 先进性l 采用业界先进且成熟的技术，充分考虑所选产品升级时的平滑度，保证所选的软硬件具有较长的生命周期，平台建设坚持以需求为导向，立足于应用，重视软件系统开发投入。l 扩展性l 系统的设计既要满足目前需要，又要考虑将来的发展，要能够根据业务的发展变化而不断扩展。另外软件设计还要能够提供多厂商的可互联性和可移植性，不依赖于某一特定的计算机硬件和特定的操作系统，采用灵活开放的技术多层技术架构，易于ERP等业务系统整合应用。提供可以进行二次开发的数据接口，确保将来新增功能模块与现有系统模块的无缝连接。l 易操作性l 系统本着操作容易的原则，让用户快速上手。l 安全性l 可根据需要提供数字签名、电子印章、加密验证，保证系统安全。具有灵活的权限设置功能。l 稳定性l 系统应满足长时间稳定运行的要求，具有高度容错性，保证工作时间内各项工作的正常运作。5、 项目实施过程控制和服务支持体系；十二、项目实施前期准备 分别从以下几方面去描述：1、 项目实施小组成员的建立2、 结合公司发展战略，确定各部门业务流程优合理性的前期讨论3、 各业务部门静态数据的整理和准备4、 各阶层管理人员对信息化系统管理所带来的变革的思想认识和配合；十二、项目启动后整体的配合及过程控制、系统技术移转；此为厂商项目组进驻实施的核心部分，可重点描述。通过实施某某协同管理系统，可把日常业务、事物、协作等信息在企事业单位的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。从而达到管理高效全面的管理效果。某某协同管理系统的总体目标是：以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。实现目标l 实现单位管理向无纸化办公的转变。通过某某协同管理系统为单位内部的信息传递建立联系，便于单位内部协同工作。规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用。搭建起单位内高效协同的办公平台。l 规范单位管理行为。通过某某协同管理系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。l 提高效率、节约开支。通过某某协同管理系统的实施应用，可以使使用者的办公效率大大提高，人员沟通时实快捷，任务传递高效清晰，可以及时了解任务、工作的进度。节约公司在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。下面是实施计划和服务保障l 项目实施计划项目实施目标某某协同管理系统根据他“实施快、易学易用、安全稳定”的系统特点，实施目标可以从以下几个方面体现： 第一：快速。一般需要710天就可以完成标准化产品的实施应用。傻瓜式安装，简单化部署，方便使用。是短时间内实施的关键和保障。第二：准确。通过实施前的深入论证和完善的咨询调查，保证了产品部署安装的准确性。第三：个性化。在系统中用户可以根据客户的办公特点和应用需求个性化的设计出大量的应用模版，以达到最贴切的使用效果。而产品的授权到个人的形式。可以对每个操作者的使用范围和功能作了严格的区分。项目实施主要工作流程项目实施周期在某某公司协同管理系统的实施中，首先是要有良好的硬件设施到位。确保服务器已经建立好。并且各个工作岗位对工作的方式转变和态度认识上都已经充分了解。为了确保用户使用方便、数据安全以及用户对协同管理系统功能应用得到充分理解。我们需要在实施过程中做好充分的前期工作准备。具体实施步骤及各阶段的主要任务如下：阶段活动任务开始的工作日结束的工作日交付成果/文档项目准备确定双方项目组织确定XX公司方项目组成员前期准备项目组成员名单确定XX公司方项目组成员通讯、网络、服务器等辅助设备项目启动会准备项目启动会召开项目启动会项目启动会纪要产品安装安装培训与测试环境测试与培训系统环境准备根据合同安装、调试系统安装确认对客户系统管理员进行培训培训记录项目组标准产品培训组内产品培训培训计划培训总结需求调研业务需求调研准备调研提纲、问卷需求调研提纲、问卷制定调研计划需求调研计划业务调研整理需求调研报告并确认需求调研报告应用方案设计需求分析和应用方案设计单位需求和产品匹配分析单位应用方案设计应用方案数据准备方案、参数配置方案讨论数据准备方案表单讨论并确认系统应用方案应用方案测试系统配置准备测试案例测试案例清单制定应用方案的测试计划系统测试计划模块测试和集成测试测试问题记录测试总结和确认测试报告应用方案修改和完善在测试结果的基础上完善应用方案方案确认应用方案 系统初始化系统初始化初始数据准备辅助系统运行制度建设系统运行制度系统正式安装系统环境准备检查产品安装、调试、正式确认产品环境安装确认书集团统一基础数据和参数设置初始数据导入按实施范围建立单位账、分配单位管理员权限、基础数据分配、参数控制、数据备份初始数据导入最终用户培训最终用户培训制定培训计划培训计划培训老师培训教材、环境准备进行培训、考核培训总结业务权限规划与分配（单位）分配最终用户权限权限测试系统试运行上线运行支持系统上线后的现场支持运行阶段报告运行阶段报告项目验收总结整理各阶段验收文档对项目实施效果进行总结、评估项目验收总结报告与客户项目进行交接整理、清理项目文档说明：上述实施时间总计在XX日个工作日，但分项工作可以同步进行，整个XX公司标准化产品的实施周期的时间可以在20个工作日完成。二次开发的工作量需要在标准产品上线后，由XX公司与某某公司共同确认。项目组织保障为了更好的实施项目，保证系统的正常运行，建立一个完善的高质量的实施队伍很关键。我们建议：第一：领导重视。领导的重视程度对办公自动化系统是否能够成功实施起到很重要的作用，因此需要实施单位领导的大力支持。最好亲自带队领导。第二：跨部门关键人员组织。办公习惯和办公制度与办公自动化系统要相互适应。在应用办公自动化系统的过程中，必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。这一方面要求办公自动化系统尽可能地符合原有的办公习惯和办公制度，一方面又要求对原有的办公习惯和办公制度进行一些修改，以利于办公自动化系统的推广，从而起到规范办公制度、提高办公效率的作用。这其中需要各部门积极配合，实施到哪里就要有专人负责协调等工作第三：过程结果严谨。实施双方要本着对实施工作认真负责的态度，要求做到过程结果一丝不苟，高标准才能实施出一流的应用。 系统升级和售后服务保障服务体系北京某某软件技术有限公司作为软件产品开发商，提供软件产品、定制开发及技术支持；负责软件实施培训的协调工作、售后服务本地化、快速响应用户需求。服务宗旨某某公司始终坚持“与用户真诚合作，做用户可靠朋友”的经营宗旨，以热情真诚的服务在用户中享有良好的信誉。某某公司从产品的开发到营销、维护和培训，注重从用户的利益出发，制定出“市内维护8小时响应，当天解决问题的承诺”，并配置了服务专用车，还专门设置了服务投诉电话，便于用户监督。服务范围和内容某某公司承诺提供本次项目涉及到的软件、硬件等设备的安装、调试、维护及升级、培训等支持服务以及相关技术文档和工程资料。某某公司承诺派遣参加本项目开发调试的技术人员组成工作小组到现场实施技术服务，包括设备安装、软硬件的测试和调试服务等售后服务和培训服务。调试工作完成后，提供咨询与技术支持工作，及时将其所发现并掌握的有关软件的使用、故障检测、故障排除方法及一些新的技术发展通知建设方。某某公司一直坚持定位以应用服务为本，不懈的努力，培养了一支集管理服务、咨询、策划、系统集成于一体的复合型的队伍，提供一条龙式的无缝隙服务，标准服务包括以下几个阶段。1、系统设计开发阶段根据用户提出的需求，完善系统设计方案及完成功能模块设计。编制系统设计进度表。组织软件开发人员深入各部门仔细了解业务流程和用户需求。提供详细的系统原型设计内容与用户进行讨论。提供详细的功能模块开发及测试记录报告。2、系统安装实施服务用户单位电子政务协同管理系统的使用环境的安装和配置工作。试运行前组织现场技术与操作培训，提供完备的操作手册。系统中心服务器设备更新或变迁所产生的操作系统、数据库、应用层、内部信息平台的软件配置和环境安装。3、系统维护服务因系统软件本身问题，导致运行中出现不正常现象。因系统运行环境（如网络环境、电脑硬件设备、操作系统故障、计算机病毒其它应用软件）而导致系统软件无法正常运行。当系统因人为非法操作或其它原因造成软件系统不正常或无法运行者。用户因自然灾害如水灾、火灾或地震等造成系统损坏，提供对系统进行重新安装维护。针对系统数据量不断的膨胀，提供单位级数据库优化服务，帮客户建立稳定、高性能的数据库系统。定期给出优化方案，以确保各项基于数据库的业务正常、高效运行。定期回访用户使用情况，检查系统文件的完整性，系统文件是否被非法删除和修改，以保证系统软件的正常运行。4、系统完善服务在不改变系统的框架条件下根据用户新的报表需求分析模型而产生的功能模块的新增和修改。根据用户管理需要对系统各子系统的操作模块进行权限重新分配和菜单变化。5、培训服务编写完善的培训教材，提供操作人员在使用中的查阅资料。对操作人员和主要信息的使用人员进行集中培训，并对培训效果进行考核。为项目的系统管理员和使用单位的系统管理员提供全面的技术和应用培训，使其能更好的进行系统的日常维护、备份的工作。提供新的操作人员的业务操作培训和资料发放。提供有关系统数据库、操作系统等方面的资料和书籍。响应时间和服务方式某某公司将与XX软件有限公司共同承诺提供58的实时故障响应。对项目和其他用户提出的问题，公司1小时工作时间内做出电话响应服务，并做出肯定答复；对无法电话响应服务的问题，在出现系统软件及应用软件等系统故障的2小时内必须给予响应，4小时派相关技术人员到现场处理问题并恢复运行。某某公司有常年热线电话及E-MAIL、传真等联系途径，随时回答绍兴XX公司各种技术问题并在24小时内提出解决方案。针对系统日常维护咨询通过电话、传真、E_mail方式。软件系统服务期限及升级某某公司承诺提供为期X年的项目缺陷期现场免费维护服务。保证期后的年服务费由双方另行协商。某某公司承诺及时向用户单位通报软件升级情况，在软件保证期期间应免费提供软件的升级版本和相应的升级服务。软件升级后，某某公司软件的重新安装、调试、给予必须的技术支持。在软件保证期期间，若某某公司提交的各标准规范有任何改动，我们会免费对标准与规范的书面报告进行修改，使之符合系统运行时的实际情况。 软硬件维修系统验收完毕后，某某公司和XX代理公司定期通过电话与登门拜访相结合跟踪使用情况，及时了解存在的问题，并随时给予解决。必要时，派遣技术人员去现场解决存在的问题。我们承诺定期派遣技术人员现场回访，了解软件的运行情况，听取意见和建议，解决存在的问题。十三、项目验收及系统的持续优化 作一些描述 信息部2005-5-1