实施项目管理标准及程序.doc

实行项目管理标准及程序

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文档目的 4
关键联系信息 4
组织要素 4
项目地点 4
项目参与者 5
项目成员联络信息 5
管理办法 5
时间及费用纪录 5
请假 6
信息技术标准 6
个人工作站 6
项目局域网 6
应用软件 6
交付文档资料标准 6
文献夹管理结构 6
可交付文档资料库 8
可交付模板 8
非描述性可交付文档资料命名规则 8
描述性可交付文档资料命名规则 8
业务流程文档资料 8
业务子流程文档资料 9
版本控制标准 9
研讨会指南 10
研讨会结构 10
介绍研讨会议题 10
演示研讨会的日程安排 10
介绍新概念及专用名词 11
演示准备好的可交付文档资料 11
按议题展开研讨 11
总结会议成果 11
评估研讨会议目的是否达成 12
安排随后会议日程 12
会议结束 12
可交付文档资料标准 12
格式 13
内容 13
质量 13
可交付文档资料审阅环节 13
概述 13
同僚审阅 14
小组长审阅 14
项目经理审阅 14
可交付文档资料批准程序 15
项目信息交流 15
项目进度报告 17
概述 17
小组长进度报告 17
项目经理进度报告 17
报告可交付文档资料状态规则 18
遗留问题管理 18
项目范围管理办法 18

文档目的

本文档资料的目的是用来拟定适合本项目的政策, 标准及程序。文档资料也阐明了何时，何人如何使用这些政策, 标准及程序。
如未有特使申明，本文档资料的内容适合于项目中的所有人。

关键联系信息

姓名
小组
联系号码
电子邮件地址

组织要素
项目地点

项目名称

公司名称

地址

电话

传真

项目参与者

公司名称

项目角色
实行顾问
联系人
地址
电话/传真

项目成员联络信息

名字
简称
组 角色
电话
手机
E-mail

管理办法
时间及费用纪录

本条款仅合用汉德公司项目组成员。
汉德公司项目组成员应每周提交时间及费用纪录。征询顾问应制作相应电子文档资料，并提交署名的文本给汉德项目经理批准。如征询顾问外出，应将署名的文本传真给汉德项目经理。

请假

如因生病，年假，外出受训等因素需要请假，必须事先得到项目经理的批准。

信息技术标准
个人工作站
贵公司员工使用由贵公司提供的个人电脑. 汉德项目成员使用个人笔记本电脑。
项目局域网
项目局域网设立在贵公司机。所有相关设备在相应授权后，均应与项目局域网接通，并能使用相应外部件。如打印机，网络设备及有关应用程序。与项目局域网接通，应向 申请。
应用软件
项目交付文档资料仅限使用以下软件包:
§ Microsoft Office 2023
§ Visio Version 5
§ Microsoft Project 98
交付文档资料标准
文献夹管理结构
项目局域网按如下文献夹管理结构安排：

SMB

本文献夹为最高级。所有项目相关文档资料均应置于该文献夹下。

Deliverables
存放所有可交付文档资料

PM
存放所有项目管理标准及模板资料

SMB\ Deliverables

Deliverables for Phase 1
存放第一阶段被批准的可交付文档资料

Deliverables for Phase 2
存放第二阶段被批准的可交付文档资料

Deliverables for Phase 3
存放第三阶段被批准的可交付文档资料

Deliverables for Phase 4
存放第四阶段被批准的可交付文档资料

Deliverables for Phase 5
存放第五阶段被批准的可交付文档资料

SMB\PM

Issue
项目问题管理程序及日记

Risk
项目风险管理程序及日记

Scope
项目范围管理程序及日记

Daily management
项目范围平常管理

Templates
各种可交付文档资料的模板

可交付文档资料库

可交付文档资料库根据阶段不同分置Standards&Templates\Templates\Phase n之下。n代表各个不同阶段。库中文档资料命名规则：阶段n的可交付文档资料 ，版本mm。这些文档资料简述每一阶段可交付文档资料，及相应模板。
可交付模板

所有可交付文档资料都要按标准模板制定。只有项目管理人员可以调整模板。如有疑问，项目组成员应向项目经理征询，以了解如何使用模板。小组长无权对模板及文档资料标准进行解释。

非描述性可交付文档资料命名规则
非描述性可交付文档资料必须以英文命名并使用以下命名规则：
BOMSAP 大洋电机SAP实行项目
descriptive file name 以英文名描述文献内容
Ver 版本
mm 版本号
例如：
BOMSAP Project Standards Ver10.doc
描述性可交付文档资料命名规则
业务流程文档资料
业务流程文档资料命名规则：
xxxyy-000-000.doc :
xxx 公司名称简称。如：
BOM 大洋电机
yy 流程名称简称。如：
AR 应收款
OM 定单管理
ML 后勤管理
CRM 客户关系管理
000-000 各流程说明。
业务子流程文档资料

业务子流程文档资料命名规则：
xxxyyy-nnn-000.doc:
xxxyyy 业务流程名称。
nnn 以10为单位的子流程编码。
000 各子流程说明。

版本控制标准

文献名最后两位数字为版本号。以下版本号合用以下规则。

§ 文献最初版本号为10。随着文献被不断修改，版本号也不断更改。范围由11-1Z。
§ 当文献要被提交给小组长时，版本号被改为20。在此期间，随着文献被不断修改，版本号也不断更改。范围由21-2Z。
§ 当文献被小组长校对后，小组长应将版本号改为30。并应按前述规则维护版本号。
§ 当文献被项目经理校对后，项目经理应将版本号改为40。并应按前述规则维护版本号。
§ 当文献被最终确认后，版本号为50.
研讨会指南
研讨会结构

所有研讨会都应有相应的主持人，由他来控制整个研讨会的进程。当会议当中产生不批准见时，由会议主持人决定如何安排解决。所有研讨会都按以下结构安排：
1. 介绍研讨会议题。
2. 演示研讨会的日程安排。
3. 介绍新的概念及专用名词。
4. 演示准备好的可交付文档资料。
5. 按议题展开研讨。
6. 总结会议成果。
7. 评估研讨会议目的是否达成。
8. 如需要，安排随后会议日程。
9. 结束。
介绍研讨会议题

在此阶段，会议主持人将介绍研讨会议题置于演示板上，并征求与会者对会议议题的意见。如有其他议题被增补，那么： 或者将它们与本次议题加在一起，或者将它们放在其它研讨会上。上述决定应由会议主持人来决定。

演示研讨会的日程安排

一旦会议议题被确认，会议主持人将研讨会的日程安排拿出来确认。研讨会的日程安排由会议主持人最终确认。会议主持人同时应告知与会者大体会议时间。
介绍新概念及专用名词

新的概念及专用名词应在研讨会之前介绍给大家。

演示准备好的可交付文档资料

当准备好的可交付文档资料被演示时，应涉及文档资料结构及内容。会议主持人应使与会者都理解文档资料的结构及内容。

按议题展开研讨

一旦上述环节完毕，研讨会将按既定的研讨会日程安排进行。按既定日程安排进行对保证研讨会高效率进行是非常重要的。
研讨会其间，会议主持人有权决定讨论是否与议题相关。如产生与议题无关的争论，会议主持人可将该事项暂时列在黑白上，待以后讨论。每当一议题讨论通过，会议主持人应予以声明。
总结会议成果

待研讨会各项议题讨论完毕，会议主持人应对研讨会结果进行总结。并强调各。关键点。当就某些方面尚未达成统一结识时，应对此事进行进一步讨论，直到在全体成员内达成统一结识。

评估研讨会议目的是否达成

在总结会议成果的基础上，会议主持人应评估研讨会议目的是否达成。同时对研讨会议目的是否达成征求与会成员意见。
安排随后会议日程

对未能达成会议目的的研讨会，会议主持人应列出下一次研讨会的时间及参与人员。

会议结束

会议主持人在确认如下事项后，宣布会议结束。

1. 重申已决定的下一步工作计划及相应负责人和到期时间。

2. 温故待确认的各项议题，并明确相应措施。
3. 明确本次研讨会为‘成功’或‘失败’。次结果将上报项目经理。假如研讨会各项目的均以达成，本次研讨会视为‘成功’。假如研讨会目的有部分尚未达成，本次研讨会视为‘失败’。

可交付文档资料标准

以下标准将被用来鉴定可交付文档资料是否可被接受。

格式

所有可交付文档资料必需符合标准的文档格式。各可交付文档资料标准格式都放置于文献夹SMB\PM\Templates\Phase n 下各阶段，各版本文档内。

内容

可交付文档资料的内容必须反映相应的目的性与范围。可交付文档资料的内容是否被接受，应由审阅者根据内容完整性及相关性来鉴定。

质量

个人的可交付文档资料的质量是由可交付文档资料的可用性来决定的。所谓文档资料的可用性是指此可交付文档资料是否符合相应的目的。此外，可交付文档资料内不得有语法及拼写错误。

可交付文档资料审阅环节

概述

每一个可交付文档资料在最终确认以前，都要通过逐步审阅的过程。审阅者应当对获得可交付文档资料的解决过程完整性进行审核。他们应核算在收集，解决信息的过程中，各个相关领域均被涉及到。同时，审阅者也应对收集，解决信息的方法有效性，及信息源进行检查。

可交付文档资料的审阅环节如下：
同僚审阅

某一文档资料的作者应在初稿完毕后，一方面规定项目组的同事对初稿进行审阅。该同事应是项目实行方中的一员。审阅者对初稿审阅后，应提出意见。如需要对文档资料进行修改，文档作者应对文档资料进行修改，并将新版提交同事进行二次审阅。次过程可反复至双方对文档资料达成共识。

小组长审阅

当同僚审阅结束后，文档资料提交给作者所属小组长进行审阅。小组长对初稿进行审阅，并同项目组其他成员互换意见。如文档资料需进一步修改，小组长应提出改善意见，文档作者对文档资料进行相应修改。并将新版提交小组长进行二次审阅。次过程可反复至双方对文档资料达成共识。

项目经理审阅

当小组长审阅结束后，文档资料应提交给项目经理进行最终审阅。项目经理对文档资料进行审阅。如文档资料需进一步修改，项目经理应提出改善意见。由小组长将文档返回给作者，由作者对文档资料进行相应修改。并重新启动文档资料审阅过程，直至对文档资料达成共识。

可交付文档资料批准程序

所有项目文档资料都要通过项目管理机构的最终批准。项目成员的相关责任均在各阶段，各版本文档资料中有明确规定。

可交付文档资料在提交批准时，应附相应的批准申请书。该申请书在SMB\PM\Templates\ 文献夹下。它应在每次审阅过程完毕后被更新。

如有特殊性说明规定审批者，此说明应在申请书的相应位置标明。审批者应在此处加以分析说明。此措施的目的是为了保全审批过程中的各项意见及态度。当审批者最终批准了文档资料内容，他应附上电子署名以记录此事及相应时间。

如可交付文档资料被同时提交给数人进行批准，文档资料应等到所有批复意见收到后，再进行修改。然后反复审批过程。

最后，在将修改好的文档资料打印前，应将被修改部分阴影标记，以免反复阅读已看过的部分。文档资料作者应在特殊说明处说明标记方法。
项目信息交流

为保证项目进展情况的充足交流及有效控制项目进度，项目组应定期召开会议。以下表格汇总了各标准会议形式。

会 议Meeting
内 容
负责人Chair
参与者Attendees
规定
阶段性开始会议
明确即将开始阶段的工作计划，目的及可交付文档资料。拟定各小组成员的角色及相应责任。

项目经理
项目执委会成员；项目各小组成员
每一个阶段开始前必需要有的。

阶段性结束会议
展示阶段内已完毕的任务；交流阶段内已达成的关键性问题；展示阶段内已完毕的可交付文档资料；统一下一阶段的具体工作方法；体会管委会对本阶段的工作意见。

项目经理
项目执委会成员；项目各小组成员
每一个阶段结束前必需要有的。
每周例会
回顾检察本周项目实行情况；确认各项已解决或尚未解决的问题；小组长报告当前工作状况及计划；检察应交付文档资料的完毕情况。
项目经理
小组长；各征询顾问
每周一下午 2:00PM。会议纪要由项目经理指定人员负责。会议目的是为使项目经理评估项目进展情况及安排工作内容。会议纪要应在会后即刻电邮各相关人员。

小组会
安排工作计划；分派任务；回顾进度；明确任务
小组长
小组成员
至少每周一次。以便小组长及时更新工作计划，生成进度报告。

项目进度报告
概述
项目进度报告的目的是为了建立一种机制，以便项目相关人员及时搜集，汇总，分享项目信息。
项目组将每周对进度情况进行回顾。会议内容如下：
§ 各应交付文档资料的完毕情况。
§ 本周具体工作内容。
§ 应交付文档资料预期竣工日期。
§ 各应交付文档资料实际开工日期。
§ 各应交付文档资料实际竣工日期。

小组长进度报告

每周各小组长应就计划与实际进度作出进度报告。具体形式如上，但内容应反映本小组成员的汇总情况。小组长有义务维护此进度报告。

项目经理进度报告

依据小组长进度报告，项目经理将更新周任务书及工作计划，以便实际反映进度情况。具体地说，就是将实际进度写在周任务书的各任务截止期内。周任务书模板在PM\Templates\ 文献夹下。
项目经理将汇总各小组长的进度报告，向项目甲方出据项目进度报告。项目经理有义务维护此进度报告。
报告可交付文档资料状态规则

§ 20% 开始阶段
§ 40% 初稿完毕
§ 60% 小组长审阅完毕
§ 80% 项目经理审阅完毕
§ 100% 项目管理机构签收

遗留问题管理

参见项目\\PM\Issue文献夹下 实行项目遗留问题管理办法。

项目范围管理办法

参见项目\\PM\Scope 文献夹下 实行项目范围管理办法。
项目风险管理办法

参见项目\\PM\Risk 文献夹下 实行项目风险管理办法。
签署批准申请

附件文档提交给你用于批准。请阅读文档，并最后日期之前在合适的意见上划圈，并将文档交还给申请批准的人。
项目题头
项目管理
文献题目：
实行项目管理标准及程序
规定的批准人：

申请日期：
年 月 日

批准人

批准
是 否 W
日期
___/___/___
年 月 日
最后日期
___/___/___
年 月 日
是 = 我批准。
否 = 我不批准。
W = 我在以下说明的情况下批准。
特殊说明：

批准者的说明：