销售部差旅费报销制度适用中型企业.doc

差旅费报销管理规定

为加强差旅费管理，严格控制费用支出，明确差旅费报销的标准、程序和办法，特制定本规定。
一、差旅费的内容
差旅费指因公外出所发生的有关费用，包括交通费、住宿费、伙食补助费以及保险费、电话费、订票费等杂费。
二、差旅费报销标准制定原则
差旅费的控制标准如下表所示。
差旅费用报销原则
差旅费种类
报销原则
交通费用
标准控制，超支不补
住宿费
限额控制、凭票报销、超支不补
伙食和交通补助费
包干使用、节约归己
其他杂费
实行实报实销
费用报销实行不同职级，制定不同差旅费控制标准的办法。
三、交通费具体报销标准
交通费的具体报销标准根据企业职位的高低而定，具体如下表所示。
交通费报销标准
职 位
报销标准
高管（总监级及以上）
1．前往有飞机通航地区出差，交通费按双程飞机普通经济舱的标准价控制
2．前往无飞机通航的地区出差，交通费按火车硬卧的标准价控制
3、乘坐轮船按二等舱标准价控制，乘坐客车按豪客标准价控制
部门经理及同类职务（部门主管）
1．前往有飞机通航的地区出差，交通费按单程飞机普通经济舱的标准价和单程火车硬卧的标准价控制
2．前往无飞机通航的地区出差，则按双程火车硬卧的标准价控制
3．一次到多个地点出差的，可选择一个地点乘坐飞机，其余各点只能乘坐火车，交通费按上述相应标准控制
4、乘坐轮船按三等舱标准价控制，乘坐客车按豪客标准价控制
基层人员
无论前往地区是否有飞机通航，均按双程火车硬卧的标准价控制
特殊情况
出差人员前往既无飞机通航也无火车开通的地区出差，交通费据实报销
未使用单位交通工具，因公务出差发生的往返机场、车站交通费据实报销。
各职级人员出差报销交通费时，财务部按上述标准予以控制。超过控制标准的，财务部原则上不予报销。但出差人员乘坐交通工具因降低标准，或因购买有折扣的飞机票等，节约了交通费用，按节约额的20%给予出差人员奖励。
四、住宿费、市内交通费、订票费等其他杂费的报销标准
住宿费一般根据所出差的地区及出差人员的职位高低来定，具体标准如下表所示。
住宿费、市内交通费、订票费等报销标准
职 位
住宿费报销标准
目的地市内交通补助
订票费、传真、邮资、复印等杂费
一类城市
二类城市
高管（总监级及以上）
400
300
凭票报销
凭票报销
部门经理及同类职务（部门主管）
250
180
凭票报销
凭票报销
其他人员
150
120
凭票报销
凭票报销
特殊情况说明
可根据出差目的地物价水平的高低进行报销标准的适当调整，但上下调整幅度不得超过10%
注：同性别、公司总监级别以下人员共同出差，应同屋住宿。若级别相同，住宿费按单人标准报销；若级别不同，按较高级别人员的单人标准报销；
五、伙食补助的标准
职 位
伙食补助费报销标准
一类城市
二类城市
高管（总监级及以上）
120
100
部门经理及同类职务（部门主管）
80
60
其他人员
60
40
注：工作人员出差，由接待单位安排伙食、住宿的，出差期间不再发放伙食、住宿补助；参加会议必须凭会议出具的会议证明或会议邀请函实报实销，已享受会议伙食补助费的不再享受会议期间的出差补助费；公司举办展示会，根据实际情况由公司总经理确定报销标准。

说明：1、一类城市：北京、上海、天津、深圳、广州、汕头、珠海、厦门。
2、二类城市：除一类城市之外的其他一般城市。
3、市内交通费：公交车费（在票据后注明起止地、原因）、机场大巴费实报实销。高管以下人员原则上不允许打的，参加专业会议或工作需要随身携带设备、资料15kg以上，市内可乘出租车，由部门负责人签字，总经理审批后，可酌情报销。
4、高管（总监级）以下人员出差原则上以乘坐火车和汽车为主，如遇紧急出差等情况，方可报乘飞机。

六、差旅费的预支：
1、员工因公司工作需要，可申请出差。总监级以下员工出差，必须填写《出差申请单》，说明出差事由、前往目的地、出差时间、费用预算等，经审批人批准后凭《出差申请单》到财务部借款，无《出差申请单》，财务不得办理借款、报销手续。
2、出差人员回公司后，必须在一星期内到财务报销，否则不给予新增借款。借款后如果情况发生变化，借款事项不成立，应在3日内退回所借款项。
3、出差员工的住宿酒店等可通过人事部在（携程）网上进行预计，以公司规定的住宿费范围为限。
4、出差天数的计算：
1）出发时间的计算：12：00点（含12：00）以前出发计1天，12：00以后出发计0.5天；
2）返回时间的计算：按实际到站时间计算，12：00（含12：00）以前返回计0.5天，12：00以后返回计1天；
3）出发、返回时间以车、船、机票上所载的时间为依据；
七、差旅费报销流程
（一）填写《差旅费报销单》
出差人员报销差旅费，应据实填写《差旅费报销单》，并提供有关发票。
（二）审核《差旅费报销单》
1、出差人员所在部门经理审核《差旅费报销单》，确认出差人员的职务（职称）、出差天数和地点，并在《差旅报销单》的相应位置签字确认。
2、报销发票须真实、合法，如提供的发票不完整、错误，将不予报销。
3、对于谎报、多报、以及报销不真实的费用，如对非同一次乘车却出现票号相连的票的现象，经财务核实后，将不予报销，并对报销人按照报销金额2倍的数额进行罚款。
（三）报销
1、出差人员将《差旅费用报销单》到财务部进行报销，财务部根据报销标准和要求审核《差旅费用报销单》和相关的出差发票和凭证，在预算范围内给予报销。
2、由于工作的临时变动出现的正常车船票、机票退票，经部门负责人签字，总经理批准后可报销，丢失的票据（车船票、机票），补贴经共同出差的人员证明，经部门负责人签字可酌情报销。
3、差旅费报销须按单次行程报销，不可多次行程合并报销；出差期间若产生业务招待费，应单独审批报销，不可同差旅费合并报销；差旅费审批程序参照《费用报销流程》的有关规定进行。
4、对于超出标准，超出的部分不给予报销。如有特殊情况，须在财务审核前提交总经理特批，提供同意报销的说明文件，方可报销。
5、报销完毕后，财务部对出差的相关发票和其他原始票据进行账务处理，根据《企业会计制度》计入会计科目。
八、报销期限
（一）一般情况的报销期限
一般情况下，出差人员应在出差返回后10天内（节假日顺延）报销完毕，超过报销期限又没有特殊原因者不予报销。
（二）特殊情况的报销期限
特殊情况下的报销，应经部门经理和行政总监签字确认，由财务部予以报销，但最长不得超过20天。
九、附 则
1、本规定由财务本部门负责解释和修订。营销中心可参照执行，或依据本规定另行制订管理办法，报总公司批准后执行。
2、本规定自公司颁布之日起生效。