信息收集制度.doc

信息收集制度和流程
1 总则：
1.1目的：规范信息收集行为，整合信息资源，系统整理和分析，找出市场机
会和提供领导决策信息。
1.2适用范围：适用于全体员工，特别是销售员、市场人员及后勤支持组（含下属子公司）。
1.3 定义：
1.3.1 下属子公司：是指上海长园电子材料有限公司、东莞三联。
1.4 信息收集组织架构：
总经理

营销总助

市场开发部经理

统计分析组
收集整理组
营销专员

经营一部
经营二部
经营三部
经营四部
上海长园
东莞三联

1.5 权责：
1.5.1 总经理主要负责信息收集计划的审批和相关统筹工作。
1.5.2 营销总助负责协助市场开发部制定计划以及督促各经营部执行情况。
1.5.3 市场开发部经理：
1.5.3.1负责信息收集的计划、实施、监督和评估。
1.5.3.2 有权要求部门或人员提交市场开发部所需信息。有权直接访谈销售员。
1.5.3.3 对相关完成不力人员或部门有处罚权。
1.5.3.4在需要的时候有权决定委托外部机构调研收集信息。
1.5.4 经营部经理：具体负责本部门的信息收集执行，对信息收集不力员工有处罚权
1.5.5 营销专员：
1.5.5.1 主要负责各阶段和常规性的信息收集具体执行工作，制定信息收
集的各项管理制度以及奖惩条例，以及对各部门具体执行情况进行监督
和指导。
1.5.5.2 对相关不按制度执行人员或部门有建议处罚权。
15.6 收集整理组：
1.5.6.1 由各部门文员或助理组成，负责本部门或人员相关信息资料的收集和并录入电脑（根据市场开发部统一表格录入），交由统计分析组，
1.5.6.2 对在规定时间内不完成信息收集的人员（没有特殊原由的）有催促和建议处罚权。
1.5.7 统计分析组：
1.5.7.1 在市场开发部经理的指示下全面汇总、整理和分析信息等并根据需要形成报告，根据制度将呈送各级领导。
1.5.7.2 对信息反映出来的问题由如实曝光的权利，对在信息收集过程中收集小组有建议奖惩的权利。
2 信息收集范围：
2.1 宏观环境信息：包括国家经济政策、法律法规、技术标准、创新和发展、社会责任等；
2.2 行业内市场信息
2.1.1 竞争对手的信息：包括公司背景、产能和销售规模、主要客户、
客户评价、产品及产品组合、价格及价格策略、渠道和渠道策略、市场推广活动、。
2.1.2 其他信息：涉及的行业协会、技术论坛交流（含线上和线下）、行
业展会、媒体、广告效果。
2.3 公司内部信息
2.3.1 销售信息：月度、季度以及年销售额统计、重点客户或VIP客户
销售额统计分析、区域销售额分布、行业销售额分布、产品销售额分
布信息、销售员和经营部销售占有率统计、新客户开发以及应收帐款明细。
2.3.2 客户信息：客户资料管理、客户区域分析、客户行业分析、客户
投诉与处理分析、客户拜访频次分析、客户信用信息、客户交期满
意度分析、客户关注点分析。
2.4 公司指定信息。
3 信息收集方法和渠道：
3.1 信息收集方法：
3.1.1 审时度势法：客户的销量和库存，从而科苑推断出是否需要督促客户订货等。
3.1.2 扮演法（间谍法）：利用我们不同区域或业务人员扮演成购买者，有目的、有计划地到其它目标客户和同行收集、打探竞争对手产品、价格等方面的信息资料。
3.1.3 坐收渔利法：我们可以通过两个或多个竞争对手之间的相互竞争和相
互攻击来侧面获取对我们有用的信息
3.2 信息收集的渠道：
3.2.1 问卷、电话、信函、拜访客户、平面媒体、与同行内部人士的谈话等。
3.2.2 从报纸、杂志、互联网媒体的报导（同行和专业媒体网站）和广告来
收集所需信息。
3.2.3 通过专业的市场调研公司（如中怡康、赛立信、龙媒和慧聪商情等）
收集整理的“二次文献”来收集和分析。
3.2.4 通过人际关系来收集信息。
4 信息收集计划
4.1 市场开发部根据公司营销战略走向制定信息收集计划，撰写信息报告，
提供决策依据。
4.1.1 月度计划：根据市场开发部总体工作安排，确定每月根据各部门和本
部门收集的信息定时发布信息月报，满足高层信息需求。
4.1.2 定点信息提供：根据公司或营销中心定点需求提供信息如：新进行
业、新进市场、定点了解竞争对手等信息。
4.1.3 部门内部信息提供：市场开发部内部总结、发布制度等开展工作信
息。
4.2 公司临时委派机构进行调研的计划：根据决策的需要，市场开发部有权
决定是否委派购买外面机构进行调研和信息报告。
5 信息收集规范
5.1 信息表格的制作：市场开发部根据需要统一制作信息收集的规范表格信
息收集人员严格按照表格进行填写。
5.2 内部信息收集实施要求：
5.2.1内部信息收集的人员和部门组成
5.2.1.1 各经营部、后勤科、技术部门、各销售员、后勤客服人员，市场开发部以及人员。
5.2.1.2 公司高层指定特别的要求的人员。
5.2.2 各部门或处室统一把本部门负责信息收集人员和助理或文员名单报市场开发部备案，
5.2.3 市场开发部统一将信息统计的表格发到各部门助理或者文员的公司邮箱里，如有更新将在星期二前将更新的表格发到各部门助理或文员邮箱，并电话告知。
5.2.4 每周五下班前各部门助理或文员将本部门信息表格收集，建立文件夹，电子版的格式文件发送到市场开发部尹小林处。
5.2.5 对内实施要求
5.2.5.1 在公司规定得人员任何人不得借故拖延或拒绝收集信息。
5.2.5.2 任何人员必须严格按照规范和时间向本部门得助理或文员提
交信息收集表。特殊情况者（如：病/休假等其他紧急事件）向本
部门负责人报告并通报市场开发部方可延长时间或取消该期信息
收集任务。
5.2.5.3 各经营部所属销售员每周必须提一份信息报表，并提议纳入绩
效考核指标。
5.2.5.4 市场开发部每周根据信息报表加以整理、统计，每月的5日之前出具一份《信息月报》。
5.2.5.5 市场开发部根据统计分析和信息月报的保密等级呈送给相关人员。
相关阅读信息报告权限：
级别
等级
总经理
总助
部门经理
普通员工
其他相关人员
绝密
√

机密
√
√

秘密
√
√
√

普通
√
√
√
√
√
5.2.6 对外实施要求
5.2.6.1 委托外面机构调研收集信息：市场开发部必须提交调研申请，写明委派外部机构调研得必要性和所要达到得目的。
5.2.6.1 寻找外面机构：市场开发部必须寻找三家以上的调研机构情况说明和报价以及调研计划框架，集中进行比较。性价比高的优先选择为合作伙伴。
5.2.6.2 市场开发部派专人与调研机构进行协调和监督。
6 信息收集考核
6.1 必须对信息收集工作进行有效考核，否则就会扣发绩效奖金。
6.2 考核的方式如提交信息的及时性指标、信息的技术含量指标等。
6.3 除各经营部销售员外，后勤科所属人员每月提交信息不得少于2次。
6.4 提交信息得及时性以各部门助理统计经营部经理确认为标准，信息的技术含量以市场开发部确认为准。
7 资料存档
7.1 各部门人员填写的原始信息，电子版交市场开发部后由本部门助理或文
员存储在以时间命名工作电脑上。
7.2 各部门搜集到了竞争对手的宣传资料、行业技术报告、产品技术资料、媒体（包括：专业平面媒体、网络媒体等），政府协会等资料和信息，统一交由市场开发部统一整理和存档。
7.3 所有经营销中心内部整理、统计和分析的报告资料，统一归档至营销中心经理办公室，市场开发部备份。
8 奖励与处罚
8.1奖励
8.1.1 奖励条件：
8.1.1.1 准确性。信息反映的情况要畎亩准确、真实可靠，时间、地点、数据、单位要准确无误。允许空缺，不能胡变乱造。
8.1.1.2 新颖性。要尽量减少一般性工作动态类信息，公司重点关注的问题（如竞争对手近期的价格策略、推广活动、新行业的信息等、公司内部动态情况），着力反映心情况、新问题、新经验，提高信息质量。
8.1.1.3 时效性。要快速、及时地收集、编写和传递信息。如：交期问题、客户重大问题投诉等。
8.1.1.4 积极性。部门人员态度要积极，每周准时上交信息报表。
8.1.1.5 计算标准和分数如下：
项目

部门
准确性
新颖性
时效性
积极性
小计
无误
有误
胡编
新经验
新问题
其他
新颖
是否
及时
是否有 效
及时提交
完整性
一部

二部

三部

四部

后勤科

总计

计分方法
1.无误计3分；
2.有误计2分；
3.胡编计－5分；
1.新经验计2分；
2.新问题计2分；
3.其他新颖计1分；
1.了解到重要信息及时上报计2分；
2.被公司采纳计2分；
3.被领导书面表扬计1分；
1.按时提交信息报表计2分，反之扣2分；
2.无空缺计3分，少部分空缺，计1分。

8.1.1.6 信息工作实行年度目标责任考核制和月度通报制。考核结果， 直接纳入到部门绩效考核。
8.1.1.7 公司每季度组织对信息收集工作和先进个人评比，按分数高低依次评比出部门和先进个人各前三名。一等奖、二等奖、三等奖分别奖励500元、200元、100元；
8.1.1.8 特别规定：符合下面几种情况将总经理批示直接奖励2000元；
8.1.1.8.1 由于该信息能直接为公司增加10万元以上销售额的或间接带来50万元销售额。
8.1.1.8.2 由于该信息预测或者及时性，能为公司避免或挽回10万元以
上金额。
8.2 处罚规定
8.2.1 不按时提交信息报表者，第一次对当事人罚款10块元；第二次对当事
人罚款20元，所属部门负责人罚款50元，负责收集助理或文员罚款10元；
第三次全公司通报批评，当事人罚款50元，所属部门负责人负连带责任罚
款100元，负责收集或文员20元。
8.2.2 信息虚假失真：（如：本人预估信息、未经过核实的信息等）填写报表，一经查实直接罚款100元，部门负责人。
8.2.3 如部门出现三次以上（含三次）罚款情况，扣除当月部门负责人的绩效
考核奖金。
8.2.4 重大信息瞒报、谎报、迟报所属部门负责人直接降级使用，根据实际情
况，有所属部门、直接领导、市场开发部提交评估报告，提出处罚意见，交由总经理直接决定。
8.2.5所有罚款直接在当月的工资体现。
9 信息收集预算
9.1 信息经费：信息收集是公司业务重要的工作内容，是高层决策和市场营销活动开展重要的依据来源，为此，公司每年拿出 80 万人民币作为信息收集工作的经费用于：信息收集工作人员和部门的奖励、委派外部机构调研费用、购买信息机构市场调研报告、外部收集人员的奖励和礼品等。
9.2 经费的分配：内部奖励占经费的40％，外部购买报告占20％左右，委派调研机构占40％。

1．竞争对手调查表
调查区域

调查人员姓名

调查时间

企业基本情况
竞争对手名称

企业地址

业务员情况
业务员姓名

学历、年龄

服务时间

业务员口才

待 遇

销售的对象

营销能力

业务员给客户印象

业务方针及做法

产品情况
产品种类

产品性能

产品品质

市场占有率

产品价格

补充说明

2．竞争对手汇总表
竞争对手名 称
主要产品
新产品
重点顾客
研发动向
投入营业
比 例
促 销
其 他

1．客户开发计划表
销售专员： 年度：
月份
访问客户
约定
访问结果报告书（简要说明进度状况及问题点）
客户
分类
序号
企业名
或厂名
访问
时间
拜访
对象
职务
所属
部门
电话

1

2

3

结束时间： 时 分

1

2

3

结束时间： 时 分

竞争产品调查表
调查地点

调查时间

品名（含：进口商）

本企业类似品名

规 格

包装样式

零售价

陈列数量

对质量的评价

陈列位置
□优 □中等 □劣
备 注

2．客户开发报告表
客户名称

电话

企业地址

电话

主办人员

推销产品

第一次交易额

第一次交易品名

开拓
经过

备注

批示

经理： 销售主管： 报告者：

3．客户开发统计表
序号
客户名称
拜访者
所属部门
电话
拜访结果说明
客户级别
1

2

3

四、客户访问计划表
1．访问频次计划表
人员
客户级别
经办人
组长
科长
经理
总经理
副总经理
备注
重要客户
访问
每月 次
电话每月
次
每月 次
个月
1次
个月
1次
个月
1次

一般客户
每月 次
每月 次
个月
1次
个月
1次
个月
1次
有必要时

潜在客户
每月 次
每月 次
有必要时
有必要时