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网站概要设计说明书

1.引言
1.1编写目标
在完成了针对《档案管理系统》软件市场前期调查，同时和多位软件使用者进行了全方面深入地探讨和分析基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全方面细致用户需求分析，明确所要开发软件应含有功效、性能和界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户需求，并在此基础上深入提出概要设计说明书和完成后续设计和开发工作。本说明书预期读者为用户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景
因为文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定时，要保护好部分企业关键文件极为不便，同时因为人员流动，对原有文件再现，显得力不从心，有时查找和重新整理文件要浪费很多人力、物力。而且多年来，因为竞争猛烈程度不停加深，档案管理不妥会严重到造成企业面临着亏损甚至破产局面。于是大家不停地在探索期望能找四处理方法。
为了处理以上问题，让企机关能够有效掌握，有效共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理信息化、规范化和集成化，本人多方听取意见、追加和完善大量实用功效，进而了解文件管理步骤，同时结合各部门、各行业和企业文件管理方法，开发出一套适合于档案多而复杂管理系统。
1.3定义、缩写词和符号
需求：用户处理问题或达成目标所需条件或功效；系统或系统部件要满足协议、标准，规范或其它正式要求文档所需含有条件或权能。
1.4参考资料
鲁荣江、王立丰：《Visual Basic 项目案例导航》，科学出版社，6月版
陈明：《软件工程》，中央广播电视大学出版社，6月版
段兴：《Visual Basic 6.0　控件实用程序设计100例》，人民邮电出版社，12月
杜春雷、孙会莲：《怎样使用Visual basic 6.0汉字版》，机械出版社，1月
张曜、张青、李丁：《Visual Basic 函数实用手册》，治金工业出版社，12月
范国平、陈晓鹏：《Access 数据库系统开发实例导航》，人民邮电出版社，12月版
闪四清：《SQL Server 实用简明教程》，清华大学出版社，1月版

2.任务概述
2.1目标
2.1.1开发目标
在当今世界电脑普及时刻，大家已经习常见电脑办公，结果自然会产生大量电子文件，这些文件有宝贵历史价值，但我们假如将更多时间花费在寻求这些文件上，即费时又费力。本软件依据此需求进行开发。
2.1.2应用目标
让企机关能够有效掌握，有效共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理信息化、规范化和集成化，实现计算机智能化管理，以提升工作效率和经济效益。
2.2运行环境
2.2.1硬件环境
A．  一台586 以上微机及兼容
B．内存16MB（最好32MB内存）　
C．VGA 彩显一台
2.2.2软件环境
A.windows 98 以上操作系统
B．Microsoft Visual Basic 6.0.汉字版数据库管理系统　
C．Office 应用软件
2.3条件和限制
本档案管理系统软件是应用于中小企业。在功效上还可深入实现安全防范、和E-Mail和因特网电话集成起来，成为网络档案管理系统软件。

3. 数据描述
3.1静态数据
下面列出了六个表具体静态数据：
1)档案目录表
此表存放档案类型信息
字段
字段名
类型
宽度
1
档案类型　
Text
20
2
安全等级
Text
20
2)档案仓库表
此表存放档案信息
字段
字段名
类型
宽度
1
档案名称
Text
50
2
档案内容
Memo
自动
3
档案说明
Text
50
4
档案创建者
Text
20
5
档案创建时间
Data/time
自动
6
最终修改者
Text
20
7
最终修改时间
Data/time
自动
8
档案类型
Text
20
9
附加文件
Text
50
10
安全等级
Text
20
3) 登录表
此表存放操作职员信息
字段
字段名
类型
宽度
1
用户名
Text
50
2
密码
Text
50
3
权限
Text
20
4
等级
text
50
4) 操作职员信息表
此表存放操作职员具体信息表
字段
字段名
类型
宽度
1
职员号
Text
50
2
姓名
Text
50
3
身份证号码
Text
50
4
职称
Text
50
5
工龄
Text
50
6
工作部门
Text
50
7
工作电话
Text
50
8
移动电话
Text
50
9
传真号码
Text
50
10
E_Mail
Text
50
11
专业
Text
50
12
学历
Text
50
13
爱好
Text
50
14
家庭电话
Text
50
15
家庭地址
Text
50
16
省份
Text
50
17
城市
Text
50
18
出生日期
Data/time
自动
19
签署时间
Data/time
自动
20
结束时间
Data/time
自动
21
权限
Text
50
22
等级
Text
50
23
照片
Text
50
24
性别
Text
50
25
婚姻状态
Text
50
5) 企业信息表
关键存放企业信息
字段
字段名
类型
宽度
1
企业名称
Text
50
2
企业电话
Text
50
3
企业传真
Text
50
4
责任人
Text
50
5
企业地址
text
50
6)帮助表
此表存放帮助信息
字段
字段名
类型
宽度
1
名称
Memo
自动
2
内容
memo
自动
3.2动态数据
输入数据：菜单选项，查找关键字，新建统计项。
输出数据：由查询关键字确定数据库统计集合。
内部生成数据：中间查询结果。
3.3数据库描述
本软件采取ACCESS数据库。
3.4数据流图
《档案管理系统》软件数据流图是比较清楚，对各功效模块来说全部比较有规律。但完整图比较繁琐，各个功效模块数据流图以下。

１．登录数据流图
用户名及密码

身份验证

登录失败

登录成功

错

对

登录表

选择操作

添加

修改

2.档案管理

删除

3.档案查询
选择查询项目

查询条件

查询

显示

3.系统配置
打开数据库库

选择图片

选择操作

企业信息配置

系统桌面配置

数据库路径

企业信息载入

修改

确定

4.系统维护
登录表信息载入

操作职员管理

数据恢复

选择路径

系统数据管理

添加

选择操作

数据备份

选择路径

修改

删除

备份

恢复

打开

5.打印报表
选择操作

打印单条统计

打印全部统计

打印操作职员信息

打印

3.5数据字典
这里给出一个数据元素字典卡片和具体数据卡片含义：
名称：档案类型信息
描述：产生文件档案类型送交档案目录表
定义：档案类型信息＝档案类型＋安全等级

4. 功效要求
4.1功效划分
本系统有以下功效模块：
1）档案管理模块
2）查询管理模块
3）系统配置模块
4）系统维护模块　
5）打印报表模块
6）帮助模块
4.2功效描述
下面具体描述一下各个功效模块：
1）档案管理
(1)  档案目录管理:只限于通常见户和管理员操作。而且不一样用户等级所操作档案类型是有限制。用户能够向里面添加、修改和删除档案类型。也可设置档案类型等级，以加强它们保密性。
(2) 档案仓库:限于全体操作职员。通常浏览者只能查看档案，不能对档案做任何修改。而且不一样用户等级所看到档案是有限制。通常见户可向里面添加、修改和删除档案。也可设置档案等级，以加强它们保密性。
2）查询管理
(1)  查询单条档案统计：关键是适合于全体操作职员。在窗体上，先能够选择查询条件，再输入关键字名。按查询即可。假如你不熟悉该档案也能够在窗体上选择模糊搜索。查到统计后，也可双击统计即可显示具体信息。
(2)  查询全部档案：是给管理员用，是为了方便管理员查找档案，也相关键字搜索和模糊搜索。查到统计后，也可双击统计即可显示具体信息。
(3)  查询操作职员：是给管理员用，因为操作职员信息是保密，所以只限管理员使用。
也有多个查询方法。查到统计后，也可双击统计即可显示具体信息。
3）系统配置
(1)  配置企业信息:只限管理员配置，关键是配置企业基础信息。通常见户和浏览者均可查看。
(2)  配置系统桌面：用户能够配置自己喜爱桌面图形。只要在窗体上单击选择图片，再选择所喜爱图片即可。
(3)  数据库保留路径：仅限管理员使用。用于打开数据库。
4）系统维护
(1)  数据备份：用户能够经过选择保留路径把数据库保留在硬盘中，也可保留在软盘中。
(2)  数据恢复：用户能够经过选择路径把数据恢复。
(3)  操作职员管理：仅限管理员。其中能够添加、修改、删除操作职员，设置她们权限、等级及密码。
(4)  系统整理信息：显示距离管理员整理系统时间。
5）打印报表
(1)  打印单条档案统计:关键适适用于通常浏览者和通常见户。她们只能打印在她们权限和等级范围内所能查看档案。
(2)  打印全部档案:是为管理员设置，管理员能够依据需要设置打印。也能够让档案以报表形式生成文本文件或HTML文件输出。
打印操作人员信息只限管理员使用。
6）帮助
(1) 帮助信息：显示系统具体帮助信息。
(2) 相关系统：关键是显示系统部分信息。

5．性能需求
5.1数据正确度
A．要根据严格数据格式输入，不然系统不给响应进行处理。
B．查询时要确保查全率，全部对应域包含查询关键字统计全部应能查到。因为通常有文件统计会很多，所以本系统采取了两种方法进行查询：直接查询和模糊查询。
5.2时间特征
通常操作响应时间应在1~2秒内，对软磁盘和打印机操作也应在可接收时间内完成。
5.3适应性
满足企机关使用需求（统计量控制在1000项内）。
对前面提到运行环境要求不应存在困难。
6. 运行需求
6.1用户界面
超越VB界面，全新感觉，操作简便，一目了然，视图优美等特点。而且采取菜单界面驱动方法，给操作用户带来了极大便利，对用户友好。对鼠标和键盘单独支持。
6.2硬件接口
本软件不需要特定硬件或硬件接口进行支撑。
486以上PC机均可运行此软件。
6.3软件接口
运行于Windows95及更高版本含有WIN32 API操作系统之上。
6.4故障处理
正常使用时不应犯错，若运行时碰到不可恢复系统错误，也必需确保数据库完好无损。
调试中碰到问题及处理方案：
1)碰到跳出“数据库已经关闭“提醒信息阻止程序运行时
能够查看一下进行此项操作时，操作表是否已经被关闭了或是在没相关闭此表情况
下又一次利用打开语句打开此表。
2)相关空统计带来麻烦
有些空统计往往会使程序无法运行。此时你可用“if not isnull”语句先判定一下是否为
空统计，再操作。
3）有些运行错误也可用以下语句排除
On Error GoTo Erropoint
Erropoint :
Msgbox Err.Descripton
Exit sub
或用On Error resume Ｎext　等语句进行处理。

7．其它要求
1)系统功效实现情况: 用户可在本系统下实现多种用户要求功效
2)系统安全性: 对于系统关键数据全部有密码保护，含有一定安全性
3)系统容错性: 用户输错数据全部有提醒信息，含有很好容错性能。
4)系统封闭性: 用户封闭性很好，用户基础上在提醒信息下输数据