自营商品采购控制程序.doc

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自营商品采购控制程序
1.目的
选择合格的供应商及适销对路的商品，保证所采购商品的质量可靠、品种有效、价格合理、货源稳定，以不断满足顾客的需求
2.适用范围
2.1文件适用的流程
一级
二级流程
三级流程
责任部门
提供商品
识别顾客所需商品
顾客需求识别(自营)
采购部
顾客需求识别(专柜)
招商部
采购
自营商品采购
采购部
专柜引进流程
招商部
贮存
贮存
采购部
配送
自营商品配送
自营商品反向调拨
市场推广
促销
企划部
销售
超市销售
营运管理部
百货销售
2.2流程的业务范围
适用于自营商品的采购过程。
3．流程的SIPOC分析
流程起点
商品配置表
流程终点
商品继续销售
流程的关键顾客
商场
关键顾客的关键要求
货真价实、品种丰富的商品，持续满足顾客需求
流程的关键产出
持续满足顾客需求的商品
流程的关键供应商
供应商、采购部、商场
流程的关键输入
顾客求购登记本、商品满意度报告、新商品调研、商品配置表
4、流程图

流程
负责单位
相关说明
使用表格

Y
N

Y
N

Y
N N

Y

N

Y

采购部、商场

商场

采购部

采购部

采购部

采购部
采购部、商场
采购部

商场
采购部

商场、物流中心
商场

采购部

采购部、商场
商品配置表、顾客满意度报告、求购商品登记本
新商品开发规定、供应商报价单、检验报告等资料

品类商品谈判标准

新品评审会

ST-SP03-01《供应商代码编码规则》ST-SP03-02《商品店内码编码规则》

ST-JK01-06商品验收、出库、退仓控制标准

《供应商质量/价格不良通知单》、销售额、毛利额

新商品登记表

新商品登记表、新商品评审记录表、新商品引进审批表

5.新商品采购流程说明
5.1商品配置表
新店开业前业务员做好市场调研，根据新店所处的商圈情况，选择适销商品做好配置表；根据竞争对手商品结构、顾客商品求购信息登记及顾客满意度调查报告，组织业务员进行市场调研，根据调研结果调整商品结构，保证商品品种有效性，采购部根据相关纪录的反馈不断对商品配置表进行完善。熟食自营商品的，由营运管理部生鲜熟食分部进行产品开发，产品开发成功后即可上柜销售。
5.2 接洽供应商
一种为业务员主动联系约见的供应商，另一种为供应商上门推介产品。
5.3评估
食品非食品、生鲜业务员需评价供应商资格、证件，查看商品样板，并从商品的品类结构、价格、质量等方面对商品进行初审；但生鲜中熟食类预评阶段由品管部参与，进行食品安全检查，符合食品控制标准后，才能给予商品引进。
5.4评审
食品、非食品业务分部在每周三、周五的新品评审会上,业务员对商品进行介绍,说明商品情况包括商品所处小类的结构状况、价位等，经过评审会评审。其他自营商品生鲜、电器需进行新品会评审，由各部门部长安排。
5.5审批
业务员对通过新品评审会的商品填写《新商品评审/引进记录表》、《新商品登记表》、《新商品品种引进审批表》，如新供应商业务员需填写合同，需经采购部各业务分部长、采购部经理审核业务员商品引进计划及合同条款。
5.6输入供应商资料，生成订单
对有效供应商进行登记，建立并管理供应商档案，资料管理员审核合同后加盖公章、分类编号；业务助手在电脑录入新商品信息并生成电脑审批单；
5.7传送订单
资料管理员负责将进货审批单转成订货单并打印交业务助手传真至供应商；
5.8预约、送货
供应商根据订货单号及固定送货日与物流中心预约员（商场验货组人员）预约送货日期和时间，并在规定的时间内按照订单要求将货至物流中心或者商场；
5.9验收、储存、配送
直上柜商品则由分店进行验收、储存，送物流中心商品由物流中心人员对商品进行统一验收、储存，并按照配送数量配送到各门店；
5.10上柜销售
门店安排相关人员将商品上柜，进行销售。
5.11评估
采购部业务分部根据<供应商质量/价格不良通知单>，对供应商进行不定期的评价，根据每月综合管理员统计的供应商及商品畅滞销情况，实施末位淘汰制，不断淘汰不合格供应商及商品，联系新的供应商、引进新商品。生鲜熟食类商品则需商场评估商品质量、货源、可控毛利、食品安全及供应商配合等情况，业务分部评估成本、质量、货源及供应商合作状态。
其中：每月综合管理员统计商品畅滞销情况，N类商品：从进货审批开始到新商品验收后60天内都是N类商品；D类商品：60天后未参加ABC畅滞销分析的商品或刚恢复采购的商品。（每周计算畅滞销，D类商品存在的时间不超过一周）；其中商品名称前X类商品：无主供应商信息；Y类商品：异地自采或没有验收无库区
ABC——代表销售额； abc——代表销售量；
A：商品销售额序号排行前20%； a：商品销售量序号排行前20%；
B：商品销售额序号排行中间的60% ； b：商品销售量序号排行中间的60%；
C：商品销售额序号排行后20%； c：商品销售量序号排行后20%；
注：新商品引进后，先试销两个月，两个月后参加。
5.12继续销售
评估通过的商品继续在柜台销售，未通过评估的商品则停止采购。
6.商品日常订货流程说明
6.1周一周四系统根据商品配置表出具采购订货单
根据目前各商场正在使用的商品配置表，系统对补货类型进行识别，商场在物流系统和各分店系统出具采购订货单，物流系统出具的订货单直接由供应商送至物流中心，商场出具的采购订货单即直上柜订单由供应商直接送至各门店；
6.2 审核订货单
物流系统出具的采购订货单由业务员或业务助手审核，商场系统出具的采购订货单由商场验货组人员审核；
6.3 上传供应商平台
信息系统在固定的时间将当日生成的采购订货单全部上传供应商平台，供应商可通
过平台查询、打印订单。

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