如何做成功的汇报.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,*,如何做成功的汇报,目录,1,、什么是好的汇报（目标在哪里）,2,、如何做成功的汇报（途径是什么）,3,、案例演练,从毛泽东谈怎样汇报工作说起,1956,年,2,月,14,日到,4,月,24,日，毛泽东连续听取国务院,34,个部门的工作汇报，加上国家计委关于第二个五年计划的汇报，连续听了,43,天汇报。这次听汇报，毛泽东不仅在政治上形成了,论十大关系,这个重要成果，其间还对领导干部,如何汇报工作,提出了要求；,不发议论，究竟那个部长能做到几时？,只谈情况，不谈观点，是开材料仓库。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统率材料；,有什么办法使人听了不致忘记？讲存在的问题，要举事例，把人指出来，不举事例等于无用，别人不好懂。要有具体形象，有人物。没有具体形象，作品就没有生命。这是使我强迫受训，比坐牢还厉害。坐牢脑子还自由，现在脑子也不自由，受你们指挥；,文件、文章、讲话是意识形态的表现形式，要有准确性、鲜明性、生动性。,一个汇报可能决定一件事、一个人的命运,林一山、李锐的不同汇报，让三峡工程晚开工,30,年。,如果一切都由秘书去办，部长、局长就可取消,温家宝总理的成长之路,汇报是天大的事情！,什么是好的汇报？,站在听汇报人的角度思考汇报的内容和结构；,几个基本要素健全：背景、决策议题和建议方案、事实和数据、决策方案（可能若干个、不同结果和利弊分析）、后续行动思考、铺垫下一次汇报。,语言系统生动、一针见血、真实（不讲空话、套话、是真理的废话）,如果你不想让领导有强迫受训的感觉，就必须力求观点准确、鲜明，直奔主题，不可以罗嗦冗赘，离题万里，而且还应当具体、形象、生动，以鲜活的人物事件加以佐证。,站在听汇报人的角度思考汇报的内容和结构；,汇报人在汇报前，要思考如下问题，并在汇报内容中体现：,需要他决策什么？会议目的和成果预期是什么？（目的）,听汇报人知道汇报点的“来龙去脉”吗？（背景和数据）,听汇报人之前对汇报领域是否专业或者有深刻认识？（深度）,我如果是听汇报人，需要掌握哪些信息后才能决策？（信息全面）,我提供的信息是否有误导信息，容易误导决策？（信息准确）,如何提振听汇报人的兴趣和耐久性？（技巧）,重要汇报和决策，事前应先提供听汇报人相关数据和材料，以供准备（加长决策时间）,汇报的基本要素,背景说明,背景说明非常重要，不管领导是否清楚，都需要以一句话或者一段话说明，背景说明要实现“一分钟汇报”；,背景汇报一分钟大体需要的说明点：,-,我们从哪里来；（起点）,-,我们做了哪些事？（过程）,-,您之前做了哪些决策？（提起听汇报人对过往决策的回忆）,-,我们现在在哪里？（当前点）,比如汇报一项“成本精进工作”。,汇报的基本要素,决策议题和建议方案,决策议题和建议方案一般可以放在前面先说，这样容易引发听汇报人的注意和兴趣，听汇报人前,5,分钟的注意力很关键；,放前面可以起到“靶向”作用，听汇报人会由此选取可用关键信息，非关键信息可以跳过或者不汇报；,汇报人要有“讲一个倒叙故事”的水平。,汇报的基本要素,事实和数据,不要一上来就讲数据和事实，事实和数据要基于决策建议展开，事实和数据要聚焦到决策点，防止信息泛滥，信息冗余；,讲事实和数据时要用“提醒”语句，如“我有几个数据供领导参考”、“这几个数据很有趣”、“有几个数据值得特别研究,”,、“我们来看这几个数据”。,特别可能影响决策的事实和数据一定要特别强调说明。（,80/20,）,阐述时抓重点，周边事实和数据可以以附件形式提供。汇报人背数据很重要。,汇报的基本要素,决策方案（可能若干个、不同结果和利弊分析）,基于已经提及的建议方案，汇报人必须提出对此方案背后自己的意见和多选方案，并且需要做不同的结果和利弊分析；,为什么选择,A,而不选择,B,，建议从以下角度分析：,-,现状和业务理解；,-,标杆比较；,-,收益分析；,-,开展成本和推行难易；,-,过去的经验和教训,千万不要以猜想和迎合领导喜好来提出决策建议。,汇报的基本要素,后续行动思考,根据不同的决策意见提出不同的行动思考；,两种做法：,-,已经预知决策结果，则先拟制好行动计划一并汇报；,-,未知决策结果，现场制定主要行动（不超过三件事以强化记忆）；,-,后续行动应明确责任人和完成时间。,汇报的基本要素,铺垫下一次汇报,和听汇报人明确下一次的主要汇报内容和大体时间；,为下一次成功汇报打下基础；,提请了听汇报人未来对此事的关注。,目录,1,、什么是好的汇报（目标在哪里）,2,、如何做成功的汇报（途径是什么）,3,、案例演练,汇报前,判断听汇报人情况，明确汇报目的和决策点；,准备,PPT,（简洁、控制时间）；,PPT,一定要自己做，这样有清晰的汇报思路；,准备附件材料；,提前,10,分钟到场，防止投影出临时问题；,提前,10,分钟开始，提振情绪，进入亢奋状态；,思考好第一句话说什么,汇报中,第一句话非常重要；,必须全脱稿汇报，,PPT,只是一个提醒；,汇报技巧的应用；,全过程必须保持高度亢奋和精神高度集中。,汇报中,-,第一句话非常重要；,举例：,X,总好，今天要耽误您半小时就,XX,问题做一个汇报和决策，之前有关材料已经给您，相信您已经审视过；我先花,15,分钟时间重点说明几个内容点，分别是：,1,、,2,、,3,。之后,15,分钟研讨沟通。您对此项工作已经非常了解了，但是我还是要简单讲一下背景：。,第一句话要起到哪些作用：,-,提神；,-,时间分布，对听汇报人开展期望和耐心管理；,-,明确议题；,-,前期准备工作汇报；（有关材料已准备）,-,不经意中开始讲“来龙去脉”，尊重领导。,汇报中,-,必须全脱稿汇报，,PPT,只是一个提醒；,一页全展开，全局的汇报思路；,对每页的阐述重点做到心中有数，不用面面俱到；,汇报人要体现系统思维，语言准确、防止啰嗦和停顿、喝水；,汇报中能够脱口谈数据。,汇报中,-,汇报技巧,眼睛跟着主要听汇报人走，环扫其他听汇报人；,一旦听汇报人走神，马上采用汇报技巧；,各位领导，这点非常重要（很关键、很有趣），请特别注意一下，我们来看。,高度的倾听，适当的点头，快速的反应；,结构性语言：我这里主要讲三点；这个问题主要是内因和外因两个方面；,但不要为技巧而技巧,汇报中,-,全过程必须保持高度亢奋和精神高度集中。,汇报的时候你就是战士，哪怕会后你就倒下；,珍惜每次汇报机会，都是你展示思想和能力的重大机会；,体现专业精神，敢说真话、实话、难听话，对听汇报人负责。,汇报后,根据决策意见积极开展任务落实、分解和行动；,将过程信息及时以邮件、短信形式知会相关决策人；,大的工作定期以简报形式正式汇报；,目录,1,、什么是好的汇报（目标在哪里）,2,、如何做成功的汇报（途径是什么）,3,、案例演练,案例演练,案例,1,：模拟市场方面白糖可能要涨价的情况，你是采购部门主管，如何向公司高层汇报和决策？,案例,2,：小组自主命题某方面工作的阶段成果汇报。,演练过程：,每个小组任意选择一个案例，准备汇报材料，开展汇报；,1,）汇报材料准备,20,分钟；要求：做一个简单的,PPT,；,2,）每个小组选派,1,人代表小组做汇报，汇报时间,10,分钟；,3,）点评,10,分钟。,结语,祝大家汇报成功！,