入伙管理标准作业规程模板.doc

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2 入伙管理标准作业规程
1.0 目的
规范业主入伙管理工作, 确保业主顺利入伙。
2.0 适用范围
适用于业主入伙的管理工作。
3.0 职责
3.1 管理处主任负责组织安排入伙工作。
3.2 客户服务中心主管负责协助主任安排业主入伙工作, 并负责具体办理入伙手续。
3.3 收费室负责核收各项入伙费用。
3.4 工程部( 机电维修中心) 负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通等工作。
4.0 定义
入伙: 是指业主收到书面入伙通知, 并办理完相应手续; 对业主收到入伙通知一个月内未办理入伙手续的, 视为入伙。
5.0 程序要点
5.1 入伙的准备工作
１） 入伙资料的准备:
——根据小区实际情况编写和印制《住户手册》、 《业主公约》、 《消防安全责任书》、 《入伙通知书》;
——《入伙通知书》的内容要求写明管理处办公地点、 业主办理入伙手续时应带的资料、 证件及交纳的费用明细, 并附简明扼要的入伙流程等;
——印刷以下各类入伙表格: 《住宅使用说明书》( 开发商提供) 、 《住宅质量保证书》( 开发商提供) 、 《业主、 住户入伙登记表》、 《钥匙领用登记表》、 《住户房屋验收表》、 《房屋装修申报表》、 《室内装修装修管理服务协议》、 《房屋装修登记证》《业主房屋装修验收表》、 《临时出入证》。
２） 设计入伙流程图:
办理入伙手续流程图
发放钥匙
签署《业主公约》及《消防安全责任书》
发放资料
开通水电
验收房屋
限期整改
到收费室交纳入伙费用
业主备齐入伙资料
到客户服务中心办理入伙登记、 验证手续

３） 进行入伙时的环境布置: 涉及服务标识的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理。其它环境布置内容如下:
区内环境
——入口处挂横幅, 内容有”欢迎您乔迁XXX”、 ”XXXX将竭诚为您提供优质服务”等, 插彩旗, 营造热烈的气氛;
——插指路牌, 由入口处到管理处, 指路牌标明”管理处 ”字样;
——入口处标明管理处办公地址和办公时间。
管理处办公环境
——挂灯笼、 飘小彩带, 摆放花篮、 盆景, 给人以隆重、 喜庆的感受;
——张贴醒目的”办理入伙手续流程图”, 办理手续窗口设置上要做到”一条龙服务”, 各窗口标识清楚, 一目了然;
——管理人员着装整洁, 精神饱满; ——办公室内资料摆放整齐有序。
5.2 发入伙通知
１） 客户服务中心依据与开发商共同商定的入伙时间, 向业主发出入伙通知并发放相关资料。
２） 业主收到入伙通知后, 应当在规定时间内带齐有关证件和资料根据《入伙流程表》中顺序到管理处办理入伙手续。如果在规定期限到来的前3天内, 业主尚未办理入伙手续的, 客户服务中心应再次发函或致电通知尚未办理入伙手续的业主前来办理入伙手续; 超过规定期限未办理入伙手续的, 客户服务中心应将情况向开发商汇报决定是否登报催办。
３） 业主办理入伙手续须带以下证件:
——《入伙通知书》; ——业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份, 小一寸彩照每人各两张;
——《购房合同》原件和复印件各一份; ——单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份;
——委托她人办理的, 须带业主委托书。
5.3 入伙手续的办理
１） 验证: 客户服务中心主管( 管理员) 在业主前来办理入伙手续时, 应首先对以下证件进行检查:
——《购房合同》原件; ——单位购房的还须检查其单位营业执照副本;
——业主的身份证原件; ——委托她人办理的, 还须检查业主的委托书。
２） 检查无误后, 客户服务中心主管( 管理员) 将《购房合同》原件、 业主及家庭成员身份证原件、 单位营业执照副本返还业主, 证件复印件及业主委托书存入业主档案。
３） 将业主提供的照片中的一张贴在《业主、 住户入伙登记表》内, 另一张为业主办理《业主证》。
４） 交纳入伙费用: 客户服务中心指引业主到收费室交纳入伙费用, 收费室根据收款项目开具收款收据。
５） 验房收楼:
——客户服务中心管理员在业主交完入伙费用后带业主验收房屋, 并请业主将房屋存在的问题填入《房屋验收表》中;
——房屋经验收合格的, 管理员应请业主在《房屋验收表》中签字确认;
——验收中发现问题, 业主要求搬入或二次装修前维修的, 客户服务中心应通知工程部( 机电维修中心) 在一周内给予解决, 并将整改结果反馈客户服务中心;
——工程部( 机电维修中心) 一周内未整改完毕的, 管理员应将整改情况反馈给业主, 并告之具体验收时间;
——整改完毕后, 由管理员通知业主二次验收; 二次验收不合格的, 由客户服务中心主管进行跟进, 限期尽快解决。
６） 发放钥匙:
——业主收楼无问题或要求搬入后再行维修的,客户服务部管理员应将业主房屋钥匙全部交给业主;
——业主收楼有问题, 客户服务中心管理员在将钥匙交给业主的同时, 留下一把大门钥匙在管理处以供维修时用;
——业主在领取钥匙时, 管理员应要求业主在《钥匙领用登记表》内签名确认。
７） 签署《业主公约》和《消防安全责任书》:
——管理员将《业主公约》、 《消防安全责任书》( 一式两份) 交给业主并请业主详细阅读;
——请业主签署《业主公约》、 《消防安全责任书》;
——管理员将签署后的《业主公约》、 《消防安全责任书》其中一份存入业主档案, 另一份随其它资交业主保存。
８） 资料发放: 管理员将以下资料发给业主保存:
——《住户手册》; ——签署后的《业主公约》; ——签署后的《消防安全责任书》;
——《住宅使用说明书》; ——《住宅质量保证书》。
９） 开通水电
——客户服务部(客户服务中心)管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《住户房屋验收表》中;
——通知工程部( 机电维修中心) 开通该业主房屋的水电。
5.4 业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》。
5.5 本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。
6.0 记录及标准文本
6.1 《钥匙领用登记表》
序
号
房 号
钥匙数量
业主签收
( 日期)
管理员签名
备 注
单元门
单户门

6.2 《业主、 住户入伙登记表》
小区 栋 单元 号 物业性质: £住宅 £商网
业主姓名

性别

出生日期

民族

照片
联系电话

身份证号

工作单位

随同入伙人员简况
姓 名

性 别

出生年月

籍 贯

与户主关系

证件号码

常住或暂住

工作单位

联系电话

备 注

照片

车辆情况
车型

颜色

车牌号

车型

颜色

车牌号

特约维修服务记录:

备注:
6.3 《住户房屋验收表》
房号: 栋 单元 号 年 月 日
验 收
项 目
天花板
墙

面
地

面
单户门
房

门
门

锁
窗

户
照明灯
开

关
插

座
地

漏
排污管
给水管
给水阀
水龙关
煤气管
煤气表
水

表
电

表
排烟道
三网合一
闭水实验
客厅

餐厅

卧室1

卧室2

卧室3

卧室4

厨房

卫生间1

卫生间2

阳台1

阳台2

配电箱

对讲门

门铃

水表 底数

电表 底数

备注:
联系电话:
注: 以上项目请认真检查, 合格的请划”√”, 不合格的在”备注”栏注明, 并于48小时内将此表格交管理处。
住户最后验收合格签名:

日期:
开发公司( 或物业公司) 陪验人员签名:

日期:
6.4 《住户房屋装修申报表》
年 月 日 NO:
业主姓名

装修房号
小区 栋 单元 号
联系电话

装修天数

施工单位名称

法人代表

现场负责人姓名

联系电话

申请装饰项目及主要装修材料
空调
按指定位置安装
天顶

主卧

卫生间

副卧

卫生间

副卧

厨房

副卧

所有阳台
外观保持原形
客厅

施工用电负荷

饭厅

装修后室内用电设备负荷

申请表附件
£ 装饰合同 £ 图纸 £ 技术说明 £ 施工单位营业执照
装修保证金
仟 佰 拾 元
收款人签名

管
理
处
意
见

责任管理员:
年 月 日

主任签名:
年 月 日
备注:
1、 装修完工后, 由管理处责任管理员到场验收, 如无漏、 堵、 违章及共用设施设备损坏等情况, 双方在《住户房屋装修验收表》初验栏签字确认; 入伙一个月后, 双方再次对房屋装修情况进行验收, 并在终验栏签字后, 管理处退回装修保证金。
2、 ______栋____单元_____号业主( 住户) 在_______年___月___日至___月___日期间进行装修, 管理处已将装修中需注意的房屋主体安全、 主管道、 水表、 煤气、 供暖管道不能改动等事项告之业主, 并实施过程监督。该房屋今后发生装修质量缺陷或安全事故由业主( 住户) 自行负责。
业主签名:
年 月 日
6.5 《室内装饰装修管理服务协议》
为确保物业的正常使用和维护, 保护业主的合法权益, 根据国家《物业管理条例》及建设部《住宅室内装饰装修管理办法》等有关规定, 特与申请装修的业主签订如下管理服务协议:
一、 业主装修应严格遵守建设部110号令《住宅室内装饰装修管理办法》。
1、 未经有关部门批准不得有下列行为:
１） 经规划部门批准, 擅自搭建建筑物、 构筑物;
２） 未经规划部门批准, 擅自改变住宅外立面, 在非承重外墙上开门、 窗;
３） 未经供暖、 气部门批准, 擅自拆改供暖、 气主管道和水、 电、 气表, 暖气片等管线设施;
2、 禁止有下列行为:
1) 改变建筑主体和承重结构; 2) 将没有防水要求的房间和阳台改为卫生间、 厨房间;
3) 扩大承重墙上原有的门窗尺寸, 拆除连接阳台的砖、 混凝土墙体;
4) 损坏房屋原有节能设施, 降低节能效果; 5) 影响建筑结构和安全的行为;
二、 业主装饰须严格依照申报表中的装饰项目及装修材料进行, 如有更改需另报管理处批准。
三、 装饰装修施工期限为: 年 月 日至 年 月 日。
四、 装饰装修允许施工时间为: 上午 时至 时; 下午 时至 时。
五、 装修废弃物需及时清理, 不得堆放在楼道内; 每天下午5: 00时以后, 须将装修废弃物装袋并放在物业管理处指定的堆放地点。
六、 防盗窗一律内置安装; 雨阳蓬按管理处统一指定的式样安装; 共用的屋面、 屋顶不得擅自占用, 如: 安装太阳能热水器等; 空调的安装必须在一条线上, 主机须放置在空调预留处; 不得安装外置式晾衣架; 。
七、 装饰人须缴纳废弃物清运费 元; 装修保证金 元; 施工人员需交 元管理费; 用以办理临时出入证, 并凭证出入小区。
八、 施工人员须保证楼层公用部位和公用设施设备的完好; 文明施工, 不在施工现场抽烟, 不在楼梯间乱写、 乱画, 保持楼层的干净。
九、 施工过程需进行电焊作为, 必须另报管理处批准后方可施工。
十、 管理处有权监督和制止工程队的违规装修行为。
十一、 房屋租用人装修, 在业主同意后, 遵守以上规定。
十二、 未尽事宜, 由管理处与业主协商确定。
十三、 本协议一式两份, 双方签字( 盖章) 后生效。

业主签名: 管理处( 签章) :
代 表:
年 月 日