会议服务人员作业指导.doc

BA-CP-ZY-04-B0
会议服务人员作业指导
1.1 会议准备程序
1.1.1 会议室灯光及设施设备提前半小时开启完毕。
1.1.2 接待服务人员提前30分钟在会议室及电梯口迎接客人。
1.1.3 客人到达时服务人员引领客人入会场并送上茶水。
1.1.4 贵宾到达时，1分钟内把毛巾、茶水送上。
1.1.5 所有会议室备足茶水、纸笔及椅子。
1.1.6 所有茶具消毒后方可使用，确保符合卫生要求。
1.1.7 确保会议接待物品齐全。
1.1.8 确保茶具、烟缸等物品齐全、清洁、无污渍、无破损。
1.1.9 毛巾消毒，（贵宾配备毛巾）。
1.1.10根据需要备好会标、座次牌、签到台、鲜花、暖瓶、茶叶、茶杯、纸杯、矿泉水、纸巾、水果、果盘、果皮盘、烟缸、打火机
1.2 会议接待程序：
1.2.1 每天上班前到办公室了解一天中的会议室使用情况，会议的时间、地点、人数、性质及会型等，根据通知要求准备茶水、矿泉水、鲜花、水果、演讲桌及会型。
1.2.2 严格按照要求布置好会场，摆放物品；摆放物品时，会议服务人员应从主席台或主宾开始自前向后，由高到低进行摆放。
1.2.3 提前30分钟布置好会场，并调试好各项设备（灯、空调、电话、表），以保证会议正常使用，提前20分钟在门口迎接客人并引领与会人员至会议室。
1.2.4 按先主席后自左向右，自前向后的顺序，斟茶时站在客人右后侧，右手食指和中指将杯盖打开，反夹在二指之间，（夹的时候手背朝下，夹起后翻过来）其余手指握住暧壶，将水倒进杯中，以八分满为宜。
1.2.5 会议接待中，会议服务人员应面带微笑、表现大方、得体（重要会议除非有通知或特殊要求，一般不可随便进入）。
1.2.6 引导入场应走到与会者前边指引但切忌给大家一个背影，应顾及到与会者走到什么位置；你要始终保持微笑侧脸指引路的手要五指并拢手心朝上。
1.2.7 会议开始后，会议服务人员将手机调制震动或无声状态，尽量避免打扰与会人员，一般会议可以间隔10—15分钟添加茶水一次，也可根据实际情况进行调整，上茶应密切关注会议进程，水少于水杯的二分之一处添水，保持适当的频率；并注意更换烟缸和果皮盘。
1.2.8 及时做好恢复和准备会场物品，会议室门口及时更换会议讨论组名称，各会议室所在楼层、电梯口设好指示牌。
1.2.9 会议结束时，会议服务人员应及时打开会议室的门，面带微笑站立两侧，与会人员离开会议室时，礼貌道别并引领送别客人。
1.2.10与会人员离开会场后，服务人员将用过的茶具进行刷洗及消毒，暖瓶清空擦拭干净，并及时对会议室进行清理，发现有客人遗留及时对物品进行保留，如无人认领，将拾到的物品上缴物业办公室。
1.2.11会议服务人员将会议恢复到会议室使用前的状态。清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，分类码放整齐，关闭电源、关好门窗，在巡视一遍，确认无误后撤出锁门。
1.2.12物品摆放。茶杯放到消毒柜里，纸巾、纸杯、茶叶、烟灰缸放到柜子里，暖瓶放到桌子左上角，果盘、果皮盘、毛巾托放到柜子里或贵宾室里间，毛巾放到贵宾室里间纸箱里，大烟灰缸放到贵宾室里间，矿泉水放到地下库房。