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金智宿舍管理系统
功能白皮书

江苏 金智教育信息技术有限公司

宿舍管理系统
[功能白皮书]

目录
1 系统建设背景 1
2 系统简介 2
3 系统使用对象 2
4 系统功能结构 3
5 系统特点 3
6 系统功能说明 5
6.1 宿舍管理设置 5
6.1.1 学生信息管理 5
6.1.2 宿舍资源管理 5
6.1.3 宿舍字典管理 6
6.1.4 宿舍流程管理 6
6.2 学生住宿管理 6
6.2.1 住宿日常管理 6
6.2.2 宿舍批次管理 7
6.2.3 宿舍批次分配 8
6.2.4 非在校住宿学生管理 10
6.2.5 学生宿舍申请 11
6.2.6 宿舍申请受理 11
6.2.7 学生住宿查询 11
6.3 宿舍日常管理 12
6.3.1 楼栋管理员设置 12
6.3.2 卫生检查管理 12
6.3.3 违章违纪管理 12
6.4 校外人员住宿管理 12
6.4.1 其他人员管理 12
6.4.2 其他人员宿舍管理 13
6.5 查询统计 13
6.5.1 房间、床位信息统计 13
6.5.2 学生住宿信息查询统计 14
6.6 系统管理 15
6.6.1 待办事宜 15
6.6.2 系统设置 15
6.6.3 日志管理 15
6.6.4 权限管理 16
7 运行环境要求 16
8 典型客户 16

版权所有 © 江苏金智教育信息技术有限公司
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1 系统建设背景
随着高等教育的不断改革和发展，高校学生宿舍管理随之遇到很多新的课题，面临着巨大的挑战和机遇。具体表现在：
1、后勤社会化导致宿舍教育管理功能弱化；
伴随这后勤社会化，很多高校的学生宿舍都是社会化运作，产生的较为突出的问题是学生思想教育以及日常规范教育的放松， 出现了学校和宿舍管理单位都不能单独的管理好学生宿舍，此时学校和宿舍管理单位需要信息共享，以达到合作管理的目的。
2、住宿条件多样化、培养机制灵活化，增加宿舍入住、调整等分配难度加大；
目前，学生宿舍中存在住宿条件和收费标准多样化的趋势，同时灵活的培养机制导致很多学生提前或者推迟毕业，导致了宿舍的分配不能简单的根据班级进行，这就需要学生工作管理部门的加入，通过对学生的了解，合理的进行学生宿舍的分配以及后期的宿舍调整。
3、宿舍资源的复杂化，导致很难及时掌握宿舍资源情况；
当前，学生宿舍的住宿条件越来越好，宿舍的资源也越来越多，而且资源也多样化，此时对于宿舍资源的统计和查看，往往需要宿舍管理人员进行大规模的查访和汇总，而且在使用过程中，经常出现损坏或者丢失情况，这给宿舍资源的管理带来很大的困难。
4、入住人员多样化，导致宿舍安全问题日益突出。
目前，入住宿舍的人员逐步出现多样化的趋势，进出宿舍的人员也多种多样，这给宿舍安全带来隐患，使用宿舍门禁系统是解决该问题的一种有效途径，也越来越多的在宿舍管理中被使用，但如何准确确认学生的住宿地址，以便及时开放门禁系统成为宿舍管理部门遇到的一大问题。
如何有效的管理和使用宿舍资源，同时联合学生管理部门，加强住宿学生的管理，营造良好的宿舍环境，已经引起越来越多的高校和同行的关注。目前，更多的高校倾向于通过信息化的建设，逐步解决上述问题。金智基于对高校宿舍管理目前状况和存在问题的深刻理解，运用先进的计算机技术，研发形成了金智高校宿舍管理系统。
2 系统简介
本系统本着实用、先进、开放、可靠、可扩展的设计原则，采用J2EE结构技术，将先进的办公自动化管理思想和教育管理思想溶于系统之中,采用数据驱动、分级管理、组件化部署、模块化组装的设计思路，将宿舍资源管理、学生入住管理、宿舍日常管理、学生退宿管理、宿舍检查管理、校外人员入住宿舍管理等模块有机的集成，实现高校宿舍管理的数据信息化、流程信息化、决策信息化，最终达到数据共享、管理自动化、管理智能化的目的。
高校宿舍管理系统系统围绕着学生从入住到退宿，对宿舍管理业务进行整合，通过通知机制，实现了日常管理工作超越时间和空间的交流机制，大大提高了工作的效率。
3 系统使用对象
角色
说明
学生
住宿情况查看；宿舍事务申请
辅导员
查询所带学生的住宿情况；审核学生的宿舍申请
院系学工负责人
查询本院系学生的住宿情况；审核学生的宿舍申请
学生处相关管理老师
查询全校学生的住宿情况；审核学生的宿舍申请
后勤处相关管理老师
查询全校学生的住宿情况；办理宿舍的日常事务
校级领导
查询全校学生的住宿情况；
系统管理员
宿舍系统设置、权限分配
4 系统功能结构

5 系统特点
1、学生住宿数据互通、共享，保持学生住宿数据的一致性、及时性、有效性
可以通过多种方式同其他部门 (如教务、学工等) 进行数据对接，实现学生基本数据的互通和共享。同时，定时的数据更新保证了数据的及时和有效，·消除了“信息孤岛”。为提高工作效率，提供保障。
2、跨越时间和空间，实现数据互通的管理平台和工作协同平台
通过本系统，学校的关于学生宿舍的各个部门：学生处、后勤处、物业公司等可以达到信息及时互通，通过申请和审核、流程的自动扭转，做到协同工作。同时，网络化的申请和审核可有效缓解由于多校区带来的空间上的限制。
3、基于业务构建平台，丰富的配置性信息，使得系统能很好的应对学校业务的调整
每个子系统中都有专门的配置模块，这些配置性的信息影响着学生、辅导员、院系、学校等用户的操作，体现着学校的管理思想，支持着业务的调整。同时，宿舍管理系统采用业务构建平台，可满足系统的快速开发，为系统的易扩展性和易维护性提供了基础。
4、采用学校统一的标准和规范
采用学校统一的标准和规范，可保障数据的自由流通，实现良好的跨平台能力。
5、便捷的数据上报和信息统计
大量采用统一编码的宿舍数据，方便灵活的报表功能，满足数据上报的要求。
6、模块化、组件化的软件结构，便于拆分组合
各个部分可以自由拆分、组合，最大限度满足不同高校的个性化需求，满足处在信息化建设的不同阶段、不同规模的高校的宿舍系统建设的需要。
7、灵活、方便的权限配置
采用RBAC 权限模型，通过用户、用户组、角色、权限关系定义，逐级分配和组合，使得权限的配置更加便利。同时，动态用户组的设立，更是使得系统在权限配置方面如虎添翼。
8、基于先进成熟的技术，提供强大的网上服务
基于先进的J2EE 体系架构和Oracle 数据库，为业务系统的稳定性和和数据的一致性提供了有力保证。
9、采用安全可靠的体系架构，全面的安全策略
可通过统一身份认证，实现业务数据和身份认证数据分离，同时提供对用户信息、用户访问、数据传输、数据存储等多方面的安全控制，确保宿舍数据管理的可靠性和安全性。
6 系统功能说明
6.1 宿舍管理设置
6.1.1 学生信息管理
各级管理老师（学生处相关管理老师、院系学工负责人、辅导员等）可以维护和查询自己管辖范围内的学生信息；系统提供数据接口，可进行批量数据导入，或将查询和统计的结果数据导出成EXCEL表格。
系统实现数据集成后，学生的部分信息可以通过数据集成平台从教务、学工等系统共享而来；宿舍管理系统只对宿舍业务相关的学生信息内容进行维护。
6.1.2 宿舍资源管理
学校管理人员可以对学校的宿舍区、宿舍楼、宿舍等基本信息进行管理，具体内容包括：宿舍楼编号、房间号、楼层、单元、电话、床位数、租金、房间类型、面向学生层次、面向学生性别、朝向、备注等信息。

6.1.3 宿舍字典管理
学校相关管理人员可对房间类型、宿舍调动原因、宿舍违纪类别、外来人员类别的字典信息进行维护。
6.1.4 宿舍流程管理
宿舍流程管理实现学校管理人员对学生入住、退宿、宿舍调整的申请与审核流程的设置与管理。

6.2 学生住宿管理
6.2.1 住宿日常管理
学校相关管理人员对学生进行安排入住，入住类型可包括：入住登记、住宿调整、退宿登记、延缓退宿登记、毕业生批量退宿等。管理员可以对具体的入住房间号、校区、宿舍区、宿舍楼、楼层、床位等信息进行登记。

6.2.2 宿舍批次管理
学校相关管理老师按学年和性别安排批次，并设置处理时间段，指定院系的具体分配的老师，划分拟安排的宿舍清单，交付院系具体负责分配宿舍的老师进行具体宿舍分配。一般在新生迎新、老生校区调整等大规模安排的时候使用。

6.2.3 宿舍批次分配
院系具体分配的老师在学校宿舍管理老师规定的时间段内，将指定的学生具体分配至指定的宿舍清单内。
院系具体分配的老师在进行分配操作的时候，系统提供自动分配和手工分配两种方式。自动分配可以设定分配的先后顺序 (例如年级、班级、学号、宿舍楼、宿舍号等)，系统自动分配完成后，院系具体分配的老师再进行微调。手工分配，则院系具体分配的老师选择拟分配的学生加入拟分配的宿舍房间。

6.2.4 非在校住宿学生管理
学校相关管理老师直接维护学生校外住宿学生的基本信息，进行备案，供今后查询使用，包括学号姓别、院系、年级、班级、校外住宿地址、联系电话、联系人、申请外住日期、家庭详细信息等。

6.2.5 学生宿舍申请
根据需要，学生可以在线进行入住、退宿及宿舍调整的相关业务，填写详细的申请理由，并发送管理人员进行审核。

6.2.6 宿舍申请受理
各级管理老师对学生的入住、退宿、调整申请进行审核，并填写审批意见。

6.2.7 学生住宿查询
根据需要，辅导员、院系相关负责人可以查询学生的住宿情况。
6.3 宿舍日常管理
6.3.1 楼栋管理员设置
学校相关管理老师设置楼栋管理人员清单以及其所管辖的楼栋。设置完成后，楼栋管理员可以维护本人管理范围内的楼栋的学生住宿情况、卫生检查情况等。
6.3.2 卫生检查管理
根据学校对宿舍卫生管理要求，学校相关管理老师或者楼栋管理员可对宿舍卫生检查情况进行记录和管理，具体可包括宿舍的房间号、检查分数、检查日期、操作日期和操作人等。系统支持定期检查和抽查等多种检查类型。

6.3.3 违章违纪管理
根据学校宿舍管理规定，学校相关管理老师或者楼栋管理员可对住宿人员的违章违纪情况进行登记，供相关管理人员查询使用。系统可自定义多种违纪类型。
6.4 校外人员住宿管理
6.4.1 其他人员管理
学校宿舍管理老师可对外来人员的基本信息进行登记和管理。
6.4.2 其他人员宿舍管理
校宿舍管理老师或者楼栋管理员对外来人员进行宿舍安排、退宿、宿舍调整等日常宿舍管理操作。

6.5 查询统计
6.5.1 房间、床位信息统计
系统提供全校房源信息查询统计报表、空房间查询统计报表。用户可自定义统计方案，并对常用方案进行保存。

6.5.2 学生住宿信息查询统计
系统提供全校学生住宿情况查询统计报表、学生宿舍调动查询统计报表。通过系统学校的相关管理人员可以查询到各宿舍区房间总数、床位总数、已住总数、空余床位数等详细信息。系统提供数据接口，可将查询和统计的结果数据导出成EXCEL、WORD、PDF文件。

6.6 系统管理
6.6.1 待办事宜
可根据系统中业务开展情况，自动的生成事务性的提醒。可针对不同的用户（辅导员、班主任等）提供不同的提醒。如：学生申请入住后，辅导员可收到待审的学生人数提醒。
6.6.2 系统设置
学校相关管理老师设置当前学年、当前学期等系统整体设置。

6.6.3 日志管理
系统自行记录每个用户的访问时间IP地址等信息；每个功能的访问时间IP地址等信息；记录系统的访问日志、数据变化日志以及发生问题日志。

6.6.4 权限管理
可以灵活配置每个用户所属的用户组，以及用户组的的权限，保证用户在系统中的一切操作在授权范围内进行，当用户发生岗位调整或者岗位职责发生变化时系统可以灵活调整。

7 产品版本
7.1 标准版
适合对象
适用于学生处对学生的住宿情况进行管理。
软件功能覆盖
●学生信息管理
●宿舍管理设置：宿舍资源等
●学生住宿管理：新生分宿、日常调整
●查询统计
●系统管理：提供待办事宜、通知公告、系统短消息、系统日志、权限的管理
7.2 增强版
适合对象
适用于后勤集团对学生的住宿情况进行管理。
软件功能覆盖
●学生信息管理
●宿舍管理设置：宿舍资源等
●学生住宿管理：新生分宿、日常调整
●宿舍日常管理：卫生检查、违章违纪
●校外人员住宿：校外人员管理、住宿管理
●查询统计
●系统管理：提供待办事宜、通知公告、系统短消息、系统日志、权限的管理
8 运行环境要求
ü 数据库服务器：Oracle 9i/ 10g
ü 应用服务器：IBM WebSphere 5.02/ 6.0/6.1
ü 客户端操作系统：Windows 2000 / XP / Vista / 7
ü 客户端浏览器：IE 5.5 / IE6.0 / IE7.0 / IE8.0/IE9.0
9 典型客户
复旦大学
电子科技大学
厦门大学
武汉大学
华东理工大学
南京师范大学
华东政法大学
西南科技大学
上海金融学院
上海电力学院
上海理工大学
临沂师范学院
华侨大学
福建中医学院
山东省青年管理干部学院
江苏海事职业技术学院
苏州工艺美术职业技术学院
淮安信息职业技术学院
福州职业技术学院