秘书角色意识.docx

商务秘书商务秘书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。business secretary 指协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，等等。商务秘书：
　　1、已通过初级商务秘书资格认证并从事相关工作一年以上者；
　　2、大专以上或同等学历应、历届学生；
　　3、从事相关工作两年以上者。
三、高级商务秘书：
　　1、已通过商务秘书资格认证并从事相关工作一年以上者；
　　2、本科以上或同等学历应、历届学生；
　　3、大专以上或同等学历并从事相关工作一年以上者；
　　4、中专以上或同等学历并从事相关工作两年以上者。
　　5、报考学员可参加相关培训或自学应考。若是国际贸易、工商管理、电子商务、商务管理等相近专业毕业的大专及以上学历程度的考生可直接报考。
一、商务秘书 
1、定义 
广义定义：指在从事各种商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。 
狭义定义：指在企业里帮助上司处理各种商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业信函，同时还参与商业考察、辅助上司商务决策、参与和服务商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员。 
2、商务秘书的分类 
助理级秘书接待员、打字员 
文书级秘书：秘书 
执行级秘书：业务秘书、行政秘书 
行政级秘书：办公室主任、行政经理、行政总监、经理私人助理
二、商务秘书工作 
1、商务活动的基本特点 
交易性、利益性、竞争性 
2、西方学者的阐述 
美国《职称辞典》、《涉外秘书全书》 
英国《秘书的职责》 
3、商务秘书工作的内容 
常规性事务工作、指派性工作、自主创新性工作 
4、商务秘书工作的特点 
辅助性、中介性、综合性、机要性
秘书是一种特殊的社会角色，全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系……社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。
处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。
秘书人际关系的处理应该具备的那些能力呢？1、理解和领会的能力：就是要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。2、学会说话：这是一门学问，是关系人际关系成败的基础。它要求语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。3、应变能力：秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子，这就要求秘书人员能原则不便，灵活处置这些不和谐使之和谐。4、学习能力：则是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学中进步。7、控制自我情绪的能力：工作时应该保持高昂的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。
秘书人际关系处理应遵循的原则。1、平等。人际交往中，平等是建立良好人际关系的前提。人际交往中着重的是人格平等，即尊重他人的人身权利、自尊心、感情、不涉及他人的隐私权。2、诚信。在秘书工作中诚信有着重要的价值。它实际上是单位或个人的无形资产，诚信是单位或个人忠诚的外在表现，它反映了单位或个人行为的规律性和稳定性。秘书人员在人际交往中“诚而有信”，就能发挥出自身能力，得到他人或组织的支持、鼓励，更好的表现自身价值。3、宽容。宽容指心胸宽广、忍耐力强、不计较个人利益得失。“海纳百川，有容乃大。”人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，关心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原则要坚持，方法要灵活，以德报怨，得理让人。4、知人知言。社会中每个人得气质、性格皆不同，交往得动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际交往时，对交往对象应该有较深刻的了解与把握，掌握主动。应知“知其可以言而不言，为失人；知其不可言而与之言，为失言”。5、礼仪。礼仪是礼节和仪式，它是道德的一种外在表现方式，在人际关系调节中具有不可忽视的作用。微笑是礼仪的重要组成部分。它能使生疏变为亲密，使隔阂化为融洽，使不顺心变为开心。6、慎独。秘书人员在八小时内外都要遵章守纪，坚持道德品格操守，防止误入歧途。老子言：“慎终如始，则无败事”。怎么样“慎独”？一是要慎“浮躁”，淡漠明志，宁静致远，戒骄戒躁，惯于自省；二是要慎“交友”，牢记“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社会圈里栽跟头；三是要慎“私欲”，私欲膨胀，利欲熏心，就难免不出问题。秘书人员应远离一切腐朽的、低级趣味的东西。
秘书同领导、同事、下级的关系
秘书人际关系的具体内容就是和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。秘书工作的人际关系主要分为：秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。
秘书与领导的关系
秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系。
作为一个现代秘书，在尊重领导的前提下，不应该惟命是从，而要做领导的帮手，帮助领导出谋划策，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中的一小部分，尽力完善、改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节，有分寸地磨合。不过，在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的，足以说服对方的资料计划。从而创造一个与上司比较合作化的环境，充分发挥自己的能力。
在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上，还是行为活动上都不能产生倾斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁，听从谁，不听从谁的行为；不能当甲领导的面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导；当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者冷眼旁观，只能被动地双面劝慰、弥合、消除，本着工作的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。
秘书与同事的关系
秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分，应该遵守两个基本原则：真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。
秘书人员在办公室与同事相处应切忌以下几点：忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没完没了；忌讳故作姿态，举止特异。
在避免以上的忌讳之后，秘书人员要和同事关系融洽还得做到以下十个方面。1、以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。2、信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率。3、全神贯注：集中注意力，积极参与集体活动组织。4、勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上，在无求于人时，用电话、卡片、传真、电子邮件等与他人保持联络，孕育出彼此的信任与支持。5、尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。6、赞美他人：不吝于给予赞美和鼓励，表达对他人的欣赏。7、时时感恩：别忘了在他人的赞美和善意的批评之后说声谢谢！8、承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找接口推脱。9、绝不居功更不抢功。10、不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！
秘书与下级的关系
由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。
秘书人际关系的方法技巧
美国成人教育家戴·卡耐基在调查了无数的明星、巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功，只有15％是由于他的专业技术，另外85％要靠人际关系和处事技巧。因此，我们应该主动地、积极地同他人交往，努力建立良好的人际关系。
要建立良好的人际关系可以从这么几个方面入手：1、寻找共同语言。交往双方有共同的话题，共同的语言，共同的体验和共同的情感，就意味着交往有走向成功的可能，寻找这样的共同点就成为交往的关键。由于任何一个人都是多元性的集合体，从文化、民族、地域、知识、能力、职业、年龄、个人经历、思想观点等，总能找到共同语言的基点，以利交往的进行。“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”就是这个道理。这就要求我们秘书人员在平常的工作中要细心留意，把握住他人特性，以便更好的寻求共同的话题。2、向对方有限度地敞开自己。以诚相待是人际交往中的基本的道德准则。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。虚假遮掩，或表现出极强的自我保护性，对别人过于防范，都难于使交往成功。在一定条件下，应该采取“欲取之，则先予之”的方法，合理地实施交往策略技巧，实现交往目的。对我们秘书人员而言，要把握住一个尺度，那就是能言则言，不能言绝对不言。3、善解人意，站在对方的立场上考虑问题。“己所不欲，勿施于人”成功的交往者总是善于听取对方的言论，善于理解对方的意见和意图，总是能站在对方的立场上考虑问题，设身处地为对方着想，考虑对方的需要、利益、兴趣、爱好和方便，减少给对方带来的麻烦。在交往中尽管为此而付出了代价，但给组织或个人带来的利益将是稳定的、长期的。4、学会倾听。耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表示了你的涵养，又体现了你对他的关心。任何人都需要倾听对象，当人们在生气、悲伤、愤怒、忧愁或兴奋、激动时，都希望有人来和自己交往，希望有人细听他们诉说衷肠。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来访者的诉说，热情接待，并根据情况及时作出理解。5、真诚的赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的、健康的、发自内心的。无私的、适当的赞美，既可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。6、沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这需要秘书人员具有应变能力，去应付突来的一切。因为交际活动绝对不依其中一方设计的“程序”走，要在变化中去重新调整、重新组织，去适应变化了的情况，缓和气氛，扭转形势，化解矛盾，变被动为主动。要学会巧妙地避开所谈论的话题，模糊地对答，灵活地变通，避实就虚，运用幽默等处理意料之外的情况。秘书人际关系论文2008-10-05 11:14

  在秘书的职业生涯中，拥有良好的人际关系十分重要。秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。所以秘书在处理人际关系时应遵循一定的原则和方法，只有这样才能促进事业的成功，实现自我价值，增强群体的凝聚力，才能推动单位健康有益的发展。
    人际交往  尊重  宽容  真诚  平等  礼仪
      人际交往是一种社会行为，是一个复杂的人与人之间的联系过程，是人与人之间通过联系往来，相互联系相互作用和影响而建立的人际关系的活动。在人际交往中彼此相互了解取长补短从而增加友谊，加强合作，促进事业的成功，或者彼此满足相互间的精神蔚籍，实现自我价值，增强群体的凝聚力。据上所述，人际关系在秘书工作中占有一定的地位。秘书良好的人际关系有利于营造良好愉悦的工作气氛，使公司充满活力与生机，不仅提高了工作效率，而且可以让工作中的人心情舒畅，这样的结果是管理者和员工都希望看到的，所以需要避暑处理好人际关系。下面我们就探讨秘书人际关系的重要性。
一、秘书人际关系的重要性
      由于办公自动化进程的加快，现代通讯技术的发展，特别是互联网越来越渗透到我们日常工作和生活。打破了种种阻隔，使人的交流变得十分便利，真正体现了全球范围内的人际交往，体现了人与人之间的“无限互联”及“无限关涉”。对秘书工作的影响也在加剧，现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命 ，传统的秘书工作如存档，起草文件等，在秘书日常工作所占的比重越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量，所以，有的学者提出秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。
      湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查，得出的结论是 ：“无论办公室大小，人员多少、秘书所做的工作如何烦琐，技能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好”。积自身的丰富体验，石咏琦反复表达了这样的理念：“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一”。
二、秘书人际关系处理应遵循的原则
<一>平等原则
      平等是人与人建立感情的基础，是公共关系的一项基本原则，平等是建立良好人际关系的前提。人际交往中着重的是人格平等，即尊重他人的人身权利，自尊心、感情、不涉及他人的隐私权。
      心学研究表明，人都有受人尊敬的要求，每一个人都渴望成为家庭，组织、社会中的真正的一员，平等的同他人进行沟通，只有在交往中以平等的姿态出现，不盛气凌人，不高人一等，给人以充分的尊敬，才能形成人与人之间的心里相容，产生愉悦、满足心境，建立和谐的人际关系。
<二>真诚原则
      真诚是人际交往最基本的要求，所有人际交往的手段，技巧、都应建立在真诚交往的基础上。在秘书工作中诚信有着重要的价值。它实际上是单位或个人的无形资产，真诚是单位或个人忠诚的表现。它反映了单位或个人行为的规律和稳定性，秘书在人际交往中“诚而有信”，就能发挥自身能力，得到他人或组织的支持，鼓励，更好的表现自身价值。
<三>宽容原则
      宽容指心胸宽广，忍耐力强，不计较个人利益得失。“海纳百川，有容乃大”。人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，关心人、理解人、大事清楚、小事糊涂，原则要坚持，方法要灵活，以德报怨，得里让人。在现实社会里，肯定金无足赤，人无宗人。交往时，只要对别人的不和和过失宽以待之，才能获得更进的交往距离。
<四>知人知言原则
      社会中每个人的气质，性格皆不同，交往的动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际交往时，对交往对象应该有较深刻的了解与把握，掌握主动。应“知其可言而不言，为人失人；知其不可言而与之言，为失言”。
<五>礼仪
      礼仪是礼节和仪式，它是道德的一种外在表现方式，在人际关系调节中具有不可忽视的作用。微笑是礼仪的重要组成部分，它能使生疏变为亲密，使隔阂化为融洽，使不顺变为开心。
<六>慎独
      秘书人员在八小时内外都要尊章守纪，坚持道德品格操守，防止误入歧途。老子言：“慎终如始，则无败事”。怎么样“慎独”？一是要慎“浮躁”，淡漠明志，宁静致远，戒骄戒躁，惯于自省；二是要慎“私欲膨胀”，利欲熏心，就难免不出问题。三是要慎“交友”，牢记“近朱者赤，近墨者黑”，避免在圈里栽跟头。[2]
三、秘书处理人际关系的方法
      美国成人教育家卡耐基在调查了无数的明星，巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处事技巧。因此，我们应该主动地，积极地同他人交往。努力建立良好的人际关系。秘书在处理人际关系时还应注意与领导，同事、下级之间的沟通。下面我们就这三个方面进行深入分析：
<一>秘书与领导的关系
      秘书与领导的交际是最为复杂，最为微妙的一种。不仅存在这领导与被领导，服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想，知识、情感等方面的交往关系。
      作为一个现代秘书如何处理好与各位领导的关系，是办公室秘书首先面临的问题。为领导服务是秘书的重要职责，秘书在旅行一定职责时，首先要从思想上，心理上对所有的领导一视同仁，同样尊重。在尊重领导的前提下，不应该惟命是从，而要做领导的帮手，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中一小部分，尽力完善，改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司棘手你的观点，应在尊重的氛围内，有礼节，有分寸的磨合。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽量维护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上还是行为活动上都不能产生斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁、听从谁、不听从谁的行为。要始终与多位领导保持经得起考验的的革命同志式的纯洁，真诚的友谊。
<二>秘书与同事的关系
    秘书是领导与同事的桥梁。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系有许多难处。通常领导有任何意见，尤其是某些领导他本身不愿亲自表达看法，都会交给秘书去做。列如当传达领导的不满或责备给那些偶有怠惰表现的同事时，当领导交代的事情是同事最不喜欢的事情时秘书自然成了不受欢迎的人物。所以秘书人员在办公室与同事相处应切忌以下几点：忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没完没了；忌讳故做姿态，举止特异。
    在避免以上的忌讳之后，秘书人员和同事关系融洽还得做到以下十个方面。
1.以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。
2.信守承诺：说道做到，做事买力、讲求效率。
3.全神贯注：集中注意力，积极参加集体活动组织。
4.勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上。
5.尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。
6.赞美他人：不吝于赞美和鼓励，表达对他人的欣赏。
7.时时感恩：别忘了在他人的赞美和善意批评之后说声谢谢！
8.承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找借口推脱。
9.绝不居功更不抢功。
10.不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网络过程。
<三>秘书与下级的关系
      秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。
要建立良好的人际关系还可以从以下几个方面入手：
1.寻找共同语言。交往双方有共同的话题，共同的语言、共同的体验和共同的情感就意味着交往有走向成功的可能，寻找这样的共同点就成为交往的关键。秘书人员在平常的工作中要细心留意把握他人特性以便更好的寻求共同话题。
2.向对方有限度的敞开自己。交往中一方要吸引另一方，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。
3.善解人意。站在对方的立场上考虑问题“己所不欲，勿施于人”。
4.学会倾听。耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表达了你的涵养，又体现了你对他的关心。
5.真诚赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会受到意想不到的效果。所以秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的，健康的、发自内心的、无私的、适当的赞美，即可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。

          6. 沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这就需要秘书人员具有应变能力，去应付要来的一切。[3]
    处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章”。一个秘书如果很善于交际见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。
    总之，秘书人员应该活络人际网络，利用良好的网络为领导收集全面的高质量的信息，紧跟领导的思路，提供有效的服务，尽可能地配合好机关部门的工作，才能推动单位的健康有益的发展。

李宁：《论人际交往的社会作用》，宁夏大学学报，1996年06期
8、季颖：《人际交往中的心理障碍及策略研究》，辽宁大学学报，1996年03期
9、赵浦根：《公共关系教程》，中共中央党校出版社，1993年07月版
秘书的角色定义 4
1.1 做人 4
1.2 做事 5
2 秘书的基本角色职能 6
2.1 在工作和生活中为领导排忧解难 6
2.2 能够正确处理好上下级关系 6
2.3 督促决策的顺利完成 6
2.4 成为领导的活电脑 6
3 秘书所需的角色意识 7
3.1 较强的保密意识能使公司的决策顺利，秘密地进行 7
3.2 强烈的服务意识能让秘书安心有效地完成本职工作 7
3.3 高度的责任意识能使秘书认真的履行职责 7
3.4 高度的参与意识能为决策做出更好的参考 7

秘书的角色意识问题，不仅有助于我们加深对秘书的认识和理解，而且还有助于我们把握秘书人员所处的特定工作环境，使秘书人员能够按照角色的特定要求去开展活动，以便做到既不失职又不越权。
秘书乃处于决策者近身，以其基本职能，直接辅助决策者实施全局管理的工作人员。上述基本职能，规定了秘书职能活动的实质内涵，亦形成秘书这一特定社会角色才具有也必须具有的自我意识。同样，秘书要适应并完成使命，首要的是深刻理解这些特征，从而全面、准确的把握角色意识。
1 秘书的角色定义
在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽，因此如何定位秘书角色成为其关键。而秘书的角色要从做人和做事做起。
1.1 做人
1.1.1 人品。所谓人品，就是人的品质和道德修养。在职场上强调做人的关键环节就是职业道德。秘书人员的职业道德则显得尤为重要，秘书是公司服务的办公室人员，最关键的是要以公司为荣，为公司效力，为公司尽力。在这个社会中，一旦走上岗位，去扮演一名秘书的角色，就必须明白自己作为公司的一员，要遵守公司的职业道德，这就是职业道德、职业伦理 ，也是秘书人员所必须遵守的。你可以因为理念不同而离去，那么即便是选择离开也要在位一天，遵守一天，职业道德是你作为一名秘书人员走上工作岗位要遵守的第一条游戏规则，要遵守职业道德必须做到以下两个方面：一要遵守职业道德，必须时刻维护公司的利益和顾客的权益。二要尽忠职守，维护工作岗位和工作伙伴的权益，不能吃里扒外。
其次，在人事问题上我们必须明白自己的身份，秘书职业只是领导工作的辅助人员，我们不能代替领导作出决策，这是很容易被忽视也是领导很忌讳的问题，所以不管你认为你的决策是多么的正确，领导的决定是多么的荒谬，我们能做的最多的只是在领导作出决策之前尽最大努力的提醒他，而不是你替他作出决定，即便事实证明你是对的，那你也休想再在他身边待下去了。
1.1.2 人样。所谓人样，也就是职场礼仪。职场礼仪包括仪容、仪表、仪态。从你走进公司的那天起，你的角色就发生了转变，你已经不再是每天素面朝天，T恤、牛仔、运动鞋的学生，作为一名秘书人员，往往是以上司代表和企业发言人的身份与外界接触，秘书的整体形象象征了企业的形象，因此，塑造一个良好的秘书形象，不仅给人以好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。
1.2 做事
1.2.1 处事。做事即在企业中的办事能力。随着时代发展的要求，对秘书要求掌握的技能也越来越严格。办文在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行及保管利用，即使在信息化时代的今天也要求秘书在撰文的基础上学会网络化的文字处理技术，采用以计算机为主要工具的秘书办文也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。
在秘书办事过程中，秘书人员要随时接受指派去完成临时交办的工作，这就要求其准确、规范、有序的完成交办事项，并且积极、灵活、机敏、准确把握办事原则和领导意图。此外，秘书必须具有综合性管理知识和综合办公能力，熟练掌握打字、速记、电脑操作、办公室软件、音响设备等专门技术，只有这样秘书在组织运转中才能发挥应有作用。其作用在于减轻领导者的事务工作负担，要有熟练的办公技巧，接待，应对电话等方面的技巧，还要有良好的服务态度和敬业精神，注重礼仪，善于处理人际关系。
1.2.2 待人。秘书开展工作的基础，是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的根本。而秘书的辅助性工作大多涉及办文、办事、办会，其具体的工作必须从有效的沟通开始。
秘书与上司沟通时应在日常工作中摸清领导的脾气、性格，寻找恰当的沟通方法，投其所好，但必须尊重领导的身份，尊重但不吹捧，请示但不过分依赖，主动但不越权。
秘书与同事沟通有助于营造公司同事之间真诚友好，和谐信赖的工作氛围，因此要关心同事，不轻视嘲讽同事。
最后，秘书人员虽时常陪领导外出，但更多的时间是在平凡的岗位上默默无闻的工作，秘书工作的内容不仅十分繁苦，无名无利，如果想成为一名合格的秘书人员，必须具备良好的心理品质和良好的素质修养，吃苦耐劳，甘当配角，敢做无名英雄，否则是不会干好这项工作的。
2 秘书的基本角色职能
秘书的基本职能就是当好领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的职能，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体表现为：
2.1 在工作和生活中为领导排忧解难 
秘书的主要工作是协助领导处理事务，在领导的授意下处理事情。秘书可以处理领导工作与生活中的事务以及与领导发生的有关部门活动，为领导解决问题，协助领导做重要的事，让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考，是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。
2.2 能够正确处理好上下级关系
在上级、平级与下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用，从而营造出真诚友好，和谐信赖的工作氛围。秘书是领导活动的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员。
2.3 督促决策的顺利完成
在领导的决策、决定颁布实施以后，作为秘书，首先要很好的按照领导的指示，要向下级单位传达正确的思想，要求下级单位认真落实好任务内容，全面贯彻上级的思想。在贯彻落实领导的决策中，秘书具有负责检查、督办、催办的义务和权力，确保任务的顺利完成。
2.4 成为领导的活电脑
秘书具有他特殊的职业性，在很大程度上会影响到领导者决定，所以这就需要秘书必须具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会各方面的信息，成为一台活电脑，及时向领导提供必要的资源，在对已下达的文件要做好保管相关的资料的工作，以便日后有参照，参考的作用。
3 秘书所需的角色意识
秘书的角色意识是对秘书的责任、义务自觉感知的心理活动。鲜明、强烈的角色意识，是秘书工作不可或缺的灵魂。一名优秀的秘书要承担起以上各种职能，并能在繁杂的日常工作事务中，灵活自如地转换，避免各种冲突和错位，就必须具有各方面的角色意识，秘书人员只有认识到秘书工作的光荣感、使命感，才能培养出主动服务的思想、甘当配角的意识、任劳任怨的精神、无私奉献的品格。为此，秘书人员只有具备了所需要的角色意识，才能成为一个合格的秘书工作者：
3.1 较强的保密意识能使公司的决策顺利，秘密地进行
秘书乃处于决策者近身，常常会最先接触到一些关于公司高层的文件及决策，这个时候就要秘书人员做到守口如瓶，一些机密信息一旦外泄出去，将给公司带来不可预计的经济损失，严重损害公司的形象，同时也会让秘书人员自己身败名裂，正可谓是损人不利己。
3.2 强烈的服务意识能让秘书安心有效地完成本职工作
秘书是领导决策的坚定执行者，秘书必须坚定贯彻领导决策，执行领导决定。服从是秘书起码的角色意识和一种基本的职业道德品质。秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高性，树立自觉服务的角色意识，甘当领导配角，甘于奉献。秘书人员作为秘书活动的主体，必须积极主动地完成好本职工作。在工作中，职业能力是职业角色从事一定岗位工作所需的个体能力，由理论知识、理解力和技能诸要素构成，而且还包括气质、胆量、临场应变等素质。
3.3 高度的责任意识能使秘书认真的履行职责
秘书人员身处领导身边，直接为领导活动服务，在社会生活中负有重要责任。只有培养强烈的责任感，在为领导活动服务的过程中认真履行自己的职责，才能实现自己的角色价值。当然也要树立必要的进谏、规劝意识。秘书人员要对领导政治上负责，除了工作上服务、支持以外，发现领导工作、决策上的问题和错误，要通过正当的渠道，妥善的方法向领导机关和有关领导反映，进行及时的纠正和处理，处理领导生活中的违纪问题，要进行坚持原则的必要抵制。
3.4 高度的参与意识能为决策做出更好的参考
秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，把强烈的责任感和事业心转化成为积极的参与意识，为领导出谋划策，当好军师，为领导的决定做出好的参考。包括积极、有价值的信息，科学数据、及时的资料、正确的看法，为领导的决策做好铺垫工作，在决策后认真贯彻实施，督促检查下级执行情况，实事求是地向领导反馈信息。并且及时弥补领导决策中的某些遗漏，帮助领导及时纠正不正确的决策。

结束语
综上所述我认为一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。
秘书工作是一项综合性工作，对秘书多重角色的认识不仅是一个不一而论的理论问题，更是一个实践问题。分析秘书的不同角色，并无意将秘书这一重要职业复杂化，其目的就是使在岗秘书增强工作的应变能力和适应能力，防止出现角色错位和行为失当，尽可能根据工作的不同情况，恰当地转换角色，以巧取胜。