工程文件控制管理质量审核详解.doc
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1、A初版实施REV版次签名日期签名日期签名日期MODI.修改STATUS状态编写 AUTH.审核 CHKD BY批准 APPD BY文件号DOCUMENT NO.GPEC/SLP/MSD/S2/018商 洛 工 程 项 目 部管理体系工程文件控制管理版权所有COPYRIGHT GPEC/SLP 2016 Page 1 of 12目 录1.目的32.范围33.定义34.相关文件35.职责36.程序47.记录118.附录11发文范围:(共 1 份) 归档夹类:管理体系 夹号:2发文份数发文份数发文份数项目经理E综合管理部电仪工区项目副经理E计财部综合工区项目总工程师E物资部焊接工区施工管理部计划信息
2、室金检工区质量部锅炉工区调试工区安全部汽管工区文件中心归档备查1注:“E”表示后台服务器上查阅。本版文件于 年 月 日开始实施。 批准人:工程文件控制管理1. 目的确定行政文件、技术文件、体系文件、工程信函、图纸、标准的管理方法及职责,对所有文件资料的接收、审核、批准、分发、修改和回收进行控制,以利于有效、及时、准确使用和查询文件信息资料,保证各使用场所都保持使用有效版本,防止误用。2. 范围适用于中国能源建设集团广东火电工程有限公司商洛工程项目部的所有文件和资料的管理和控制,包括行政文件、技术文件、体系文件、工程信函、图纸、标准的管理和控制。3. 定义技术文件:指与工程相关的施工规范、标准、
3、工作和进度计划、作业指导书、施工方案、设计变更、竣工文件及合同文件等。管理体系文件:质量管理体系、安全管理体系。管理制度:指工程管理制度、经营管理制度、财务管理制度、行政管理制度。行政文件:指公文和行政管理文件。工程信函:与工程相关的所有来往信件、传真和纪要等。图 纸:包括设计院图纸、厂家图纸和业主批准同意使用的参考图纸等。标 准:包括国家标准和规范,行业标准和规范等。4. 相关文件还应增加总包、业主方的相关文件规定4.1. 标准化文件管理规定办法 QB/GPEC 20500001-201120164.2. 项目竣工文件管理规定 QB/GPEC/20404019-201220154.3. 企业
4、档案管理标准规定 QB/GPEC 20501003-201120164.4. 质量管理大纲 GPEC/SLP/MSD/S2/0014.5. 文件审批权限及分发范围 GPEC/LWP?/MSD/S2/0195. 职责5.1. 文件中心负责所有经各?文件中心编号的文件和资料的接收、分发、存档、保管和借阅工作,负责项目部所有需文件中心编号的文件的打印、编号以及竣工资料的组卷形式、案卷题名、装订整理、移交工作。5.2. 各部门、工区文件专职或兼职管理员做好本部门文件的收发、传阅管理,以及文件的登记目录、保管、提供利用、存档和归档成册移交工作。施工工区工程师负责编制施工方案、作业指导书、交底记录、质量计
5、划、风险源辨识;会同监理、设计院等单位进行图纸会审图纸会检;参照施工验收及评价规程、规范、质量计划、程序、作业指导书、资料和图纸的要求编写记录,记录力求完整、真实、准确,以保证记录的可追溯性。工区工程师负责施工原始记录和资料的收集、归档并移交质量部确认。劳务支持队伍工程师负责编制的文件需严格按照文件编写的格式要求进行编制,经部门内部审核通过后再发送文件中心审核格式走内审流程(详见附录二),内审通过后经文件中心报总包、业主及监理走流程,劳务支持队伍所有纸质文件自行打印。5.3. 质量部负责组织编制项目部质量体系文件,规范质量体系文件所包含的范围,以及质量记录、质量验评表和质量计划等的收集和整理工
6、作,负责竣工资料的审核、整理工作;负责作业指导书的质量审核工作。5.4. 安全部负责组织编制项目部安全体系文件,规范安全体系文件所包含的范围,以及安全记录的收集、整理工作;负责作业指导书的安全审核工作。5.5. 物资部负责收集、整理、保管施工材料的出厂合格证、质量证明、试验报告等资料的原件,并按单位工程进行材料报验;负责建立材料使用台帐;负责报验资料的归档工作,项目完工时,交文件中心保管。6. 程序6.1. 文件和图纸的接收6.1.1. 任何部门或个人接收到任何应删除与项目部有关的有文件编号的文件资料必须移交给文件中心处理,文件中心做好接收记录。6.1.2. 文件中心文件工程师负责文件的接收、
7、清点、输机登记、加盖“文件流通章”等工作。若发现文件有错、漏、必须向发送方报告,并向发送方索取正确的或漏发的文件。6.1.3. 图纸工程师负责图纸的接收、清点、输机登记工作。若发现文件、图纸有错、漏,图纸工程师必须向发送方报告,并向发送方索取正确的或漏发的图纸。6.1.4. 文件工程师负责将走完流程的接收文件进行输机、整理、归档,对接收到的受控文件加盖“母本”章存档,其他文件如设计变更通知单、工程联系单、工程信函等则用加盖了“文件流通章”的作为母本存档。6.2. 文件和图纸的分发6.2.1. 文件中心文件工程师负责文件的分发工作,根据发文范围或文件流程章所确定的范围,获取所需数量的文件拷贝,受
8、控文件应加盖“受控本”章。并填写“项目部受控文件发放签收单”,由文件中心主任批准,然后由文件工程师分发给各部门、工区。6.2.2. 文件中心图纸工程师负责图纸的分发工作,根据确定的分发范围获取所需数量的图纸并加盖“受控本”章。图纸工程师填写“图纸发放控制单”由文件中心主任批准,图纸工程师分发给各部门、工区。范围及数量由项目总工确定。6.2.3. 如果部门或工区将要开工而现场缺乏相关图纸和文件,或各工区接收到的文件、图纸的数量不能满足施工需要时,应填写“文件、图纸申请单”,送相关部门审批后交文件中心处理。6.2.4. 由文件中心以“项目部受控文件发放签收单”分发的“受控文件”在分发新版时必须填写
9、“文件回收确认单”,以“图纸发放控制单”分发的施工图纸在分发新版时需在旧版控制单上做出标记并由回收人签名确认。确保旧版文件和图纸归还文件中心,否则,由于错用旧版文件和图纸而造成的责任后果由该部门或工区承担。6.2.5. 文件中心分发新版文件和图纸时必须将旧版文件和图纸回收并盖上“作废”章同时做好记录以防误用,统一存放在指定位置,工程结束后统一进行销毁,销毁时做好防火、防风、防污染等工作,销毁完成后打扫干净现场,避免造成二次污染。6.2.6. 如果需要,部门、工区可以保留旧版文件、图纸作参考,但必须获得文件中心同意并盖上“只供参考,不予保留”章。6.2.7. 任何不能按要求把旧版文件、图纸退还文
10、件中心的部门和个人必须向文件中心提交“文件资料丢失报告单”。6.2.8. 只有盖上“供施工”章和“受控本”章的技术文件和图纸才能用于施工,盖上“只供参考”章的只做参考不能用于施工。6.2.9. 收发外单位文件资料时必须填写“商洛项目部文件资料收发记录单”。6.2.10. 各部门、工区的内部文件自行发放和归档,须对外发放的则由文件中心统一处理,以确保文件的统一归口管理。6.3. 文件的编制、审核、批准6.3.1. 文件编制的格式要求6.3.1.1. 文件的编码应是唯一的。项目部执行统一的编码要求。6.3.1.2. 文件一般由封面、副页、内容页、附录(当需要时)组成。 文件封面的格式:文件的封面一
11、般情况包括:文件编码,文件的版本,文件标题,文件类型,出版说明等。 副页一般由目录和分发范围组成,目录在完成所有正文的输入后,采用自动生成目录,目录页排版一般是一级到二级标题,采用4号宋体加粗居住居中的格式。分发范围原则上由编写人在编写时确定; 内容页:文件内容页应有文件的名称、编码、版本号和页码。 页面格式:文件编制用纸均为A4规格(除部分表格及图纸外); 页边距设置一般为:上:2.0cm;下:2.0cm;左:2.5cm;右:1.5cm; 页眉1.5 cm,页脚1.5cm,宋体五号字体; 行距:1.5倍; 正文:一级目录采用四号字、宋体加粗;其余采用小四号字、宋体;数字和字母使用Arial小
12、四号字体。 附录有表格的需编写表格编号,编号规则:所属文件编号+流水号(01-99),用/隔开。如:GPEC/SLP/MSD/S2/017/01,附录没有页眉页脚,也不需要计算到总页数中去。 所有文件的生效时间,以项目部相关领导签发的日期为准;文件的生效标志,指单位印章与项目部领导签署手迹,加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压批准人签署处,印章使用红色。6.3.2. 文件的审批程序按照文件审批权限及分发范围(GPEC/SLP/MSD/S2/017请查证后修改)的规定执行。6.4. 文件的代码6.4.1. 对外文件编号的规定:6.4.1.1. 监理提供的各种表单文件编号按监理规定执行。为了
13、在实施过程中便于理解,在这里还是举例详细说明一下如下图所示: GPEC-文件流水号(第四子段)表号(第三子段) 机组专业代码(第二子段)黄色标记有误,“子段”应为“字段”,下同:总公司应改为“公司”公司代码(第一子段)如:GPECQJC01001表示“广东火电商洛工程项目部汽机专业的第一份工程联系单”。各字段说明:第一子段(四字码)GPEC,四个英文字母,表示中国能源建设集团广东火电工程有限公司。第二子段(四字码)表示机组及专业代码。专业代码(锅炉用GL、汽机用QJ、管道用GD、化水用HS、电气用DQ、热控用RK、焊接用HJ等)。第三子段(三字码)表示表号,具体见监理提供的表单文件。第四子段(
14、三字码)表示文件的流水号(001999)。6.4.2. 项目部内部文件编号的规定GPEC/SLP/文件流水号(第五子段)部门、专业代码(第四子段) 主要文件分类代码(第三子段)项目部代码(第二子段)总公司代码(第一子段)如:GPEC/SLP/OG/GL/001表示:中国能建广东火电商洛工程项目部锅炉的第一份作业指导书。6.4.3. 现场主要文件分类代码:XH工程信函QS请示TZ通知OG作业指导书EP施工方案CS措施YA预案MSD管理体系MNR管理制度M1工程管理制度M2经营管理制度M3财务管理制度M5行政管理制度S2质量体系S3安全体系WP工作程序PA管理规划FQ质量计划CD专业施工组织设计6
15、.4.4. 主要部门、专业分类代码(注:其它以下没有说明代码的文件分类,按其中文拼音的第一个大写字母的组合作为代码):LD项目部领导ZL质量部AQ安全部WZ物资部JC计财部CW财务室XZ行政部JJ金检工区SG 施工部施工管理部ZH综合工区GL锅炉专业QJ汽机专业GD管道专业DQ电气专业RK热控专业TS调试专业HJ焊接专业HS化水专业6.4.5. 各部门、工区受控号部门/工区受控号部门受控号项目经理1计划信息室11项目副经理2锅炉工区12项目总工3汽机工区13施工管理部4管道工区汽机、管道合并为“汽管工区”14质量部5电仪工区15安全部6综合工区16综合管理部7焊接工区17计财合同部8金检工区1
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