试论建设工程监理企业加强合同管理的迫切性.doc

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试论建设工程监理企业加强合同管理的迫切性
摘要：合同管理作为我国建设工程监理的主要工作职责之一，在实际管理过程中，其必要性及重要意义往往被忽略，导致目前合同管理存在一些问题，管理现状也并不理想。通过论述建设工程监理加强合同管理的迫切性，提出合同管理的要点。
合同管理作为我国建设工程监理的主要工作职责之一，是监理企业开展各项工作的主线。我们常说的“四控两管一协调”中质量、进度、投资、安全的控制以及信息管理、组织协调，都是围绕着合同管理，包括委托监理合同、施工合同、勘察设计合同、物资采购合同涉及自身或业主委托书工程合同的管理而展开的。然而，在工程实际开展的过程中，监理对合同管理的现状并不理想。如何加强合同管理，是目前建设工程监理企业亟待解决的问题。
1 建设工程监理合同管理的重要意义和主要任务
1.1 建设工程监理合同管理的必要性及重要意义
工程项目实施的根本目标是建造并完成一个能达到合作双方利益共赢的工程。建设工程合同涉及的合同当事人在这一层面上的目标是完全一致的。合同管理是这一目标实现的保证；同时也是最大限度地实现利益，以及避免或减少损失，到达合作共赢的控制手段。
建设工程委托监理合同及其他工程建设合同是建设工程监理的依据之一。监理企业只有参照相关合同的内容，才能全面、准确、科学地对工程项目的质量、进度、费用等方面实施控制；只有明确合同当事人双方各自的权利和义务，才能公正地协调合同当事人双方的争端，维护合同双方的合法权益。
通常我们将监理的工作内容概括为“四控两管一协调”，即质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、合同管理、信息管理以及组织协调。其中，合同管理处于中心地位，其他各项工作围绕着合同管理而展开，在项目实施过程中各项工作相辅相成，促进着监理企业实现其管理目标。建设工程合同不仅是合同当事人双方在参建过程中责权得的约束，同时也是最终进行工程结算的重要依据。通常建设工程合同分为勘察设计合同、施工合同、委托监理合同、物资采购合同。这些都属于建设工程监理合同管理的范围，其中委托监理合同及施工合同是监理开展合同管理工作的重点。
1.2 建设工程监理企业在合同管理中的主要任务
在实行监理的工程项目中，监理对合同管理的主要任务是：以事实为依据，以相关法律法规为准绳，站在公正第三方立场上，代表业主通过对建设工程合同进行管理，力求使合同得到有效地实施，维护合同当事人的合法权益。其具体体现在：参照建设工程合同约定，进行质量控制、进度控制、投资控制等，促进合同当事人全面实际地履行合同；维护合同当事人的合法权益；采取有效措施预防或尽可能减少合同纠纷，公正处理索赔事项。
当然，建设工程监理提供服务的过程本身就是履行委托监理合同的过程。
2 当前建设工程监理合同管理存在的问题
2.1 监理合同管理意识不强
部分建设工程监理企业对合同管理的必要性及重要意义缺乏足够的认识。在实际过程中，往往不重视自身监理合同的管理，也忽视对建设工程合同的管理。不少监理企业在签订监理合同时忽视了法律对合同的保护和监督作用，不用法律条款来保护自己，只是套用类似工程的合同模版。也有一些监理在对工程项目进行管理的时候，忽略建设工程合同这一依据，判断问题只是道听途说，凭主观办事，随意性强。
2.2 重实体建设，轻合同管理
合同管理在国外被视为决定承包工程盈亏的关键，工程师手边离不开合同。而我们不少监理企业乃至相当多的业主方、承包方，在工程实施过程中很少翻动合同，通常较重视工程实体建设而不重视合同管理，导致出现一些合同条款不严谨、合同表述不清楚、合同管理不到位的问题。也正是由于这种忽视，在出现问题时往往只强调工程实体质量，而不注重留下实况资料为合同管理提供可靠的依据。
2.3 招标管理延伸不够
监理企业对合同的管理应该延伸到招标管理阶段。建设工程招标管理是监理合同管理的一部分，而合同管理与招标管理也有着密切的内在联系。招标过程是有效控制进度、质量和投资的重要阶段。然而，在实际过程中，由于各方面原因，监理企业对招标管理的参与非常少。
2.4 项目部之间协调配合不充分
合同管理不能仅限于合同专职管理人员，项目部工程师每个人都应懂得合同管理的基本知识。合同管理离不开质量、进度、投资控制以及信息管理的配合。在实际过程中，这种配合的不充分，往往造成了合同管理的滞后以及合同管理实况资料的被动搜集，致使合同的跟踪监控不到位。
2.5 缺乏合同管理专业专职人才
合同管理具有全过程、系统性、动态性的特点，加之合同内容多、专业面广，合同管理者需要具有一定的专业技术知识、法律知识和造价管理知识。很多监理企业没有专业人员负责合同管理，导致一旦发生问题缺少必要的法律援助的情况；或是由于工程项目时间长，变化因素多，监理企业合同管理人员经常调换人员，多少会对合同管理的连续性产生一定影响。
3 建设工程监理加强合同管理的要点
3.1 提高监理人员的合同管理意识
通过宣传、培训，提高监理人员的合同管理意识。不仅使他们意识到做好委托监理合同管理是保护自己合法权益的工具，还要增强合同管理作为监理主要工作的必然性、重要性的认识。以此促进监理人员管理知识、法律知识的学习，加强自身合同的履行、工程合同的跟踪监控，以及与专业合同管理人员之间的配合。
3.2 完善合同管理制度，配备专业人管理
人们从思想上重视合同管理以后，还应从完善合同管理实施的制度入手，建立合同管理保证体系，把合同责任制落实到具体人员，强调各专业监理人员之间的配合。不断结合经验建立切实可行、行之有资金短缺 合同管理程序，编制指导性、操作性强的合同管理手册。加强合同管理专业培训及相关法律知识全员培训，提升管理水平。配备专业专人全程做好合同管理，从配合业主招标管理、合同起草、分析、跟踪、监控到合同终止，提供专业、正规的意见及标准化管理，尽量保持合同管理工作的连续性；调换人员时做好工作交接。
3.3 带头做好委托监理合同管理
作为监理企业，自己首先应带头严格履行应尽的义务，行使享有的权利。在这期间作为合同管理人员，首先应贯宣监理合同的具体要求；其次收集现场管理的相关资料，配合实体工程管理，监控监理合同的履行；最后还应做好权利行使的监管。例如，对于委托正常监理工作之外的附加工作和额外工作，虽然属于监理人必须履行的义务，但是还应及时向委托人索取应享有的附加及额外监理工作酬金；注意酬金的计算办法应在专用条款中予以约定。
3.4 全面全过程跟踪审查，积极采取监控措施
首先，监理应熟悉相关建设工程合同的内容，掌握合同履行的要点及难点，分析预测可能出现纠纷的地方并建立科学的合同管理程序。其次，要关注施工过程中合同履行的情况，将实际情况与合同规定的内容进行对照，找出偏差并采取纠正措施，加强进度、质量、投资以及变更、索赔方面的跟踪控制和管理。
（1）进度控制。确保各方按合同的进度要求交付相应的产品，包括设计合同的供图日期、物资采购合同的供货日期、施工合同的竣工日期。重点督促承包单位做好施工总进度计划及分段、分月进度计划，并加以审核；按照分段、分月或周进度计划进行实际检查，要求对影响进度的计划进行分析，找出原因并及时主动解决，确保主要时间节点、里程碑事件及最终的竣工日期。对于物资采购计划要进行审查，保证物资到货进场时间满足现场施工进度要求。
（2）质量控制。监理要采用旁站、平检、巡视、见证等手段，检验到场工程材料、设备、构配件的质量，监督施工质量；按合同规定的程序，验收隐蔽工程需要中间验收的工程质量；做好检验批、分项、分部、单位、单项工程验收。
（3）投资控制。严格进行合同约定的价款管理，建立包括预付工程款管理、工程量核实确认、工程进度款审批、工程款结算与支付、变更价款确认、合同约定下合同价款的调整等。
（4）变更管理。把好工程变更关，按照科学、正确的程序处理工程变更。
（5）索赔管理。索赔管理是监理进行工程项目管理的主要工作任务之一。首先要预测、分析导致索赔的原因和可能性。其次要通过有效的合同管理减少索赔事件的发生。最后还要按照原则，公平合理地处理和解决索赔。
对于合同管理过程中监理的控制管理手段，除了以上所涉及的，还包括下达指令文件（工程暂停令、监理通知单等）、利用支付手段（建议业主单位停付、缓付预付款），定期召开会议等。
3.5 加强合同文档搜集管理
在监督施工单位做好相关资料收集、整理工作的同时，监理企业也要做好合同管理的文档收集工作。这一工作包括：建设工程合同条款、施工进度计划、来往函件、进度款支付证书、工期延期审批表、签证、变更单、重要备忘录或会议记录、工程中交、交接、竣工证书等。同时，还要独立做好监理日记及其他的记录工作。只有这样，才能在合同发生纠纷时，根据详实的资料对工程作出客观的评价。
4 工程合同后评价
合同履行后不可忽视的一项重要的工作就是工程合同后评价。监理企业的工程合同后评价就是对已完工程合同的结果进行事后评价，具体指：监理企业在建设项目中所涉及的工程合同履约结束后，对工程合同的目的、签订履行及管理过程、达到的实际效果、作用和影响，进行系统客观的评价。结合监理企业自身工作特点，以此来检验合同管理过程是否合理及有效率，总结经验教训，提出改进建议，为未来监理过程中的合同管理提供经验。
5 结语
在监理企业逐渐跨越转型的今天，合同管理作为我国建设工程监理的主要工作职责之一 ，其重要地位不会减弱，反而会随着监理企业转型为项目管理公司，合同管理仙鹤的外延、责任的加重，而逐渐显现其不可替代的重要性。所以，我们必须强调建设工程监理加强合同管理的迫切性，才能保证合同管理水平在跨越转型的大环境下，得到相应的传承乃至提升。
（本文摘自《建设监理》2014年第3期，作者刘洋）
命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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