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行政机关公文处理与写作.ppt
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1、1 行政机关公文处理与写行政机关公文处理与写作作谢谢 茂茂 林林2l 一、公文的概念一、公文的概念l 国家行政机关公文处理办法规定:行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。l 二、公文的特点二、公文的特点l 1、以反映和传达治理社会、管理国家的公务信息为内容。l 2、有规范的格式。l 3、有法定的作者,特定的读者。l 4、有法定的权威和行政约束力。l 5、鲜明的政治性。l 三、公文的作用三、公文的作用l (一)上传下达。(一)上传下达。这是公文最基本的功用。l (二)制约规范。(二)制约规范。l (三)依据凭证。(三)依
2、据凭证。3l (四)宣传教育。(四)宣传教育。l 四、公文的种类四、公文的种类l (一一)按行文关系按行文关系,可划分为上行文、下行文和平行文三种。l 下行文是指上级机关向下级机关的行文;l 上行文是指下级机关向上级机关的行文;l 平行文是指不相隶属机关之间相互的行文。l (二二)按涉密程度按涉密程度,可划分为绝密、机密、秘密、普通公文四种。l (三三)按紧急程度按紧急程度,可划分为特急件、急件和平件三种。l 特急件特急件是指事关重大、时间紧急、需要突破常规加速传递和处理的公文;国办规定7个工作日内办完的为特急件。l 急件急件,是指要在确定的时间内传递和处理的公文,国办要求是14个工作日;l
3、平件平件,是指没有时限要求的公文。4l (四四)按内在属性按内在属性,可划分为指导性公文、报请性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文等。l (五)按来源(五)按来源,可分为收文和发文。l (六六)按功用按功用,可划分为13种,即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。l 1 1、命令(令)、命令(令):适用于依照有关法律公布行政l法规和规章;公布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。l 2 2、决定、决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。l 3 3、公告、公告:适用于向国内外公
4、布重要事项l或者法定事项。l 4 4、通告、通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者l周知的事项。5l 5 5、通知、通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。l 6 6、通报、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。l 7 7、议案、议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。l 8 8、报告、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。l 9 9、请示、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。l 1010、批复、批复:适用于答复
5、下级机关请示事项。l 1111、意见、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。l 1212、函、函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、6l询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。l 1313、会议纪要、会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。l 五、公文要素五、公文要素l (一)秘密等级和保密期限。(一)秘密等级和保密期限。根据国家行政机关公文处理办法的规定,涉及国家和部门秘密的公文应当标明密级和保密期限。l (二)紧急程度。(二)紧急程度。对涉及紧急事宜的公文,应当根据公文的内容和送达时间的要求标注紧急程度,以便有关人员在公文处理过程中急事急办。公文的紧急程度分为“特急”和“急件”
6、,其中电报分为“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。l (三)发文机关标识。(三)发文机关标识。公文的发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称。如果是几家单位联合行文,应当将主办机关排列在发文机关标识的首位。l (四)发文字号。(四)发文字号。公文的发文字号由发文机关代字、7l年份和序号三部分组成。如果是几家单位联合行文,发文字号只标注主办机关的发文字号。l (五)签发人。(五)签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,请示应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话。l (六)标题。(六)标题。公文的标题一般是公文主要内容的准确简要概括。完整的公文标题应由发文机关、主要内容(事由)和文种
7、三要素组成,如:“中国人民银行江西分行关于对小额信贷有关情况进行调查的通知”。一般情况下,公文标题的三要素要齐备,以便于文书处理和分类立卷、归档。但在一般情况下可以省略前一项,如“关于对小额信贷有关情况进行调查的通知”,就是省略了“发文机关”;在特殊情况下,公文标题的前两项要素都可以省略,又如“通告”、“通报”等,就是省略了“发文机关”和“事由”。拟写公文标题的要求是:确切、简洁、醒目。确切,是要准确地体现公文的主要内容,同时要准确地运用文种;简洁,即是要简明扼要,有高度的概括性;醒目,即是要交代清楚,一目了然,不能让人费解或产生异议。8l 另外,公文标题中运用标点符号有一项特殊的原则要在拟写
8、公文标题时认真遵守,即:公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。l (七)主送机关。(七)主送机关。主送机关是公文的主要受理者,亦即负有对文件内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文机关,俗称“抬头”。除“公告”、“通告”外,公文应当标明主送机关。普发性的下行文,可以主送两个以上的主送机关,向上级机关报送的请示、报告、意见等上行文,一般只标注个主送机关。有些不便于在公文首页列出主送机关的公文(如政府令、会议纪要等),主送机关可置于公文主题词之下,抄送(抄报)机关之上。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称,一般有以下五种表述形式:l 1 1、全称:、全称:主送机关一般情况下要用
9、全称。例如“中国人民银行 市中心支行”。l 2 2、规范化简称:、规范化简称:如:中华人民共和国财政部,可简称为“财政部”。l 3 3、特称:、特称:又叫单称,多用于系统内部发文。如:9l中国人民银行江西分行向中国人民银行行文,可将中国人民银行称“总行”。l 4 4、泛称:、泛称:用于向下级或同级同类机关的行文时的通称。如“中国人民银行江西分行各中心支行”,在此不需一一列出各中心支行的名称。l 5 5、递降称:、递降称:对有垂直隶属关系的几个层次的下级机构行文时使用。如“中国人民银行江西分行各中心支行,各县市区支行”。l (八)正文。(八)正文。正文是公文的主体,一般包括开头(导语)、主体和结
10、束语三部分。l (九)附件说明。(九)附件说明。公文如有附件,需标注附件说明。它应当标注在正文之后、成文时间之上,说明附件的顺序与名称。附件和公文应当装订在一起,如不能装订在一起的,应当在附件的首页左上角注明公文的发文字号和附件的顺序。l (十)成文日期。(十)成文日期。成文日期即公文形成及生效的日期。国家行政机关公文处理办法规定:“成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。”10l成文日期要使用汉字,并标明完整的年、月、日。l (十一)印章。(十一)印章。印章是权力和职责的凭证,是公文生效的标志。国家行政机关公文处理办法规定:“公文除会议
11、纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章,联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章”。l (十二)附注。(十二)附注。附注是指正文内容之外需要说明的其它事项。一般包括两方面内容:一是印发范围等,如“此件发至 级”、“此件在报上刊载”;二是对某些文件内容的注释。公文如需标明附注,要标注在成文日期下一行,加括号标注。l (十三)主题词。(十三)主题词。主题词是用以揭示公文主题并经过规范化处理的名词术语,标注主题词的目的是为了适应办公现代化的要求,便于计算机对公文的检索和管理。公文的主题词由类别词、内容词、文种词和归属词四要素组成并依次标注。类别词是体现公文分类和内
12、容归属的词;内容词是直接体现公文主题内容特11l特征的词;文种词是事先界定好的公文的文种;归属词是指体现文件归属的词,说明公文的制发机关。公文标注主题词的数量一般不超过5个词。l 例如:关于中国人民银行江西分行上半年工作情况的报告l 主题词:主题词:金融文秘 工作情况 报告 江西分行l “金融文秘”是类别词,“工作情况”是内容词,“报告”是文种词,“江西分行”是归属词。l (十四)抄报(十四)抄报(送送)机关。机关。公文的阅知范围除主送机关之外,还有抄报单位、抄送单位以及内部发送单位。抄报、抄送单位是指除主送机关以外,与该公文有关的机关单位,即协助承办或者需要知照公文内容,但并不需要办理、答复
13、或执行的机关单位。同一份文件,如需同时发给其他上级机关,用“抄报”,需发给同级或平级机关的用“抄送”。抄报抄送单位可用简称、缩称或特称。如“总行”、“市委组织部”。l (十五)印发机关和印发日期。(十五)印发机关和印发日期。印发机关是指公文的主管部门,一般应是办公室或文印部门。印发日期 12l以公文的付印日期为准。l 六、公文的格式六、公文的格式l 公文格式指的是公文的外部组织形式,它包括公文用纸、装订与公文文面结构。l (一)文头部分(一)文头部分l 1、份号(编号、流水号)l 2、秘密等级(绝密、机密、秘密)l 3、紧急程度(特急、急件)l 4、发文机关标识(由发文机关加“文件”二字组成)
14、l 5、发文字号(由发文机关代字、年份、序号三部分组成)l 6、签发人(批准发出公文的机关领导人)l 7、标题(由发文机关、事由和文种等三部分要素组成)l (二)主文部分(二)主文部分l 1、主送机关(抬头,位于标题的左下方,顶格书13l写,后要用冒号)l 2、正文(缘由、事项、结尾)l 3、附件说明l 4、印章l 5、成文日期(一律用汉字小写数字写全称)l 6、附注l (三)文尾部分(三)文尾部分l 1、主题词l 2、抄送机关l 3、印发机关和印发日期l 4、印刷份数l 公文结构与格式如下图:公文结构与格式如下图:14份号 秘密等级 缓急时限文件文件字20号公文标题 (主送机关)正 文 附件
15、:1.2.(发文机关)年 月 日(附 注)主题词:抄报:抄送:办公厅 20年月日 共印份 15l说明:说明:1、文字从左至右横写、横排。l 2、公文的发文机关标识用小于10号小标宋体,标题用2号小标宋体,秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词3字用3号黑体,批语、签发人(会签人)姓名用3号楷体,主题词词目用3号小标宋体,签发人(会签人)3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送(抄报)机关以及印发(翻印)机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体。l 3、公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。l 七、公文处理与
16、行文规则七、公文处理与行文规则l(一一)公文处理公文处理 l公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作等一系列相互关联、衔接有序的工作 l(二)行文总规则(二)行文总规则l 1、国家行政机关公文处理办法第13条规定:行文应当确有必要,注重效用。l 2、第14条规定:行文关系,根据隶属关系和职权16l范围确定。l 3、机关内设机构除办公室外,不得对外正式行文。l 4、正确选择文种。在现行的13种行政公文中,可以用于向下级机关行文的文种占了大多数,主要有:命令(令)、决定、通知、通报、通告、公告、批复等。上行文文种主
17、要有议案、意见、报告和请示。平行文文种主要包括函和周知性通知、意见。l (三)各部门行文规则(三)各部门行文规则l 第15条规定:政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。(四)抄送规则(四)抄送规则 第20条规定:向下级机关或本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。l 第23条规定:受双重领导的机关向上级机关行文17l,应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。l (五)协商一致规则(五)协商一致规则l 第19条规定:部门之间对有关问
18、题未协商一致,不得各自向下行文,如擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。l (六)联合行文规则(六)联合行文规则l 第16条规定:同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。(七)请示规则(七)请示规则l 1、不得越级请示(第14条:一般不得越级请示和报告);l 2、只写一个主送机关(第21条:“请示”一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式);l 3、一文一事;18l 4、不得抄送其他下级机关;5、不送领导者个人(第21条规定:除上级机关负责人直接交办的事项
19、外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”;l 6、“报告”不得夹带请示事项,第9条规定:“报告”是用来汇报工作、反映情况的公文文种。l 八、撰写公文应注意的事项八、撰写公文应注意的事项 (一一)目的明确。目的明确。一是坚持“一文一事”的原则,把握住主旨,突出主题,讲明问题,保证执行者正确理解文件精神并及时进行处理。二是坚持“直接叙事”的原则。行文不要迂回铺张、拐弯抹角,要采用“直叙”的写法,突出主旨,便于批阅办理。三是正确选择文种。四是明确发文对象。发文对象制约着公文的内容和措词。所以,在撰写时清楚公文发送对象很重要。19l (二二)内容正确。内容正确。公文是为处理国
20、家机关、企事业单位、人民团体的公务而撰写的,是为了制定政策、宣传政策和贯彻政策而行文的。公文中的任何一个观点、提法都不能与党和国家的大政方针有偏差,也不能与本地区、本部门所规定的法规和政策相矛盾。公文要实事求是,材料要绝对真实,不能虚构,提出的办法、措施要切实可行。l (三三)表达确切。表达确切。用词造句要准确无误,注意分寸。行文前后没有矛盾。引用的人名、地名、数字、事例要核对准确。汉字、标点要规范,引文要注明出处。l (四四)格式规范。格式规范。公文格式是公文法定的权威性和行政约束力在内容和形式上的表现,是公文区别于其他应用文最重要的标志。所以在撰写公文时,应遵照国家行政机关公文处理办法、国
21、家行政机关公文格式的规定,严格制发公文。l (五五)时限要严。时限要严。撰写公文,必须讲究时效,撰写紧急公文,要体现紧急的原因,根据实际需要确定紧急程度。l 九、公文的语言要求九、公文的语言要求20l (一一)明确。明确。词语要清楚、准确、严谨,表达要层次清楚,逻辑严密,避免产生歧义。记述要周全,排除错漏。褒贬分明,分寸适度。l (二二)简洁。简洁。公文的语言要简明扼要明确,不拖泥带水,在表意明确的基础上力求简洁。l (三三)平实。平实。公文的语言实在、质朴、平易,摒弃大话、空话和套话。l (四四)得体。得体。语言格调与文种统一,与内容统一,措词用词要有分寸。l (五五)庄重。庄重。公文具有法
22、定的权威性,是人们社会活动的根据,在语言上应庄重严肃,使人们明于行止。l (六六)公文语言的一些特定模式公文语言的一些特定模式l 1 1、开头语。、开头语。主要是称谓语和开端语。l 称谓语:称谓语:第一人称用“本、我”;第二人称用“你、贵”;第三人称用“该”。l 开端语:开端语:“兹、谨悉、为了、根据、按照、关于”等,用于表示行文的目的、依据、方式等。21 2 2、表述语。、表述语。主要表现为经办语、文种语。l 经办语:经办语:“经、业经”等,说明工作处理过程或有关情况。l 文种语:文种语:“特作如下指示(或规定、处理)”,“特通知(或通报、通告)如下”,“特批复(函告)如下”,“特申请(或报
23、告、申报)如下”等,具有标明文种和联系上下文作用。这些词语大都确定了前后文应写的内容,标志正文的开始。l 3 3、结束语。、结束语。主要表现为期请语、结尾语。l 期请语:期请语:“拟请”,“当否、是否可行、是否同意、妥否”,“请核准、请批复(示)、请审批、请指示”等。l 结尾语:结尾语:“特此通告(或通知、函告、电告)”,“望遵照执行”等。l 十、十、1313种常用公文写作技巧与范文种常用公文写作技巧与范文l (一)命令(一)命令l 1 1、命令(令)的特点、命令(令)的特点l 国家行政机关公文处理办法规定,命令(令)适22l用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;
24、奖惩有关人员和撤销下级机关不适当的决定。根据有关规定,全国人大常务委员会及其委员长、国务院及其总理、各地方人民政府及其首长,可以发布命令。国务院各部部长也可以发布命令(令)。命令(令)虽然往往以领导人个人名义发布,但体现的不是个人的要求,而是权力机关的意志。命令(令)属于上级机关主动下发的指挥性公文,具有极强的权威性和约束力,下级机关必须严肃对待,坚决执行。l 2 2、命令的结构、命令的结构l 命令(令)的结构分标题、发文号、正文和落款四部分。行政令还带有附件。l 第一部分标题。第一部分标题。命令的标题有三种形式。l 一是由发令机关名称、事由加文种构成。如国务院关于贯彻保护侨汇的命令。l 二是
25、文种前面冠以发令机关全称或领导人职务构成。如江西省人民政府令等。l 三是事由加文种构成。如向全国进军的命令。23l 第二部分发文号。第二部分发文号。命令(令)的发文号不同于一般公文的发文号,它不是由机关代字,年号,顺序号组成,而是只标顺序号。并且按某发令机关或某发令人在该届任期内所发的命令(令)流水编序号,直至换届再重新编号。l 第三部分正文。第三部分正文。命令(令)的类别不同,对正文的写法要求也有所不同。l 3 3、命令的分类与写法、命令的分类与写法l 命令(令)一般可分为:公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、撤销令、特赫令、通辑令等。l 根据命令(令)的适用范围可划分为:公布令、行政令、任免令
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