电子邮件应用规范与公文写作-卢绪文.ppt
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1、卢绪文电子邮件与公文写作电子邮件电子邮件撰写应用公文公文应用文法定公文v史上最牛女秘书互动请大家写一封邮件,发到主题:向你的上级请示工作(具体工作可以根据自己工作或合理假设)一、电子邮件撰写要点1、标题v画龙点睛:标题是邮件的眼睛v不要空标题v标题要简洁准确v标题要真实反映邮件的重要紧急性v一封信一个主题,不可大杂烩v回复邮件时要更改标题v标题千万不要出现错别字(拼音输入法可能带来同音别字)标题应避免的事项v标题行中提到的熟人,收件人并不认识。v为了吸引他人的注意力,标题中使用了黄色笑话或者脏话。v标题类似于“我怎样才能与你取得联系呢”。v谎言(例如,“我们拾到了你的钱包”)2、内容v称呼v问
2、候v正文v落款3、附件v附件一定要在正文中提示、说明、打包v超大附件的处理4、主送、抄送与密送vTo的人是要受理这封邮件,理应对邮件予以回应。v而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以回应,当然如果CC的人有建议,当然可以回mail。v而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。5、回复v及时回复v自动回复v判断邮件的轻重缓急v尽量在原邮件基础上回复:形成专题v注意回复对象二、电子邮件应用规范1、简洁v简洁沟通是信息泛滥时代的必然要求v向新闻联播学习沟通的层次主题:我们的执行报告及相关材料张总:您好!我是ABC公司的销售助理刘明。通过对贵公
3、司和我公司共同的潜在客户群进行仔细研究,我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同的格式,希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商,在我们的客户群中,也有许多零部件厂商及相关企业,我公司为他们提供零部件装配服务(阳光制造厂就是其中之一,该公司也是贵公司的供应商,他们的业务经理李经理内建议我与您联系)。我公司的网址是,您在网站上能找到更详细的信息。登录该网站,单击“客户列表”菜单栏。浏览第16个项目曾经合作过的零部件企业。单击此图标,可以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司,我希望能有机会和您讨论一下。我希望您能尽快与我电话联系,也希望能有机会就这些公司的情况与您交流意见
4、。我的电话是010-555-5555。另外和您说一下,我们的客户参考资料质量很高,如果您能尽快联系我,我相信您肯定不会失望的。刘明原稿主题:李伟经理推荐合作洽谈就职于阳光制造厂的李伟经理是我们公司的客户之一,他建议我和您见一面,讨论一下今年的零部件装配计划。周二下午2点在您的办公室见,好吗?公司主页:办公室电话:010-5555555移动电话:139-555-5555刘明修改后2、清晰v目的清晰:让收件人清楚这封邮件的目的,明白自己要做什么v逻辑清晰:紧扣主题;通过序号v国家公文格式:一、(一)3、礼貌v称呼:根据与收件人的关系用合适的称呼v语气:艺术沟通,避免生硬v寒暄语:不要以为“谢谢”是
5、废话4、规范v统一的企业邮箱 v规范的文字格式(字体字号,拼写检查)v统一的落款模板(附模板建议)v慎用表情图片与字符v不用或避免应用网络语言,诸如3Q、IFU等5、慎重v点击“发送”前请仔细检查 检查重点:标题、附件、单位、姓名、性别、职务、v对发送内容、发送对象自己检查v注意是否涉密6、其他v定期整理邮件(收阅、处理、分类、删除)v一次邮件交待完整信息v企业邮箱与个人邮箱要分开互动请大家写一封邮件,发到主题:模拟你的上级回复你刚才请示的工作三、常用法定公文写作简明准确规范时效权威句中无余字,篇内无赘语一字入公文,九牛拔不出31542公文 公文种类 党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工
6、作条例 (中办发201214 号)(一)决议 (二)决定(三)公告 (四)通告(五)意见 (六)通知(七)通报 (八)报告(九)请示 (十)批复(十一)纪要决议东方金钰2013年第二次临时股东大会决议 重要内容提示:本次会议没有否决或修改提案的情况本次会议召开前没有补充提案的情况 一、会议召开和出席情况。(一)股东大会召开的时间:(二)股东大会召开的地点:(三)出席会议的股东和代理人情况:二、议案审议情况。三、律师见证情况。决定v适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。v导言(决定缘由)写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。v主
7、文(决定事项)阐明具体内容、落实的措施、解决办法、规定的要求等。v结尾可提出希望、号召、实施要求。关于对关于对xxxxxx同志的处理决定同志的处理决定 xxx,男,1970年6月出生,1986年7月参加工作,原为中国xxx总局办公室助理调研员。2005年8月公费赴美国学习;2007年8月回国后,因对xxxxxx集团公司为其安排的工作不满意,始终未到单位上班,并且从此与单位失去联系。根据国务院企业职工奖惩条例的有关规定,决定从即日起将xxx同志除名。xxx集团公司劳动工资部 二八年三月十四日决议与决定的区别v关于建国以来党的若干历史问题的决v关于接受辞去市人大常委会委员职务请求的决v关于开展安全
8、生产月活动的决v关于政府工作报告的决v关于进一步加强企业破产案件审理工作的决v关于授予等十人为公司2008年杰出员工的决公告东北制药集团股份有限公司董事会说明公告 本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确、完整,没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。针对近期媒体关于对公司原料药停产等问题的,公司董事会核实后作出如下说明:1、关于生产线停产检修的说明:目前公司仅对原料药生产线进行停产,其他原料药正常排产。本次生产线停产的原因为年度计划内正常检修停产,预计停产检修60天左右。2、关于公司目前运营情况的说明3、公司原料药业务未来规划的说明特此公告。东北制药集团股份有限公司董事会东北制药集团股份有
9、限公司董事会二二0 0一三年八月十二日一三年八月十二日 通 告中国三祖集团通告尊敬的三祖经销商、代理商朋友:您好!三祖营销团队将牢牢坚持中国三祖集团的四项营销基本原则(坚持渠道保护原则、坚持诚信原则、坚持品牌化道路原则、坚持合作双赢原则)本公司经研究决定,从即日起停止对任何有意向经销商来访工厂的行为,任何有意向的经销商可以前往中国三祖集团浙江三祖全球营销中心洽谈业务!特此通告。中国三祖集团2013年10月3日意 见v适用于对重要问题提出见解和处理办法。v导言简明扼要地将制定意见的缘由及背景情况阐述清楚。v主文通常从领导单位的高度,较为概括地提出见解和处理办法,为下级贯彻执行提供发挥主观能动性的
10、空间。切忌过于具体、琐碎、耳提面命。如意见内容篇幅较长,应分出层次。v结尾可对如何贯彻意见提出有关要求。v特点:针对性强,指令性和约束性弱。关于加强通信管道资源管理的若干意见关于加强通信管道资源管理的若干意见 各省、自治区、直辖市电信公司:随着电信市场竞争的不断加剧,通信管道资源的建设、管理与租用等方面的矛盾日益增加。在一些经济较发达地区,当地政府提出组建通信管道公司,对城市通信管道实施“统一规划、统一建设、统一管理和有偿使用”;有些地方政府要求将中国电信原有的管道资源一并收归当地政府统一管理。为维护企业合法权益,促进市场公平、有序竞争,现就加强中国电信的通信管道资源管理、经营等问题,提出以下
11、几点意见:一、中国电信集团公司是中央国有通信企业,多年来中国电信所属各级企业在全国范围内投资建设或购买的通信管道属中央国有资产,是国家公众通信网不可分割的组成部分。根据国务院关于组建中国电信集团公司有关问题的批复(国函20006号),中国电信集团公司是“国家授权投资的机构和国家控股公司的试点。”因此,集团公司拥有并授权所属省级公司享有已投资建设或购买的通信管道的管理权、使用权与受益权,并受到法律的保护。二、在新形势下,各地电信企业在管好、用好已有管道资源的同时,对新建通信管道,除自建外,也可以根据实际情况,因地制宜,按市场规则,采取合作、合资等多种形式与其他单位联合共建。但对于涉及原有存量资产
12、的处置问题,须报经集团公司审批。三、各地电信企业在通信管道的投资建设、经营管理中,要自觉接受当地电信主管部门的监管,遵照中华人民共和国电信条例等政策法规,依法经营管理。同时,对实践中出现的新情况、新问题及时上报集团公司。通 知v使用最多的文种。适用于布发(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。v主送单位准确、清楚,严忌错漏。v导言简洁清晰,高度概括。v主文明确具体,针对性和可行性要强。v指示性通知指示性通知 该类通知主要用于在开展某项工作时,或针对工作中出现的带有普遍性的问题,对下级机关作出
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