企业档案工作和企业档案工作规范.ppt
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1、 企业档案工作和企业档案工作和企业档案工作规范企业档案工作规范 企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录,是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和录,是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成,是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障组成,是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理持续开展,在企业资产保值增值企业生产、经营和管理持续开展,在企业资产保值增值和延续企业历史和文化等方面具有不可或缺的地位和作和延续企业历史和
2、文化等方面具有不可或缺的地位和作用。用。为适应新形势(为适应新形势(WTO要求的法规一致性、采用国际要求的法规一致性、采用国际标准)、新条件(信息化建设)、新观念(信息作为生标准)、新条件(信息化建设)、新观念(信息作为生产要素、无形资产)的新要求,产要素、无形资产)的新要求,国家档案局于国家档案局于2009年年11月制定了月制定了企业档案工作规范企业档案工作规范(DA/T422009)作为中华人民共和国档案行业标准。作为中华人民共和国档案行业标准。一、一、企业档案工作规范企业档案工作规范发布的目的与意义发布的目的与意义 (一)(一)企业档案工作规范企业档案工作规范目的:目的:企业档案工作是企
3、业管理的基础工作,企业档案企业档案工作是企业管理的基础工作,企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。工作水平直接反映出了企业的管理水平。企业档企业档案工作规范案工作规范的制定,是衔接的制定,是衔接企业档案管理规定企业档案管理规定与具体档案业务、技术标准的关键环节。既可以与具体档案业务、技术标准的关键环节。既可以规范企业档案工作,为企业领导、档案部门和档案规范企业档案工作,为企业领导、档案部门和档案人员提供指导,保证企业档案工作正常、有序、规人员提供指导,保证企业档案工作正常、有序、规范的开展,又能为档案行政管理部门提供业务指导范的开展,又能为档案行政管理部门提供业务指导依据,也符合国家标准
4、化工作提出将企业建设成为依据,也符合国家标准化工作提出将企业建设成为标准化应用的主体的要求。标准化应用的主体的要求。企业档案工作规范企业档案工作规范总结了建国以来我国企业总结了建国以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求,借鉴企业质量管档案工作基本经验、规律和要求,借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准,适应企业理体系理念和国际上相关最新国际标准,适应企业改革发展和信息技术广泛应用的新要求,将企业档改革发展和信息技术广泛应用的新要求,将企业档案工作的行政性目标要求,转向标准化规范化的体案工作的行政性目标要求,转向标准化规范化的体系建设。系建设。规范规范首次将企业档案工作建设整体纳首次
5、将企业档案工作建设整体纳入体系,形成框架性管理标准,符合目前系统管理入体系,形成框架性管理标准,符合目前系统管理国际标准(如国际标准(如ISO9001质量管理体系要求质量管理体系要求)和)和档案管理国际标准(如档案管理国际标准(如ISO15489.1档案管理通则档案管理通则)的基本要求,是档案工作标准化建设的重要创)的基本要求,是档案工作标准化建设的重要创新,是新,是 新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和工作依据。工作依据。企业档案工作规范与企业档案工作目标管理相比企业档案工作规范与企业档案工作目标管理相比:明确了企业档案及档案工作性质作用;
6、明确了企业档案及档案工作性质作用;提出了档案管理体制、任务目标、管理责任等总提出了档案管理体制、任务目标、管理责任等总要求;要求;加强了档案工作组织、档案工作制度;加强了档案工作组织、档案工作制度;强调了档案工作系统性;强调了档案工作系统性;突出了档案信息化建设;突出了档案信息化建设;重点在过程而不是结果。过程合规、完善,必然重点在过程而不是结果。过程合规、完善,必然带来良好的结果。带来良好的结果。(二)(二)企业档案工作规范企业档案工作规范意义意义 企业档案工作规范企业档案工作规范是企业档案标准化规范化是企业档案标准化规范化建设和多年实践的总结,是有关档案工作法规规章建设和多年实践的总结,是
7、有关档案工作法规规章要求的代表,也是适应时代发展要求的管理创新的要求的代表,也是适应时代发展要求的管理创新的体现。在我国完善社会主义市场经济体制进程的新体现。在我国完善社会主义市场经济体制进程的新阶段,阶段,企业档案工作规范企业档案工作规范的制定和实施对进一的制定和实施对进一步提升企业档案工作水平、加强企业管理具有重要步提升企业档案工作水平、加强企业管理具有重要意义。意义。第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁 企业档案工作是企业管理的基础工作,企业档案企业档案工作是企业管理的基础工作,企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。工作水平直接反映出了企业的管理
8、水平。企业档企业档案工作规范案工作规范的制定,既可以的制定,既可以 规范企业档案工作,为企业领导、档案部门和档案规范企业档案工作,为企业领导、档案部门和档案人员提供指导,保证企业档案工作正常、有序、规人员提供指导,保证企业档案工作正常、有序、规范的开展,又能为档案行政管理部门提供业务指导范的开展,又能为档案行政管理部门提供业务指导依据,也符合国家标准化建设提出将企业建设成为依据,也符合国家标准化建设提出将企业建设成为标准化的主体的要求。标准化的主体的要求。第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求 在我国,由于企业在社会经济发展中的基础性地在我国,由于企业在社会经
9、济发展中的基础性地位和作用,改革开放进程中的每一个重要的历程都位和作用,改革开放进程中的每一个重要的历程都与企业息息相关,因而也对企业档案及档案工作产与企业息息相关,因而也对企业档案及档案工作产生着深刻的影响。由于生着深刻的影响。由于 标准化工作的渐进性,我国标准化建设开始是以单标准化工作的渐进性,我国标准化建设开始是以单项标准为主。即,过去制定标准是先从个案入手,项标准为主。即,过去制定标准是先从个案入手,对某项具体业务进行规范。随着标准化建设的深入,对某项具体业务进行规范。随着标准化建设的深入,单项标准越来越多,现在倒过来看,如果有框架,单项标准越来越多,现在倒过来看,如果有框架,那么更利
10、于我们组织编制相应的标准,就如同盖房那么更利于我们组织编制相应的标准,就如同盖房子先要有基础和框架一样。子先要有基础和框架一样。企业档案工作规范企业档案工作规范正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求,正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求,体现管理创新趋势和与时俱进要求。特别是体现管理创新趋势和与时俱进要求。特别是规范规范对档案资产价值的界定,对企业档案信息化的要对档案资产价值的界定,对企业档案信息化的要求,对企业档案工作组织体系与规章制度建设,创求,对企业档案工作组织体系与规章制度建设,创新性地引入国际通行的系统管理理念和档案价值认新性地引入国际通行的系统管理理念和档案价值认识新
11、观念。识新观念。第三、符合国际标准对企业档案管理要求第三、符合国际标准对企业档案管理要求 企业档案工作规范企业档案工作规范应用系统管理思想,依据法应用系统管理思想,依据法律、法规及政策的要求,结合并吸取企业档案工作律、法规及政策的要求,结合并吸取企业档案工作多年实践经验,将企业档案工作纳入系统管理、整多年实践经验,将企业档案工作纳入系统管理、整体建设的标准。体建设的标准。规范规范基于基于ISO9001系统管理、系统管理、领导为先、全员参与的思想,满足领导为先、全员参与的思想,满足9001关于质量管关于质量管理体系中对档案记录维护管理的要求;同时又借鉴理体系中对档案记录维护管理的要求;同时又借鉴
12、ISO15489.1档案管理通则档案管理通则对信息化条件下档案对信息化条件下档案管理系统设计思想,提出档案信息化建设的基本要管理系统设计思想,提出档案信息化建设的基本要求,符合国家产业政策和规范管理的要求,也适应求,符合国家产业政策和规范管理的要求,也适应国际上标准化工作,特别是企业管理标准化建设的国际上标准化工作,特别是企业管理标准化建设的趋势。趋势。第四、为指导评价企业档案工作提供指南第四、为指导评价企业档案工作提供指南 企业档案工作规范企业档案工作规范是通用管理标准,内容全面、是通用管理标准,内容全面、涵盖性强,不仅汇集建国以来国家对企业档案工作涵盖性强,不仅汇集建国以来国家对企业档案工
13、作的基本内容,还要针对社会发展进程中企业档案工的基本内容,还要针对社会发展进程中企业档案工作的实际需要,提出新的要求和规定。作的实际需要,提出新的要求和规定。规范规范对对企业档案工作的组织系统、工作职责、岗位职责及企业档案工作的组织系统、工作职责、岗位职责及档案人员的要求等方面做了详尽的划定;对企业文档案人员的要求等方面做了详尽的划定;对企业文件材料的形成积累、归档、收集、整理、保管、鉴件材料的形成积累、归档、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等也做了详细规定,内容容易理解,定、统计和利用等也做了详细规定,内容容易理解,便于企业领导、专兼职档案人员及相关人员掌握和便于企业领导、专兼职档案人员及
14、相关人员掌握和操作。无论是大企业、小企业,国有企业、民营企操作。无论是大企业、小企业,国有企业、民营企业、还是私营企业、还是私营企 业、外资企业,只要是企业,参照业、外资企业,只要是企业,参照规范规范运作,运作,就能把档案工作做好。就能把档案工作做好。企业档案工作规范企业档案工作规范的作的作用是全方位的:用是全方位的:对新建立的企业,能据此了解国家对企业档案工对新建立的企业,能据此了解国家对企业档案工作的基本要求;作的基本要求;成熟企业看到它,知道自己档案工作还要在什么成熟企业看到它,知道自己档案工作还要在什么方面需要完善;方面需要完善;档案行政管理部门,可将此作为指导企业开展档档案行政管理部
15、门,可将此作为指导企业开展档案工作的依据。案工作的依据。二、二、规范规范的定位与作用:的定位与作用:规范规范涉及企业档案工作体系建设,是在档案法涉及企业档案工作体系建设,是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求,是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法要求,是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。如果说规的框架。如果说科技档案案卷构成一般要求科技档案案卷构成一般要求、归档文件整理规则归档文件整理规则等标准和文件是企业档案工等标准和文件是企业档案工作的砖、瓦、木料,那么作的砖、瓦、木料,那么规范规范就是企业档案工就是企业档案工作
16、的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行,还需要有水泥、砂知道使用砖、瓦、木料还不行,还需要有水泥、砂浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文,如准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文,如档案工作原则、组档案工作原则、组 织建设、制度建设等及要求。织建设、制度建设等及要求。第一、为企业可持续发展提供保障。随着社会第一、为企业可持续发展提供保障。随着社会主义市场经济的完善,企业面对的竞争越来越激烈,主义市场经济的完善,企业面对的竞争越来
17、越激烈,企业要想在市场竞争中占据主动就需要有条不紊的企业要想在市场竞争中占据主动就需要有条不紊的档案工作保证;企业要想通过质量论证,要想打赢档案工作保证;企业要想通过质量论证,要想打赢官司,要取得上市许可,没有完整准确系统的档案官司,要取得上市许可,没有完整准确系统的档案来咨询、参考、佐证将难以完成。来咨询、参考、佐证将难以完成。企业档案工作企业档案工作规范规范汲取和借鉴国际标准最先进的管理理念,适汲取和借鉴国际标准最先进的管理理念,适应企业管理国际化、现代化、规范化要求,依据国应企业管理国际化、现代化、规范化要求,依据国家有关法规要求和信息化发展战略,将企业档案工家有关法规要求和信息化发展战
18、略,将企业档案工作的单项标准实施推向作的单项标准实施推向 系统化建设的新阶段。实施系统化建设的新阶段。实施企业档案工作规范企业档案工作规范,可为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源可为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源的保障。的保障。第二、促进企业档案工作的规范发展。企业档案第二、促进企业档案工作的规范发展。企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理,在没有外力工作从最初的自发阶段到规范化管理,在没有外力的影响下一般都是吃了苦头,或尝到甜头后才有大的影响下一般都是吃了苦头,或尝到甜头后才有大转变。近二十年的发展历程,通过达标升级、目标转变。近二十年的发展历程,通过达标升级、目标管理等手
19、段逐步推动企业档案工作向规范化发展,管理等手段逐步推动企业档案工作向规范化发展,使许多企业少走了弯路。档案工作为企业生产与发使许多企业少走了弯路。档案工作为企业生产与发展、为企业的经济效益和社会效益发挥了重要作用。展、为企业的经济效益和社会效益发挥了重要作用。企业档案工作目标管理办法企业档案工作目标管理办法等级认定活动取消等级认定活动取消后,许多企业都反映档案后,许多企业都反映档案 工作滑坡,档案工作没有抓手,急切希望有一个引工作滑坡,档案工作没有抓手,急切希望有一个引导性的文件。导性的文件。企业档案工作规范企业档案工作规范将是在新的历将是在新的历史条件和新的技术条件下,促进和规范企业开展档史
20、条件和新的技术条件下,促进和规范企业开展档案工作的重要文件。企业要基业长青、可持续发展,案工作的重要文件。企业要基业长青、可持续发展,企业档案工作必须规范化。企业档案工作必须规范化。第三、为档案部门业务指导提供标准。企业档案第三、为档案部门业务指导提供标准。企业档案工作是国家档案工作的重要组成部分,是档案工作工作是国家档案工作的重要组成部分,是档案工作服务党和国家中心工作的主战场。在完善社会主义服务党和国家中心工作的主战场。在完善社会主义市场经济体制的进程中,公有制为主体、多种所有市场经济体制的进程中,公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度下的各种类型、规制经济共同发展的基本经济制
21、度下的各种类型、规模和所模和所 有制企业都需要档案行政管理部门的监督、指导和有制企业都需要档案行政管理部门的监督、指导和服务。过去国家档案局以开展企业档案管理升级、服务。过去国家档案局以开展企业档案管理升级、企业档案工作目标管理为手段来促进企业档案工作企业档案工作目标管理为手段来促进企业档案工作发展,确实提高了企业档案工作水平,但因受国家发展,确实提高了企业档案工作水平,但因受国家行政大环境的影响被迫停止。行政大环境的影响被迫停止。企业档案工作规范企业档案工作规范正是新形势和新技术条件下以新的观念、新方法正是新形势和新技术条件下以新的观念、新方法弥补这一不足,为档案部门业务指导提供系统管理弥补
22、这一不足,为档案部门业务指导提供系统管理标准。标准。第四、为企业产生如下效益:第四、为企业产生如下效益:1、满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心、满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心信息资源的需要;信息资源的需要;2、满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生、满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生等管理对档案记录要求;等管理对档案记录要求;3、满足国家对企业档案管理的法律法规和标准规、满足国家对企业档案管理的法律法规和标准规范的要求;范的要求;4、企业信息资源、知识资产管理的基础,企业自、企业信息资源、知识资产管理的基础,企业自主知识产权权益保障;主知识产权权益保障;5、保证企业在关
23、键时刻及法律纠纷争议中的正当、保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当权益和证据需求;权益和证据需求;6、风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完、风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完整的终极手段;整的终极手段;7、企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解、企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解决方案;决方案;8、基业常青企业传承历史和企业文化的有效保障。、基业常青企业传承历史和企业文化的有效保障。三、三、企业档案工作规范企业档案工作规范的贯彻与实施要求的贯彻与实施要求 企业改革发展的实践表明,管理的作用越来越重要,企业改革发展的实践表明,管理的作用越来越重要,而规范化管理也日益成为企业
24、参与市场竞争的利器和而规范化管理也日益成为企业参与市场竞争的利器和企业管理通行的做法。企业档案工作多年实践同样证企业管理通行的做法。企业档案工作多年实践同样证明,规范化管理已成为企业管理的要求和档案管理的明,规范化管理已成为企业管理的要求和档案管理的发展方向。发展方向。1、转变观念,提高对企业档案工作的认识、转变观念,提高对企业档案工作的认识 一是建立档案属于企业核心信息资产观念。一是建立档案属于企业核心信息资产观念。二是企业档案管理服务于企业的管理控制。二是企业档案管理服务于企业的管理控制。要使企业领导和员工认识到,现代企业制度的要使企业领导和员工认识到,现代企业制度的“产产权清晰、权责明确
25、、管理科学权清晰、权责明确、管理科学”要求和现要求和现 代产权制度的代产权制度的“归属清晰、权责明确、保护严格、流归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅转顺畅”的要求,没有有效的档案管理支撑将难以实的要求,没有有效的档案管理支撑将难以实现。现。三是有效档案管理是企业法规遵从的关键。三是有效档案管理是企业法规遵从的关键。随着经济全球化加快和我国走出去发展战略的实施,随着经济全球化加快和我国走出去发展战略的实施,企业在国际竞争的环境中需要证明自身依法经营。同企业在国际竞争的环境中需要证明自身依法经营。同时,随着信息技术的普及,国际上对公司、企业的业时,随着信息技术的普及,国际上对公司、企业的业务、
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