Word-2010中利用尾注添加参考文献.docx

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添加参考文献的方法很多，最麻烦的估计就是一个一个地写编号，然后对应到参考文献页中写全了。可能，最简单方法是用自动编号加上交叉引用。在这里，介绍用尾注实现。这种方法，相对于自动编号加交叉引用要麻烦一些，但有其优点，比如，当鼠标指到正文引用处会提示引用的文献。
经过实践，只要按照如下的步骤即可完成：
（1）   在引用处，进入“引用”项中，点开“脚注”右下角的箭头，配置如Figure 1所示：

Figure 1脚注和尾注
然后选择“插入”即可。这时，光标定位到文档结尾处，你能看到一个带虚线框的编号，即参考文献的编号，将该参考文献内容写完。注意，双击该编号则光标定位到引用处；双击引用处编号则光标定位到参考文献内容处。因此，推荐一边写论文一边写参考文献。
（2）   往后的参考文献引用，只需要直接使用“引用”项中“插入尾注”即可，编号自动，不需调整。需要注意的是，如果多处引用同一篇参考文献时，不能采用“插入尾注”的方法，采用的是“插入”（或者是“引用”）项中的“交叉引用”，配置如Figure 2所示。对于交叉引用的编号，需要人为添加中括号，并设置为上标形式（“shift”+“ctrl”+“=”）。如果有新的参考文献引用插入或删除，需要“更新域”，确保交叉引用的编号也随之修改（尾注编号自动修改）。

Figure 2交叉引用尾注
（3）   当整篇论文写完，参考文献引用也完成后，需要在编号上添加中括号，这将使用“开始”项中的“替换”功能。对于尾注，将“^e”替换为“[^&]”（如果是脚注，则将“^f”替换为“[^&]”），但是替换时“不限定格式”要处于灰色状态。如Figure 3所示。替换时，最好将光标定位在文档最前，然后选择“全部替换”。需要注意的是，如果后来有新的参考文献插入引用时，最好是先将光标定位到该插入的引用前，然后“查找下一处”，最后选择“替换”，切记不要直接“全部替换”！
Figure 3替换和查找
（4）   到这里，你会发现，正文部分引用的编号及参考文献内容处的编号都是上标格式，当然，正文部分编号应该是上标格式的，但是参考文献处的编号不应该是上标格式，这一点可以通过格式刷改正。但是，这个操作其实不是必须的。
（5）   参考文献不是论文的最后部分，但尾注只能是节的结尾或者文档的结尾。解决方法是，将文档结尾的参考文献中的所有编号都删除，然后选中这些内容，选择“插入”项中的“书签”，将其添加到书签中，书签名如“参考文献内容”等。如Figure 4所示。这部分工作推荐放在论文已修改无误后进行。

Figure 4创建参考文献内容书签
然后在文档中新建参考文献的页，在这一页上，选择“交叉引用”，将之前添加的书签插入，并对这些参考文献进行自动编号。如Figure 5所示。

Figure 5交叉引用书签
（6）   通常，使用尾注后，在第一个参考文献处有一条短直线，若参考文献换页了，则新页开始处有一条长直线，这两种直线无法被删除，同时文档结尾的参考文献内容也无法删除。想要打印时不出现，最简单的方法是将这部分内容另起新页，打印时选择打印页码范围。第二种方法是，先将该部分参考文献换页，选择“视图”项中的“草稿”（在2007中“普通视图”），然后，选择“引用”项中的“显示备注”。如Figure 6所示。
Figure 6草稿视图
所有的尾注都出现在下面的编辑框中。在尾注编辑框中的"尾注"下拉列表框中选择"尾注分割符"，出现一条横线，选择该横线，删除它，同样的方法删除"尾注延续分割符"和"尾注延续标记"。对于文字部分，先选中，然后到“字体”中选择“隐藏”命令即可。在word打印默认设置为不打印隐藏文字。
（7）   对于有页眉页脚的，确保你所插入尾注时尾注选择位于“文档结尾”，这时在正文部分结尾处添加“页面布局”项中的“分隔符”中的“下一页”（不要使用“分页符”），那么尾注生成的参考文献内容将转移到新的一页。然后双击页眉区域，则进入页眉页脚编辑页面，这时你很可能看到“设计”项中“链接到前一条页眉”处于高亮状态，点击使其变灰，这时可删除页眉而不会同时删除正文部分的页眉。同理，页脚、页码一样处理。这个时候，页眉上有一条横线，去掉的方法很多，比如使用“开始”项中“样式”右下角箭头中的“全部清除”命令，比如使用“页面布局”项中“页面设置”，在右下角箭头弹出的对话框中选择“版式”，如Figure 7所示。点“边框”，选择“边框”页，设置边框为“无”，应用于“段落”即可，如Figure 8所示。到此，尾注自动生成的参考文献页在打印时为空白页。

Figure 7页面设置
Figure 8边框和底纹设置
不过，个人觉得没必要操作第6、7步，只要到第5步结束后，在正文后插入一个“分页符”，选择打印范围或者全文打印后不装订最后几页即可。额，还是推荐使用自动编号加交叉引用的方式。

不管是撰写毕业论文，还是发表学术文章，都不可避免地要面对参考文献的编辑工作。而很多人编辑参考文献的方法多为手动录入，一旦插入或删除文献就得重新编辑，效率不高，效果不好。参考文献之于论文，犹如人体器官之于身体，不可或缺，至关重要。因此，有必要对如何在Microsoft Office Word 2010环境下编辑论文参考文献有一定的了解和掌握。本人结合自身经历并参考网上的一些方法技巧，对此作了详细的概况，希望能为大家提供一些帮助。
1. 插入尾注
首次插入尾注时，将光标定位到论文中要插入参考文献的位置，点击“引用”→ 显示“脚注和尾注” 对话框→“位置”项中选择“尾注”/“文档结尾”→“格式”项中“编号格式”（默认为“i, ii, iii, …”改为“1, 2, 3, …”）、“编号”选择“连续”→“应用更改”项中选择“整篇文档”→“插入”，如图1所示（红色椭圆标记）。

图1 插入尾注示意图
在点击“应用”按钮后，就会在该处插入一个上标格式的序号“1”，（这是我们希望的格式）光标则会自动跳到文档结尾处，此时，显示的仍是一个上标格式的序号“1”，这不是我们所希望的，需要更正，处理方法有二：一是选中尾注中的序号“1”，按“ctrl+shift+=”快捷键则可使序号不再是上标格式的；二是选中尾注中的序号“1”，右击鼠标，出现一个菜单，选择“字体”，出现“字体对话框”，勾去“效果”栏中“上标”前的“√”即可（后续序号处理相同）。
对着上标“1”前面双击鼠标，光标就会回到文章内容中已插入参考文献的位置，此时，即可继续插入参考文献了，步骤也很简单，只需点击“引用”→“插入尾注”即可（见图1中蓝色三角标记）。
2. 如何为数字添加“[]”，出现[1],[2]样式的效果
在完成论文所有参考文献的插入后，我们会发现，参考文献中的序号是数字样式的“1,2,3,…”而非“[1],[2],[3],…”（当然，视期刊/会议的要求而定），如何为数字添加“[]”出现“[1],[2]”样式的效果呢？方法如下：
按住“ctrl+F”热键，会在文档左侧出现一个“导航”栏 ，点击 右侧的倒三角，点击“替换”，调出“查找和替换对话框”。点击“查找”项中“ ”按钮，在“查找”栏中选择“特殊格式”/“尾注标记”，此时，在“查找内容”下拉框中出现“^e”，表示在尾注中查找。转向“替换”项，在“替换为”下拉框中输入“[^&]”，点击“全部替换”按钮即可得到想要的效果，如图2所示。

图2 出现[i]样式的效果示意图
3. 如何缩短文献标注，出现[1-6]样式的效果
在1，2全部完成后，进行缩短文献标注操作。方法如下：
（1）点击“文件”菜单，选择“选项”，出现“Word选项”对话框，选择：自定义功能区→将“常用命令”切换到“所有命令”，找到“隐藏”命令；选择“新建选项卡”并重命名（假设为“华夏一建”）→“新建组”重命名为“隐藏”，添加到“华夏一建”栏，确定，如图3所示。

图3 Word选项示意图

（2）在页面视图模式下，选中“][2][3][4][5][”，点击刚刚添加的“隐藏”命令即可，然后在数字1和6之间输入“-”（若需出现上标格式，按“ctrl+shift+=”快捷键则可），这样就会出现[1-6]样式的效果了。
4. 删除“尾注分隔符”和“尾注接续分隔符”
方法同3，在此就不在介绍了，有兴趣的朋友可以尝试。如图4所示。

图4 添加新组项后效果

在页面视图直接点击刚刚添加的命令即可看到分隔符在下面独立的框中显示，并可以编辑了，直接删除即可。
5. 交叉引用
当在论文中多次引用文章曾引用过的文献时，采用“交叉引用”方法为妙。流程如图5所示：

图5 交叉引用示意图
word引用文献自动更新编号
使用Word的尾注实现
1．光标移到要插入参考文献的地方，选择菜单中“插入”菜单→“脚注和尾注”。在对话框中选择“尾注”，所在位置建议选“文档结尾”。“编号格式”后不是阿拉伯数字，点三角下拉菜单选中阿拉伯数字1，2，3…。
07word 引用——插入脚注
2．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文档结尾，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。
可以将插入位置的上标“1”和文档结尾的上标“1”改成你需要的格式（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所插入的参考文献。
3．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。
4当同一个参考文献两处被引用时，只能在第一个引用的地方插入尾注，而不能同时都插入，这个问题怎么解决？将光标移到要第二次引用参考文献的文档位置，单击“插入”菜单→“交叉引用”命令。在“引用类型”框中，选择“尾注”，“引用内容”框中选择“尾注编号”选项。在“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。需要注意的是：Word插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。
07word 引用——插入题注（插入图表、交叉引用）
5．删除尾注标志短横线、长横线。首先，切换到普通视图，选择菜单中“视图”菜单→“脚注”命令，这时最下方出现了尾注的编辑栏。在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。参考文献越多，这种方法的优势就体现的越大。如果添加、删除或移动了参考文献，Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按F9键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后按F9键
07word 普通视图——引用——插入脚注——显示备注
(
三、参考文献加[]
脚注是在页面下端添加的注释，如添加在一篇论文首页下端的作者情况简介；尾注是在文档尾部（或节的尾部）添加的注释，如添加在一篇论文末尾的参考文献目录。
Word添加的脚注和尾注由两个互相链接的部分组成。即：注释标记和对应的注释文本。Word可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。删除注释标记时，与之对应的注释文本同时被删除。添加、删除或移动自动编号的注释标记时，Word将对注释标记重新编号。添加脚注和尾注的方法是选择菜单：插入(I)→引用(N)→脚注和尾注(G)，然后单击确定。
怎样用替换功能给脚注和尾注编号加方括号呢？我们还是采用默认的1,2,3插入尾注，在做完所有工作后，再用Word的特殊字符将尾注编号格式替换为带方括号格式的[1],[2],[3]即可，当然也可以替换为<>{}【】()等你想要的任何格式。具体操作办法如下：如果用了尾注就查找尾注标记“^e”，然后全部替换为“[^&]”即可；如果用了脚注就查找脚注标记“^f”,再全部替换为“[^&]”便可以了。
尾注：^e——[^&] ；脚注：^f——[^&]
　　或许你记不住这么复杂的特殊字符书写法，可以在“替换(P)”对话框中点开“高级”选项，在“特殊字符(E)”中进行选择，这样就更加方便了。(
查找内容为：*
选中高级中的“使用通配符”
设置查找选项中的“格式”→“段落”为：悬挂缩进0.74厘米
替换内容为：^&
设置替换选项中的“格式”→“段落”为：左缩进0字符，悬挂缩进0.54厘米
然后进行全部替换
Tab键可以设置首行缩进的。将插入点移到段落首行，按一次Tab键，设置首行缩进，再按一次Tab键，可以设置整个段落左缩进。默认情况下，每次缩进0.74厘米，即2个五号字体的宽度或者右键项目符合和编号，默认是缩进0.74厘米surname, family name, last name - 都是姓 ；first name - 名

有时候在文的一个位置需要引用多个文献，形如“文献[1-5]”，这样的格式该如何实现呢？用尾注在文章同一处插入多个参考文献，例如[1][2][3][4]（加方括号方法同前），要把它变为[1-4]，并且不改变后面尾注的顺序。方法是用尾注插入四个参考文献后, 手动选中不要的中间部分并将字体格式选为隐藏文字，然后输入“-”即可。（逗号或其它符号分隔的类似）

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