内外协商、沟通与交流控制程序.doc

内外协商、沟通与交流控制程序

1 目的和范围
建立和保持公司各层次、各职能部门之间、公司与外部相关方之间能及时互通有关质量、环境和职业安全健康管理的信息，确保体系有效运行，特制定本程序。
本程序适用于公司内部和外部有关质量、环境、职业安全健康的信息交流和沟通。
2 相关术语

3 职责
3．1 办公室负责本程序的制定，并对实施的有效性进行检查。
3．2 各部门负责本部门业务范围内的内外协商、沟通与交流。
4．工作程序
4．1 信息交流的内容
4．1．1 外部信息交流的内容
a． 质量、环境、职业安全健康管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息。
b. 上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息。
c. 对外宣传质量、环境、职业安全健康的方针、理念。
d. 环境监测和职业安全健康等有关的信息。
e. 相关方有关的信息，包括与顾客的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等。
4．1．2 内部信息交流的内容
a. 体系运行的信息：包括公司的方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、测内审和管理评审等信息。
b. 质量管理体系的有效性的信息。
c. 有关不符合的信息：包括不符合、不合格、纠正和预防措施等信息。
d. 紧急信息：出现突发事故，如重大安全、质量、机械事故等信息。
e. 员工及其代表关注的职业安全健康问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况改善的讨论。
f. 其它内部信息。
4．2 信息的交流与沟通
4．2．1 外部的信息交流与沟通
a. 综合管理体系的有关要求及方针，由各相关部门采取多种形式传递到所需要的部门和场所。
b. 政策、法律法规、标准类信息由各相关部门收集，通过书面(资料或文件形式)和网络办公系统传递至需要的部门和场所。
c. 顾客的询问和要求，由营销部、质管部、安工部及其他相关部门积极与顾客沟通，获取信息；顾客的询问和要求可在合同评审时，由各相关部门沟通并予以确定；顾客满意程度可通过管理评审会议，使各相关部门了解。
d. 总工办负责收集同行业新技术开发和应用的信息，经分析整理后向总工程师汇报，以便在公司内部推广应用。
e. 安工部负责接收传递有关环境、职业安全健康影响的信息。
f. 企划部负责与认证机构的交流与沟通。
g. 宣教部负责外部媒体的宣传报道。
4．2．2 内部的信息交流与沟通
a. 企划部依照相关规定传递管理方针和管理目标的实现情况、内审结果、管理评审报告等信息。
b. 总工办负责收集技术标准类的更改信息，并及时传递到各相关部门和场所。
c. 宣教部负责组织利用网页、中国二十二冶报、板报等多种形式将信息传递项目部及作业场所；各二级单位宣传部门要采取多种宣传形式，使每个作业场所获得本单位、本系统的信息。
d. 当出现异常情况时，由责任单位制定实施纠正和预防措施，并及时验证。必要时将信息传递至相关部门或相关人员。
e. 当出现紧急情况时，按《应急准备和响应控制程序》执行。
4．3 协商
4．3．1 工会通过每年一次的职代会，不定期的员工座谈会等形式，组织员工参与企业的经营管理。
4．3．2 员工对职业安全健康方面的意见或建议，应通过本单位职工代表或直接向各级工会组织反映；各级工会组织接到职工反映的意见或建议后，应及时将意见和建议反馈给有关部门，并积极督促解决；对问题的处理及解决办法，要以书面或口头形式及时反馈到员工；重要的提案或建议，要经本单位职代会或职代会联席会议研究决定立案后，以书面形式向职工代表或提案人反馈。
4．3．3 职工代表由二级单位职工代表大会（或职工大会）按代表比例选举产生，经职工代表大会代表资格审查委员会审查批准后，代表资格有效。
4．4 信息交流与协商的传递方式
a. 口头、电话、传真。
b. 会议。
c. 文件、通知。
d. 板报、内部报纸。
e. 网络、电视。
f. 其它可利用的通讯和宣传工具。
4．5 各部门应按相关程序文件的规定，建立相应的信息库；按信息交流与协商的传递方式做好相关记录，办公室每季度对相关部门的各类记录适时进行抽查，发现问题，按《纠正和预防措施控制程序》执行。
5 记录
《对外信息报导登记本》 办公记录—012—2005
《接收传真登记表》 办公记录—013—2005
《发送传真登记表》 办公记录—014—2005
《来电话（人）登记表》 办公记录—015—2005